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Migration | File-Server zu OneDrive for Business oder SharePoint


Wenn Benutzer zu Office 365 wechseln, werden meistens zuerst lokale Ressourcen wie Mail-Systeme migriert. Dies kann je nach Größe des Unternehmens und der Quelle ein umfangreicher Prozess sein. Mit den richtigen Werkzeugen wie dem MigrationWiz und dem richtigen Konzept kann dieser Prozess aber wesentlich verkürzt und in kürzerer Zeit durchgeführt werden. Sind diese Daten erst einmal erfolgreich in die Cloud migriert worden, kommt es zum nächsten Schritt. Wie kann ich meine Daten meines File-Servers in die Cloud verschieben, um dann von den zahlreichen Kollaboration Szenarien zu profitieren. Und genau dieses Szenarium möchte ich hier in Kurzform beschreiben:

Hier ist die Planung vor der Migration noch wichtiger. Denn eine Team-Seite in SharePoint als auch OneDrive for Business ist kein File-Server noch ein ftp-Server. Dokumente im Zielsystem unterliegen vielfältigen Einschränkungen und wenn Sie kein Desaster ihrer Benutzer erleben wollen, müssen Sie diese Einschränkungen vor einer Migration auf Ihre Dokumente anwenden. Diese Einschränkungen werden von Microsoft immer weiter reduziert, deshalb sollten Sie vor einer Migration immer bei Microsoft den KB Artikel KB2933738 aufrufen, dieser beschreibt alle Einschränkungen.

Wie kann ich also meine Dateien untersuchen.

Ich rate dringendst an, vor einer Migration den ersten Schritt des TechNet Artikels von Andre Kieft, Microsoft (bereits im September 2013 erschienen) abzuarbeiten. Zum damaligen Zeitpunkt habe ich auch einen Artikel und ein 500 Zeilen Power Shell Script geschrieben.

Erst wenn Ihre Daten auf dem Fileserver überarbeitet wurden, können diese zu OneDrive for Business oder in Dokumentenbibliotheken von SharePoint migriert werden

Um File-Server Daten mit dem MigrationWiz zu migrieren hat sich BitTitan aus mehreren Gründen entschlossen, eine 2-stufige Migration durchzuführen

File-Server zu OneDrive for Business

Fileserver Migration, 2stufiger Prozess, OneDrive for Business

Im ersten Schritt werden ihre aufbereitete Daten vom File-Server in einen Container von Microsoft Azure kopiert.

Der zweite Schritt wird dann wie bei einer E-Mail Migration mit MigrationWiz durchgeführt. Dabei wird vom Azure Storage das gelesen, was Sie im ersten Schritt nach Azure Storage kopiert haben. Dieser Umweg hat mehre Vorteile. Zum einen können Sie im Azure Container noch Dateien nach dem Hochladen löschen, aber der Sicherheitsaspekt, bei der Migration nur auf diese Dateien zuzugreifen, keine Ports zu öffnen, etc. wiegt viel höher. Von der Geschwindigkeit bei der Migration (Cloud to Cloud) einmal ganz zu schweigen.

eine Schritt für Schritt Beschreibung finden Sie hier

File-Server zu SharePoint

Fileserver Migration, 2stufiger Prozess, SharePoint

Für eine File-Server zu SharePoint Migration werden Exakt die gleichen zwei Prozess-Schritte angewandt. Und auch hierfür gibt es eine Schritt für Schritt Beschreibung

Für beide Migrationen gilt:

Es werden nicht nur die Dateien migriert, sondern auch die Berechtigungen aus dem File-Server übernommen und in die Dokumenten SharePoint Bibliothek übertragen.

Zusammenfassung:

Migration von Dateien aus einem File-Server in die Office 365 Cloud kann einfach sein, wenn man vor der Migration die Einschränkungen von OneDrive for Business und SharePoint kennt, diese Beschränkungen auf seine lokale Ressourcen anwendet und erst dann den Migration-Prozess beginnt.

After IGNITE bei Microsoft in Berlin–Trailer


Am 27.5.2015 fand der After IGNITE-Event bei Microsoft in Berlin statt. Alle 30 minütigen Sessions wurden aufgezeichnet und werde im Laufe dieser Woche veröffentlicht. Den Video-Trailer dazu gibt es aber schon jetzt:

After IGNITE: Nachlese der SharePoint Community

OneDrive for Business | Neues von der Ignite in Chicago


OneDrive for Business, Microsoft

Lange Zeit gab es von Microsoft nichts neues zu hören. Außer Terminverschiebungen. Aber auf der Ignite in Chicago werden viele Neuigkeiten verkündet werden. Wer nicht vor Ort ist, also nicht zu den 23000 Teilnehmern zählt, der hat trotzdem die Möglichkeit, Live, oder aufgezeichnet, diese Neuheiten rund um Office 365, SharePoint, Exchange und Lync  zu erfahren.

Als erstes hat Microsoft einen neuen Blog zu OneDrive (for Business) ins Leben gerufen. den Customer Success Blog, also Erfahrungen von Kunden.

OneDrive for Business, Customer Success Blog

Natürlich in englischer Sprache.

Heute, am 5.5.2015 um 20:30 Uhr MEZ wird Microsoft durch Reuben Krippner endlich die lang erwarteten Neuheiten zu OneDrive for Business vorstellen. Unter dem Titel

A File’s Future with OneDrive for Business

erwartet die Zuhörerschaft nicht nur strategische Aussagen.

A File’sFuture with OneDrive for Business

Wer also Zeit hat…

ShareConf 2015 in Düsseldorf | Vortrag zu OneDrive


image

Auch in diesem Jahr findet sie wieder statt, die ShareConf 2015 in Düsseldorf. Also gleich den Termin, 08.-11.Juni 2015 im Kalender abspeichern. Und natürlich freue ich mich, wieder dabei zu sein.

Mein Vortrag am 10.Juni 2015 um 11:15 lautet diesmal

Ist Microsoft auf dem richtigen Weg mit OneDrive (for Business)?

Derzeit wird bei Microsoft eifrig am Next Generation Sync Client (NGSC) gearbeitet, und bis zur Konferenz werden wir schon Ergebnisse sehen. Auf jeden Fall werde ich dort dann mehr berichten können, als ich zum jetzigen Zeitpunkt darf. Aber auch OneDrive und OneDrive for Business Einsteiger werden nicht zu Kurz kommen.

Man sieht sich auf der ShareConf?

OneDrive (for Business) | wish list for 2015

31. Dezember 2014 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft OneDrive, Microsoft

The year 2014 comes to an end. And on the last day I want to publish my wish list for Microsoft here. Because the users are not satisfied with the professional version of OneDrive . Too many problems clearly show that OneDrive for Business is currently only limited suitability for enterprise use. And Microsoft has not been able to roll out for the calendar year 2014, seasoned on the roadmap objectives, apps and functionalities. For me, the best message in 2014 was  most important: A higher-level manager for both products: Finally, both teams can learn from each other. It has been found, however, that can not be realized many functionalities, that were targeted in 2014.

my wish list for 2015

Stability when synchronizing

We all know the error messages that are not unique. The user himself can not do anything with these error messages and often know nothing about SharePoint limitations eg 20000 and 5000). Or the "&" character in the file name, …

Sync speed

I’m happy with unlimited storage in the cloud. But I’m not happy with the synchronization speed. Is that the old sync protocol? I need hours or days…

Support for files larger than 2 GB

You can do that with the personal OneDrive, but you cannot do that with OneDrive for Business: Files greater 2 GB may not stored nor synchronized. That’s a problem with SharePoint, or better: it’s a problem with the underlying SQL Server. And if all tenant are rolled out with Advanced File encryption (Fort Knox), then all data is stored in SQL-Azure. This complexity can not change that simple. OneDrive stores the data also in Azure, but in Azure Files.

native Client for MAC User

was indeed announced for 2014. Runs currently in internal beta testing at Microsoft. There are many customers, waiting for that.

Data Loss Prevention

Has long been present in Exchange, already announced in October for OneDrive for Business, but not yet rolled out everywhere. Configuration of warnings on all office documents that show the user warnings that he is about to be synchronized for the company critical documents in OneDrive for Business, more specifically, to share these documents with other people.

Better MDM options

The MDM capabilities (monitoring, which and where mobile devices were used) should be expand. Many enterprise customers use third-party products such as Airwatch, Good or Mobilelron, but they cannot use them because of a lack of suitable API interfaces.

Share a folder

So far, only individual files can be shared. But for projects with multiple files this is cumbersome. Sharing a folder would be a useful and time-saving feature.

Synchronization only on domain joined devices

Previously, each user can initiate a local synchronization with his credentials on any device. Also on devices that are not joined the domain. This wish is essential for many administrators and company’s IT

Reporting ad Auditing

Administrators would be happy if they know who, when, where and how to access OneDrive for Business and the data of team sites. If we can not restrict syncing, they want to have a  configurable audit and reporting function for admins.

OneDrive for Business as an additional drive

Users of Windows 8.1 and OneDrive know the drill. The integration into Windows Explorer. And Microsoft would find a much more rapid acceptance of OneDrive for Business when OneDrive for Business would be integrated as an additional drive. Via Group Policy or a configurator. As in many companies file servers are still involved.

Partial synchronization

First Microsoft announced 1 TB, then unlimited storage for OneDrive for Business are available. Sounds good, but , currently fails because of the amount of files, as described above with the SharePoint limitations. But even if these would no longer exist, there is another problem. How many mobile devices do you know, which have accurate store for saving 1 TB or more data on it? And currently you need the same storage twice for caching the data. The little brother OneDrive has the ability to partial sync the cloud data. That’s “Smart Files”. But with unlimited storage in the cloud, this technic also is not ideal. First approaches we find in the last build (9879) of Windows 10. There, a new concept was introduced, which actually goes back five steps at first. (Synchronization with Windows 7). And has also caused the displeasure of the tester. But that is only the first step in the development of nextGen Sync. But until the completion of Windows 10 Microsoft has still a few days time.

Display shared files in Windows Explorer

Many OneDrive user wish this function (yes, DropBox has it). And this function is also not available on the professional version (OneDrive for Business).


These are just a few requests to Microsoft. Its my personal wish list. The wish list has no priority order. I know there is still much to be desired. If you have an urgent wish for OneDrive or OneDrive for Business, you may add it as a comment to this blog post. I would be delighted. Oh, and by the end of 2015 I will be together again what Microsoft has realized it.

OneDrive for Business | Zugriff und Synchronisation auf Daten

21. Juli 2014 4 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft Office 365, Microsoft

Oftmals werden die Begriffe von OneDrive und OneDrive for Business durcheinander geworfen. Und eine Leser meines Blogs hat dazu in den Kommentaren ein paar Fragen gestellt, die ich hier zum Anlass nehme, um einen weiteren Blog Post zu schreiben.

Doch hierzu muss ich nochmals auf die Unterschiede eingehen.

OneDrive

Bei OneDrive handelt es sich um ein Consumer-Produkt, welches mit einem Microsoft Konto gekoppelt ist und bei Windows 8.1 im Windows-Explorer mit in das Betriebssystem eingebaut ist. Die Speicher-Optionen habe ich hier beschrieben.

Ich kann den mir in der Cloud zur Verfügung stehenden Speicher lokal synchronisieren.
Ich kann dies auf unterschiedlichen Geräten tun (bei gleichem Microsoft Konto).
Ich kann auswählen, welche Dateien lokal abgelegt werden sollen.
(Teilweise Synchronisation)

Ich kann Dateien /Ordner freigeben.  Diese kann der andere Benutzer aber nicht lokal synchronisieren.

Dem OneDrive Benutzer stehen für Office Dokumente Funktionen wie
Historie (25 Ebenen), Server basierender Papierkorb, gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten mit Office Online zur Verfügung.
Bei den Limitierungen muss man beachten, dass Dateien über 2 GB nicht in der Cloud gespeichert werden können.

Zusammengefasst: OneDrive ist der persönliche Speicher.


OneDrive for Business

Historisch betrachtet, ist OneDrive for Business der Business Speicherplatz in einer SharePoint Umgebung. Früher nannte man diesen Bereich auch MySite. Er dient im Business-Bereich für die Ablage von eigenen Business Dokumenten. Und wenn wir von OneDrive for Business reden, meint Microsoft die Cloud. Also Office 365. und dort genau SharePoint Online. Jeder Benutzer bekommt dabei 1 TB Speicherplatz. Aber OneDrive for Business ist auch ein Synchronisier-Programm mit verschiedenen Geräten. Das Programm hieß früher SkyDrive Pro.

Ich kann diese Business-Dokumente lokal synchronisieren. Dafür gibt es ein zusätzliches Programm und integriert sich dann in den Windows Explorer.
Ich kann dies auf unterschiedlichen Geräten tun. (ich brauche dazu nur mein Anmeldename und Passwort).
Stand heute kann ich jedoch nicht auswählen, was ich synchronisieren will. Entweder alles, oder nichts. Das bringt so diverse Probleme mit sich. Nehmen wir an, ich habe wirklich 1 TB Daten in die Cloud geschoben. Und möchte diese jetzt lokal synchronisieren. Ich habe kein mobiles Gerät, welches über 1 TB Festplattenkapazität verfügt.
Ich kann einzelne Dateien freigeben. Oder Dateien in einen Bereich verschieben, auf die alle anderen Benutzer der Organisation zugreifen können.
Sollen mehrere (ausgewählte) Benutzer auf Dateien zugreifen und diese auch lokal synchronisieren, dann kann ich eine Teamsite erstellen. Ich definiere , wer auf die Teamsite zugreifen darf.
Ich habe natürlich wesentlich mehr Möglichkeiten, als beim Consumer-Produkt OneDrive, nämlich all das was mir ein SharePoint bietet. Historien-Funktion, Server-Papierkorb, gleichzeitiges Bearbeiten, Office Online …und vieles mehr.
Auch hier gibt es Limitierungen. Nicht nur die Dateilänge mit 2 GB, sondern auch die Anzahl der Dokumente, die in den Bibliotheken liegen, sind limitiert. Die Limitierungen kommen aus dem SharePoint und dem darunter liegenden SQL Server.

Zusammengefasst: OneDrive for Business ist eine Synchronisierungstechnologie, und ein Business Arbeitsplatz in SharePoint.


 

Teamsite, OneDrive for Business, Zugriff

und jetzt zu den Fragen:

Kann ich dann endlich den zentralen Datenbestand auf 2 getrennte User synchronisieren? Roaming Profiles haben wir nicht im Einsatz, da ich den eigenen Server 2011 zu Gunsten von Windows Hotmail mit eigener Domain geopfert habe und damit bisher super gefahren bin. Server hab ich auf Arbeit ja genug zu betreuen

Ja. Dazu müssen Sie aber eine Teamsite verwenden. In dieser Teamsite wird dann eine Dokumentenbibliothek gelegt. Und dort liegen dann die Dateien. Und hier wird die Speicher-Berechnung, die der Organisation zur Verfügung steht, differenziert vorgenommen.

Pro Organisation stehen 10 GB plus 500 MB zur Verfügung.
Bei der Frage also: 10 GB + 2x 500 MB = 11 GB

Aber es kann Speicher dazu gekauft werden. Hier muss mit 0,16 € pro GB pro Monat

Der Zugriff auf diese Dokumente kann dann von beiden Benutzern erfolgen, die Daten können dann auch lokal synchronisiert werden (gelbe Linien in der Abbildung).

 

Gibt es einen Client, der auf Win8.1 x64 parallel zum ins System integrierten OneDrive-Client installiert werden kann?

Ja, wer Office 365 lizenziert, bekommt mit den üblichen Office-Programmen das Programm OneDrive for Business mit installiert. Es kann auch separat heruntergeladen werden.

Kann dieser Client unter meinem privaten Nutzerkonto laufen und mit den separaten Zugangsdaten für OneDrive for Business arbeiten?

Auch hier ein Ja. OneDrive benötigt ein Microsoft Konto, OneDrive for Business benötigt Benutzername /Password ihres Office 365 Kontos.

 

Bei 2 Usern aufs Jahr gerechnet würde das 1TB derzeit ca. 60$ kosten – was im Vergleich zur Speicherplatzaufrüstung im privaten OneDrive ja ein Schnäppchen ist. Selbst für die neue Powerfolder-Lizenz (single User, eigener Server, Platz solange die Platten reichen) zahle ich knapp 60$/Jahr.

Falsch, die Rechnung geht hier nicht auf:

Ich gehe mal von einem Datenbestand von 100 GB in der Dokumentenbibliothek aus, das sind die Dateien, die gemeinsam in einer Teamsite verwendet werden, und dann von beiden Benutzer lokal synchronisiert werden können.

Office 365 Small Business
2 Benutzer
4,10 € je Benutzer/Monat 8,20 € je Monat
Speicher 100 GB-11 GB
= 89 GB
89 GB * ,016 € je Monat 14,24 € je Monat
Summe Jahr   269,28 €

Natürlich hat jeder Benutzer auch 1 TB Business Speicher (weiße Linien im der Abbildung), aber sie wollen ja gemeinsam zugreifen (und synchronisieren).

 


Zusammenfassung:

Man kann OneDrive for Business nicht mit OneDrive vergleichen.Beim einen sind es private Daten, beim anderen Business Daten. Natürlich kann man tricksen, aber dann geht das eine oder andere nicht. OneDrive for Business wird oft als die Profiversion von OneDrive bezeichnet. Das ist sie auch, oder sagen wir einmal, das wird sie auch werden. Die Weboberfläche bei OneDrive for Business ist Business orientiert. Das ist dem SharePoint geschuldet. Und natürlich habe ich bei SharePoint noch 1000 andere Möglichkeiten, die den Benutzern von OneDrive verwehrt sind.

[Update]… und hier die Fortsetzung

Mein Rückblick auf die European SharePoint Conference in Barcelona


image[5]

Einen Tag mit Workshops und dann drei Tage volles Konferenz-Programm mit bekannten Gesichter aus der ganzen Welt. Vier Keynotes, über 1200 Teilnehmer aus allen Ländern Europa’s. Und über 100 Sessions mit einem Thema: SharePoint, SharePoint, SharePoint. Für IT Pro’s und Developer. Für OnPremise und für die Cloud, mit Sponsoren und Dinner. Und die City von Barcelona mit Sonne pur. Während des Tages gab es viele Informationen, am Abend dann landestypisches Essen in den vielen Tapa-Bars, auch ein Spaziergang über die Ramblas durfte nicht fehlen, und manche Teilnehmer waren auch mit Tanzen unterwegs.

SharePoint Diskussion: mit @magrom, @jseghers, @jthake, @adisjugo, @hansBrender @PatrickLamber @CGlessner, @HansBrender
SharePoint und andere MVPs: @magrom @molnaragnes @jseghers @cglessner @HansBrender @HansBrender CataluniaSelfie

Der erste Tag war bestückt mit Workshops und dann folgten drei Tage volles Konferenzprogramm.

Meine Session Meine Session, was für eine Überraschung, hatte den Titel
latest News of OneDrive for Business. 180 Teilnehmer haben den Weg zu dieser Session gefunden, die Groove von der Historie anging und mit Tipps und Tricks endete.

In meiner Präsentation hatte ich über 60 Folien und für die Zukunft werde ich diese trennen müssen und daraus dann zwei Präsentationen bauen. Ich war auch in vielen anderen Sessions, um noch mehr zum Thema SharePoint zu erfahren und nicht nur einmal viel dann der Begriff OneDrive for Business

Ich glaube, das Produkt, ja man kann jetzt ein Abonnement für OneDrive for Business mit Office Online abschließen, kommt im Markt an.

Aber arbeiten die Benutzer überhaupt mit allen Funktionen?
Arbeiten Sie mit anderen Benutzern zusammen?
Wissen diese, dass man ein Dokument gemeinsam bearbeiten kann?

Vielleicht wissen Sie es. Ansonsten müssen sie es lernen. Und das Ganze ist nicht ein Software-Problem, auch die IT-Administratoren sind nur zum geringen Teil eingebunden, aber wenn die Benutzer es ausführen, werden Sie feststellen, dass Geschäftsprozesse geändert werden müssen. Darüber werde ich demnächst auf diesem Blog berichten.

Und hier kann man sehen, auf welcher Veranstaltung ich demnächst mehr dazu erzählen werde.

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