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Posts Tagged ‘SharePoint Server 2013’

OneDrive for Business | what does the user may synchronize


OneDrive for Business, Microsoft

I received his week several E-Mails about questions to OneDrive for Business. They thanked about the blog posts, but have several more questions

  • What does a user may synchronize with OneDrive for Business?
  • May we use OneDrive for Business only with SharePoint Online (Office 365)?
  • Are there any Microsoft Server involved for the sync process?

Therefore I decide to make some examples with pictures:
You will see here :

  • 2 users,…
    • User A with 4 devices
    • User B with 4 devices
  • 3 SharePoint Team Sites,…
    • Team site I with a document library, Access granted for User A,B und C
    • Team site II with a document library, Access granted for User B und C
    • Team site III with a Azure RMS restricted document library, Access granted for User, A, B, C
  • 3 OneDrive for Business, the personal Business Store for each user
    • for User A
    • for User B
    • for User C
      You will see there 4 different devices. It is not possible to do a local Sync on all of the different devices. You have to look of the limitations on the different devices. This time, it is not possible to sync locally on a MAC device. But Microsoft has announced, that there will be a an app for MAC till end of the year. Also you may not be able to store documents on your Windows Phone. There is an app in the store, but to work with documents, you must be Online, means you must have access to your SharePoint Server 2013 on prem or SharePoint Online. There are many more restrictions and limitations with other devices, often you may work only, if you are online

    But, is it really necessary for each type of user, to have your data out of SharePoint local on each device?
    There are tow examples: Sales Field Service, who have no internet or students, which will work offline, because they have no internet at all.

    SharePoint and local Synchronisation

 

The first look is User A. He has access on Team site I and III and his personal OneDrive for Business. He has no access on Team site II. the documents on Team site III are restricted through Microsoft Azure RMS and these documents will not be synchronized with OneDrive for Business.

Access to a team site and sync with OneDrive for Business

 

User B has access rights to team sites I,II and III and his personal OneDrive for Business.

Access to a team site and sync with OneDrive for Business

 

it is equal, use SharePoint Online (Office 365)…
Access to a team site and sync with OneDrive for Business

 

or use SharePoint Server 2013 (on premise)
Access to a team site and sync with OneDrive for Business

You do not need any additional server, to use OneDrive for Business, but you must have Access to your SharePoint Server, not only inside the company, but also from outside. OK, you are right, Azure RMS secured document libraries on a SharePoint Server 2013 on prem need a connection to the cloud.

Conclusion:

OneDrive for Business | was kann der Benutzer lokal synchronisieren ?

6. Juni 2014 4 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Diese Woche hatte ich gleich mehrere E-Mails im Postfach, die sich zwar für die Blog-Posts bedankt haben, aber denen noch immer der Überblick fehlt.

  • Was kann der Benutzer wo und wie synchronisieren?
  • Ist das nur mit  mit SharePoint Online (Office 365) möglich?
  • Werden die Daten über einen Server von Microsoft geleitet?

Deshalb habe ich hier ein paar Abbildungen mit allen Erklärungen:
Die Abbildung zeigen

  • 2 Benutzer,…
    • Benutzer A mit 4 Geräten
    • Benutzer B mit 4 Geräten
  • 3 SharePoint Team Sites,…
    • Teamsite I mit einer Dokumentenbibliothek, Zugriff für Benutzer A,B und C
    • Teamsite II mit einer Dokumentenbibliothek, Zugriff für Benutzer B und C
    • Teamsite III mit einer durch Azure RMS geschützten Dokumentenbibliothek
      Zugriff für Benutzer A, B, C
  • 3 OneDrive for Business, den persönlichen Business Speicher
    • Für Benutzer A
    • Für Benutzer B
    • Für Benutzer C

    Grundsätzlich sind hier 4 verschiedene Geräte angezeigt. Für nicht alle Geräte kann eine lokale Synchronisation durchgeführt werden. Hier müssen also die einzelnen Geräte und ihre Limitierungen betrachtet werden. So gibt es derzeit noch keinen OneDrive for Business Client für MAC. Der soll aber noch dieses Jahr von Microsoft veröffentlicht werden. Auch bei einem Windows Phone können die Daten nur in einer APP angezeigt und die darin enthaltenen Dokumente auch bearbeitet werden, dafür ist aber ein Zugriff zum Internet und auf den SharePoint Server on premise bzw. auf SharePoint Online notwendig. Diese Einschränkungen lassen sich beliebig aufzählen, bei manchen ist nur ein Online Zugriff möglich.

Generell muss man sich fragen, für welchen Benutzertyp es wirklich notwendig ist, dass dieser seine Daten lokal synchronisieren muss. Als Beispiel hier: Vertriebsmitarbeiter im Außendienst oder Studenten, die von überall, auch ohne Internet (offline) mit Dokumenten arbeiten müssen.

    SharePoint und lokale Synchronisation

 

Betrachten wir als erstes den Benutzer A: Die Zugriffsrechte Im SharePoint erlauben den Benutzer A den Zugriff auf die Teamsites I und III und auf sein persönliches OneDrive for Business. Auf die Teamsite II hat dieser keinen Zugriff.  Auf die Teamsite III hat der Benutzer A zwar Zugriff, aber da diese Bibliothek mit Azure RMS verschlüsselt ist, kann keine lokale Synchronisation erfolgen.

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

 

Der Benutzer B hat Zugriff zu den Teamsites I,II und III und auf seinen persönliche Businessbereich OneDrive for Business.

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

 

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um SharePoint Online (Office 365)…

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

 

oder um SharePoint Server 2013 on premise handelt.

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

OneDrive for Business benötigt bei der Synchronisation keinen zusätzlichen Server, es muss nur gewährleistet sein, dass der Benutzer nicht nur im Unternehmen selbst, sondern auch von unterwegs auf den SharePoint Server 2013 (on premise) zugreifen kann. Beim letzten Beispiel, SharePoint 2013 on premise kann es sich natürlich nicht um eine Azure RMS verschlüsselte Dokumentenbibliothek handeln, weil Microsoft Azure ja eine Verbindung zur Cloud benötigt. Dass wollte ich hier nur am Rande erwähnen.

Zusammenfassung:

  • Zugriffsrechte auf Dokumentenbibliotheken muss gewährleistet sein
  • Die lokale Synchronisation muss erlaubt sein
  • Das Gerät muss eine lokale Synchronisation unterstützen
  • Nicht jeder Benutzer benötigt die lokale Synchronisation
  • Benutzer mit Roaming Profiles haben keine Möglichkeit, Daten lokal zu synchronisieren.
  • Bei SharePoint 2013 on Premise muss der Zugriff durch die Firewall ermöglicht werden.
    Links:

Office Upload Center | Cache Fehler – OneDrive – OneDrive for Business

12. Mai 2014 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

Letzte Woche erreichte mich eine Fehlermeldung eines Kunden:

Fehler-Meldung Office Upload Center

Das Problem des Kunden, war das eine Reparatur fehlschlug, bzw. nicht möglich war. Auf Nachfrage, welches Betriebssystem zu Grunde lag, und ob auch OneDrive (die Consumer-Variante) benutzt wird, ergab sich folgendes:

  • Betriebssystem Windows 8.1, alle Patche eingespielt
  • OneDrive for Business  im Einsatz (SharePoint Online, Office 365)
  • OneDrive im Einsatz.
  • Dazu muss erwähnt werden, dass Das Microsoft Office Upload Center für die Überprüfung mehrere Komponenten zuständig ist und nicht nur für OneDrive for Business sondern auch für OneDrive zuständig ist:

Microsoft Office Upload Center

Das Microsoft Office Upload Center arbeitet dabei mit der internen Access Datenbank zusammen, und das sowohl für OneDrive, als auch mit OneDrive for Business. Eine Reparatur kann nicht ausgeführt werden, wenn noch andere Dienste ausgeführt werden.

folgender Schritte müssen ausgeführt werden, damit eine Reparatur des Cache möglich wird:

Prozess für OneDrive for Business beenden

  • Suchen Sie nach dem dunkelblauen Icon im Infobereich der Taskleiste. (SysTray)
  • Das dunkelblaue Wolkensymbol steht für OneDrive for Business.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das dunkelblaue Symbol.
  • Im geöffneten Context-Menü beenden Sie den Prozess OneDrive for Business.

Prozess für OneDrive anhalten

  • Öffnen Sie den Windows Explorer und identifizieren Sie das OneDrive Symbol.
  • Die Consumer-Variante ist bei Windows 8.1 direkt in das Betriebssystem eingebunden.
  • OneDrive wird direkt unter den Favoriten angezeigt.
  • Klicken sie mit der rechten Maustaste und öffnen sie das Context-Menü.
  • Im Context-Menü wählen Sie “Synchronisierung anhalten”.
  • Warten Sie, bis das OneDrive Symbol ein gelbes Dreieck anzeigt.

Cache leeren im Microsoft Office Upload Center

  • Suchen Sie im Info-Bereich nach dem Microsoft Office Upload Center.
  • Das Symbol für Office Upload Center ist ein roter Kreis und einem Pfeil nach oben.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste und öffnen Sie das Upload Center.
  • Wechseln Sie auf Einstellungen.
  • Klicken Sie auf “Zwischengespeicherte Dateien löschen”.
  • Beenden Sie das Programm Microsoft Upload Center.

Restart und automatischer Start der Dienste

  • Starten Sie den PC neu.
  • Die von Ihnen gestoppten Dienste werden automatisch gestartet.
  • Die Synchronisation von OneDrive wird automatisch gestartet.
  • Die Synchronisation von OneDrive for Business wird automatisch gestartet.

OneDrive for Business | Ändert Microsoft Dokumente?

28. April 2014 3 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft OneDrive

Am 17.4.2014 hat Sean Byrne unter myce einen Artikel veröffentlicht, in der er beweist, dass Microsoft Dokumente beim Synchronisieren vom Client in die Cloud (SharePoint Online ) verändert. Den Nachweis hat er zuerst einmal mittels MD5Summer erbracht. Dann versucht er auf Unterschiede einzugehen. Dann stellt er fest, dass beim Consumer-Produkt OneDrive keine Änderungen vollzogen werden. Eine genauere, tiefere Analyse der Dokumente wird nur angerissen. Und er hinterlässt dann die offene Frage, warum macht dies Microsoft ?

Die Antwort ist eigentlich ganz einfach.

Beim Consumer-Produkt OneDrive werden die Daten direkt in einer Datenbank der Cloud gespeichert, bei OneDrive for Business liegt dann ja noch entweder der SharePoint Server 2013 (on premise) oder aber SharePoint Online dazwischen, bevor die Daten im SQL Server abgelegt werden.

Solche Nachrichten machen aber sehr schnell die Runde, ja “negative” Nachrichten verbreiten sich sehr schnell. Und keiner geht der Sache auf den Grund.

Denn das ganze existiert schon bei den Vorgängern-Produkten wie SkyDrive Pro und SharePoint WorkSpace 2010. Und es hat eigentlich mit den Client Produkten überhaupt nichts zu tun. Wie schon oben erwähnt, sind die Client-Produkte nur für den Transport, die Darstellung und einiges mehr verantwortlich. Erst wenn die Daten am Ziel ankommen, werden diese Daten von SharePoint aufgearbeitet.

 Dokument in OneDrive oder OneDrive for Business, FSSHTTP, Herauf und Herabstufen eines Dokumentes

Richtig, SharePoint Server 2013 oder SharePoint Online. Oder SharePoint Server 2010. Das ganze nennt sich nämlich Herauf und Herabstufen von Dokumenteneigenschaften und wird hier in Deutsch oder Englisch beschrieben. Und der Artikel wurde im May 2010 veröffentlicht!!

Wandelt man z.B. ein Office-Dokument, welches im Original und nach der Synchronisierung vorliegt, in ein zip-File um, dann können die Inhalte verglichen werden.

Dabei wird ersichtlich, dass das Dokument umstrukturiert, der ursprüngliche Inhalt jedoch nicht verändert wird!!

Bedeutet:

ja, es werden Dateien durch einen Prozess bearbeitet. Und dieser Prozess lässt sich bei SharePoint Online in der Cloud auch nicht abschalten. In der OnPremise Variante könnte der Administrator bzw. ein Entwickler das tun.


Zusammenfassung:

Wird der Inhalt eines Dokumentes verändert?

Nein, es werden nur begrenzte Metadaten aus dem Inhalt des Dokumentes hinzugefügt, die unter anderem dafür sorgen dass Web-Links im Dokument, wenn geändert, nachgeführt werden. Diese Funktionalität, welche schon seit früheren Versionen von SharePoint in SharePoint implementiert wurde, sorgt auch für den Abgleich des Dokumentes zur Dokumenten-Bibliothek einschließlich OneDrive for Business (MySite).

Gibt es Dokumenten-Typen, für welche dieses Eigenschaften nicht gelten?

Nein, die Eigenschaften sind in allen Dokumenten, welche in einer Dokument-Bibliothek abgelegt werden, also auch in der MySite (OneDrive for Business), enthalten.

Sind bei den Eigenschaften persönlich identifizierbare Informationen enthalten?

Nein, außer den Informationen persönlicher Art, welche bereits Bestandteil des Dokumentes selbst sind, werde keine weiteren Informationen hinzugefügt.

Können durch diese “neuen” Eigenschaften die Dokumente von Microsoft selbst “gescannt” werden?

Nein. Das Kopieren der Eigenschaften eines Dokumentes eines Benutzers in einer Dokumenten-Bibliothek wird durch einen Client-Side Editor durchgeführt. Das Ergebnis ist dann im Dokument selbst enthalten. Bei einem HTML oder ähnlichen Dokument sieht das dann aus, wie wenn Code hinzugefügt worden ist, aber dieser stammt selbst aus den Eigenschaften der Dokumentenbibliothek.

Ist das automatische Herauf- oder Herabstufen von Dokumenten neu?

Nein, Das Konzept war schon in vorherigen Versionen der Dokumentenbibliotheken in SharePoint enthalten.

Kann ich diese Funktion des Herauf- bzw. Herabstufen von Dokumenten ausschalten bzw. deaktivieren?

Ja und Nein. In Office 365 (SharePoint Online) kann dies nicht abgeschaltet bzw. deaktiviert werden. Beim SharePoint Server 2013 (OnPremise) sind Entwickler in der Lage, mit der SPWeb.ParserEnabled Eigenschaft eine Funktion zu implementieren, um die Funktion abzuschalten.

OneDrive vs OneDrive for Business | Unterschied – Grundlagen

25. Februar 2014 3 Kommentare

OneDrive OneDrive for Business, Microsoft

Ich habe mir mal die Suchbegriffe angesehen, die die Benutzer zu meinem Blog führten, bzw. die im Blog eingegeben wurden. Und festgestellt, dass viele noch mit den Grundbegriffen von OneDrive (vorher SkyDrive) und OneDrive for Business (vorher SkyDrive Pro) nicht klarkommen. Eigentlich kein Wunder, bei diesen leicht zu verwechselnden Namen, die natürlich nicht den wesentlichen Unterschied erklären.

 

OneDrive (SkyDrive)

OneDrive, Grundlagen, SkyDrive

Bei OneDrive handelt es sich um einen privaten Speicher, der direkt in der Cloud bei Microsoft liegt, also in einem der vielen Data-Center von Microsoft. Sobald sich ein Benutzer mit einem Microsoft Konto registriert hat, bekommt er 7GB Festplattenplatz in der Cloud reserviert. Die obige Abbildung zeigt einen Benutzer mit  verschiedenen Geräten. Für die unterschiedlichen Geräte gibt es OneDrive-Apps oder OneDrive Programme, abhängig vom Betriebssystem und dem Gerät selbst. Hier eine Übersicht. Und hier kommt der Clou:  Speichere ich mit einem Gerät ein Bild, ein Dokument, egal was, in den SkyDrive OneDrive-Ordner, wird diese Datei dann in die Cloud selbst und auch auf meine anderen Geräte synchronisiert. Ich kann diese Datei mit anderen Benutzern (externer Benutzer auf dem Bild) teilen, bei Office-Dokumenten diese sogar mit mehreren externen Benutzern bearbeiten (sogar gleichzeitig , wenn Ich Word-Online, Excel-Online, PowerPoint Online oder OneNote Online verwende), ich habe bei Office Dokumenten eine Datei-Historie , ….

Die Grundlage dafür bildet mein OneDrive, der Ort, an dem alle meine Daten liegen. Weitergehende Blog Posts zu OneDrive früher SkyDrive finden sie hier


OneDrive for Business ( SkyDrive Pro)

OneDRive for Business, Grundlagen, SharePoint Online, SkyDrive Pro

Bei OneDrive for Business (SkyDrive Pro) handelt es sich um eine Variante, bei der weitere Microsoft Produkte im Spiel sind. Die obige Abbildung zeigt uns der Mitte Office 365, welches auch in unterschiedlichen Ausprägungen von Microsoft “gemietet werden kann. Ich habe auch noch ein weiteres Produkt SharePoint mit in das Bild gebracht, weil dieses Produkt nicht in jedem Office 365 Paket enthalten ist.

Der wesentliche Unterschied in der Abbildung sind jedoch die zwei Benutzer A + B in der Abbildung. Ich habe mich hier auf zwei beschränkt, es können natürlich beliebig viele Benutzer sein.

und vereinfacht gesagt: Unter OneDrive for Business versteht man die Möglichkeit, im SharePoint abgelegte Daten auf seine eigenen Geräte zu synchronisieren. Auch hier kann ich mit mehreren Benutzern gemeinsam Dokumente bearbeiten, und dass nicht nur mit Office-Online, sondern auch mit lokal installierten Office-Programmen. Und OneDrive for Business unterstützt natürlich unterschiedliche Geräte.

Ein 7 Minuten Video zeigt die vielen Möglichkeiten und den Unterschied zu OneDrive. Wie eine Zusammenarbeit dann mit OneDrive for Business funktioniert, habe ich in einem 5 Minuten Video einmal dargestellt.

Weitergehende Blog Posts zu OneDrive for Business früher SkyDrive Pro finden sie hier

 

OneDrive for Business (SkyDrive Pro)

SharePoint server 2013, OneDrive for Business

und jetzt kommt die dritte Variante ins Spiel. Oben haben wir gesehen, das OneDrive for Business etwas für Firmen, Organisationen oder Vereine sind. Und manche Firmen möchten oder dürfen nicht in die Cloud. Das mag unterschliche Gründe haben, aber auch hier gibt es Produkt: Der SharePoint Server 2013. Der ist in der Firma installiert. OnPremise. Wir benutzen zwar das Internet, damit wir auf die Daten des Firmen-SharePoints zugreifen können. Also von überall. Aber ansonsten gilt alles, was ich im mittleren Abschnitt geschrieben habe. Es gibt sogar Firmen, die beide Szenarien implementiert haben. Aber das will ich hier nicht näher beschreiben.

Fragen?

Dann nutzen Sie die Möglichkeit, hier einen Kommentar abzugeben. Oder schreiben Sie mir eine Mail. Unter About finden Sie meine E-Mail Adresse.  Oder abbonieren Sie meine tägliche Zeitung. Alles, was weltweit zu OneDrive und OneDrive for Business geschrieben wird. Oder besuchen Sie mich auf einen der Events, die ich hier aufgelistet habe, ….

OneDrive for Business | Übertragung und Speichern

24. Februar 2014 4 Kommentare

OneDrive SkyDrive
OneDrive for Business, Microsoft SkyDrivePro

SkyDrive Pro

Die erste Hälfte dieses Blog Posts betrifft sowohl OneDrive (SkyDrive) als auch OneDrive for Business (SkyDrive Pro), in der zweiten Hälfte geht es dann um SharePoint Server 2013 bzw. SharePoint Online.

Part 1 : Übertragung

Immer wieder findet man Meinungen im Internet, das SkyDrive bzw. SkyDrive Pro beim Synchronisieren zu lange braucht. Und viele hoffen, dass sich das mit der Namensänderung ändert. Dem ist derzeit aber nicht so.

Warum ?

Die Synchronisierung hat sich nicht geändert. Schon zu Zeiten von SharePoint Workspace  2010 wurde das Protokoll (MS-FSSHTTP), auch Cobalt Protokoll genannt, verwendet, welches auch für SkyDrive / SkyDrive Pro und heute für OneDrive / OneDrive Pro verwendet wird.

Das habe ich an verschiedenen Stellen beschrieben:

Wenn wir das Protokoll genauer anschauen, dann wird beim Erst-Synchronisieren von Ihrem Gerät die Datei in mehrere kleine Häppchen unterteilt, die dann einzeln übertragen werden und am Ziel wieder zusammengesetzt zu werden. Das macht durchaus Sinn, weil wir ja nicht immer eine Verbindung haben, das Notebook einfach zuklappen, usw. Wenn wir uns die “Häppchen” genauer anschauen, dann wird hier anhand der Metadaten unterschieden, wie groß diese Häppchen sind. Bei einem Bild ist das egal, aber bei Dateien deren Herkunft Word, Excel, PowerPoint und OneNote sind, eben nicht. Doch dieser Vorteil lässt sich erst beim späteren Überarbeiten eines Dokumentes sehen. Denn dann kommt der Vorteil dieses Protokolls zum tragen.

Nehmen wir an, sie haben eine 30 MB große PowerPoint Präsentation erstellt.

Speichern in Ondrive, Speichern in OneDrive for Business Sie speichern direkt auf Ihrem OneDrive oder

OneDrive for Business
a) SharePoint Server 2013 on Premise
b) SharePoint Online (Office 365)

Später wollen Sie noch Änderungen an Ihrer Präsentation vornehmen. Sie öffnen die Datei mit PowerPoint von OneDrive bzw. OneDrive for Business auf ihrer Festplatte.

Sie ändern z.B. die Symbole einer Aufzählungsliste

Dann speichern Sie erneut. Und jetzt kommt der Vorteil des Protokolls zum Tragen. Es wird nämlich nur noch der Absatz der geänderten Aufzählungsliste übertragen. Und nicht mehr die ganzen 30 MB.

Zusammenarbeit (Colloboration)

Das Protokoll nimmt auch beim gleichzeitigen Bearbeiten eines Dokumentes diese Änderungen vor, egal welcher Kollege mit Ihnen das Dokument bearbeitet. Ein ausgeklügelter Mechanismus sorgt mittels der Metadaten des Dokumentes dafür, dass sie immer auf dem aktuellen Stand sind, und nicht jedes Mal das komplette Dokument übertragen wird.

Zusammenfassung

Erstsynchronisierung eines Bildes Geschwindigkeits-Nachteil
Erstsynchronisierung  eines Office Dokumentes Geschwindigkeits-Nachteil
Bearbeiten und anschließendes Speichern (Bild) Geschwindigkeits-Nachteil
Bearbeiten und anschließendes Speichern (Office)
(Word, Excel, PowerPoint, OneNote
Vorteil, nur Delta-Synchronisierung
gemeinsames, gleichzeitiges Bearbeiten eines Office-Dokumentes Vorteil, nur Delta-Synchronisierung

wohlgemerkt, es geht hier nur um das Protokoll und die damit verbunden Geschwindigkeitseinbußen. Alle Vorteile, wie Smartfiles bei Windows 8.1 oder den serverbasierenden Papierkorb, oder Offline /Online Einstellungen und die Synchronisierung auf alle Geräte wie Smartphones werden hier nicht berücksichtigt.

Das ganze nennt man auch Shredded Transfer, es findet durch das Protokoll eine sichere Übertragung mit Komprimierung statt. (Quelle)


Part 2: Shredded Storage

Ich gehe davon aus, das wir beim Speichern der Daten, egal ob wir OneDrive oder OneDrive for Business benutzen, die Daten in einem SQL Server abgelegt werden. Als OneDrive Benutzer habe ich jedoch keinen Zugriff auf das Speichersystem und ich habe bisher keine Informationen gefunden, die diese Annahme bestätigen würde. Es gibt jedoch zwei Gemeinsamkeit bei beiden Programmen, die die Annahme erhärten. Bei beiden Programmen haben wir nämlich ein Limit von 2GB  bei der Dateigröße, und das ist eine Limitierung, die der SQL Server mit sich bringt. Des weiteren gibt es für Office-Dokumente auch bei OneDrive eine History-Funktion.

Während es bei OneDrive nur wenige weitere Limitierungen gibt, sind beim Übertragen auf SharePoint Server 2013 oder SharePoint Online doch erhebliche Einschränkungen. Diese kommen jedoch vom SharePoint selbst und nicht vom Speichersystem.

Und beim Speichersystem von SharePoint müssen wir uns auch mit der Vergangenheit beschäftigen. (Quelle)

SharePoint 2010 BLOB Storage

Als Übertragungs-Technologie wurde Cobalt (siehe oben) verwendet. Und stark vereinfacht wurden die Daten in BLOBs gespeichert. Änderungen an einem Dokument wurden erneut gespeichert.

SharePoint Server 2010: Speichern in BLOB

Beispiele:

  • 1 Dokument von 10 MB Größe und 10 Versionen: Datenbank: 100 MB Speicherbedarf
  • 1 Dokument von 100 MB Größe und 10 Versionen: Datenbank: 1 GB Speicherbedarf

SharePoint 2013 BLOB Storage

Die Übertragungs-Technologie wurde auf Serverseite um Shredded Storage ergänzt. Auch hier stark vereinfacht wird ein Dokument zerstückelt in kleineren BLOBs gespeichert. Für die Verwaltung wird ein BLOB Index benutzt, außerdem werden bestimmte Teile im BLOB Cache vorgehalten, was wiederum die Zugriffsgeschwindigkeit erhöht.

SharePoint Server 2013: Speichern in BLOBs

Außer einer um Faktor 2 schnellere Verarbeitung wird enorm Platz gespart. (Quelle)

Anlegen einer Bibliothek (Versionierung eingeschaltet)

 

SharePoint 2010

SharePoint 2013

Dokumenten-Bibliothek Größe

21 632 KB

26 112 KB

Hinzufügen eines Word Dokumentes ( Bilder und Worte) mit der Größe 4MB

 

SharePoint 2010

SharePoint 2013

Dokumenten-Bibliothek Größe

30 225 KB

34 735 KB

Unterschied

8 623 KB

8.623 KB

Das bringt also noch keinen Unterschied.

Wird das Dokument aber 10x bearbeitet (nur eine zusätzliche Zeile hinzugefügt), dann wird der Vorteil der Shredded Technologie sichtbar

 

SharePoint 2010

SharePoint 2013

Dokumenten-Bibliothek Größe

50 735 KB

34 735 KB

Unterschied

20 480 KB

0 KB

Nicht nur der deutlich reduzierte Speicherverbrauch, auch der wesentlich schnellere Zugriff sind die Merkmale von SharePoint Server 2013.


jeden Tag: Neues zum Thema Collaboration: CollabNews

OneDrive for business : Ausrollen des Standalone Clients

19. Februar 2014 8 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Seit dem 19.02.14 heißt der Client nicht mehr SkyDrive Pro sondern OneDrive for business. Früher war es möglich den eigenständigen Client von SkyDrive Pro herunter zu laden,  um diesen via System Center Configuration Manager (SCCM) an die Clients auszurollen. Dies ist jedoch nicht mehr möglich. Einzelne Installationen lassen sich hier herunterladen und installieren.

Beschrieben habe ich das schon an mehreren Stellen

SkyDrive Pro | Standalone Version  englisch
SkyDrive Pro | Standalone Version deutsch
SkyDrive Pro | neuer Download Link

Mit SCCM funktioniert das ganze aber nicht. Für Unternehmen, die noch mit Office 2010 arbeiten, aber für die Synchronisation zu SharePoint 2013 oder SharePoint Online den Client flächendeckend ausrollen wollen, bleibt hier die Möglichkeit, ein Office 2013 Paket so zu modifizieren, dass nur der SkyDrive Pro (OneDrive for business) Client ausgerollt wird.

Beschrieben ist das hier in deutscher oder englischer Sprache.

European SharePoint Conference 2014 | 5.5.-8.5.2014 in Barcelona

11. Februar 2014 Hinterlasse einen Kommentar

European SharePoint Conference 2014, Barcelona

Zum zweiten Mal spreche ich auf der European SharePoint Conference, die im Jahr 2014 vom 5.5.-8.5.2014 in Barcelona stattfinden wird. Mein Thema ?

Natürlich über SkyDrive Pro OneDrive for business und den kleinen Bruder OneDrive. Ich werde von der Umstellung des Namens und den Änderungen des Offline-Clients sprechen, was sich geändert hat beim Umgang mit Dokumenten, wo noch Probleme mit Dokumenten bestehen und natürlich Tipps und Tricks.

Mein Vortrag für IT-Pro’s findet am  Mittwoch 7.05.2014 um 11:45 Uhr statt.

Wer nicht nach Barcelona kommen kann, der kann hier nachschauen, bei welchen Events ich sonst noch über OneDrive for business spreche.

 

Hans Brender: ich spreche in Barcelona über OneDrive for Business ….

OneDrive vs SkyDrive | Was hat sich geändert?

28. Januar 2014 Hinterlasse einen Kommentar

Microsoft, One Drive SkyDrive, Microsoft SkyDrive

Gestern vermeldet, und dann wurde es über alle Medien verbreitet. Hurra, wir haben einen neuen Cloud-Dienst. Oder ?

Viele lesen sich den Original Blog-Post nicht richtig durch.

Aber dann einen Kommentar abgeben. Von “Warum hat Microsoft das getan?” über “Hoffentlich gibt’s jetzt mehr Gratis-Speicher” oder “Kann ich jetzt endlich 500 GB Speicher kaufen?”

Nun, es muss noch einmal klar gestellt werden:

OneDrive und OneDrive for Business sind keine neuen Cloud-Dienste von Microsoft. Es wurde nur der Name geändert.  Normalerweise ändert man einen eingeführten Namen nicht. Das aber hätte Microsoft (zumindest in Europa) tun müssen. Warum ? Das könnt ihr bei meinem MVP Kollegen Raphael Köllner hier nachlesen. Es geht um das Microsoft Urteil aus Großbritannien, welches er beleuchtet hat. Und weil ein neuer Name nur für Europa keinen Sinn macht, man denke nur an die Integration in Windows 8.1 oder Integration in Office und SharePoint Server,  hat man einen Namen gesucht und gefunden, der weltweit gilt:

Aus SkyDrive wurde OneDrive  und aus SkyDrive Pro wurde OneDrive for Business

Nicht mehr. Und nicht weniger. Keine neue Software, keine neuen Features. Zumindest derzeit. Microsoft muss jetzt nämlich erste einmal den Namen in vielen Produkten ändern.

One Drive OneDrive, Microsoft
  • SkyDrive Desktop App
  • Windows 8
  • Windows 8.1
  • SkyDrive für Windows Phone
  • SkyDrive App für MAC OS
  • SkyDrive für  iPhone und iPad
  • SkyDrive für Android
  • Login Browser
  • SkyDrive Pro – Standalone Version
  • Integration in Office 2013
  • Integration in Office 365
  • Integration in SharePoint Server 2013
  • SkyDrive Pro App für Windows 8.1
  • SkyDrive Pro App für iPhone und iPad
  • Integration in Windows 7
  • Integration in Windows 8.x

Einiges wird bis zur SharePoint Konferenz 2014  in Las Vegas (3.-6.3.2014) umgesetzt werden. Dort will Microsoft auch weitere Details bekannt geben. Und dort will Microsoft auch das nächste Service Pack für Office bekannt geben.

Eine neuer Name wurde bekannt gegeben, die vollständige Umsetzung wird noch geraume Zeit in Anspruch nehmen. Und ich werde weiterhin über SkyDrive OneDrive und OneDrive for Business berichten.

Mr. SkyDrive is dead. Call me Mr. Onedrive

Aus SkyDrive Pro wird OneDrive for Business

27. Januar 2014 2 Kommentare

Aus SkyDrive Pro wir OneDrive foir Business. Durch das Rebranding des Konsumer-Produkts (aus SkyDrive wird OneDrive) wurde auch die “Pro” Version mit neuem Namen platziert.

Was bedeutet das derzeit? Nichts. Zuerst bleibt alles einmal beim alten. Wir reden und bloggen jedoch ab sofort mit den neuen Namen.

Und die Umsetzung?

Nun, Einzelheiten wird Microsoft auf der SharePoint Konferenz 2014 in Las Vegas verkünden.

Hoffnung?

Ich kann jedoch nur hoffen, dass Sie aus dem, sagen wir, nicht ganz glücklichen Link-Namen im SharePoint Server 2013 (SkyDrive)  und die Verwirrung der Benutzer, “ist das jetzt mein persönlicher Speicher?”, gelernt haben.

Und der Name OneDrive for Business als Link bestimmt zu lang ist und …

Warten wir ab, was daraus wird. Bis alle Apps und Programme ihren neuen Namen bekommen, wird es noch eine Weile dauern. Letztendlich mündete das in der Vergangenheit immer auf Groove.exe. Und manche Microsoft Abteilungen hatten es damals gar nicht mitbekommen

SkyDrive Pro ist (noch lange nicht) tot, trotzdem : Es lebe OneDrive for Business

SkyDrive Pro | wie funktioniert SkyDrive Pro (Video)

22. Januar 2014 Hinterlasse einen Kommentar

SkyDrive Pro

Weil ich immer wieder Fragen zu SkyDrive Pro bekomme, habe ich einen Beitrag, den ich für die SharePoint Sendung produziert habe, noch einmal neu aufgelegt.

In dem knapp 6 Minuten Video dreht es sich um SkyDrive Pro – Intranet im Offline-Modus: Dateien und Dokumente aus dem Intranet kann man auch ohne Internetzugang bearbeiten und später wieder mit dem Intranet synchronisieren.

Das Video vermittelt einen auch technischen Überblick über SkyDrive Pro und die Funktionen mit SharePoint 2013 und Office 365.

 

wie funktioniert SkyDrive Pro, nicht nur ein technischer Überblick

SkyDrive Pro | Collaboration Days im April 2014 in Zürich

20. Januar 2014 Hinterlasse einen Kommentar

die Collaboration Days im April in Zürich

Über 40 Vorträge zum Thema Zusammenarbeit erwartet die Teilnehmer auf den Collaboration Days in Zürich, die am 2. und 3. April 2014 stattfinden.

Und es freut mich, auch in diesem Jahr mit einem Vortrag “Neues von der OneDrive for Business Front” dabei zu sein. Microsoft arbeitet derzeit an vielen Änderungen und Verbesserungen an SharePoint. Einige davon betreffen auch SkyDrive Pro OneDrive for Business. Und die werde ich am 2.4.2014 um 16:35 Uhr vorstellen.

 

Warum sollten Sie dieses Event besuchen?

 

Vielleicht sieht man sich dort ?

SkyDrive Pro | Speicherplatz verschieben (ändern) – Synchronisation

9. Januar 2014 1 Kommentar

SkyDrive Pro

Speicherplatz verschieben ?

Neue Geräte, besonders Tablets haben auf der System-Partition nicht viel Platz. Wenn wir ein Surface RT oder Surface 2 besitzen, also mit dem Betriebssystem RT, dann zuerst einmal die schlechte Nachricht. Hier kann nur die Modern Web App benutzt werden, d.h. ich kann nur Online auf meine SharePoint Bibliotheken zugreifen. Und das wird auch noch ein ganzes Jahr so sein. Microsoft hat derzeit andere Programmier-Prioritäten mit der Synchronisation von SkyDrive Pro

Wenn wir also eine zusätzliche Memory-Karte oder ein USB Stick zur Verfügung haben, warum nicht dieses Laufwerk zum Speichern benutzen. Wer nicht bis zum Schluss weiterlesen möchte: Nein, auf Wechseldatenträge kann nicht gespeichert werden.

Grundsätzlich rät Microsoft davon ab, bei SkyDrive Pro den Speicherort zu verändern.

und:

man muss den Speicherplatz bei der Erstsynchronisierung festlegen, danach besteht keine Möglichkeit mehr der Speicherort zu ändern.

 

SkyDrive Pro : Erst-Synchronisierung

Der Pfeil zeigt, wo wir die Erst-Synchronisierung einer Bibliothek, hier mein persönliche Bibliothek klicken müssen. Das kann natürlich auch eine Team-Bibliothek sein, und es ist auch egal, ob es sich um eine SharePoint Online, also SharePoint unter Office 365 oder um einen SharePoint Server 2013 onPremise handelt.

SkyDrive Pro : Erst-Synchronisierung

Hinweis , und nochmals klicken, um den Prozess anzustoßen.

SkyDrive Pro : Dialog-Fenster mit Auswahl des Speicherplatzes

Nach kurzer Zeit öffnet sich jetzt ein Dialogfester, initiiert durch den Synchronisierungs-Prozess, dies ist ein Dialog von SkyDrive Pro ihres Windows 7, 8 oder 8.1 Gerätes. Zum Testen klicken wir auf ändern…

SkyDrive Pro : Wo sollen die Daten abgelegt werden und wählen ein Wechseldatenträger und klicken anschließend auf OK

SkyDrive Pro : Fehlermeldung

und das ist die Fehlermeldung, die uns nicht verrät, warum es nicht geht, sondern nur dass es nicht geht.

Nochmal:

SkyDrive Pro Synchronisierungen können nicht einem Wechseldatenträger abgelegt werden.

Work Folders | Überblick

29. Dezember 2013 4 Kommentare

Work Folders

wir können nicht in die Cloud. Unsere Richtlinien untersagen uns…

[Update 1.7.2014] aus SkyDrive Pro wird OneDrive for Business

Mögliche Argumente für den Einsatz von OneDrive for Business (SkyDrive Pro) und SharePoint Server 2013 (OnPremise) oder Office 365 gibt es viele. Aber das derzeitige Sicherheits-Konzept von OneDrive for Business (SkyDrive Pro) und sensible Daten greift weder in der Cloud (Office 365) noch onPremise. Darf ich auf meinen SharePoint Server zugreifen, dann kann ich das von jedem Client aus. Auch von Geräten, die nicht in der Domäne der Firma sind  (BYOD). Microsoft ist zwar dabei, dafür Lösungen zu entwickeln, aber die einfachste Lösung, Dokumente mit IRM- oder DRM-Schutz zu versehen, besteht auf der SharePoint Seite, diese Dokumente (bzw. komplette IRM geschützte Bibliotheken) werden leider (derzeit?) nicht via OneDrive for Business (SkyDrive Pro) zum Client synchronisiert.

Ein anderes Problem ist, dass immer mehr Benutzer mehr als ein Gerät ihr eigen nennen. Und bestimmte Daten werden bei Windows 8.0 und 8.1 ja schon synchronisiert. Leider noch nicht alles. Und genau hier setzt das Konzept der Work Folders (Arbeitsordner) an.
Eine Übersicht oder Unterscheidung habe ich ja schon hier beschrieben.

Nein, Work Folders sind nicht geeignet für Team-Arbeit. Und Nein, viele Firmen haben das Collaboration-Konzept von SharePoint und OneDrive for Business (SkyDrive Pro) nicht verstanden. Wie schon viele Jahre zuvor werden Daten auf dem File-Server abgelegt. Trotzdem mag es sinnvoll erscheinen, sich mit dem Konzept der Arbeitsordner (Work Folders) auseinander zu setzen. Vor allem im Hinblick auf BYOD (Bring Your Own Device) und IRM (Information Rights Management.

Work Folders

  • Benutzer erhalten Zugriff zu ihren individuellen Daten
  • … die zentral auf einem klassischen File-Server abgelegt werden
  • … von all Ihren unterschiedlichen Geräten
  • … von überall
  • … nach Richtlinien, die in der Firma vorhanden sind
  • … integrierte Schutzmechanismen (Data Loss Prevention)
    Case

Ich möchte hier ein Case vorstellen, welches sich mit verschiedenen Geräten und den verschiedenen Synchronisierungsmöglichkeiten auseinandersetzt:

Im Einsatz sind folgende Clients

Windows 7 aus hier nicht genannten Gründen muss weiterhin mit Windows 7 Clients gearbeitet werden
Windows 8.1 Hier sind mehrere Geräte im Einsatz
a) Domain-joined Geräte
b) NON Domain –Joined Geräte (z.B. Surface RT und Surface 2)

Bisher wurden folgende Synchronisierungstechniken eingesetzt:

Offline Folders automatische Synchronisierung von Dateien über einen
Windows Server 2008

Nachteile:
a) keine Synchronisierung über das Internet
(nur VPN, Direct Access oder andere Remote Access Technologien)
b) keine Synchronisierung für Windows RT (Surface RT, Surface 2)
c) keine Synchronisierung von BYOD Geräte

OneDrive for Business
(SkyDrive Pro)
Synchronisierung zu SharePoint Server 2013
(intern und Extern (Office 365))

Nachteile:
a) keine Synchronisierung von IRM Dokumenten
b) Windows RT: z.B. Surface RT und Surface 2: keine Offline Dateien
c) max. Dateigröße 2 GB

OneDrive
(SkyDrive)
funktioniert auf allen Geräten

Nachteile:
a) ausschließlich  persönliche Daten
b) nicht von der IT zu kontrollieren:
c) max. Dateigröße 2 GB

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, nimmt er alle Daten auf OneDrive (SkyDrive) mit.

Eigentlich würde OneDrive for Business (SkyDrive Pro) fast alle Voraussetzungen erfüllen, wären da die derzeit gravierenden  Sicherheitsmängel. Mit IRM Schutz versehene Dokumente werden leider (derzeit) nicht synchronisiert (also auch keine SharePoint IRM Bibliotheken. Und auf bestimmten Geräten wie Surface RT oder Surface 2 besteht nur Zugriff, wenn ich eine Internetverbindung habe. Sind Anmeldenamen und Passwort bekannt, lassen sich Daten auch auf BYOD Geräten aus dem SharePoint synchronisieren und die IT des Unternehmens hat darüber keine Kontrolle!

Wer also mehrere Geräte im Einsatz hat und in Gebieten unterwegs ist, wo kein oder nur schlechtes Internet vorhanden ist, der möchte bestimmte Daten Offline immer zur Verfügung haben. Und diese Daten auf jedem Gerät. Im Hinblick auf BYOD, also dem Einsatz von Geräten, die nicht im Firmen-Netzwerk sind oder wo dies schlichtweg nicht möglich ist (Surface RT, Surface 2) stellt sich hier die Frage, ob die mit Windows Server 2012 R2 zur Verfügung gestellte Technik der Work Folders oder deutsch Arbeitsordner Abhilfe schaffen kann.

Work Folders

  • Synchronisierung über das Internet möglich
  • Synchronisierung auch mit Geräten, die sich nicht im Firmennetzwerk befinden (BYOD)
  • Synchronisierung auch auf Geräten wie Surface RT und Surface 2
  • Synchronisierung von IRM Dokumenten
  • Wird von der IT gesteuert
  • Verfügbar für Windows 8.1 und Windows RT 8.1, [ab April 2014 auch Windows 7]
  • keine Windows 8 Modern App verfügbar
  • max. Dateigröße 10 GB
  • Benutzerfreundliche, bekannte Integration in den Windows Explorer
  • Benutzerfreundliche Auflösung von möglichen Datei-Konflikten
  • auch für große Unternehmen geeignet (Enterprise ready)
  • Teilweises Löschen von Dateien auf allen Geräten via Intune durch die Administration

Der letzte Punkt ist für die IT des Unternehmens besonders interessant. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, so hat die IT die Möglichkeit,auf allen Geräten, auch BYOD Geräte, die sich nicht in der Domäne befinden, also alle Dateien die via Work Folders zur Verfügung wurden,  Remote zu löschen . Private Dateien bleiben erhalten.

Ein kleiner Nachteil ist, dass nur das Betriebssystem Windows 8.1 unterstützt wird. Für stationäre Geräte ist das kein Problem, weil die IT eine SMB Share einrichten kann. Für mobile Geräte, oder Mitarbeiter die damit unterwegs sind, bleibt nur das Update auf Windows 8.1 Für BYOD mit dem sich Unternehmen beschäftigen, sehe ich das Probleme nicht, weil diese Geräte meistens mit Windows 8 bzw. Windows 8.1 ausgestattet sind. Microsoft hat aber verkündet, dass die native Unterstützung von Windows 7 und sogar  iPad  geplant ist.
[Update] Windows 7 wird für zum Firmennetzwerk gehörende Geräte unterstützt, siehe
 

Es sei nochmal erwähnt. Ein gemeinsames und möglicherweise gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten ist nicht möglich. Es geht darum, bestimmte Dateien und Dokumente eines Benutzers auf verschiedene Rechner vollautomatisch zu synchronisieren

In den nachfolgenden Blog Posts möchte ich etwas tiefer in bestimmte Details gehen.

    1. Work Folders | Überblick
    2. Work Folders | Einrichtung Server und Konfiguration
    3. Work Folders | Quota und SMB
    4. Work Folders | Zertifikate ausrollen
    5. Work Folders | Client Konfiguration

SkyDrive – SkyDrive Pro | Synchronisierungsprobleme

16. Dezember 2013 2 Kommentare

SkyDrive, SkyDrive Pro

In diversen Foren taucht immer wieder die Frage auf, wie man Synchronisierungsprobleme angeht.Den einfachsten Weg möchte ich hier einmal beschreiben.

Zuerst aber, für welches Client-Betriebssystem das Ganze gilt:

SkyDrive Windows  Vista SP2
Windows 7
Windows 8
Windows 8.1 *)
Windows Server 2008 SP2
Windows Server 2008 R2
Windows Server 20012
SkyDrive Pro Windows 7
Windows 8
Windows 8.1
Windows Server 2008 RT2
Windows Server 2012

*) SkyDrive unter Windows 8.1 ist nativ in das Betriebssystem eingebunden. Hier muss eine andere Vorgehensweise angelegt werden.

Wir reden auch hier nicht über eine App, sondern dem klassischen Programm (SkyDrive bzw. SkyDrive Pro.

 

Vorgehensweise: Reihenfolge unbedingt einhalten!!

1) neuste Version installiert? Bitte unbedingt immer die neuste Version installieren. Das gilt für SkyDrive wie auch für SkyDrive Pro. Installieren Sie die neusten Updates, die Microsoft  jeden Monat zur Verfügung stellt.
2) Synchronisations-Probleme? Kopieren Sie die betroffenen Dateien in ein separates Verzeichnis (Desktop oder so)
3) Programm beenden Beenden Sie das jeweilige Programm.
SkyDrive / SkyDrive Pro
siehe hier
4) Löschen der betroffenen Dateien Löschen Sie lokal im Explorer die Dateien, die sie zuvor gesichert haben
5) Re-Start Starten Sie das jeweilige Programm wieder. (SkyDrive  bzw. SkyDrive Pro)

Jetzt startet SkyDrive bzw. SkyDrive Pro wieder mit der Synchronisation. Da sich die Dateien noch auf dem Server befinden,  werden diese erneut synchronisiert. Sollte es mit einer Datei immer noch zu Problemen kommen, dann löschen Sie diese Datei(en) über dem Browser (auf dem Server) und laden die Datei aus ihrem Sicherungsordner direkt in die Cloud (SkyDrive) oder auf Ihren SharePoint Server 2013 (on Premise) oder SharePoint Online (Office 365)

Mit diesen wenigen Schritten lassen sich ein großer Teil der Synchronisationsprobleme lösen.

SkyDrive Pro | PowerShell Script checks and moves folders and files

26. August 2013 19 Kommentare

SkyDrive Pro, PowerShell script, checks and moves folder and files

SkyDrive Pro and PowerShell?

Yes, no discrepancy. I used PowerShell because the script should be customizable. But in turn. Again and again, users have problems with files that do not synchronize with SharePoint (online) or SharePoint on premise.  And the users do not know, how they should solve the problem. sometimes users want to move complex folder structures into a SharePoint library(see remarks on the end of this blog post). And Andre Kieft, Microsoft partner technical consultant from the Netherlands has brought me with his little script on the right track.

If you are looking for a german description, here it is

Appended [09.09.13] Andre Kieft wrote an excellent Blog post on technet

Appended [03.10.13] Due to changes from Microsoft on SharePoint Online, it is now allowed, to sync Files with the extension *.exe und *.dll. I have made these changes also on the Powershell-Script.

Most problems with folders and files that are added in the SkyDrive Pro folder and then cause a synchronization error, are the restrictions on the SharePoint Server 2013:

However, we must distinguish

SharePoint Online (Office 365) blocked file extensions  (19)
f.e:  .ashx, .asmx… .xamlx
SharePoint Server 2013 and SharePoint Foundation blocked file extensions (104)
f.e.. .bas,  .bat,… .wsh
File- und Folder restrictions not allowed characters and extensions (9+20)
f.e.: “&”,”%”, or “#”, …
length of folder or filename folder< 256 , file < 128

Depending of the SharePoint Server a user must look between 48 and 133 restrictions on each folder and filename.

  • Simple copying a file into the SkyDrive Pro folder
  • Or copy entire folder with subfolders and files contained therein.
    SkyDrive Pro synchronizes only.  But the user see sync errors. Microsoft is working on this problem on SharePoint (online), may be you will see in the near future , that it will be allowed to use the “&” character in a filename. But not right now

    Solution

    The PowerShell Script SDPMove.ps1 

    The parameters:

    InputPath the source-folder
    f.e: C:\Test
    OutPutPath the destination folder 
    f.e: “C:\Users\hb\SkyDrive @ myCompany”
    -SPOnline optional parameter
    if it is not specified the script will check against SharePoint Server on premise.
    if specified, the script will check against SharePoint Online
    f.e: –SPOnline
    -Fix optional parameter
    if not specified, the script will only check and make no change
    (but you may see some errors)
    if specified, the script will check, change and

    a) folders will be copied to the destination folder
    b) files will be moved to the destination folder. 

    f.e: -Fix

    -Show optional  parameter

    if not specified, the script will give you minimal messages in the PowerShell console.
    if specified, the script will give you all messages

    f.e:  -Show

    -Language optional  parameter

    if not specified, the script will give messages in german language.
    This time 2 languages implemented: German and English
    Parameter: German, English

    SDPMove, start without parameters

    When it is called, the source directory is processed hierarchically. Here the flow chart

     

     

    image_thumb[2] After the script has been started, the parameters will be checked and then all not allowed extensions will be loaded.
    image_thumb[3] First run: The folder structure will be checked
    image_thumb[4] In the Check Folders & Files part ,all not allowed extensions and characters will be checked and replaced.
    image_thumb[7] the checked folder Structure is written into the destination folder.
    image_thumb[8] Second run: all files are checked.
    image_thumb[9] the individual files are written into the destination folder.

    Special features:

    folder

    Invalid characters are replaced.
    Invalid extensions are replaced with the addition of – HBx. The x stands for a numerical value.
    Folder remain left in the source directory.

    files

    Invalid characters are replaced.
    Invalid file extensions are not replaced, the file will remain in the source directory.

    folder and files Is determined by a change, that a folder or file with the same name exits, the script add –HBx  to the folder or filename. The x stands for a numerical value.
    the script cuts too long folder and filenames.

    You may notice and the Script name SDPMove says: the files will be moved to the destination directory. You may do a copy of the source directory in advance.

     

    Here a small selection, which changes SDPMove does:

    Original Change
    Order&Bill.docx OrderandBilldocx
    Offer&Version&1.docx OfferandVersionand1.docx
    request#1.xlsx request1.xlsx
    report~.docx report-.docx
    Test.dll.txt no change, remains left
    try.asmx no change, remains left

    Download

    Here you can download the zip file with the script

    Unpack you the zip file and place SDPMove. ps1 for example in the folder C:\PowershellScripts

    Start PowerShell and navigate to the path C:\PowershellScripts

     

    Call

    InputPath

    We assume you have a folder containing a complex structure with additional folders and files: "C:\Test"

    OutputPath

    You want to bring the "C:\Test" folder and all subfolders contained in it and all files on SkyDrive Pro: "C:\Users\Benutzer\SkyDrive @ myCompany"

    Then the command is:

    .\SDPMove.ps1 C:\Test “C:\Users\Benutzer\SkyDrive @ myCompany” –SPOnline –Fix –Show –Language English

    Problems when you run? (Execution policy)
    look here and run Set-ExecutionPolicy RemoteSigned   (as adnministrator)

    Script-Changes

    You may do script changes. If you run it against a Sharepoint Server On Premise you have to it. Check the file-extensions with you SharePoint administrator. If he has some more blocked file-extensions, than you have to adjust Init_SPOnPremiseIllegal. The same procedure, if he has allowed some file extensions.

    Remarks

    SDPMove is suitable also for moving complex folder structures. Whether it makes sense to bring a previously existing file folder structure 1:1 for SharePoint, this is question, SharePoint consultants should get here first of all their consulting skills in the game

     

    Feedback and comments welcome

    SkyDrive Pro | PowerShell Script prüft und verschiebt Ordner und Dateien

    26. August 2013 7 Kommentare

    SDPMove, SkyDrive Pro Move, PowerShell Script, SharePoint 2013, SharePoint Online

    SkyDrive Pro und PowerShell?

    Ja, keine Diskrepanz. Ich habe PowerShell gewählt, weil das Script anpassbar sein soll. Doch der Reihe nach. Immer wieder haben Benutzer Probleme mit Dateien, die sich nicht mit SharePoint (Online ) oder SharePoint Server 2013 onPremise synchronisieren lassen. Und die Benutzer wissen nicht, wie sie das Problem lösen sollen. Manchmal möchten Benutzer auch komplexe Ordnerstrukturen in SharePoint-Bibliotheken verschieben (siehe Anmerkung am Ende des Dokuments). Und Andre Kieft, Microsoft Partner Technical Consultant aus den Niederlanden hat mich mit seinem kleinen Script angeregt, das PowerShell-Script SDPMove zu schreiben.

    [Nachtrag 09.09.13] Andrew Kieft hat einen hervorragenden Blog Post auf Technet darüber geschrieben (Englisch)

    [Nachtrag 03.10.13] Microsoft hat Mitte September Änderungen bei SharePoint Online vollzogen. Hier geht es um die Dateiänderungen *.exe und *.dll, d.h. jetzt können auch Dateien mit diesen Endungen auf SharePoint hochgeladen werden. Im Powershell-Script wurde dies berücksichtigt

    Die meisten Problem mit Ordner und Dateien, die beim Kopieren oder Verschieben auf dem PC in den SkyDrive Pro Ordner auftreten, sind Synchronisation-Fehler, und diese  liegen an den  Beschränkungen des  SharePoint Server 2013:

    Dabei müssen wir jedoch unterscheiden

    SharePoint Online (Office 365) geblockte Datei.Endungen  (19)
    z.B:  .ashx, .asmx… .xamlx
    SharePoint Server 2013 und SharePoint Foundation geblockte Datei-Endungen (104)
    z.B. .bas,  .bat,… .wsh
    Datei- und Ordner Restriktionen nicht erlaubte Zeichen und Endungen (9+20)
    z.B: “&”,”%”, oder “#”, …
    Namenslänge Ordner < 256 , Datei < 128

    Das sind je nach SharePoint Version pro Ordner oder Datei zwischen 48 und 133 Restriktionen, die ich als Benutzer beachten muss:

    • Beim schlichten Kopieren einer Datei in den SkyDrive Pro Ordner.
    • Oder dem Kopieren von ganzen Ordner mit Unterordner und darin enthaltenen Dateien.
      SkyDrive Pro synchronisiert ja nur. Und wirft dann Fehler aus. Microsoft arbeitet daran, SharePoint (Online) zu überarbeiten, dass z.B. das “&” – Zeichen erlaubt werden soll. Aber noch ist es nicht soweit

     

    Abhilfe

    Das PowerShell Script SDPMove.ps1

    Die Parameter:

    InputPath enthält den Eingabe-Ordner
    z.B: C:\Test
    OutPutPath enthält den Ziel-Ordner
    z.B: “C:\Users\hb\SkyDrive @ MeineFirma”
    -SPOnline optionaler Parameter
    wird dieser nicht angegeben, wird immer auf SharePoint Server on Premise geprüft
    wenn angegeben, wird auf SharePoint Online geprüft
    z.B: –SPOnline
    -Fix optionaler Parameter
    wird dieser nicht angegeben, wird nur geprüft
    (und gegebenenfalls bei Fehlern werden Fehlermeldungen ausgegeben).

    mit Angabe wird geprüft, geändert und
    a) Ordner  werden in den Zielordner kopiert
    b) Dateien in den Ziel-Ordner verschoben. 

    z.B: -Fix

    -Show optionaler Parameter

    wird dieser nicht angegeben, werden nur minimale Meldungen in der PowerShell Konsole ausgegeben

    mit Angabe werden detaillierte Meldungen ausgegeben.

    z.B:  -Show

    -Language optionaler Parameter

    wird dieser nicht angegeben, werden “deutsche” Meldungen ausgegeben.
    derzeitige Sprachen: Deutsch und English
    Parameter: German, English

     

    SkyDrive Pro Move, PowerShell script

     

    Beim Aufruf wird das Quellverzeichnis hierarchisch verarbeitet.  Hier das Ablaufdiagramm:

    Ablauf-Diagramm von SDPMove

    Punkt 1 Nachdem das Script gestartet wurde, werden die Parameter überprüft und dann die nicht zulässigen Dateiendungen eingelesen.
    Punkt 2 Der erste Durchgang überprüft die Ordnerstruktur
    Punkt 3 im Check Folder & Files, werden unzulässige Dateiendungen, unzulässige Zeichen und überprüft und ersetzt
    Punkt 4 die Ordner-Struktur wird ins Zielverzeichnis geschrieben
    Punkt 5 Der zweiten Aufruf  überprüft jetzt die einzelnen Dateien
    Punkt 6 die einzelnen Dateien werden ins Zielverzeichnis geschrieben.

    Besonderheiten:

    Ordner Unzulässige Zeichen werden ersetzt.
    Unzulässige Endungen werden mit dem Zusatz –HBx ersetzt. Das x steht für einen numerischen Wert
    Ordner verbleiben im Quellverzeichnis.
    Dateien Unzulässigen Zeichen werden ersetzt.
    Unzulässigen Dateiendungen werden nicht ersetzt, die Datei verbleibt im Quellverzeichnis
    Order und Dateien Wird durch eine Änderung festgestellt, dass sich bereits ein Ordner mit gleichem Namen im Quellverzeichnis befindet, wird –HBx angehängt. Das x steht für einen numerischen Wert
    Überlange Ordner und Dateienamen werden gekürzt.

    Der Script-Name SDPMove sagt es ja schon, die Dateien werden verschoben. Also bitte vorher eine Kopie der zu verschiebenden Struktur anfertigen.

    Hier eine kleine Auswahl, welche Änderungen SDPMove vornimmt:

    Original Änderung
    Auftrag&Rechnung.docx AuftragundRechnung.docx
    Angebot&Version&1.docx AngebotundVersionund1.docx
    Anfrage#1.xlsx Anfrage1.xlsx
    Bericht~.docx Bericht-.docx
    Test.dll.txt keine, bleibt im Quell-Verzeichnis
    Versuch.asmx keine, bleibt im Quell-Verzeichnis

    Download

    Hier können Sie sich die zip-Datei mit dem Script herunterladen.

    Entpacken Sie die zip-Datei und platzieren Sie SDPMove.ps1 zum Beispiel in den Ordner C:\PowershellScripts

    Starten Sie PowerShell und navigieren Sie zum Pfad C:\PowershellScripts

    Aufruf

    InputPath

    Nehmen wir an, Sie haben einen Ordner, der eine komplexe Struktur mit weiteren Ordnern und Dateien enthält: “C:\Test

    OutputPath

    Sie wollen den Ordner “C:\Test” und alle darin enthaltenen Unterordner und alle Dateien auf SkyDrive Pro bringen:  “C:\Users\Benutzer\SkyDrive @ MeineFirma”

    Dann lautet der Befehl:

    .\SDPMove.ps1 C:\Test “C:\Users\Benutzer\SkyDrive @ Meine Firma” –SPOnline –Fix –Show

    Probleme beim Ausführen ? (Execution policy)
    Hier nachlesen und Set-ExecutionPolicy RemoteSigned  ausführen. (Administrator)

     

    Script-Änderungen

    Script-Änderungen können Sie natürlich durchführen. Bei einem SharePoint Server on Premise müssen Sie dies unter Umständen auch tun. Sollte z.B. in Ihrem Unternehmen der SharePoint-Administrator zusätzliche Datei-Endungen gesperrt haben, so sind diese in der Funktion Init_SPOnPremiseIllegal hinzuzufügen. Genau das gleiche gilt, wenn der SharePoint Administrator gesperrte Datei-Endungen erlaubt hat, dann sind diese zu entfernen,

     

    Anmerkung

    SDPMove eignet sich auch für das Verschieben von komplexen Ordner-Strukturen. Ob es sinnvoll ist, eine bisher vorhandene Datei-Ordnerstruktur 1:1 nach SharePoint zu bringen, das sei dahingestellt, hier sollten SharePoint-Consultants zuerst einmal  ihre Beratungs-Kompetenz ins Spiel bringen.

     

    Feedback und Kommentare erwünscht

    SkyDrive Pro | SkyDrive | SharePoint Podcast


    ShareConf 2013; SkyDrive; SkyDrive Pro; Session, SharePoint Podcast

    Der Unterschied von SkyDrive und SkyDrive Pro.

    Auf der ShareConf 2013, die zwischen dem 11. und 13. Juni in Düsseldorf stattfand, habe ich eine Session über SkyDrive und SkyDrive Pro gehalten. Michael Greth, SharePoint MVP und SharePoint Podcaster hat diese Session live ins Internet übertragen, aber mit anderer Technik das ganze auch in hoher Qualität aufgezeichnet.

    In seinem 271. Podcast kam man jetzt alles zu SkyDrive und SkyDrive Pro im Nachhinein anhören, auch die dazugehörenden PowerPoint Slides sind hier veröffentlicht. Und selbst Michael war überrascht, es gibt immer wieder was Neues,….

    Aber 1h Zeit sollten sie schon aufbringen . Viel Spaß.

    SkyDrive Pro | Der Unterschied zu SkyDrive

    25. Mai 2013 11 Kommentare

    SkyDrive, SkyDrive Pro, SkyDrivePro, Collaboration

    SkyDrive Pro – das professionelle SkyDrive ?

    Nachdem Microsoft am 21.5.2013 die Standalone Version von SkyDrive Pro (siehe Blogbeitrag) zum Download zur Verfügung gestellt hat, muss doch ein bisschen Aufklärung zu beiden Produkten getätigt werden. Nein, SkyDrive Pro ist nicht die Pro(fessionelle) Version von SkyDrive. Es handelt sich um zwei unterschiedliche Produkte, wie Microsoft immer betont.

    Wo also ist der Unterschied ?

    SkyDrive, Synchronisierung, Cloud, Devices Bei SkyDrive handelt es sich um “Pricvate Cloud Storage”, das Management dieses “Speichers” wird durch den Benutzer vorgenommen. Der Speicher liegt in der Cloud.

    Mit der Microsoft-Anmeldung (Live-ID, Microsoft Konto) bekommt der Benutzer Zugang zu diesem Speicher.

    Es gibt für unterschiedliche Betriebssysteme SkyDrive Apps, somit werden die Inhalte in SkyDrive zu allen Systemen immer synchron gehalten.

    Und dieser Speicher ist intelligent. Für Office Dokumente bekommt der Benutzer eine Historien-Funktionalität (max.25 Stufen). Wir können Dateien, teilen und mit Office Produkten Dokumente  sogar gemeinsam bearbeiten.

    Office 365, SharePoint Server 2013, SkyDrive Pro, Synchroniserung auf unterschiedliche Geräte Bei SkyDrive Pro handelt es sich ein Programm, welches mir Inhalte eines SharePoint Servers offline zur Verfügung stellt. Man spricht auch von “Mitarbeiter Cloud Storage”.

    Bei den Inhalten handelt es sich um arbeitsbezogene Dokumente, der Speicher-Bereich wird durch die IT des Unternehmens gemanagt.
    Da bei ist es unerheblich, ob sich der SharePoint Server 2013 in der Cloud (Office 365, SharePoint Online, SharePoint Server 2013 in Windows Azure) oder On Premise (in der Firma) befindet.

    SkyDrive Pro sorgt dafür, dass sich ausgewählte Dateien und Dokumente (Dokumenten-Bibliotheken in SharePoint) mit meinen Rechnern synchronisieren und damit auch Offline zur Bearbeitung zur Verfügung steht.

    Die IT des Unternehmens hat hier wesentlich mehr Möglichkeiten, Einstellungen für alle Benutzer gemeinsam vorzugeben.

    Obwohl beide Produkte fast den gleichen Namen haben, sind es bei Microsoft unterschiedliche Produktgruppen. Außer der Namensgleichheit benutzen beide Produkte die gleiche Technologie, die in Ihrem Ursprung von Groove her haben. Aus Groove wurde SharePoint Workspace und dann SkyDrive (in seiner heutigen Form) und SkyDrive Pro

    SkyDrive, SkyDrive Pro, Architektur, SharePoint server 2013, SharePoint Online, Office 365

    Das bedeutet, das beide Produkte die gleiche Technologie benutzen. Wer eine Office Dokument (Word, Excel, PowerPoint – ab der Version 2007) direkt in dem für die Synchronisation zur Verfügung stehenden Speicherbereich der Festplatte speichert, kann beobachten, wie das Dokument über das Programm Microsoft Office Upload Center in die Cloud transportiert wird. Das Office Upload Center arbeitet dazu mit einer Access Datenbank zusammen, die auf dem Rechner von beiden Programmen gelesen und geschrieben wird. Prozesse und Protokolle sorgen auch dafür, das auch bei geringfügigen Änderungen nicht wieder die gesamte Datei komplett synchronisiert werden muss, sondern nur mehr das Delta synchronisiert wird.

    Zusammenfassung:

    SkyDrive und SkyDrive Pro haben vieles gemeinsam. Protokolle und Prozesse zur Synchronisation sind bei beiden Versionen gleich. In den Office 2013 Produkten werden beide Produkte nativ unterstützt.

    Navigationsleiste in SharePoint Server 2013 Die Benutzer werden zudem in SharePoint Server 2013 etwas verwirrt, weil in der Navigationsleiste ein Klick auf “SkyDrive”der Benutzer zu seiner “MySite” geleitet wird. Der Platz für die 4 Buchstaben (Leerzeichen und “Pro”) also “SkyDrive Pro” wäre doch da gewesen …

    In meinem Blog habe ich mittlerweile viele Artikel zu beiden Produkten veröffentlicht. Um Ihnen die Suche zu vereinfachen, gibt es getrennte Übersichten und Links, und das sowohl zu SkyDrive als auch SkyDrive Pro.

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