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Posts Tagged ‘SharePoint 2013’

OneDrive for Business | what does the user may synchronize


OneDrive for Business, Microsoft

I received his week several E-Mails about questions to OneDrive for Business. They thanked about the blog posts, but have several more questions

  • What does a user may synchronize with OneDrive for Business?
  • May we use OneDrive for Business only with SharePoint Online (Office 365)?
  • Are there any Microsoft Server involved for the sync process?

Therefore I decide to make some examples with pictures:
You will see here :

  • 2 users,…
    • User A with 4 devices
    • User B with 4 devices
  • 3 SharePoint Team Sites,…
    • Team site I with a document library, Access granted for User A,B und C
    • Team site II with a document library, Access granted for User B und C
    • Team site III with a Azure RMS restricted document library, Access granted for User, A, B, C
  • 3 OneDrive for Business, the personal Business Store for each user
    • for User A
    • for User B
    • for User C
      You will see there 4 different devices. It is not possible to do a local Sync on all of the different devices. You have to look of the limitations on the different devices. This time, it is not possible to sync locally on a MAC device. But Microsoft has announced, that there will be a an app for MAC till end of the year. Also you may not be able to store documents on your Windows Phone. There is an app in the store, but to work with documents, you must be Online, means you must have access to your SharePoint Server 2013 on prem or SharePoint Online. There are many more restrictions and limitations with other devices, often you may work only, if you are online

    But, is it really necessary for each type of user, to have your data out of SharePoint local on each device?
    There are tow examples: Sales Field Service, who have no internet or students, which will work offline, because they have no internet at all.

    SharePoint and local Synchronisation

 

The first look is User A. He has access on Team site I and III and his personal OneDrive for Business. He has no access on Team site II. the documents on Team site III are restricted through Microsoft Azure RMS and these documents will not be synchronized with OneDrive for Business.

Access to a team site and sync with OneDrive for Business

 

User B has access rights to team sites I,II and III and his personal OneDrive for Business.

Access to a team site and sync with OneDrive for Business

 

it is equal, use SharePoint Online (Office 365)…
Access to a team site and sync with OneDrive for Business

 

or use SharePoint Server 2013 (on premise)
Access to a team site and sync with OneDrive for Business

You do not need any additional server, to use OneDrive for Business, but you must have Access to your SharePoint Server, not only inside the company, but also from outside. OK, you are right, Azure RMS secured document libraries on a SharePoint Server 2013 on prem need a connection to the cloud.

Conclusion:

OneDrive for Business | was kann der Benutzer lokal synchronisieren ?

6. Juni 2014 4 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Diese Woche hatte ich gleich mehrere E-Mails im Postfach, die sich zwar für die Blog-Posts bedankt haben, aber denen noch immer der Überblick fehlt.

  • Was kann der Benutzer wo und wie synchronisieren?
  • Ist das nur mit  mit SharePoint Online (Office 365) möglich?
  • Werden die Daten über einen Server von Microsoft geleitet?

Deshalb habe ich hier ein paar Abbildungen mit allen Erklärungen:
Die Abbildung zeigen

  • 2 Benutzer,…
    • Benutzer A mit 4 Geräten
    • Benutzer B mit 4 Geräten
  • 3 SharePoint Team Sites,…
    • Teamsite I mit einer Dokumentenbibliothek, Zugriff für Benutzer A,B und C
    • Teamsite II mit einer Dokumentenbibliothek, Zugriff für Benutzer B und C
    • Teamsite III mit einer durch Azure RMS geschützten Dokumentenbibliothek
      Zugriff für Benutzer A, B, C
  • 3 OneDrive for Business, den persönlichen Business Speicher
    • Für Benutzer A
    • Für Benutzer B
    • Für Benutzer C

    Grundsätzlich sind hier 4 verschiedene Geräte angezeigt. Für nicht alle Geräte kann eine lokale Synchronisation durchgeführt werden. Hier müssen also die einzelnen Geräte und ihre Limitierungen betrachtet werden. So gibt es derzeit noch keinen OneDrive for Business Client für MAC. Der soll aber noch dieses Jahr von Microsoft veröffentlicht werden. Auch bei einem Windows Phone können die Daten nur in einer APP angezeigt und die darin enthaltenen Dokumente auch bearbeitet werden, dafür ist aber ein Zugriff zum Internet und auf den SharePoint Server on premise bzw. auf SharePoint Online notwendig. Diese Einschränkungen lassen sich beliebig aufzählen, bei manchen ist nur ein Online Zugriff möglich.

Generell muss man sich fragen, für welchen Benutzertyp es wirklich notwendig ist, dass dieser seine Daten lokal synchronisieren muss. Als Beispiel hier: Vertriebsmitarbeiter im Außendienst oder Studenten, die von überall, auch ohne Internet (offline) mit Dokumenten arbeiten müssen.

    SharePoint und lokale Synchronisation

 

Betrachten wir als erstes den Benutzer A: Die Zugriffsrechte Im SharePoint erlauben den Benutzer A den Zugriff auf die Teamsites I und III und auf sein persönliches OneDrive for Business. Auf die Teamsite II hat dieser keinen Zugriff.  Auf die Teamsite III hat der Benutzer A zwar Zugriff, aber da diese Bibliothek mit Azure RMS verschlüsselt ist, kann keine lokale Synchronisation erfolgen.

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

 

Der Benutzer B hat Zugriff zu den Teamsites I,II und III und auf seinen persönliche Businessbereich OneDrive for Business.

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

 

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um SharePoint Online (Office 365)…

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

 

oder um SharePoint Server 2013 on premise handelt.

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

OneDrive for Business benötigt bei der Synchronisation keinen zusätzlichen Server, es muss nur gewährleistet sein, dass der Benutzer nicht nur im Unternehmen selbst, sondern auch von unterwegs auf den SharePoint Server 2013 (on premise) zugreifen kann. Beim letzten Beispiel, SharePoint 2013 on premise kann es sich natürlich nicht um eine Azure RMS verschlüsselte Dokumentenbibliothek handeln, weil Microsoft Azure ja eine Verbindung zur Cloud benötigt. Dass wollte ich hier nur am Rande erwähnen.

Zusammenfassung:

  • Zugriffsrechte auf Dokumentenbibliotheken muss gewährleistet sein
  • Die lokale Synchronisation muss erlaubt sein
  • Das Gerät muss eine lokale Synchronisation unterstützen
  • Nicht jeder Benutzer benötigt die lokale Synchronisation
  • Benutzer mit Roaming Profiles haben keine Möglichkeit, Daten lokal zu synchronisieren.
  • Bei SharePoint 2013 on Premise muss der Zugriff durch die Firewall ermöglicht werden.
    Links:

SkyDrive Pro | Collaboration Days im April 2014 in Zürich

20. Januar 2014 Hinterlasse einen Kommentar

die Collaboration Days im April in Zürich

Über 40 Vorträge zum Thema Zusammenarbeit erwartet die Teilnehmer auf den Collaboration Days in Zürich, die am 2. und 3. April 2014 stattfinden.

Und es freut mich, auch in diesem Jahr mit einem Vortrag “Neues von der OneDrive for Business Front” dabei zu sein. Microsoft arbeitet derzeit an vielen Änderungen und Verbesserungen an SharePoint. Einige davon betreffen auch SkyDrive Pro OneDrive for Business. Und die werde ich am 2.4.2014 um 16:35 Uhr vorstellen.

 

Warum sollten Sie dieses Event besuchen?

 

Vielleicht sieht man sich dort ?

SkyDrive Pro | Working Offline with your documents

13. Januar 2014 Hinterlasse einen Kommentar

Video , SkyDrivePro , SkyDrive, working offline, documents,

der erste Office 365 Saturday Europe 2013 Event fand am 30.11.2013 statt. 4 parallele Tracks rund um Office 365, und das alles Online.  Alle Vorträge  wurde aufgezeichnet und stehen hier zur Verfügung. Das war ein toller Online Event, lediglich über das Networking sollte man sich Gedanken machen, vielleicht das  nächste mal eine Diskussion live über Yammer

Mein Vortrag / Demo mit dem Thema Working Offline with your documents finden Sie hier .

SkyDrive Pro | der Unterschied zu SkyDrive (Video)


SkyDrive vs SkyDrive Pro

Mann kann es nicht oft genug erzählen. SkyDrive ist nicht das Gleiche wie SkyDrive Pro. Oder umgekehrt. Und weil bewegte Bilder nun einmal besser sind…

Andrew Kieft, Partner Technical Consultant aus den Niederlanden, hatte ein bisschen Zeit zwischen den Feiertagen und hat ein nettes Video erstellt: (sprachneutral !!)

 

Was ist der Unterschied zwischen SkyDrive und SkyDrive Pro

 

Danke für das Video, Andrew

SkyDrive Pro | immer noch Speicherprobleme?

7. Oktober 2013 Hinterlasse einen Kommentar

SkyDrive Pro, SharePoint Online

immer noch Speicherprobleme auf SkyDrive Pro?

Nun, vielleicht sind Sie nicht auf SharePoint Online, denn dort hat uns Microsoft Ende August 2013 25 GB Speicher spendiert . Gut, Sie sind also auf SharePoint on Premise. Wenn Ihnen der SharePoint-Administrator keinen zusätzlichen Speicherplatz einräumt, dann sollten Sie vielleicht einmal den Papierkorb auf dem SharePoint 2013 durchsuchen.

SkyDrive Pro: Speicher verwalten Klicken Sie auf das
SkyDrive Pro Icon in der Taskleiste und dort auf Speicher verwalten.
SkyDrive Pro: Speicher anzeigen oder Papierkorb öffnen zuerst einmal wollen wir nachschauen, wie viel Speicher mir auf SkyDrive Pro zur Verfügung steht.
freier SkyDrive Pro Speicherplatz ok, so sieht es auf meinem Office 365 SharePoint Online aus
Websiteeinstellugen SkyDrive Pro Alternativ geht es auch:
Im Browser klicken Sie WebSiteeinstellungen
Websitesammlungsverwaltung und dann auf Speichermetriken.

Websiteeinstellugen SkyDrive Pro oder im Englischen:
Sites settings
Websitesammlungsverwaltung und dann auf Storage Metrics

wie komme ich zum Papierkorb?

SkyDrive Pro: Speicher anzeigen oder Papierkorb öffnen Klicken Sie auf SkyDrive Pro Papierkorb öffnen.

Alternativ siehe oben

Anzeige SkyDrive Pro Papierkorb

Menüpunkte des SkyDrive Pro Papierkorbes

Markieren Sie einzelne Dateien und dann auf “Papierkorb leeren”.

Natürlich lassen sich auch versehentlich gelöschte Dateien aus dem Papierkorb wiederherstellen, und bei Office 365 werden die Dateien 90 Tage vorgehalten.

SkyDrive Pro | PowerShell Script prüft und verschiebt Ordner und Dateien

26. August 2013 9 Kommentare

SDPMove, SkyDrive Pro Move, PowerShell Script, SharePoint 2013, SharePoint Online

SkyDrive Pro und PowerShell?

Ja, keine Diskrepanz. Ich habe PowerShell gewählt, weil das Script anpassbar sein soll. Doch der Reihe nach. Immer wieder haben Benutzer Probleme mit Dateien, die sich nicht mit SharePoint (Online ) oder SharePoint Server 2013 onPremise synchronisieren lassen. Und die Benutzer wissen nicht, wie sie das Problem lösen sollen. Manchmal möchten Benutzer auch komplexe Ordnerstrukturen in SharePoint-Bibliotheken verschieben (siehe Anmerkung am Ende des Dokuments). Und Andre Kieft, Microsoft Partner Technical Consultant aus den Niederlanden hat mich mit seinem kleinen Script angeregt, das PowerShell-Script SDPMove zu schreiben.

[Nachtrag 09.09.13] Andrew Kieft hat einen hervorragenden Blog Post auf Technet darüber geschrieben (Englisch)

[Nachtrag 03.10.13] Microsoft hat Mitte September Änderungen bei SharePoint Online vollzogen. Hier geht es um die Dateiänderungen *.exe und *.dll, d.h. jetzt können auch Dateien mit diesen Endungen auf SharePoint hochgeladen werden. Im Powershell-Script wurde dies berücksichtigt

Die meisten Problem mit Ordner und Dateien, die beim Kopieren oder Verschieben auf dem PC in den SkyDrive Pro Ordner auftreten, sind Synchronisation-Fehler, und diese  liegen an den  Beschränkungen des  SharePoint Server 2013:

Dabei müssen wir jedoch unterscheiden

SharePoint Online (Office 365) geblockte Datei.Endungen  (19)
z.B:  .ashx, .asmx… .xamlx
SharePoint Server 2013 und SharePoint Foundation geblockte Datei-Endungen (104)
z.B. .bas,  .bat,… .wsh
Datei- und Ordner Restriktionen nicht erlaubte Zeichen und Endungen (9+20)
z.B: “&”,”%”, oder “#”, …
Namenslänge Ordner < 256 , Datei < 128

Das sind je nach SharePoint Version pro Ordner oder Datei zwischen 48 und 133 Restriktionen, die ich als Benutzer beachten muss:

  • Beim schlichten Kopieren einer Datei in den SkyDrive Pro Ordner.
  • Oder dem Kopieren von ganzen Ordner mit Unterordner und darin enthaltenen Dateien.
    SkyDrive Pro synchronisiert ja nur. Und wirft dann Fehler aus. Microsoft arbeitet daran, SharePoint (Online) zu überarbeiten, dass z.B. das “&” – Zeichen erlaubt werden soll. Aber noch ist es nicht soweit

 

Abhilfe

Das PowerShell Script SDPMove.ps1

Die Parameter:

InputPath enthält den Eingabe-Ordner
z.B: C:\Test
OutPutPath enthält den Ziel-Ordner
z.B: “C:\Users\hb\SkyDrive @ MeineFirma”
-SPOnline optionaler Parameter
wird dieser nicht angegeben, wird immer auf SharePoint Server on Premise geprüft
wenn angegeben, wird auf SharePoint Online geprüft
z.B: –SPOnline
-Fix optionaler Parameter
wird dieser nicht angegeben, wird nur geprüft
(und gegebenenfalls bei Fehlern werden Fehlermeldungen ausgegeben).

mit Angabe wird geprüft, geändert und
a) Ordner  werden in den Zielordner kopiert
b) Dateien in den Ziel-Ordner verschoben. 

z.B: -Fix

-Show optionaler Parameter

wird dieser nicht angegeben, werden nur minimale Meldungen in der PowerShell Konsole ausgegeben

mit Angabe werden detaillierte Meldungen ausgegeben.

z.B:  -Show

-Language optionaler Parameter

wird dieser nicht angegeben, werden “deutsche” Meldungen ausgegeben.
derzeitige Sprachen: Deutsch und English
Parameter: German, English

 

SkyDrive Pro Move, PowerShell script

 

Beim Aufruf wird das Quellverzeichnis hierarchisch verarbeitet.  Hier das Ablaufdiagramm:

Ablauf-Diagramm von SDPMove

Punkt 1 Nachdem das Script gestartet wurde, werden die Parameter überprüft und dann die nicht zulässigen Dateiendungen eingelesen.
Punkt 2 Der erste Durchgang überprüft die Ordnerstruktur
Punkt 3 im Check Folder & Files, werden unzulässige Dateiendungen, unzulässige Zeichen und überprüft und ersetzt
Punkt 4 die Ordner-Struktur wird ins Zielverzeichnis geschrieben
Punkt 5 Der zweiten Aufruf  überprüft jetzt die einzelnen Dateien
Punkt 6 die einzelnen Dateien werden ins Zielverzeichnis geschrieben.

Besonderheiten:

Ordner Unzulässige Zeichen werden ersetzt.
Unzulässige Endungen werden mit dem Zusatz –HBx ersetzt. Das x steht für einen numerischen Wert
Ordner verbleiben im Quellverzeichnis.
Dateien Unzulässigen Zeichen werden ersetzt.
Unzulässigen Dateiendungen werden nicht ersetzt, die Datei verbleibt im Quellverzeichnis
Order und Dateien Wird durch eine Änderung festgestellt, dass sich bereits ein Ordner mit gleichem Namen im Quellverzeichnis befindet, wird –HBx angehängt. Das x steht für einen numerischen Wert
Überlange Ordner und Dateienamen werden gekürzt.

Der Script-Name SDPMove sagt es ja schon, die Dateien werden verschoben. Also bitte vorher eine Kopie der zu verschiebenden Struktur anfertigen.

Hier eine kleine Auswahl, welche Änderungen SDPMove vornimmt:

Original Änderung
Auftrag&Rechnung.docx AuftragundRechnung.docx
Angebot&Version&1.docx AngebotundVersionund1.docx
Anfrage#1.xlsx Anfrage1.xlsx
Bericht~.docx Bericht-.docx
Test.dll.txt keine, bleibt im Quell-Verzeichnis
Versuch.asmx keine, bleibt im Quell-Verzeichnis

Download

Hier können Sie sich die zip-Datei mit dem Script herunterladen.

Entpacken Sie die zip-Datei und platzieren Sie SDPMove.ps1 zum Beispiel in den Ordner C:\PowershellScripts

Starten Sie PowerShell und navigieren Sie zum Pfad C:\PowershellScripts

Aufruf

InputPath

Nehmen wir an, Sie haben einen Ordner, der eine komplexe Struktur mit weiteren Ordnern und Dateien enthält: “C:\Test

OutputPath

Sie wollen den Ordner “C:\Test” und alle darin enthaltenen Unterordner und alle Dateien auf SkyDrive Pro bringen:  “C:\Users\Benutzer\SkyDrive @ MeineFirma”

Dann lautet der Befehl:

.\SDPMove.ps1 C:\Test “C:\Users\Benutzer\SkyDrive @ Meine Firma” –SPOnline –Fix –Show

Probleme beim Ausführen ? (Execution policy)
Hier nachlesen und Set-ExecutionPolicy RemoteSigned  ausführen. (Administrator)

 

Script-Änderungen

Script-Änderungen können Sie natürlich durchführen. Bei einem SharePoint Server on Premise müssen Sie dies unter Umständen auch tun. Sollte z.B. in Ihrem Unternehmen der SharePoint-Administrator zusätzliche Datei-Endungen gesperrt haben, so sind diese in der Funktion Init_SPOnPremiseIllegal hinzuzufügen. Genau das gleiche gilt, wenn der SharePoint Administrator gesperrte Datei-Endungen erlaubt hat, dann sind diese zu entfernen,

 

Anmerkung

SDPMove eignet sich auch für das Verschieben von komplexen Ordner-Strukturen. Ob es sinnvoll ist, eine bisher vorhandene Datei-Ordnerstruktur 1:1 nach SharePoint zu bringen, das sei dahingestellt, hier sollten SharePoint-Consultants zuerst einmal  ihre Beratungs-Kompetenz ins Spiel bringen.

 

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