SkyDrive | Synchronisationsprobleme beheben

Wer das Programmsymbol (die weiße Wolke) aus dem Info-Bereich direkt in die Taskleiste verschoben hat, dem kann es passieren, dass die SkyDrive Wolke mit einem Fehler angezeigt wird.

	ganz links das Symbol  mit der Fehleranzeige
	Klicken wir mit der rechten Maustaste auf das SkyDrive Symbol, erkennen wir im Dialog, dass der Menü-Punkt “Synchronisationsprobleme anzeigen” anklickbar ist.
	Nach dem Klick öffnet sich der SkyDrive Fehler Dialog, der uns die mit Problemen behaftete Datei anzeigt
Fehlertext: “Jemand hat die Serverkopie aktualisiert. weshalb es leider nicht möglich ist, die Änderungen jetzt hochzuladen” ”	Ein Doppelklick auf die mit Problemen behaftete Datei öffnet das mit dieser Datei assoziierte Programm (in diesem Fall Word) und die Datei wird direkt aus der Cloud geladen. Der Fehler kann mehrere Ursachen haben, und der Fehler wird auch direkt daneben ausgegeben. Das funktioniert aber nur mit Office Programmen Ich habe also in meinem Fall das in der Wolke liegende Word-Dokument aktualisiert, welches nicht mit der lokalen Version übereinstimmt.
	Der Dialog lässt mir hier 2 Möglichkeiten a) die lokale Version beibehalten b) die Serverversion beibehalten Nachdem ich mich entschieden habe, die Serverversion beizubehalten, klicke ich auf “Serverversion beibehalten”, speichere das Dokument noch einmal….
	die weiße Icon von SkyDrive signalisiert… alles wieder ok

SharePoint Workspace 2010 und Office Professional Plus 2013 (Preview)

Wer sich die Office Professional Plus 2013 Preview installiert hat und gleichzeitig (noch) SharePoint Workspace 2010 installiert hat und benutzt, wird u.U. mit folgendem Fehler konfrontiert, wenn er Listen mit SharePoint 2013  Preview synchronisieren will:

some lists cannot sync to your local position

The Field “AppAuthor” contains a lookup to list “AppPrincipals”, that cannot resolved

Auch bei Peer 2 Peer Synchronisierungen kann es zu Problemen kommen, dass sich Dokumenten mit Word, Excel oder PowerPoint nicht öffnen lassen.

Abhilfe schafft ein Hotfix (KB2687364) von Microsoft, der hier angefordert werden kann.

SkyDrive Pro | viele Dateien auf SharePoint – Offline

Beim letzten Live-Meeting kam die Frage auf, ob die Beschränkungen von SharePoint Workspace 2010 mit SkyDrive Pro (max. 10000 Dateien) aufgehoben worden sind. Oder besser gesagt, werden wirklich mehr als 10000 Dokumente synchronisiert? Grundsätzlich stellt sich die Frage? Brauche ich wirklich mehr als 10000 Dokumente Offline ?

Generell hat sich die Struktur des Uploads geändert.

SkyDrive:
Füge ich im Windows Explorer Dateien hinzu  (Grüne Linie), dann werden diese Daten direkt mit der Cloud synchronisiert. Speichere ich aber zum Beispiel aus Word 2013 ein Dokument in SkyDrive (blaue Linie), dann wird das Microsoft Office Upload Center angesprochen.

SkyDrive Pro

Füge ich im Windows Explorer neue Dateien hinzu, werden diese über das Microsoft Office Upload Center (im Hintergrund) zu SharePoint Server 2010 oder SharePoint Server 2013 synchronisiert, (rote Linie) egal um welche Dateien es sich handelt.
Werden im SharePoint Server jedoch Dateien hinzugefügt, so werden diese Dateien auch auf SkyDrive Pro und die damit verbundenen SharePoint Bibliotheken synchronisiert, das Microsoft Office Upload Center ist damit aber nicht involviert; es heißt ja auch Upload Center. Die Access-Datenbank jedoch bekommt diese Änderungen mit. (gestrichelte rote Linie)

Mit SkyDrive Pro hat Microsoft, wie oben schon erwähnt, auch eine Access-Datenbank spendiert:

In dieser Datenbank werden sämtliche Synchronisierungen verwaltet. In der Tabelle Subcache stehen sämtliche Verbindungen zu den von Ihnen benutzten SharePoint Server als auch SkyDrive in der Cloud.

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Ich habe ein paar Versuche unternommen. Natürlich sind die Werte abhängig vom Rechner, dem Internet-Zugang, etc. Erzeugt wurden  110 txt-Dateien (a 26 Byte)

Erklärung:

Es besteht bereits eine SkyDrive Pro-Bibliothek zum jeweiligen SharePoint Server
Unter Kopieren in der nachstehenden Tabelle habe ich im Windows-Explorer den Ordner mit 110 Testdaten per Drag & Drop auf die SkyDrive Bibliothek verschoben.
WebDAV zu SharePoint wurde eingerichtet (Anleitung am Ende des Beitrags).
Endgültige Fertigstellung ist der Zeitpunkt, wenn alle 110 Dateien nicht nur sichtbar sind, sondern mit dem SharePoint Server synchronisiert.

Vorgang	Zeit  und CPU Belastung
Kopieren auf SkyDrive Endgültige Fertigstellung	60 sec, keine CPU Belastung 215 sec, keine CPU Belastung
Kopieren auf SPS 2013 on Premise	300 Sec, 60% CPU Belastung
Kopieren auf SPS 2013 on Premise WebDAV Endgültige Fertigstellung	34 Sec, keine CPU Belastung 320 Sec, 10 % CPU Belastung
Kopieren auf SPS 2010 (Office 365)	die Dateien wurde nicht synchronisiert
Kopieren auf SPS 2010 Office 365 mit WebDAV Endgültige Fertigstellung	90 Sekunden, Keine CPU Belastung 360 Sec, 10-20 % CPU Belastung
Kopieren auf SPS 2013 (Office 365)	420 Sekunden, 50-70% CPU Belastung
Kopieren auf SPS 2013 (Office 365) WebDAV Endgültige Fertigstellung	135 Sekunden, keine CPU Belastung 390 Sekunden, 25% CPU Belastung

Bei allen Synchronisationen, die über das Microsoft Office Uploade Center gingen, fällt die hohe, bis sehr hohe Belastung der CPU auf. Warum ?

Unter Laufwerk:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Office\15.0\OfficeFileCache findet man zum einen die Access-Datenbank Central Table, zum anderen aber auch sämtliche, Dateien, die intern benutzt werden, um die Synchronisation zu einem Webserver zu erbringen.

Da wären zum Einen, für jede Datei, die sich im Synchronisationsfolder befindet, eine Datei mit der Endung fsd. und dazu noch einmal eine Verwaltungsdatei mit der Endung fsf. Das gab’s auch schon früher (2010), dort verwaltete SharePoint Workspace 2010 die Daten. Normalerweise sieht der Anwender diese Dateien ja nicht, aber gesteuert wird das ganze durch die Datenbank, und die Dateien haben auch durch die Datenbank erzeugte GUID-Namen. Wird eine Datei in SharePoint gelöscht, dann dauert es eine geraume Weile, und die Datei wird im Filesystem gelöscht, und in der Datenbank wird der Eintrag entfernt und die 2 damit verbundenen Dateien ebenfalls gelöscht.

Resümee: Jede Datei, die Sie für Offline-Verfügbarkeit synchronisieren, wird derzeit doppelt abgelegt: Beispiel an einer Datei mit der Original-Größe von 14409 KB

Ort	Größe
C:\Users\hb\SharePoint Libraries\HBsoft Team Si – 2.Dok-Li	14409 KB
C:\Users\hb\AppData\Local\Microsoft\Office\15.0\OfficeFileCache	15.360 KB + 1KB FSF Datei

Damit verdoppelt sich der Festplattenplatz für jede synchronisierte Datei. Und dies passiert auch, wenn ein anderer Benutzer auf dem SharePoint Server in der Dokumentenbibliothek weitere Dokumente ablegt.

Habe ich schon erwähnt, dass diese Verdoppelung von synchronisierten Dateien auch schon bei SharePoint Workspace 2010 stattfindet ? Ich bekomme immer wieder Mails und Blogbeiträge, die sich über mangelnden Speicherplatz auf Ihrer Festplatte beklagen. Jetzt wissen Sie den Grund.

Eine endgültige Aussage, ob über 10000 Dokumente aus dem SharePoint synchronisiert (und nicht wie bei SharePoint Workspace 2010 nur die Metadaten [siehe Blog]) kann derzeit noch nicht getroffen werden. SkyDrive Pro kann jedoch einzelne Dokumenten-Bibliotheken synchronisieren. Damit muss ich also überlegen, wie ich meine Dokumenten-Bibliothek anlege.

Leider heißt es oft, wir wollen unsere SharePoint Dokumente genau so ablegen  wie im Filesystem. “Die Anwender sind es so gewöhnt”. Und dann gab es für Benutzer, die Offline-Zugriff erhalten sollten,ein Problem:

 

Mit SkyDrive Pro muss ich nur verschiedene Bibliotheken anlegen:

Zusammenfassung:

Wenn Sie wirklich eine große Anzahl an Dateien vom Filesystem auf Ihren SharePoint Server 2010, SharePoint Server 2013, SharePoint Online, also Office 365 “schieben” wollen, denken Sie über die Limitierungen nach. Und über Ihren lokalen Speicher des/der Rechner, die diese Bibliotheken dann später Offline zur Verfügung haben sollen. Und über die Methode, wie diese Dateien in Ihre Bibliothek auf dem SharePoint geladen werden sollen. Ich bevorzuge WebDAV. Das schont während des Uploads erst einmal die Ressourcen, weil sonst kein weiteres Arbeiten möglich ist.

Eigentlich ist jetzt das Ende dieses Blogbeitrages. Aber ich hatte gerade eben jemanden am Telefon, der nicht wusste, was WebDAV ist, also hier die Kurzerklärung zu Einrichtung von WebDAV zu einem SharePoint Server:

	Start, rechter Mausklick auf Computer, Netzwerklaufwerk verbinden
	im Dialog tragen Sie die URL Ihres SharePoint Servers ein.
	Im Windows Explorer erscheint jetzt eine neue Netzwerkverbindung. Klicken Sie darauf und danach auf Ihre Bibliothek. Jetzt können Sie wie gewohnt ihre Dateien kopieren.

Fragen ? Gerne auch per Mail oder im Blog

SharePoint Workspace 2010 | Vorsicht bei Offlinedateien

Schon bei Windows XP gab es sie, fortgeführt wurden sie bei Windows Vista und noch effektiver im Einsatz sind sie bei Windows 7: die Möglichkeit, Offline-Dateien zu verwenden.

Zur Erinnerung:

Mit den Offlinedateien kann ich bestimmte Dateien vollautomatisch vom Client mit einem Server synchronisieren, also diese Dateien an 2 verschiedenen Speicherorten synchron halten.

Beispiel 1:

Ein Laptop (Client 1) wird mit einem  Server synchronisiert. Wird der Laptop mit auf Reisen genommen, hat der Benutzer alle Daten zur Verfügung, kann diese lesen und auch weitere Daten speichern. Verbindet sich der Benutzer am Ende der Reise wieder mit dem Server, werden die “neuen” Daten auf den Server synchronisiert. Selbst bei einem Rechnerabsturz oder Diebstahl des Laptops sind noch alle Daten der letzten Synchronisation vorhanden.

Beispiel 2:

Ich selbst arbeite im Büro mit einem Desktop (Client 2) und für unterwegs nutze ich einen Laptop (Client 1). Dazu habe ich sowohl auf dem Client 1 als auch auf dem Client 2 meine Windows 7 Bibliotheken synchronisiert. Das erspart mir die Übertragung der “neusten” Dateien, ich kann mit der Powermaschine im Büro arbeiten und nur kurz vor und am Ende einer Reise synchronisiere ich die Daten. Das passiert vollautomatisch, wenn der Laptop gestartet ist und auf das Netzwerk zugreifen kann.

am Symbol erkennen Sie, welche Ordner in den Bibliotheken  synchronisiert werden. Ich habe zusätzlich noch ein paar Netzwerk Verzeichnisse in den Bibliotheken untergebracht, auf diese Verzeichnisse habe ich aber “unterwegs” keinen Zugriff Außerdem habe ich eine neue Bibliothek mit dem Namen SharePoint WS 2010 erzeugt, dort sind alle meine SharePoint Workspace freigegebenen Ordner gespeichert. Und ganz wichtig: Diese Bibliothek wurde nicht in die Offline Datei-Synchronisierung mit aufgenommen.

Eine Offline Datei-Synchronisierung mit freigegebenen Ordner bringt merkwürdige Ergebnisse, die SharePoint Workspace nicht auflösen kann, und die bis zum Stillstand der Synchronisation führen kann.