Archiv

Posts Tagged ‘Office’

Office Online | Umbenennung der Web Apps

21. Februar 2014 3 Kommentare

Microsoft Office Online, Anmelden

Diese Woche hat Microsoft viele Namens-Änderungen an Produkten vorgenommen.

alter Name neuer Name
SkyDrive OneDrive
SkyDrive Pro OneDrive for business
Office Web Apps Office Online
Word Web App Word Online
Excel Web App Excel Online
PowerPoint Web App PowerPoint Online
OneNote Web App OneNote Online

Die Office Web Apps Office Online Programme sind eine hervorragende Sache, die in bestimmten Situationen ein lokal installiertes Office nicht benötigen.

ein Beispiel:

Urlaub, Hotel… und kein Firmen-Rechner mit dabei. Immer mehr Firmen achten darauf, dass in der Freizeit weder E-Mails gelesen noch sonstige geschäftlichen Dinge erledigt werden sollen. Also hinkt mein Beispiel? Keineswegs. Weil aus dem familiären Umfeld auch während der Urlaubszeit Situationen eintreten können, die z.B. das Ansehen und Bearbeiten eines Word Dokumentes erforderlich machen. Auf dem Hotelrechner ist kein Office installiert. Er erlaubt nur das Surfen im Internet. Und jetzt sind wir mittendrin.

Nach der Anmeldung bei OneDrive (oder  für geschäftliche Dinge OneDrive for Business) stehen alle Office Online Programme zur Verfügung.

Word Online

Excel Online

PowerPoint Online

Die Apps stehen Ihnen im Browser zur Verfügung.

Bleibt die Frage nach dem Umfang der Funktionen der einzelnen Apps. Diese haben natürlich (noch) nicht den vollen Umfang, werden aber fortlaufend weiterentwickelt. Da Microsoft weitere Funktionen nur an einer einzigen Stelle in der Cloud unterbringen muss, werden diese Änderungen sofort für alle Benutzer nutzbar. Kein Ausrollen, kein Service Pack einspielen. kein Patch.

Deshalb nicht wundern, was gestern noch nicht ging, kann heute schon funktionieren. Und Microsoft kommt bei der Beschreibung der Funktionen kaum hinterher. Deshalb nicht wundern, dass bei den nachfolgenden Links noch Web App steht (21.02.014). Ausdiesen Gründen verlinke ich auch nur….

Beschreibung der Funktionen

Word OnlineExcel OnlineOneNote OnlinePowerPoint Online

Brauche ich dafür ein Office 365 Abonnement? Nein

Egal ob Business oder Privat, sie benötigen die Zugangsdaten. Die minimalen Voraussetzungen sind ein Microsoft Konto. Und hier geht’s zur Anmeldung

Qualifizierte Signatur | §14 Abs. 1 UStg. | Art 5 StVereinfG 2011

5. Juli 2011 3 Kommentare

seit dem 30.6.2001 ist es obsolet geworden. Das Signieren von elektronischen Rechnungen mit qualifizierter Signatur. Man hat erkannt, dass die Bürokratiekosten der Wirtschaft in Milliardenhöhe abgebaut werden müssen. Die Anforderungen an die elektronische Rechnung, also das Zeichnen der Rechnung mit qualifizierter Signatur und die bislang sehr hohen Anforderungen für die Elektronische Übermittlung wurde durch das Steuervereinfachungs-Gesetz (StVereinfG 2011) reduziert. Das zieht auch Änderungen am § 14 Abs. 1 UStG nach sich. Allerdings gibt es zu Bemerken, dass sich das Steuervereinfachungsgesetz  2011 lediglich ein Gesetzentwurf der Bundesregierung ist und sich derzeit im parlamentarischen Verfahren befindet.

Trotzdem gibt es seit dem 19.4.2011 ein Schreiben aus dem Bundesministerium der Finanzen, wie ab dem 1.7.2011 zu verfahren ist.

Was ist eine elektronische Rechnung in Abgrenzung zu einer Papierrechnung?

Hier wird der Unterschied erläutert, was eine Papierrechnung und was eine elektronische Rechnung ist. Grundsätzlich sind beide gleich, was die Umsatzsteuerbehandlung angeht. Allerdings ist ein Unterschied vorhanden, was die Archivierung angeht.

Wann wird eine Papier- oder elektronische Rechnung für umsatzsteuerliche Zwecke anerkannt?

Für die Papierrechnung und die elektronische Rechnung wird hier ausgeführt, welche  Voraussetzung gelten, damit die Rechnung umsatzsteuerlich mit dem Vorsteuerabzug anerkannt wird (Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit und alle gesetzlichen Angaben einer Rechnung).

Welche Verfahren können für die elektronische Übermittlung von Rechnungen verwendet werden?

Hier wird die Neuregelung definiert, wie eine Rechnung zum Rechnungsempfänger gelangen kann.  Nämlich dass kein Übermittlungsverfahren vorgeschrieben ist.: E-Mail (mit Anhang), EDI, Computer-Fax, Faxserver oder Web-Download. Natürlich können weiterhin Rechnungen mit qualifizierter Signatur versehen werden, sie müssen jedoch nicht. Allerdings wird jedem Unternehmer auferlegt, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren zu implementieren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, es sei denn die Rechnung wird mit qualifizierter Signatur versehen oder aber per EDI übermittelt.

Was ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG?

Hier wird aufgezeigt, wie das innerbetriebliche Kontrollverfahren auszusehen hat. Es ist zu prüfen, ob

die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d.h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat,
vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches.

Was muss bei der Aufbewahrung elektronischer Rechnungen beachtet werden?

Wenn eine Aufbewahrungspflicht besteht, so müssen die elektronischen Dokumente nach den Richtlinien (Unternehmen in der Regel 10 Jahre) aufbewahrt werden. Dabei ist zu beachten, dass elektronisch übermittelte Rechnungen auch elektronisch  aufbewahrt werden müssen.

Ist es zulässig, eine elektronische Rechnung in Papierform aufzubewahren?

Hier wird ganz klar festgelegt, dass eine elektronische Rechnung nicht ausgedruckt und in Papierform aufbewahrt werden kann.

Ab wann ist die Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung anzuwenden? Gibt es eine Übergangsregelung?

Im Schreiben des Bundesfinanzministeriums wird hier ganz klar festgestellt, dass diese Regelungen für alle Rechnungen nach dem 30.6.2011 angewandt werden soll und es keine Übergangsregelung erforderlich ist.

Das komplette Schreiben hier als pdf-Download


Warum schreibe ich hierüber in meinem Blog?

Nun, ich bin bereits seit Anfang der elektronischen Rechnung mit qualifizierter Signatur mit dabei. Am Anfang war der Weg steinig, zeitaufwändig und teuer.  Nachdem die Prozesse eingeführt waren, waren es nur mehr die Kosten für die jährlichen Signaturlösung (Verlängerung etc.). Da es viele Signatur-Anbieter am Markt gibt, verunsicherte das viele Unternehmen und manche Firmen stehen heute immer noch ablehnend der elektronischen Rechnung gegenüber.  Unterschiedliche Software-Pakete auf der Empfänger-Seite waren zum Teil notwendig, um Rechnungen zu prüfen und eine direkte Integration in die Microsoft-Office Welt nicht mit jeder Signatur-Lösung möglich.

Jetzt endlich ist es soweit. Wer seine Rechnungen In Word, Excel oder Infopath schreiben möchte, kann jetzt den “Per E-Mail senden” benutzen.

Word 2010 Excel 2010 InfoPath 2010

Besonders einfach lassen sich Workflow-Rechnung-Prozesse mit SharePoint Server 2010 in Verbindung mit Infopath 2010 realisieren.

hier ein Bespiel eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens
weitere Informationen in meinem Blog: Wirksamkeit des Gesetzes

Office 365: Allgemeines – mal keine Technik


Nun sind es noch ein paar Tage bis zum offiziellen Launch am 28.06.2010. Dann kann es losgehen. Das Verkaufen, Einrichten, Gestalten.

Ich kann mich noch an die vergangenen Tage erinnern, als das Internet noch nicht existent war, ja ist schon ein bisschen länger her, da war man beim Kunden, empfahl ihm einen Server und der typische Kommentar des Kunden: “Aah, ein neues Gerät! Gut, kann ich darauf arbeiten?”

Heute stehen in fast jedem Haushalt und in fast jeder Firma  ein oder mehrere Computer im Einsatz. Das Internet hat Einzug gehalten, je nach Infrastruktur und Möglichkeiten und dort wo es erlaubt ist, sind wir permanent online, nutzen soziale Netzwerke, kaufen und verkaufen unsere Waren und Dienstleistungen.

Aus den riesigen Desktop-Maschinen haben wir uns den mobilen Geräten zugewandt, und mit der Generation Smartphone sind wir permanent erreichbar und greifen auf Informationen zu, egal wo sich diese befinden. Privat und geschäftlich.

Aus den einzelnen Disketten im 8” Format wurden die Kapazitäten immer größer, das Format immer kleiner, auch bei den “mechanischen” Festplatten ging dieser Trend  einher und die neusten Speichermedien haben gar keine mechanischen Teile mehr. Wir waren es gewohnt uns immer wieder in neue Softwarepakete einzuarbeiten, die wir mit neuen Geräten vorinstalliert vorfanden oder die uns die IT-Abteilung installiert hat.

Man war gewohnt, dass jedes Programm so seine Tücken mit sich brachte, Updates mussten immer und immer wieder installiert werden (ist schon erstaunlich, die Werkstatt-Zyklen unserer Autos werden immer länger) und für Software-Berater herrscht Hochkonjunktur. Spätestens alle 3 Jahre sind sie in der Firma aufgetaucht und erzählen dem Endkunden, dass mit der nächsten Generation von Software alles viel schneller und einfacher wird. Ja, ich gehöre auch zu diesen Beratern und kämpfe jeden Tag gegen den menschlichen Widerstand. Kunde: “Ich beherrsche gerade mal 10% der installierten Software, und nun muss ich mich wieder neu einarbeiten?” oder “Wer soll denn all diese Software warten, das kostet uns ein Vermögen”

Und jetzt kommt Office 365. Alles in der Wolke. Ich brauche eigentlich nur noch einen Browser und permanenten Internet Zugang. In den technischen Blogs und Twitter Meldungen werden Restriktionen behandelt, für gut oder schlecht befunden und oft die Frage gestellt, ob dieses Produkt schon fertig (oder sagen wir mal reif) für den Endkundenmarkt ist. Die Einschränkungen, die die Macher dieser Software festgelegt haben, das sind oft Einschränkungen, die Wolkensoftware so mit sich bringt. Es muss standardisiert werden, sonst funktioniert dieses Geschäftsmodell nicht. Selbst das Lizenzmodell konnte weltweit (fast) eindeutig für all die beteiligten Länder ausgegeben werden.

Also raus zu unseren Ärzten, Rechtsanwälten, Vereinen, Kleingewerbetreibende , Mittelstandskunden und großen Firmen. Die Zukunft heißt Cloud und das Programm Office 365. Du bekommst zu einem kleinen Mietpreis all das, was Du Dir bisher nicht leisten konntest. Und Du brauchst Dir über die benötigte Hardware keine Gedanken machen, kein zusätzlicher Wartungsvertrag. Auch die Datensicherung wird gemacht. Alles inbegriffen.

Gut, für die Einstellungen werden wir Berater und Implementierer noch gebraucht. Und da ja das Business sich dauernd ändert, werden wir auch nicht arbeitslos. Änderungen für den Kunden können wir von Überall aus durchführen, wenn wir Internetzugang haben.

Und dann die Frage meines Zahnarztes und später auch genau die Gleiche meines Rechtsanwaltes: “und wo liegen denn dann meine Patienten(Mandanten)-Daten ?”

Das ist in Deutschland noch die Crux: Bestimmte gesetzliche Vorschriften in Deutschland legen fest, dass sich diese Daten …

Und das können wir leider dem Kunden derzeit nicht garantieren. Zugegeben, physikalisch sind Sie wahrscheinlich sicherer untergebracht, aber es geht um die rechtliche Sicherheit. Auch wenn ich meinen Kunden sagen kann, die Daten liegen in der EU, winken einige oben aufgeführte Kunden ab. Nichts für mich. Wir sind gebunden. Wir müssen uns an die rechtlichen Vorschriften halten.

Office 365 bringt uns also den nächsten Schritt, äußerst günstig mit modernster Software zu arbeiten, leider hinken länderspezifische Vorschriften hier noch hinterher. Und das wird auch noch eine Weile so gehen. Ich darf hier als Beispiel die elektronische, qualifizierte Signatur für elektronische Rechnungen aufführen. Ab Mitte diesen Jahres ausgesetzt, keiner weiß derzeit so richtig, wie es weitergeht.

Das schöne an Microsoft Office ist: Wir können dem Kunden wie bisher alles lokal anbieten oder die Wolke nehmen. Selbst eine Mixtur ist möglich. Wichtig für die vielen Berater ist es, die technischen Restriktionen von Office 365 zu kennen, dem Kunden zuzuhören und dann mit dem richtigen Konzept dem Kunden die Entscheidung leicht machen.

Viel wichtiger aber ist, sich mit den neuen Möglichkeiten von Office 2010 vertraut zu machen. SharePoint, Lync und Exchange und die komplette Office Client Welt bieten eine unüberschaubare Anzahl von Möglichkeiten, interne Firmenprozesse eleganter, zeitschonender und effektiver zu gestalten. Unterm Strich sparen wir Zeit für die wichtigen Dinge des Lebens.

Microsoft Office Protocol Documentation

13. Juni 2011 2 Kommentare

Sie möchten wissen, mit welchen Protokollen die Office Produkte miteinander reden? Microsoft hat im Download Center jede Menge Protokolle im pdf-Format veröffentlicht. Dies ist nicht ein einmaliger Vorgang, sondern ein kontinuierlicher. Bereits am 4.4.2008 wurde mit der Version 0.01 die erste Veröffentlichung angegangen, zum 10.6.2011 sind wir jetzt bei der Version 2.7

Wenn man genau weiß, welches der benötigten Dokumente man braucht, genügt ein Klick. Ich empfehle jedoch zuerst die Übersicht auf der MSDN zu lesen.

hier der Link im Download-Center für alle Protokolle

dann zuerst [[ReadmefirstOffProto]].pdf herunter laden und anschließend am besten alle Protokolle komplett : Die Datei OfficeProto.zip  mit 49 MB enthält alle Protokolle-Dateien

Ich selbst finde den Weg über die MSDN-Version besser, weil sie Dinge einfacher auflistet.

Office Standard 2010 vs Office Professional Plus 2010


Ich brauch kein Access. Ich brauch kein Infopath. Ich kaufe die Microsoft Suite Office Standard 2010 und weil ich die neuen Möglichkeiten der Kommunikation nutzen möchte, dazu separat den Communicator (bzw. heute den Lync-Client). Das kommt billiger.

Soweit ein Telefonat. Ist das aber wirklich richtig?
Natürlich können wir beide Suites miteinander vergleichen:

Vergleich Office Standard 2010 vs. Office Professional Plus 2010

aber sind es wirklich nur die Anzahl der enthaltenen Pakete ?
Eben nicht. Hier muss ich wirklich etwas tiefer in die Funktionalität und die Integration zu den Server-Produkten einsteigen:

  • Funktionen zur Verwaltung von Informationsrechten und Richtlinien
  • Kontextbezogener Zugriff auf geschäftliche und soziale Netzwerke
  • Veröffentlichen von Datenpräsentationen
  • Einheitliche Sofortnachrichten, Anwesenheitsinformationen und Sprachnachrichten
  • Integriertes Enterprise Content Management (ECM)
  • Verwaltete E-Mail-Ordner und Aufbewahrungsrichtlinien
  • Integrierte elektronische Formulare

Microsoft hat eine sehr ausführliche Seite mit diesen Funktionalitäten zusammengestellt und Sie sollten hier wirklich vergleichen und dann erst entscheiden. Denn dies kann eine unternehmenskritische Entscheidung sein.

    Fazit: Nicht immer entscheidet der Preis. Hinterher kann’s teuer werden.
Follow

Erhalte jeden neuen Beitrag in deinen Posteingang.

Schließe dich 68 Followern an

%d Bloggern gefällt das: