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Archive for the ‘Office365’ Category

Office 365 | Roadmap – more storage


OneDrive for Business, Microsoft

I have written a Blog Post about the problematic of storage in “Team sites”. SharePoint architects know what I mean, Storage in Team-Sites is restricted to 10 GB storage + 500 MB for each user. If we look for the big data, customers store on her fileservers, then we see, there is a problem, brining these data to SharePoint (Online). And, of course, it makes no sense,copying all these files in the same structure (1:1) to SharePoint. Not every user needs everything. Therefore we should deal with the concept of SharePoint and libraries. On the other hand, require, for example, Field staff access to these documents and they do not always have an Internet connection. This fits the concept of OneDrive for Business. Local synchronization. But we also know that the old "Groove client" has its pitfalls. No selective synchronization and the restrictions (20000/5000) as well as limitations of the entire file name and limitations of certain characters in the file names are new challenges, not only for administrators, but also for all users. Microsoft is working on that, and with the NGSC, Next Generation Sync Client, is on the way. But such a thing takes time.

On the Server side (SharePoint Online), in the Microsoft Cloud, we will have the restriction about 10 GB + … And of course, you may purchase more storage.

storage in SharePoint Online for Team-Sites

Microsoft knows that, and in contrast to the Sync client, there has to be changed not so much. Apart from (many) hard drives, because somewhere all these data must be saved (SQL Azure). And in the official Microsoft Office roadmap there is an entry under "developing" with the label

Storage and file upload improvements for Sites and OneDrive for Business”.

palnned storage in SharePoint Online for Team-Sites

On the server side (SharePoint Online) the customer will have a free contingent of
1 TB + 500 for each user. Moreover, the current limit of 2 GB file size should be raised to 10 GB. This in turn relates to SharePoint Online and the underlying SQL structure and the synchronization client. The transfer of data from SQL Server to SQL Azure (see Advanced File Encryption (video), synchronization) Microsoft may already currently able to handle files >2GB <10 GB. But Microsoft has to be change the current sync client OneDrive for Business(Groove.exe). The new sync client is not ready, the old one makes some trouble. And if and when a change is made here that knows only Microsoft itself.

This currently remains really only wait and continue to work on the architecture of team sites. Because this is the first requirement. Also for migration

Office 365 | Roadmap – mehr Speicher geplant

18. April 2015 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Ich habe über die Problematik der Team-Sites (wenig Speicher) und der “MySites” (viel Speicher) ja schon geschrieben. SharePoint-Architekten wissen, was ich meine. Speicher für Team-Sites sind eingeschränkt. Eine Firma erhält 10 GB Speicher + 500 MB für jeden Benutzer. Wenn wir uns aber die großen Datenbestände auf den File-Servern anschauen, reicht das nicht. Nicht falsch verstehen: Es macht keinen Sinn, die in den Jahren gewachsene File-Server Struktur 1:1 zu übernehmen und auf den SharePoint zu bringen. Nicht jeder Benutzer braucht alles. Deshalb muss man sich schon mit dem Konzept von SharePoint und den Bibliotheken beschäftigen. Auf der anderen Seite aber benötigen z.B. Außendienst-Mitarbeiter Zugriff zu diesen Dokumente und nicht immer steht eine Internet-Verbindung zur Verfügung. Hier passt das Konzept von OneDrive for Business. Lokale Synchronisation. Aber wir wissen auch, dass der alte “Groove-Client” so seine Tücken hat. Keine selektive Synchronisation und auch die Beschränkungen (20000/5000) sowie Einschränkungen des gesamten Dateinamens und Einschränkungen von bestimmten Zeichen im Dateinamen stellen nicht nur Administratoren, sondern auch den Benutzer vor neue Herausforderungen.  Daran arbeitet Microsoft, und mit dem NGSC, Next Generation Sync Client, ist man auf dem besten Weg. So etwas aber braucht seine Zeit.

Auf der Server Seite (SharePoint Online), also in der Microsoft Cloud, also dem Rechenzentrum stehen die Speicheranforderungen einer Firma von derzeit 10 GB + ….  natürlich ebenfalls im Weg. Natürlich kann Speicher dazugekauft werden…

Speicher in SharePoint Online für Team-Sites

Microsoft hat dies erkannt, und im Gegensatz zum Synchronisations-Client muss auf der Server-Seite nicht viel geändert werden. Abgesehen von zusätzlichen Festplatten, denn irgendwo muss das ganze ja in SQL-Azure ja abgelegt werden.

Und in der offiziellen Microsoft Office Roadmap gibt es  einen Eintrag im Bereich “in Entwicklung” mit der Bezeichnung

Storage and file upload improvements for Sites and OneDrive for Business”.

geplanter Speicher in SharePoint Online für Team-Sites

Auf der Server-Seite (SharePoint Online) soll das den Firmen zustehende Kontingent auf
1 TB + 500 MB pro Benutzer angehoben werden.

Außerdem soll die derzeitige Beschränkung von 2 GB Dateigröße auf 10 GB angehoben werden. Das wiederum bezieht sich auf SharePoint Online und der darunter liegenden SQL Struktur und dem Synchronisations-Client. Durch die Verlagerung der Daten vom SQL-Server auf SQL Azure (siehe Advanced File Encryption (Video), Synchronisation ) ist Microsoft vielleicht schon derzeit in der Lage, Dateien  > 2GB < 10 GB zu verarbeiten. Allerdings müsste dann auch der derzeitige Synchronisations-Client OneDrive for Business (Groove.exe) eine Änderung erfahren. Und ob und wann hier eine Änderung erfolgt, dass weiß nur Microsoft selbst.

Damit bleibt derzeit wirklich nur Abwarten und weiterhin an der Architektur der Teamsites zu arbeiten. Denn das ist die erste Voraussetzung. Auch für eine Migration

OneDrive for Business | KB 2956185 (April-Patch)


OneDrive for Business, Microsoft

Microsoft does not have released a patch for OneDrive for Business on Patch day in march.But with all patches in April there is also an Patch for the sync client with KB 2956185.

But you should only install the patch, if you have installed Office 2013 as a msi-Installation. I have describe that here.

the Patch fix following issue:

When you use OneDrive for Business to synchronize a document library that contains deep folder structures, you may experience an unrepairable issue.

You will find the Groove.exe on you windows client: “X:\Program Files\Microsoft Office\Office 15”

Groove.exe (Februar Patch) Groove.exe (April-Patch)
Groove.exe, Version 15.0.4693.1000 Groove.exe, Version 15.0.4711.1000
Version: 15.0.4693.1000
from 21.01.2015
Version 15.0.4711.1000
from 18.03.2015

This update contains the files that are listed in the following tables.

OneDrive for Business, changed files

There are only 15 steps between the “old” and the “new” version, which of course suggesting that Microsoft fully concentrates on the new client (NGSC).

OneDrive for Business | KB 2956185 (April Update)


OneDrive for Business, Microsoft

Nachdem es zum März Patch-Tag von Microsoft nichts neues zu OneDrive for Business veröffentlicht wurde, gibt es im April 2015 ein Update mit der KB 2956185.

Das Update gilt allerdings nur für die Benutzer, die Office als .msi Paket installiert haben. Hier habe ich beschrieben, wie man feststellt, welche Installation dem Office-Paket zugrunde liegt.

Das Paket soll Synchronisationsprobleme beheben, wenn eine Dokument-Bibliothek eine “tiefe” Ordner-Struktur enthält und diese sich nicht reparieren lässt.

Die Groove.exe findet man auf Windows Rechnern unter “X:\Programm Files\Microsoft Office\Office 15”

Groove.exe (Februar Update) Groove.exe (April-Update)
Groove.exe, Version 15.0.4693.1000 Groove.exe, Version 15.0.4711.1000
Version: 15.0.4693.1000
vom 21.01.2015
Version 15.0.4711.1000
vom 18.03.2015

Geändert wurden folgende Dateien:

Groove.exe: Version 15.0.4711.1000, Dateiänderungen

Zwischen der “alten” und der neuen Version liegen nur 17 Schritte, was natürlich darauf hindeutet, dass Microsoft sich voll auf den neuen Client (NGSC) konzentriert.

OneDrive for Business | Benutzer Konto gelöscht – Und dann?

31. März 2015 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

Was passiert eigentlich mit den Business Daten in SharePoint Online, wenn in einem Unternehmen ein Benutzer das Unternehmen verlässt und der Benutzer-Account gelöscht wird oder die Lizenz entzogen wird?

Bei Mittelstands- oder Enterprise-Unternehmen kommt es ja häufiger vor, das zum Monatsende Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und zum Monatsanfang neue Mitarbeiter dazukommen. Was aber passiert mit den Daten in SharePoint Online, hier im besonderen den Daten in SharePoint Team-Sites und dem eigenen Bereich (“MySite”), also den OneDrive for Business Dokumenten?

Dazu einmal eine Übersicht:

Speicher, SharePoint Online, OneDrive for Business

Speicher:

Für Team-Sites hat das Unternehmen in SharePoint Online (Office 365) insgesamt 10 GB + 500 MB für jeden Benutzer zur Verfügung. Weiterer Speicher kann dazu gekauft werden. Jedem Benutzer mit zugewiesener Lizenz stehen in OneDrive (for Business) 1 TB und demnächst sogar unbegrenzter Speicher zur Verfügung. Die Abbildung zeigt, dass der Benutzer A Mitglied bei der Team-Site “Marketing” und “Support” ist. Außerdem hat er viele Ordner und Dateien mit den Benutzern B und C geteilt, bei dem der Benutzer A aber der Besitzer der Dokumente ist. Da der OneDrive Speicher dem Unternehmen kein zusätzliches Geld kostet, wird es immer beliebter, auf den Speicher von OneDrive auszuweichen, ohne letztendlich die Konsequenzen zu überlegen. Da OneDrive for Business eine eigene Site-Collection ist, kann man auch Team-Sites nachbilden.
In unserem Beispiel-Szenario verlässt Benutzer A das Unternehmen. Der Administrator löscht den Benutzer A im Active Directory oder/und entzieht diesem die Lizenz.(Office 365)

Benutzer wird gelöscht, Verhalten in SharePoint Online, OneDrive for Business

Für die Team-Site kein Problem, weil User A aus dem Active Directory nicht mehr existiert. Und dann läuft in Office 365 nachfolgender, automatisierter Prozess ab der im KB 3042522 (deutsch/englisch) bei Microsoft beschrieben wird:

in Kurzform:

    • Wird der Account gelöscht, wird dieser zu SharePoint Online synchronisiert.
    • Der “myDrive” Cleaner Job wird initialisiert, das Benutzer Profil markiert zum Löschen
    • Die Daten werden in der Datenbank noch für 30 Tage vorgehalten
    • Der Manager erhält einen E-Mail, dass er noch Zugriff auf diese Daten für 30 Tage hat.

The My Site of xxxxxx is scheduled for deletion in 30 days. As their manager you are now the temporary owner of their site. This temporary ownership gives you access to the site to copy any business-related information you might need. To access the site use this URL: https://xxxx.sharepoint.com/personal/xxxxxxx/_layouts/viewlsts.aspx 

  • Nach 27 Tagen erfolgt die zweite E-Mail… noch 3 Tage Zeit
  • Danach werden die Daten in den Site-Collection Papierkorb verschoben

 

Benutzer von OneDrive for Business wissen, dass es nicht möglich ist, die Daten des Benutzers A via Web-Browser zu einem anderen Benutzer zu verschieben. Manuell müssten alle Daten des Benutzers A durch den Manager lokal auf seine Maschine synchronisiert werden (Down) um sie anschließend zum Benutzer X in dessen OneDrive (for Business) zu synchronisieren (Up). Von den Rechten einmal ganz zu schweigen. Zum Glück gibt es aber Abhilfe.

Migration OneDrive for Business, BitTitan, MigrationWiz

Der MigrationWiz der Firma BitTitan kann nämlich Daten von einem Benutzer in Office 365 zu einem anderen Benutzer migrieren. In unserem Fall also von Benutzer A zu Benutzer X.
Dafür hat der Manager ja 30 Tage Zeit. Bedenken Sie aber, dass unter Umständen eine ganze Menge Daten zu migrieren sind. Schließlich stehen den Benutzer fast unlimitierten Speicherplatz zu Verfügung.

 

Um zu sehen wie der MigrationWiz funktioniert hier ein Link, der direkt unser Problem adressiert (in englischer Sprache):

Microsoft OneDrive to Microsoft OneDrive Migration Guide

Bei einer Migration sollten Sie diesen Guide dann Punkt für Punkt abarbeiten,

Bei “How do I purchase licenses” ist zu beachten, dass es sich um eine Dokument Migration Lizenz-Typ handelt, die berechtigt pro Lizenz 10GB an Daten pro Benutzer und bis zu 10 Schritte erlaubt.

Nach der Migration und der Zuweisung des neunen Benutzers X – zu den Team-Seiten “Marketing” und “Support” sieht es dann wie folgt aus:

OneDrive for Business, nach der Migration

Alle Daten des nicht mehr existenten Benutzers B wurden zum Benutzer X migriert. Beim MigrationWiz werden Daten grundsätzlich immer nur kopiert, und nicht verschoben.

 

Zusammenfassung:

Derzeit ist eine manuelle Migration zu aufwändig. Vor allem, wenn mehrere Benutzer das Unternehmen verlassen, was in Großunternehmen ja doch häufiger vorkommt. Die derzeitigen Beschränkungen des Sync-Clients (Groove.exe) machen es fast unmöglich, große Datenmengen zu synchronisieren. Eine Migration über das Automatisierungs-Tool Migration Wizz erleichtert dem Administrator bzw. dem delegierten Manager die Arbeit ungemein.

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