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Office 365 | Outlook-Anlagen versenden via OneDrive (for Business)

9. Oktober 2014 Hinterlasse einen Kommentar

Office 365, Microsoft OneDrive for Business, Microsoft OneDrive-Logo-300x94

In meinen Trainings versuche ich schon seit geraumer Zeit den Teilnehmern zu vermitteln, Office Dokumente nicht mehr als Anlage zu versenden. Der bessere Weg wäre doch, diese Dokumente in OneDrive oder OneDrive for Business zu speichern, und nur noch den Link zu versenden. Dann könnten auch mehrere Personen zur gleichen Zeit auf diese Office-Dokumente zugreifen, Änderungen vornehmen…
Das lästige Hin- und Her-Mailen würde entfallen, und das wichtigste. Es gibt nur noch ein einziges Dokument. An zentraler Stelle. OneStorage, sorry OneDrive.

Microsoft hat dazu alle Weichen gestellt, oder wird diese in naher Zukunft stellen. So bekam jeder Benutzer der Consumer-Applikation OneDrive eine Speichererweiterung spendiert. Und die Größe einer Datei , die in OneDrive abgespeichert werden kann, liegt jetzt bei 10 GB

Der Speicher bei OneDrive for Business wurde ja schon seit geraumer Zeit auf 1 TB angehoben. Bei der Größe einer Datei, die in OneDrive for Business abgelegt werden kann, arbeitet Microsoft daran, die 2 GB Beschränkung ebenfalls auf 10 GB zu erhöhen. Dies soll gegen Ende des Jahres 2014 geschehen. Mich würde es aber nicht wundern, wenn dieser Termin in das Frühjahr 2015 verschoben würde, weil Microsoft  mit der professionellen Variante OneDrive for Business noch die eine oder andere Baustelle offen hat, und diese Baustellen zuerst einmal bearbeitet werden müssen. Eine Liste mit den Problemen sprengt jedoch den Rahmen und ist auch nicht Bestandteil dieses Artikels.

Seit längerer Zeit schon gab es die Ankündigung, dem Benutzer beim Versenden von Anlagen einen Schritt entgegen zu kommen. Und genau das hat Microsoft am 08.10.2014 angekündigt. Und alle Office 365 Kunden werden in Kürze davon profitieren können. Denn hier musste nur serverseitiger Code geändert werden und dann in die Office 365 Wolke geimpft werden. Und wie wir wissen, kann das ein paar Tage dauern, also keine Angst, wenn Sie noch nicht darauf zugreifen können. Bis November 2014 soll die Umstellung abgeschlossen sein.

Outlook Web App vor der Umstellung Outlook Web App nach der Umstellung
Outlook Web App vor der Umstellung Outlook Web App nach der Umstellung

Mail in der Office 365 Wolke

Das ganze funktioniert aber nur mit OWA (Outlook Web App) , OWA für iPhone/iPad und OWA für Android.

Mit dem normalen Outlook Client kann das ganze noch nicht durchgeführt werden, weil dafür natürlich ein Update für Outlook erforderlich ist. Microsoft arbeitet aber auch daran.

Folgende Schritte sind notwendig:

Anlage hinzufügen E-Mail schreiben, Empfänger auswählen
Das kann auch eine Distribution-Liste sein, mit der Einschränkung, dass diese Distribution-Liste maximal 100 Benutzer enthalten darf.
Klick auf Einfügen.
Klick auf Anlagen oder OneDrive-Dateien
Anlage: in OneDrive for Business, lokal oder im Netzwerk Nun kommt es darauf an, was ich auswähle. Habe ich bereits eine Datei in OneDrive (for Business) gespeichert?

Eigene Dateien:
Das ist Ihr OneDrive for Business

OneDrive for Buisness: für mich freigegebene Dateien Für mich freigegeben:
Das sind all die Dokumente, die andere Benutzer für mich freigegeben haben.
Anlage vom lokalen Gerät oder dem Netzwerk Computer:
Zugriff auf alles, was Sie auf ihrem lokalen Gerät oder dem kompletten Netzwerk erreichen können.

In OneDRiove for Buisness hochladen? Computer:
Haben Sie die Datei ausgewählt, die Sie als Anlage versenden wollen, gibt es zwei Möglichkeiten:
Diese Datei zu OneDrive (for Business)hochladen (Denken Sie an das noch bestehende Limit von 2 GB).
oder
wie Sie es bisher getan haben: Die Datei als Anlage senden
Link zum Dokument in meiner E-Mail Die Datei, sagen wir besser der Link auf die Datei, ist eingefügt und der Empfänger erhält standardmäßig Bearbeitungsrechte auf das Dokument.

Sie können die Rechte aber mit einem Klick auf … ändern. (z.B.nur Anzeigen)

Anlage versenden an externe Benutzer externe Benutzer:
Ich habe einem externen Benutzer ein Dokument (was bereits in OneDrive for Business lag) gesendet.

Meine Organisation erlaubt jedoch nicht, dass ich externe Benutzer den Zugriff auf dieses Dokument erlauben darf.

Das ist also ein höheres Recht!!

Erlaubt die Administration jedoch einen solchen Zugriff so erhält der externe Benutzer zwei E-Mails:

  • Eine Gast-Email Einladung
  • Die Mail mit dem Link zum Dokument

Zuerst muss auf die Einladungs-Mail geklickt werden und sich mit einem Microsoft-Konto angemeldet werden. Dieser Vorgang ist aber nur einmal für diese Organisation durchzuführen.

SharePoint-Administratoren  werden sich unter Umständen die Haare raufen, weil…

  • User A hat Zugriff auf eine Website XXX
  • User A teilt das Dokument mit User B, welcher kein Zugriff auf die Website XXX hat
  • User C hat keinen Zugriff auf die Website XXX
  • User B versendet an User C eine Mail  mit dem Link dieses Dokumentes
  • Damit hat User C ebenfalls Zugriff auf das Dokument, das original auf der Website XXX liegt


    Und wie sieht das ganze in Outlook.com aus?
image eigentlich genau so.
Nur muss die Datei bereits auf OneDrive (dem persönlichen, die Consumer App) vorhanden sein

Martin Geuss, alias Dr.Windows hat dazu auch etwas geschrieben.

Zusammenfassung

Microsoft spricht von OneDrive. Und in Office 365  Plänen, dort wo SharePoint Online vorhanden ist, sieht man nur OneDrive (meint aber OneDrive for Business). Die OneDrive App für Android in der neusten Version fasst schon mal beides zusammen. 

OneDrive sind die persönlichen Daten, Bilder,… und OneDrive for Business sind die Business Daten.

Noch Fragen?

Über Kommentare und Anregungen freue ich mich immer.

OneDrive for Business and Office 2010 | problems after Office Update

14. August 2014 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft SharePoint Workspace 2010

You click on a SharePoint document library (SharePoint Online and SharePoint Server 2013) on the "Synchronize"-Button and on you client device opens SharePoint Workspace 2010?

This could happen. But the following requirements must be met:

  • you have installed Office 2010 on your device.
  • you have also installed the standalone program OneDrive for Business.
  • and

  • there was an update for Office 2010 installed.

This update entered incorrect values on some keys in the registry.

Remedy:

You start  immediately after the update of Office 2010 a manual repair of OneDrive for Business.

Background:

The first program, which synchronized files between computers, called Groove. Here you can find countless information on the program (most in German language). After Microsoft bought Groove Networks (including his CEO (Ray Ozzie), who had later taken over from Bill Gates at Microsoft), the product was  called SharePoint Workspace 2010, and files could still be exchanged between computers, but for the first time there was a client program, which may synchronize data from the SharePoint Server (2010) making these files available offline. Next step was SkyDrive Pro (and lost a lot of functionality) and from SkyDrive Pro the last step was OneDrive for Business. And today you still can find Groove.exe on your system.

SharePoint Workspace 2010

<–>

SharePoint Server 2010
OneDrive for Business

<–>

SharePoint Server 2013  /
SharePoint Online

You could buy SharePoint Workspace 2010 separately, but it was also part of Office 2010 Professional Plus

As Microsoft continues to mend vulnerabilities for Office 2010 and this is distributed on a monthly basis, incorrect values ​were written ​in the registry when updating and this must be corrected. To repair OneDrive for Business, see Panel- Programs – Programs and Features … right mouse button, then "Change"

programs: OneDrive for business

OneDrive for Buisness Repair

Select quick repair and then Click Repair.

Then you may click as usual, on each new SharePoint document library in the web browser for synchronization.

One Microsoft?

Unfortunately, not yet. Otherwise the Microsoft managers of OneDrive for Business would say to those responsible for Office that under the above circumstances, these registry keys do not need to be set. On reason  could be, because the Office people work in Redmond, but pursue OneDrive for Business developers work on the original location of Groove Networks in Cambridge MA near Boston.

OneDrive for Business und Office 2010 | Probleme nach Office Update

13. August 2014 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft SharePoint Workspace 2010

Sie klicken in einer SharePoint Dokumentenbibliothek (SharePoint Online oder SharePoint Server 2013) auf “Synchronisieren” und auf Ihrem Client öffnet sich SharePoint Workspace 2010 ?

Das kann passieren. Jedoch müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:

  • auf Ihrem Client ist Office 2010 installiert
  • auf Ihrem Client ist das Standalone Programm OneDrive for Business installiert

und das wichtige:

  • Es wurde ein Update für Office 2010 installiert

Durch dieses Update werden in der Registry falsche Werte eingetragen.

 

Abhilfe:

Sie starten die nach dem Update von Office 2010 eine manuelle Reparatur von OneDrive for Business starten.

Hintergrund:

Das erste Programm, was Dateien zwischen Rechnern synchronisierte, war Groove. Hier finden sie unzählige Informationen zu dem Programm.  Nachdem Microsoft die Fima Groove Networks gekauft hatte (samt Ihrem CEO (Ray Ozzie), der später dann bei Microsoft die Nachfolge von Bill Gates übernommen hatte), wurde das Produkt zu SharePoint Workspace 2010. Dateien konnte immer noch zwischen Rechnern ausgetauscht werden, aber erstmals gab es ein Client-Programm, mit dem Daten aus dem SharePoint Server (2010) synchronisieren werden konnten und damit Offline zur Verfügung standen. Aus SharePoint Workspace 2010 wurde dann SkyDrive Pro (und verlor eine ganze Menge Funktionalität) und aus SkyDrive Pro wurde dann OneDrive for Business.  Und noch heute finden Sie auf Ihrem System eine Groove.exe

SharePoint Workspace 2010

<–>

SharePoint Server 2010
OneDrive for Business

<–>

SharePoint Server 2013  /
SharePoint Online

SharePoint Workspace 2010 konnte man separat kaufen, es war aber auch Bestandteil von Office 2010 Professional Plus

Da Microsoft weiterhin Schwachstellen für Office 2010 flickt und diese im monatlichen Rhythmus verteilt, werden also beim Update falsche Werte in die Registry geschrieben und diese müssen wieder korrigiert werden.  Die Reparatur für die OneDrive for Business finden Sie unter Systemsteuerung- Programme – Programme und Features … rechte Maustaste, dann “Ändern”

Programme: OneDrive for Business

OneDrive for Business: Reparatur

Wählen Sie Schellreparatur und anschließen Klicken Sie auf Reparieren.

Danach können Sie wie gewohnt, neue SharePoint Dokumenten-Bibliotheken im Web-Browser zur Synchronisation anklicken.

One Microsoft?

Leider noch nicht. Sonst würden die Microsoft Verantwortlichen von OneDrive for Business den Verantwortlichen für Office mitteilen, dass unter obigen Umständen diese Registry-Keys nicht gesetzt werden müssen. Ursache könnte sein, weil die Office-Truppe in Redmond arbeitet, die OneDrive for Business  Entwickler aber noch am ursprünglichen Ort von Groove Networks in Cambridge MA in der Nähe von Boston ihrer täglichen Arbeit nachgehen.

OneDrive for Business | Zugriff und Synchronisation auf Daten

21. Juli 2014 3 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft Office 365, Microsoft

Oftmals werden die Begriffe von OneDrive und OneDrive for Business durcheinander geworfen. Und eine Leser meines Blogs hat dazu in den Kommentaren ein paar Fragen gestellt, die ich hier zum Anlass nehme, um einen weiteren Blog Post zu schreiben.

Doch hierzu muss ich nochmals auf die Unterschiede eingehen.

OneDrive

Bei OneDrive handelt es sich um ein Consumer-Produkt, welches mit einem Microsoft Konto gekoppelt ist und bei Windows 8.1 im Windows-Explorer mit in das Betriebssystem eingebaut ist. Die Speicher-Optionen habe ich hier beschrieben.

Ich kann den mir in der Cloud zur Verfügung stehenden Speicher lokal synchronisieren.
Ich kann dies auf unterschiedlichen Geräten tun (bei gleichem Microsoft Konto).
Ich kann auswählen, welche Dateien lokal abgelegt werden sollen.
(Teilweise Synchronisation)

Ich kann Dateien /Ordner freigeben.  Diese kann der andere Benutzer aber nicht lokal synchronisieren.

Dem OneDrive Benutzer stehen für Office Dokumente Funktionen wie
Historie (25 Ebenen), Server basierender Papierkorb, gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten mit Office Online zur Verfügung.
Bei den Limitierungen muss man beachten, dass Dateien über 2 GB nicht in der Cloud gespeichert werden können.

Zusammengefasst: OneDrive ist der persönliche Speicher.


OneDrive for Business

Historisch betrachtet, ist OneDrive for Business der Business Speicherplatz in einer SharePoint Umgebung. Früher nannte man diesen Bereich auch MySite. Er dient im Business-Bereich für die Ablage von eigenen Business Dokumenten. Und wenn wir von OneDrive for Business reden, meint Microsoft die Cloud. Also Office 365. und dort genau SharePoint Online. Jeder Benutzer bekommt dabei 1 TB Speicherplatz. Aber OneDrive for Business ist auch ein Synchronisier-Programm mit verschiedenen Geräten. Das Programm hieß früher SkyDrive Pro.

Ich kann diese Business-Dokumente lokal synchronisieren. Dafür gibt es ein zusätzliches Programm und integriert sich dann in den Windows Explorer.
Ich kann dies auf unterschiedlichen Geräten tun. (ich brauche dazu nur mein Anmeldename und Passwort).
Stand heute kann ich jedoch nicht auswählen, was ich synchronisieren will. Entweder alles, oder nichts. Das bringt so diverse Probleme mit sich. Nehmen wir an, ich habe wirklich 1 TB Daten in die Cloud geschoben. Und möchte diese jetzt lokal synchronisieren. Ich habe kein mobiles Gerät, welches über 1 TB Festplattenkapazität verfügt.
Ich kann einzelne Dateien freigeben. Oder Dateien in einen Bereich verschieben, auf die alle anderen Benutzer der Organisation zugreifen können.
Sollen mehrere (ausgewählte) Benutzer auf Dateien zugreifen und diese auch lokal synchronisieren, dann kann ich eine Teamsite erstellen. Ich definiere , wer auf die Teamsite zugreifen darf.
Ich habe natürlich wesentlich mehr Möglichkeiten, als beim Consumer-Produkt OneDrive, nämlich all das was mir ein SharePoint bietet. Historien-Funktion, Server-Papierkorb, gleichzeitiges Bearbeiten, Office Online …und vieles mehr.
Auch hier gibt es Limitierungen. Nicht nur die Dateilänge mit 2 GB, sondern auch die Anzahl der Dokumente, die in den Bibliotheken liegen, sind limitiert. Die Limitierungen kommen aus dem SharePoint und dem darunter liegenden SQL Server.

Zusammengefasst: OneDrive for Business ist eine Synchronisierungstechnologie, und ein Business Arbeitsplatz in SharePoint.


 

Teamsite, OneDrive for Business, Zugriff

und jetzt zu den Fragen:

Kann ich dann endlich den zentralen Datenbestand auf 2 getrennte User synchronisieren? Roaming Profiles haben wir nicht im Einsatz, da ich den eigenen Server 2011 zu Gunsten von Windows Hotmail mit eigener Domain geopfert habe und damit bisher super gefahren bin. Server hab ich auf Arbeit ja genug zu betreuen

Ja. Dazu müssen Sie aber eine Teamsite verwenden. In dieser Teamsite wird dann eine Dokumentenbibliothek gelegt. Und dort liegen dann die Dateien. Und hier wird die Speicher-Berechnung, die der Organisation zur Verfügung steht, differenziert vorgenommen.

Pro Organisation stehen 10 GB plus 500 MB zur Verfügung.
Bei der Frage also: 10 GB + 2x 500 MB = 11 GB

Aber es kann Speicher dazu gekauft werden. Hier muss mit 0,16 € pro GB pro Monat

Der Zugriff auf diese Dokumente kann dann von beiden Benutzern erfolgen, die Daten können dann auch lokal synchronisiert werden (gelbe Linien in der Abbildung).

 

Gibt es einen Client, der auf Win8.1 x64 parallel zum ins System integrierten OneDrive-Client installiert werden kann?

Ja, wer Office 365 lizenziert, bekommt mit den üblichen Office-Programmen das Programm OneDrive for Business mit installiert. Es kann auch separat heruntergeladen werden.

Kann dieser Client unter meinem privaten Nutzerkonto laufen und mit den separaten Zugangsdaten für OneDrive for Business arbeiten?

Auch hier ein Ja. OneDrive benötigt ein Microsoft Konto, OneDrive for Business benötigt Benutzername /Password ihres Office 365 Kontos.

 

Bei 2 Usern aufs Jahr gerechnet würde das 1TB derzeit ca. 60$ kosten – was im Vergleich zur Speicherplatzaufrüstung im privaten OneDrive ja ein Schnäppchen ist. Selbst für die neue Powerfolder-Lizenz (single User, eigener Server, Platz solange die Platten reichen) zahle ich knapp 60$/Jahr.

Falsch, die Rechnung geht hier nicht auf:

Ich gehe mal von einem Datenbestand von 100 GB in der Dokumentenbibliothek aus, das sind die Dateien, die gemeinsam in einer Teamsite verwendet werden, und dann von beiden Benutzer lokal synchronisiert werden können.

Office 365 Small Business
2 Benutzer
4,10 € je Benutzer/Monat 8,20 € je Monat
Speicher 100 GB-11 GB
= 89 GB
89 GB * ,016 € je Monat 14,24 € je Monat
Summe Jahr   269,28 €

Natürlich hat jeder Benutzer auch 1 TB Business Speicher (weiße Linien im der Abbildung), aber sie wollen ja gemeinsam zugreifen (und synchronisieren).

 


Zusammenfassung:

Man kann OneDrive for Business nicht mit OneDrive vergleichen.Beim einen sind es private Daten, beim anderen Business Daten. Natürlich kann man tricksen, aber dann geht das eine oder andere nicht. OneDrive for Business wird oft als die Profiversion von OneDrive bezeichnet. Das ist sie auch, oder sagen wir einmal, das wird sie auch werden. Die Weboberfläche bei OneDrive for Business ist Business orientiert. Das ist dem SharePoint geschuldet. Und natürlich habe ich bei SharePoint noch 1000 andere Möglichkeiten, die den Benutzern von OneDrive verwehrt sind.

[Update]… und hier die Fortsetzung

OneDrive for Business | what does the user may synchronize


OneDrive for Business, Microsoft

I received his week several E-Mails about questions to OneDrive for Business. They thanked about the blog posts, but have several more questions

  • What does a user may synchronize with OneDrive for Business?
  • May we use OneDrive for Business only with SharePoint Online (Office 365)?
  • Are there any Microsoft Server involved for the sync process?

Therefore I decide to make some examples with pictures:
You will see here :

  • 2 users,…
    • User A with 4 devices
    • User B with 4 devices
  • 3 SharePoint Team Sites,…
    • Team site I with a document library, Access granted for User A,B und C
    • Team site II with a document library, Access granted for User B und C
    • Team site III with a Azure RMS restricted document library, Access granted for User, A, B, C
  • 3 OneDrive for Business, the personal Business Store for each user
    • for User A
    • for User B
    • for User C
      You will see there 4 different devices. It is not possible to do a local Sync on all of the different devices. You have to look of the limitations on the different devices. This time, it is not possible to sync locally on a MAC device. But Microsoft has announced, that there will be a an app for MAC till end of the year. Also you may not be able to store documents on your Windows Phone. There is an app in the store, but to work with documents, you must be Online, means you must have access to your SharePoint Server 2013 on prem or SharePoint Online. There are many more restrictions and limitations with other devices, often you may work only, if you are online

    But, is it really necessary for each type of user, to have your data out of SharePoint local on each device?
    There are tow examples: Sales Field Service, who have no internet or students, which will work offline, because they have no internet at all.

    SharePoint and local Synchronisation

 

The first look is User A. He has access on Team site I and III and his personal OneDrive for Business. He has no access on Team site II. the documents on Team site III are restricted through Microsoft Azure RMS and these documents will not be synchronized with OneDrive for Business.

Access to a team site and sync with OneDrive for Business

 

User B has access rights to team sites I,II and III and his personal OneDrive for Business.

Access to a team site and sync with OneDrive for Business

 

it is equal, use SharePoint Online (Office 365)…
Access to a team site and sync with OneDrive for Business

 

or use SharePoint Server 2013 (on premise)
Access to a team site and sync with OneDrive for Business

You do not need any additional server, to use OneDrive for Business, but you must have Access to your SharePoint Server, not only inside the company, but also from outside. OK, you are right, Azure RMS secured document libraries on a SharePoint Server 2013 on prem need a connection to the cloud.

Conclusion:

OneDrive for Business | was kann der Benutzer lokal synchronisieren ?

6. Juni 2014 4 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Diese Woche hatte ich gleich mehrere E-Mails im Postfach, die sich zwar für die Blog-Posts bedankt haben, aber denen noch immer der Überblick fehlt.

  • Was kann der Benutzer wo und wie synchronisieren?
  • Ist das nur mit  mit SharePoint Online (Office 365) möglich?
  • Werden die Daten über einen Server von Microsoft geleitet?

Deshalb habe ich hier ein paar Abbildungen mit allen Erklärungen:
Die Abbildung zeigen

  • 2 Benutzer,…
    • Benutzer A mit 4 Geräten
    • Benutzer B mit 4 Geräten
  • 3 SharePoint Team Sites,…
    • Teamsite I mit einer Dokumentenbibliothek, Zugriff für Benutzer A,B und C
    • Teamsite II mit einer Dokumentenbibliothek, Zugriff für Benutzer B und C
    • Teamsite III mit einer durch Azure RMS geschützten Dokumentenbibliothek
      Zugriff für Benutzer A, B, C
  • 3 OneDrive for Business, den persönlichen Business Speicher
    • Für Benutzer A
    • Für Benutzer B
    • Für Benutzer C

    Grundsätzlich sind hier 4 verschiedene Geräte angezeigt. Für nicht alle Geräte kann eine lokale Synchronisation durchgeführt werden. Hier müssen also die einzelnen Geräte und ihre Limitierungen betrachtet werden. So gibt es derzeit noch keinen OneDrive for Business Client für MAC. Der soll aber noch dieses Jahr von Microsoft veröffentlicht werden. Auch bei einem Windows Phone können die Daten nur in einer APP angezeigt und die darin enthaltenen Dokumente auch bearbeitet werden, dafür ist aber ein Zugriff zum Internet und auf den SharePoint Server on premise bzw. auf SharePoint Online notwendig. Diese Einschränkungen lassen sich beliebig aufzählen, bei manchen ist nur ein Online Zugriff möglich.

Generell muss man sich fragen, für welchen Benutzertyp es wirklich notwendig ist, dass dieser seine Daten lokal synchronisieren muss. Als Beispiel hier: Vertriebsmitarbeiter im Außendienst oder Studenten, die von überall, auch ohne Internet (offline) mit Dokumenten arbeiten müssen.

    SharePoint und lokale Synchronisation

 

Betrachten wir als erstes den Benutzer A: Die Zugriffsrechte Im SharePoint erlauben den Benutzer A den Zugriff auf die Teamsites I und III und auf sein persönliches OneDrive for Business. Auf die Teamsite II hat dieser keinen Zugriff.  Auf die Teamsite III hat der Benutzer A zwar Zugriff, aber da diese Bibliothek mit Azure RMS verschlüsselt ist, kann keine lokale Synchronisation erfolgen.

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

 

Der Benutzer B hat Zugriff zu den Teamsites I,II und III und auf seinen persönliche Businessbereich OneDrive for Business.

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

 

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um SharePoint Online (Office 365)…

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

 

oder um SharePoint Server 2013 on premise handelt.

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

OneDrive for Business benötigt bei der Synchronisation keinen zusätzlichen Server, es muss nur gewährleistet sein, dass der Benutzer nicht nur im Unternehmen selbst, sondern auch von unterwegs auf den SharePoint Server 2013 (on premise) zugreifen kann. Beim letzten Beispiel, SharePoint 2013 on premise kann es sich natürlich nicht um eine Azure RMS verschlüsselte Dokumentenbibliothek handeln, weil Microsoft Azure ja eine Verbindung zur Cloud benötigt. Dass wollte ich hier nur am Rande erwähnen.

Zusammenfassung:

  • Zugriffsrechte auf Dokumentenbibliotheken muss gewährleistet sein
  • Die lokale Synchronisation muss erlaubt sein
  • Das Gerät muss eine lokale Synchronisation unterstützen
  • Nicht jeder Benutzer benötigt die lokale Synchronisation
  • Benutzer mit Roaming Profiles haben keine Möglichkeit, Daten lokal zu synchronisieren.
  • Bei SharePoint 2013 on Premise muss der Zugriff durch die Firewall ermöglicht werden.
    Links:

OneDrive for Business | Limitations

31. Mai 2014 4 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

OneDrive for Business has several limitations. For example, in the filename. Or with the prefix “_” in the filename.  Bill Baer, Senior Product Marketing Manager by Microsoft, has published on TechNet an article about several problems with filenames. Most of them has her origin on SharePoint Server. But not at all:

Problem description
Location on SD card if you have a SD card on your device, you cannot use this card to take this as a location for OneDrive for Business data.
Roaming Profiles For OneDrive for Business it is not possible to use it with roaming profiles.
network drives You cannot use OneDrive for business on a network drive. Therefore, and this is a great custom wish, you cannot give OneDrive for business with a fixed drive letter.
You will find several instructions on the internet, how to do that. Sometimes they will work, Sometimes not. Or not anymore.
That’s a a question about many parameters, like OS and so on.

With these restrictions it is not possible, f.e to use it on a campus with several fixed machines, to use OneDrive for Business with local synced data. If you have such an environment, you should disable OneDrive for Business with OAT before deployment, or If you have still deployed, restrict the usage with GPO (group policies).

But this will always work: Use the web-Browser to connect to your SharePoint Server 2013 (on prem) or SharePoint Online (Office 365). Then you may able to work with Office Online on your documents. And you may do Co-Authoring. And that not only with you personal data in OneDrive for business, fka Mysite. Also on all documents in team sites, where you may have access. If you may not able to work with Office Online on a specified document, you may download this document to your device. But not a complete local synchronization of all documents at all.

Admins should enable access to these documents from “outside”, then users may access these data on her own devices, and here they may synchronize all data on these devices for offline usage. And that not only with windows devices…

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