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File Server to OneDrive for Business Migration

15. November 2015 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft migrationwiz

OneDrive for Business is gaining recognition and traction among SMBs and enterprises. In particular, replacing user home drives, commonly stored on on-premises file shares, with OneDrive is becoming a common request to Office 365 system integrators and MSPs. As our partners have started to do more of these projects, some common roadblocks have become apparent:

More and more enterprise customers want to migrate their users’ Home drive, most often stored on File Servers, to the users’ One Drive for Business. But there are several hurdles:

  • he structure of the File Servers is not in harmony with user names in Office 365.
  • They do not want to migrate the complete File Servers structure.
  • They are not aware of the limits in OneDrive for Business.

With MigrationWiz, you are able to migrate, but the migration process is different:

Step 1 Upload the files into an Azure Blob storage.
Step 2 Create a Project in MigrationWiz: Source is Azure, Destination is OneDrive for Business
Step 3 Filter the different Folders to migrate only the relevant data to the users’ OneDrive for Business.

Before you begin to upload, you must check all documents, determine if any limitation prevents these documents from being stored in OneDrive for Business. There are several articles about these limitations:

Restrictions and limitations …. sync SharePoint lib. to your computer through ODFB
Migrating File Shares to OneDrive for Business
SharePoint Online and OneDrive for Business: software boundaries and limits

So then you are able to identify the folders:

In the following example we only want to upload only 3002 and 3003 == User A and User B

File Server structure

Azure Blob container (after uploading)

FS\3001

 

FS\3001\doc1.docx

 

FS\3002\

FS\3002\

FS\3002\Doc21.docx

FS\3002\Doc21.docx

FS\3002\Doc22.docx

FS\3002\Doc22.docx

FS\3003\

FS\3003\

FS\3003\Subfolder1

FS\3003\Subfolder1

FS\3003\Subfolder1\Doc31.docx

FS\3003\Subfolder1\Doc31.docx

FS\3003\doc32.docx

FS\3003\doc32.docx

FS\3003\doc33.docx

FS\3003\doc33.docx

FS\3004

 

FS\3004\doc41.docx

 

FS\3005

 

Directory.metadata

 

File.metadata

Only the folders and files (these are highlighted in yellow) should be uploaded to the Azure blob in the named container.

The Second part is the migration with MigrationWiz

The table below indicates what will be migrated into the OneDrive for Business document library destination:

User A

User B

Doc21.docx

doc32.docx

Doc22.docx

doc33.docx

 

Subfolder1

 

Subfolder1\Doc31.docx

So this can be done, using two CSV files and also two PowerShell cmdlets.

The first CSV file is the configuration file where several kinds of information will be stored:

FSConfig.csv

ProjectName

The Project Name in MigrationWiz.

 

ContainerName

The container name of the blob storage in Azure. The container in this Azure blob storage must exist. (Only lowercase names are allowed)

 

RootPath

The root path of the File Server.

 

AccessKey

The name of the Azure Blob storage.

 

SecretKey

The Security Key to access the Blob storage.

 

ODFBAdmin

The email of the Office 365 Global administrator.

 

Password

The Password of the Office 365 Global administrator.

In the second CSV file are stored users’ name and the corresponding File Server folder. Additionally, the Filter Folder and Folder Mapping must be saved.

Users.csv

DestinationEMail

Email address of the user, in which the ODFB data is stored.

 

SourceFolder

The Subfolder of the File Server, which is mapped with the email address (User)

 

FilterFolder

The RegEx for the User, which filters only the Subfolder and for the given user.

 

FolderMapping

Filters the Folder.

If all data are saved in both CSV files, then we may execute the first PowerShell cmdlet with Migration Preparation, FileServer to OneDrive for Business the name Uploader.ps1.

Now only the selected folders, subfolders and files are uploaded to the Azure Blob storage in the named container.

Upload to Azure,FileServer to OneDRive for Business

The second PowerShell cmdlet ProjectImport.ps1 creates the complete Project in MigrationWiz. You do not have to set any information. All information about the project (Source, Destination, container) and all users are inserted.

Migration, Azure to Onedrive for Business

And now you ready to start the Migration with checking your credentials and then with a full migration.

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Fore more information go to our community site at BitTitan

Migration | File-Server zu OneDrive for Business oder SharePoint


Wenn Benutzer zu Office 365 wechseln, werden meistens zuerst lokale Ressourcen wie Mail-Systeme migriert. Dies kann je nach Größe des Unternehmens und der Quelle ein umfangreicher Prozess sein. Mit den richtigen Werkzeugen wie dem MigrationWiz und dem richtigen Konzept kann dieser Prozess aber wesentlich verkürzt und in kürzerer Zeit durchgeführt werden. Sind diese Daten erst einmal erfolgreich in die Cloud migriert worden, kommt es zum nächsten Schritt. Wie kann ich meine Daten meines File-Servers in die Cloud verschieben, um dann von den zahlreichen Kollaboration Szenarien zu profitieren. Und genau dieses Szenarium möchte ich hier in Kurzform beschreiben:

Hier ist die Planung vor der Migration noch wichtiger. Denn eine Team-Seite in SharePoint als auch OneDrive for Business ist kein File-Server noch ein ftp-Server. Dokumente im Zielsystem unterliegen vielfältigen Einschränkungen und wenn Sie kein Desaster ihrer Benutzer erleben wollen, müssen Sie diese Einschränkungen vor einer Migration auf Ihre Dokumente anwenden. Diese Einschränkungen werden von Microsoft immer weiter reduziert, deshalb sollten Sie vor einer Migration immer bei Microsoft den KB Artikel KB2933738 aufrufen, dieser beschreibt alle Einschränkungen.

Wie kann ich also meine Dateien untersuchen.

Ich rate dringendst an, vor einer Migration den ersten Schritt des TechNet Artikels von Andre Kieft, Microsoft (bereits im September 2013 erschienen) abzuarbeiten. Zum damaligen Zeitpunkt habe ich auch einen Artikel und ein 500 Zeilen Power Shell Script geschrieben.

Erst wenn Ihre Daten auf dem Fileserver überarbeitet wurden, können diese zu OneDrive for Business oder in Dokumentenbibliotheken von SharePoint migriert werden

Um File-Server Daten mit dem MigrationWiz zu migrieren hat sich BitTitan aus mehreren Gründen entschlossen, eine 2-stufige Migration durchzuführen

File-Server zu OneDrive for Business

Fileserver Migration, 2stufiger Prozess, OneDrive for Business

Im ersten Schritt werden ihre aufbereitete Daten vom File-Server in einen Container von Microsoft Azure kopiert.

Der zweite Schritt wird dann wie bei einer E-Mail Migration mit MigrationWiz durchgeführt. Dabei wird vom Azure Storage das gelesen, was Sie im ersten Schritt nach Azure Storage kopiert haben. Dieser Umweg hat mehre Vorteile. Zum einen können Sie im Azure Container noch Dateien nach dem Hochladen löschen, aber der Sicherheitsaspekt, bei der Migration nur auf diese Dateien zuzugreifen, keine Ports zu öffnen, etc. wiegt viel höher. Von der Geschwindigkeit bei der Migration (Cloud to Cloud) einmal ganz zu schweigen.

eine Schritt für Schritt Beschreibung finden Sie hier

File-Server zu SharePoint

Fileserver Migration, 2stufiger Prozess, SharePoint

Für eine File-Server zu SharePoint Migration werden Exakt die gleichen zwei Prozess-Schritte angewandt. Und auch hierfür gibt es eine Schritt für Schritt Beschreibung

Für beide Migrationen gilt:

Es werden nicht nur die Dateien migriert, sondern auch die Berechtigungen aus dem File-Server übernommen und in die Dokumenten SharePoint Bibliothek übertragen.

Zusammenfassung:

Migration von Dateien aus einem File-Server in die Office 365 Cloud kann einfach sein, wenn man vor der Migration die Einschränkungen von OneDrive for Business und SharePoint kennt, diese Beschränkungen auf seine lokale Ressourcen anwendet und erst dann den Migration-Prozess beginnt.

OneDrive for Business | Benutzer Konto gelöscht – Und dann?

31. März 2015 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

Was passiert eigentlich mit den Business Daten in SharePoint Online, wenn in einem Unternehmen ein Benutzer das Unternehmen verlässt und der Benutzer-Account gelöscht wird oder die Lizenz entzogen wird?

Bei Mittelstands- oder Enterprise-Unternehmen kommt es ja häufiger vor, das zum Monatsende Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und zum Monatsanfang neue Mitarbeiter dazukommen. Was aber passiert mit den Daten in SharePoint Online, hier im besonderen den Daten in SharePoint Team-Sites und dem eigenen Bereich (“MySite”), also den OneDrive for Business Dokumenten?

Dazu einmal eine Übersicht:

Speicher, SharePoint Online, OneDrive for Business

Speicher:

Für Team-Sites hat das Unternehmen in SharePoint Online (Office 365) insgesamt 10 GB + 500 MB für jeden Benutzer zur Verfügung. Weiterer Speicher kann dazu gekauft werden. Jedem Benutzer mit zugewiesener Lizenz stehen in OneDrive (for Business) 1 TB und demnächst sogar unbegrenzter Speicher zur Verfügung. Die Abbildung zeigt, dass der Benutzer A Mitglied bei der Team-Site “Marketing” und “Support” ist. Außerdem hat er viele Ordner und Dateien mit den Benutzern B und C geteilt, bei dem der Benutzer A aber der Besitzer der Dokumente ist. Da der OneDrive Speicher dem Unternehmen kein zusätzliches Geld kostet, wird es immer beliebter, auf den Speicher von OneDrive auszuweichen, ohne letztendlich die Konsequenzen zu überlegen. Da OneDrive for Business eine eigene Site-Collection ist, kann man auch Team-Sites nachbilden.
In unserem Beispiel-Szenario verlässt Benutzer A das Unternehmen. Der Administrator löscht den Benutzer A im Active Directory oder/und entzieht diesem die Lizenz.(Office 365)

Benutzer wird gelöscht, Verhalten in SharePoint Online, OneDrive for Business

Für die Team-Site kein Problem, weil User A aus dem Active Directory nicht mehr existiert. Und dann läuft in Office 365 nachfolgender, automatisierter Prozess ab der im KB 3042522 (deutsch/englisch) bei Microsoft beschrieben wird:

in Kurzform:

    • Wird der Account gelöscht, wird dieser zu SharePoint Online synchronisiert.
    • Der “myDrive” Cleaner Job wird initialisiert, das Benutzer Profil markiert zum Löschen
    • Die Daten werden in der Datenbank noch für 30 Tage vorgehalten
    • Der Manager erhält einen E-Mail, dass er noch Zugriff auf diese Daten für 30 Tage hat.

The My Site of xxxxxx is scheduled for deletion in 30 days. As their manager you are now the temporary owner of their site. This temporary ownership gives you access to the site to copy any business-related information you might need. To access the site use this URL: https://xxxx.sharepoint.com/personal/xxxxxxx/_layouts/viewlsts.aspx 

  • Nach 27 Tagen erfolgt die zweite E-Mail… noch 3 Tage Zeit
  • Danach werden die Daten in den Site-Collection Papierkorb verschoben

 

Benutzer von OneDrive for Business wissen, dass es nicht möglich ist, die Daten des Benutzers A via Web-Browser zu einem anderen Benutzer zu verschieben. Manuell müssten alle Daten des Benutzers A durch den Manager lokal auf seine Maschine synchronisiert werden (Down) um sie anschließend zum Benutzer X in dessen OneDrive (for Business) zu synchronisieren (Up). Von den Rechten einmal ganz zu schweigen. Zum Glück gibt es aber Abhilfe.

Migration OneDrive for Business, BitTitan, MigrationWiz

Der MigrationWiz der Firma BitTitan kann nämlich Daten von einem Benutzer in Office 365 zu einem anderen Benutzer migrieren. In unserem Fall also von Benutzer A zu Benutzer X.
Dafür hat der Manager ja 30 Tage Zeit. Bedenken Sie aber, dass unter Umständen eine ganze Menge Daten zu migrieren sind. Schließlich stehen den Benutzer fast unlimitierten Speicherplatz zu Verfügung.

 

Um zu sehen wie der MigrationWiz funktioniert hier ein Link, der direkt unser Problem adressiert (in englischer Sprache):

Microsoft OneDrive to Microsoft OneDrive Migration Guide

Bei einer Migration sollten Sie diesen Guide dann Punkt für Punkt abarbeiten,

Bei “How do I purchase licenses” ist zu beachten, dass es sich um eine Dokument Migration Lizenz-Typ handelt, die berechtigt pro Lizenz 10GB an Daten pro Benutzer und bis zu 10 Schritte erlaubt.

Nach der Migration und der Zuweisung des neunen Benutzers X – zu den Team-Seiten “Marketing” und “Support” sieht es dann wie folgt aus:

OneDrive for Business, nach der Migration

Alle Daten des nicht mehr existenten Benutzers B wurden zum Benutzer X migriert. Beim MigrationWiz werden Daten grundsätzlich immer nur kopiert, und nicht verschoben.

 

Zusammenfassung:

Derzeit ist eine manuelle Migration zu aufwändig. Vor allem, wenn mehrere Benutzer das Unternehmen verlassen, was in Großunternehmen ja doch häufiger vorkommt. Die derzeitigen Beschränkungen des Sync-Clients (Groove.exe) machen es fast unmöglich, große Datenmengen zu synchronisieren. Eine Migration über das Automatisierungs-Tool Migration Wizz erleichtert dem Administrator bzw. dem delegierten Manager die Arbeit ungemein.

Nach drei Wochen

29. März 2015 5 Kommentare

der 3. Teil einer persönlichen Serie

Teil 1: Mein erster Arbeitstag
Teil 2: Meine erste Arbeitswoche

Jetzt sitze ich im Flieger, Rückflug nach Good Old Germany. Die drei Wochen sind wie im Flug vergangen, lernen, was die Produkte meiner neuen Company BitTitan so können, und abends dann neue Vokabeln büffeln. Nein, kein technischer Schnick-Schnack, nein, ganz normales Englisch, denn beim Lesen der diversen Speisekarten habe ich immer noch Probleme. Das Wetter in Kirkland war fast wie zu Hause, aber ohne den kalten Wind. Bei den Produkten habe immer noch offenen Fragen, aber alle, die ich bisher gestellt habe, wurden mir beantwortet. Die Company und ihre Mitarbeiter sind offen für jede Meinung, und bestimmte Dinge werden prozessmäßig umgesetzt. So habe ich an einer Stelle in der Oberfläche des MigrationWiz, einem Service, der Migrationen fast jeglicher Art umsetzt, die Beschreibung einer Frage, „Data Center Location“ nachhaken müssen, weil mir als Office 365 Benutzer natürlich sofort die Microsoft Data Center in den Sinn kamen, und da das Beispiel eine Migration von Google Apps nach Office 365 war, war meine Frage ja legitim. Aber BitTitan hat eigene Data Center über den Globus verteilt, und die waren an diese Stelle gemeint. Wir haben darüber diskutiert und eine Mail geschrieben, und in der letzten Wochen ist es mir dann aufgefallen, an gleicher Stelle steht jetzt “BitTitan Data Center Location”. Aber das soll nur ein Beispiel sein, dass hier alle Prozesse sehr schnell umgesetzt werden. Vorschlag, Diskussion, Entscheidung, Umsetzen.

Mittlerweile habe ich viele Mitarbeiter, die direkt in Kirkland arbeiten, kennen gelernt. Und es ist ein Kommen und Gehen. Mitarbeiter aus aller Welt kommen für ein paar Tage in Firmenzentrale, um mit den neusten Informationen und Produkten konfrontiert zu werden. Und da es sich um eine Cloud-Company handelt, muss auch bei den Vertriebsmitarbeitern ein technisches Verständnis vorhanden sein. Und immer wieder neue Namen. BitTitan hat jetzt eine Größe erreicht, bei der Du Dir nicht mehr alle Namen merken kannst. Auch hier, mit den Leuten der hauseigenen IT gesprochen, doch Visio an das Aktive Directory zu koppeln um immer ein aktuelles Organisation-Chart zu haben ,… die Antwort, Cool, und dann als WebService auf dem SharePoint veröffentlichen. So geht IT. Just Do it. In der zweiten Woche fiel es mir schon leichter, das mit dem Englischen. Ja, ich habe den Spies umgedreht, und einige Worte in Deutsch weitergegeben. Und irgendwann war es dann soweit, mein erster „englischer“ Traum. Die Person im Traum und ich haben uns zumindest in Englisch unterhalten. Mehr möchte ich dazu nicht sagen. Trash. Müll. Abfall. Wenn die einzige deutsche Stimme die der Tagesschau aus dem Internet ist oder Cortana, die mich mit meinem beschränktem englischen Wortschatz besser versteht als auf Deutsch, was bleibt übrig als in Englisch zu denken. Nicht mehr auf seriellen Input Sätze vom Ohr dem Gehirnprozess-Segment zur Übersetzung vorzulegen, die jetzt vorhandenen ausgesprochenen Gedanken zu deuten und zur Aussprache dann wieder zur Übersetzung weitergeben und dann auszusprechen, das dauert zu lange und strengt an. Ich glaube, man kann alles lernen, wenn man nur will. Oder fast alles. Und irgendwann bist du drin. Das merkt man, wenn man eine E-Mail in deutscher Sprache beginnt, zu beantworten und mittendrin den Satz in Englisch beendet. Mein Programm: weiterhin Vokabeln lernen. So vergehen Trainingstage und dann wird es knapp mit der Zeit..

Am Anfang hat man mich gebeten, doch ein bisschen über OneDrive und Co. zu erzählen. Da ich nach Jethro Seghers der zweite MVP bei BitTitan bin, hat dieser die Kollegen heiß gemacht, Mr.OneDrive kommt… Viele wollten ihr Wissen erweitern und ihre Fragen zu OneDrive und OneDrive for Business loswerden und sein Wissen verbessern. Ich habe natürlich zugesagt und am letzten Tag haben wir dann noch drei Sessions durchgezogen. Und das auch mit etwas tieferem technischem Inhalt. Und die Fragen waren nicht ohne und eine Frage wurde mir am gleichen Tag auch von einem Microsoft Mitarbeiter gestellt. Sind schon merkwürdige Zufälle. Die Frage wird in meinem nächsten Blog Post von mir aufgegriffen und beantwortet. Übung macht den Meister, und die beste Übung ist, anderen neuen Mitarbeitern das gelernte Wissen weiterzugeben. Zum Beispiel den neuen Kolleginnen aus Argentinien, Brasilien und USA. Aus dem Sales Bereich. Dabei kommen all meine bisherigen Erfahrungen aus dem Exchange-Bereich, File-Server, DNS, Berechtigungen und vieles mehr zu Gute. Erklär mal einem Vertriebsmitarbeitern, was ein MX-Record ist. Es hat mir ab der zweiten Woche überhaupt nichts ausgemacht, all die notwendigen technischen Zusammenhängen in Englisch weiter zu geben.

Bisher sind alle meine Erwartungen vollständig erfüllt worden. Und jetzt sitze ich im Flieger, nähere mich Europa und damit auch Frankfurt. Und ab nächste Woche geht das Training weiter, aber aus Training wird auch Realität werden. Die Leute, mit denen ich mich in Lync-Sessions, sorry heißt ja jetzt Skype for Business, unterhalten und die BitTitan Produkte demonstrieren werde, haben einen tieferen technischen Hintergrund, aber ich freue mich schon auf die unterschiedlichen Dialekte, wenn ich mich mit Italienern, Franzosen, Engländern, Schweden oder Ungarn deren technischen Problemstellungen in Englisch anhören und Lösungsvorschläge unterbreiten darf.

Ja, Freunde, ich werde weiterhin auf Konferenzen die letzten Neuheiten zu OneDrive (personal) und OneDrive for Business von mir geben. Und das nicht nur in Deutschland, nein, dieses Jahr stehen Paris, Düsseldorf und Stockholm bereits fest. Andere Städte werden bestimmt noch folgen.

OneDrive for Business | Einschränkungen und Migration

16. September 2014 6 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

5000? 20000?
Zwei Zahlen, die Sie sich merken sollten. Mehrfach am Tag bekomme ich über meinen Blog, in diversen Yammer Netzwerken, in Foren oder direkt per Mail Fragen zum Thema OneDrive for Business: “warum synchronisiert mein OneDrive for Business nicht (mehr)?”

Grundlagen:

OneDrive for Business ist ein Brand

OneDrive for Business ist ein Client Synchronisations-Werkzeug

Jeder Nutzer von SharePoint Online (Office 365) bekommt 1 TB Speicher an “privaten” Business Daten. (ehemals MySite genannt).

Der Speicherplatz einer Teamsite (site Collection) in SharePoint Online beträgt nicht 1 TB
(Er wird nach einer Formel berechnet: Tenant 10 GB + 500 MB pro User)

OneDrive for Business kann derzeit nur Dateien kleiner 2GB synchronisieren.


viele Unternehmen möchten eine vorhandene Fileserver Struktur 1:1 in der Cloud anbinden.
Und scheitern dann an weiteren Limitierungen von SharePoint Online und selbst wenn diese Daten in die Cloud übertragen werden konnten, werden diese nicht synchronisiert

20000

In einer Dokumenten-Bibliothek können maximal 20000 Dokumente per OneDrive for Business synchronisiert werden.

5000

in einem Ordner innerhalb einer Dokumenten-Bibliothek können maximal 5000 Dokumente synchronisiert werden.

Überschreiten Sie die eine oder andere Grenze, werden keine Daten mehr synchronisiert. Dies sollten Sie immer vorher in ihre Überlegungen einfließen lassen, wie eine, mit den Jahren gewachsene Fileserver-Struktur auf SharePoint Online (und auch auf SharePoint Server 2013) migriert werden kann.


Links für Einschränkungen und  Migration 

    und natürlich gibt es auf meinem Blog viele Artikel, ….
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