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OneDrive – SkyDrive | Online – Offline – Smart Files | Windows 8.1

31. Januar 2014 11 Kommentare

OneDrive SkyDrive

In der deutschen und englischen Community sind immer häufiger Fragen zum Thema OnlineOfflineSmartfiles zu finden, so dass ich hier einmal einen Blog Post zu diesem Thema schreibe.

Communities?

die Microsoft Community

Ja, hier werden Fragen nicht nur von Microsoft, sondern auch von vielen freiwilligen Spezialisten beantwortet, und bei Problemen sollte das auch eine mögliche Anlaufstelle sein, um bei eigenen Problemen Hilfe zu finden.

Die Communities gibt es in mehreren Sprachen, ich beschränke mich hier auf die deutsche und die englische(amerikanische) Communitiy

Dort finden wir dann Kategorien… und hier interessieren wir uns hier nur für OneDrive (SkyDrive).


Unter Windows 8.1 ist OneDrive (SkyDrive ) ja direkt in das Betriebssystem integriert. Keine zusätzliche Applikation. Direkt im Windows Explorer. (Nein ich rede hier jetzt nicht von einer App). Das bring viele Vorteile mit sich…

Vorteile Nachteile
wird mit dem Betriebssystem gestartet
(SkyDrive Snyc Engine Host)
Unter Windows 8.1 kann es nur noch einen OneDrive (SkyDrive ) geben.
Unter Windows 7 konnte man mehrere SkyDrive-Konten verwalten und wechseln
je nach Einstellung muss der Benutzer sich um nicht mehr kümmern Es gibt keinen Ein/Ausschalter für SkyDrive. Unter Windows 7 konnte der Anwender noch manuell eingreifen. Und unter Windows 8.1 gibt es keinen Schalter mehr. Nur wer bei der Konfiguration des Betriebssystem …
Dateien können Offline / oder Online gesetzt werden  
im Offline-Modus wird mir je nach Datei-Typ sogar der Inhalt angezeigt.  

Die Microsoft Idee dahinter ist genial. Du speicherst eine Datei in OneDrive (SkyDrive). Und kannst vergessen, wie diese auf einen Zweitrechner gelangt. Sie wird im Hintergrund über in die Cloud in das Rechenzentrum synchronisiert, dort abgelegt, und wenn der zweite Rechner eingeschaltet wird, landet die Datei (nach der Synchronisation) an gleicher Stelle im SkyDrive-Verzeichnis. Wenn alles glatt geht.  Der Anwender ist außen vor, er muss nichts mehr tun. Es gibt natürlich ein paar Einstellungen, die es zu beachten gilt. Je nach dem, wie ich mich mit dem Internet (LAN/WLAN/GSM) verbinde, oder aber auch die Einstellungen im Ausland (Roaming) können dafür sorgen, dass die Synchronisation nicht läuft. Und bestimmte Einstellungen, die es sonst noch im Windows-Explorer gibt, kann auch seine Überraschung erleben. Aber auch hier hat Microsoft schon eine Lösung parat: Troubleshooter heiß ein Programm, welches ein paar Einstellungen überprüft und dem Anwender helfend bei der Fehlersuche zur Seite steht.

Online versus Offline

Während wir unter Windows 7 noch Einstellungen an Ordnern vornehmen konnten (synchronisieren oder nicht synchronisieren) wird das unter Windows 8.1 jetzt bis auf Dateiebene einstellbar. Der Begriff dafür lautet Nur Online oder Offline verfügbar. Während ein nicht synchronisierter Ordner unter Windows 7 erst gar nicht angezeigt wurde, werden unter Windows 8.1 alle Ordner und Dateien, Offline oder Online angezeigt. Dabei wird nicht nur der Name der Datei und  ihre Größe angezeigt. Bei manchen Dateitypen (Bilder) sogar der Inhalt angezeigt. Das bedeutet, Bei einer Synchronisation werden nur minimale Metadaten einer Datei übertragen. Nicht aber deren Inhalt.

Aber ich sehe doch die Bilder, werden sie jetzt einwenden.

Hier wendet Microsoft einen Trick an. SmartFiles nennen sie die Technologie. Hinter dem Link gibt es dazu die Erklärung, Ein hochauflösendes Bild wird bei dieser Technik und im nur Online-Modus komprimiert und als jpg abgelegt. Im Explorer reicht das. Benötige ich das Bild (und bin mit dem Internet verbunden) , klicke ich also auf die Datei, wird die Datei aus der Cloud synchronisiert und steht mir dann auch Offline zur Verfügung.

OneDrive, SkyDrive, Windows Explorer

Die Abbildung zeigt ein Word-Dokument, welches Offline-verfügbar ist und die Metadaten des Dokumentes.

OneDrive (SkyDrive) unter Windows 8.1 im Windows Explorer

Nachdem die Datei nur Online verfügbar gemacht wurde  (rechte Maustaste, dann Offline Verfügbar machen), wird der Speicherplatz freigegeben und nur minimale Metadaten angezeigt.

Vorteile

Weil die gesamte SkyDrive-Struktur übertragen wird, finden sich die Benutzer schneller zurecht. Platz wird keiner verschwendet, weil im Online-Modus nu minimale Daten auf dem PC abgelegt werden. Ich kann bei jeder Datei zwischen den beiden Modi wechseln, das schon Ressourcen.

Word 2013, speichern unter... Unter Windows 8.1 und z.B. Word 2013 steht SkyDrive jetzt ja an oberster Stelle.
Word 2013, speichern unter... Es ist auch ein großer Unterschied, wie Sie ein Dokument öffnen.

Dokument steht auf nur Online

Szenario 1:

Word starten und dann Dokument aus SkyDrive auswählen. Wenn Sie dann mit der Maus über den Eintrag fahren, sehen Sie z.B:
https://d.docs.live.net/b73a34d06a039e08
Dies bedeutet dass die Datei direkt aus der SkyDrive Wolke in den Arbeitsspeicher von Word geladen wird und nach dem erneuten Speichern wieder mit der Cloud synchronisiert wird. Das Dokument bleibt nur Online.

Szenario 2:

Doppelklick im Windows Explorer öffnet durch die Dateiverknüpfung Word, aber zuerst wird die Datei aus der Cloud nach SkyDrive synchronisiert, der Status auf Offline verfügbar gesetzt, nach dem Speichern werden natürlich die Änderungen wieder in die Cloud zurücksynchronisiert, aber: das Dokument bleibt Offline verfügbar

Word 2013, Synchronisieren Szenario 1 funktioniert im übrigen nur mit Office Dokumenten, weil die dann noch über das Microsoft Office Upload Center synchronisiert werden, außerdem können die Office Dokumente dann auch mit mehreren Benutzern, nachdem sie diese geteilt haben (nur über den Webbrowser möglich) , gemeinsam bearbeitet werden können.

In beiden Fällen erkennen sie den Modus am geänderten Speicher-Icon, welches man auch als Synchronisierung anstoßen, bezeichnen könnte.

Smart-Files

Weil Windows-Tablets oftmals mit recht wenig Speicher gekauft werden, macht es Sinn, viele Dateien oder gar ganze Bildarchive nur Online verfügbar zu halten. Weil wir aber mit den Bildnamen, die von verschiedenen Geräten kommen können, nichts anfangen können, ist es durchaus von Vorteil, ein hochaufgelöstes Bild nur in der Cloud ( OneDrive, SkyDrive) abzuspeichern und dann das Bild oder den ganzen Ordner auf Nur Online umzustellen. Trotzdem sehen wir die Bilder, aber Sie sind jetzt komprimiert als jpg abgespeichert und nehmen nur wenig Platz weg. Erst wenn ich ein Bild bearbeiten möchte, wird das Bild aus der Cloud synchronisiert und dann auch Offline verfügbar gekennzeichnet.

Aber aufpassen:

Wenn Oma kein WLAN hat, und wir die Bilder hochauflösend ansehen möchten, sollte ich das vorher machen. Natürlich geht das auch über das Smartphone als HotSpot, aber je nach Wohnort der “Oma” kann das ganze zum Verdruß werden…

Das gleiche gilt natürlich für den Business-Benutzer, und selbst wenn Sie jetzt sagen, auf OneDrive (SkyDrive) haben Business Daten eigentlich nichts verloren, dann haben Sie Recht. Aber selbst wenn Sie mit OneDrive for Business (oder SkyDrive Pro) arbeiten, was nicht synchronisiert wurde, steht nur Online zur Verfügung.

Zusammenfassung:

Windows 8.1 und OneDrive (SkyDrive) sind eine tolle Sache. Aber ich muss mir vorher Gedanken machen: Was benötige ich wann auf dem Rechner, was kann in der Wolke bleiben.

Wer Probleme hat:

Zuerst einmal alle neuen Updates installieren. Auf all Ihren Geräten, bei denen Sie mit OneDrive (SkyDrive) unterwegs sind.

P.S: OneDrive ist der neue Name von SkyDrive

SkyDrive Pro | Working Offline with your documents

13. Januar 2014 Hinterlasse einen Kommentar

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der erste Office 365 Saturday Europe 2013 Event fand am 30.11.2013 statt. 4 parallele Tracks rund um Office 365, und das alles Online.  Alle Vorträge  wurde aufgezeichnet und stehen hier zur Verfügung. Das war ein toller Online Event, lediglich über das Networking sollte man sich Gedanken machen, vielleicht das  nächste mal eine Diskussion live über Yammer

Mein Vortrag / Demo mit dem Thema Working Offline with your documents finden Sie hier .

SkyDrive | Integration in Windows 8.1 Preview (Surface RT)

2. Juli 2013 13 Kommentare

SkyDrive und Windows 8.1

Nun ist die Preview von Windows 8.1 erhältlich. Auch für Windows RT. Nach dem Update, bei der man nur Geduld haben muss,stehen jede Menge neuen Features zur Verfügung. Darüber ist ja in den diversen Blogs zu lesen. Wie sieht es nun mit der Integration von SkyDrive aus?

Zuerst einmal, es handelt sich bei Windows 8.1 um eine PreView. Das bedeute, an einigen Stellen ist es noch holprig, erzeugt auch noch Fehlermeldungen,….

Nein, auf dem Surface RT gibt es kein (automatisierter) lokaler Speicherplatz für Dokumente von SkyDrive. Die Technologie von SkyDrive und SkyDrive Pro sind gleich, aber unter Windows RT wird die Standardimplemetierung durch “app sandboxing” verhindert. Dazu gibt es jede Menge Links, hier als Beispiel von der msdn.

Die Synchronisation erfolgt mit den gleichen Protokollen wie unter Windows 8, der Name Groove ist komplett verschwunden.

Microsoft hat sich dazu jedoch etwas einfallen lassen. Doch der Reihe nach:

Einstellungen

SkyDrive Einstellungen in Windows 8.1

In den PC-Einstellungen (Charm-Menü) hat SkyDrive jetzt einen Kartenreiter erhalten. Hier kann z.B. eingeschaltet werden, ob SkyDrive der Standard-Ablageplatz für Dokumente werden soll. Danach sollten Sie auf SkyDrive klicken…

SkyDrive Einstellungen in Windows 8.1, Speicherplatz

unter Speicherplatz wird der derzeitig zur Verfügung stehende Speicherplatz in der Cloud angezeigt. Hier kann übrigens per einfachem Klick zusätzlicher Speicherplatz käuflich erworben werden…

SkyDrive Einstellungen in Windows 8.1, Dokumente speichern

Hier stellen wir ein, ob und in welcher Qualität mit Surface RT erzeugte Bilder in die Cloud auf SkyDrive geladen werden sollen. Außerdem lässt sich hier festlegen, ob die auch bei getakteten Verbindungen und im Roaming-Betrieb passieren soll.

SkyDrive Einstellungen in Windows 8.1, Synchronisierungseinstellungen

Bleiben noch 2 Schalter übrig, ob diese Einstellungen an diesem Gerät und sofern vorhanden, an anderen Geräten automatisch synchronisiert werden sollen.

SkyDrive App

SkyDrive App unter Windows 8.1

Klicken wir im Startmenü auf die App SkyDrive, dann bringt uns das ganze zur Ansicht von SkyDrive in der Cloud.

SkyDrive App unter Windows 8.1, alternative Einstellungen

Dabei lassen sich verschiedene Ansichten wählen.

SkyDrive App unter Windows 8.1, Offline Hinweis

Sollten Sie einen grauen Balken eingeblendet bekommen, dann haben Sie derzeit keine Verbindung zur Cloud. Aber hier ist auch der versteckte Hinweis, dass wir bestimmte Ordner oder aber alle Ordner auch Offline zur Ansicht bekommen können.

SkyDrive App unter Windows 8.1, Offline

Im Gegensatz zur SkyDrive Desktop App für Windows muss der Anwender also erst einmal selbst Hand anlegen, um seine SkyDrive Daten Offline immer zur Verfügung zu haben.
Die generelle Einstellung für Offline /Online : Charme Menü – Einstellungen – Optionen

 

Klassischer Desktop

SkyDrive App unter Windows 8.1, Explorer Ansicht

Microsoft hat SkyDrive nativ in das Betriebssystem 8.1 eingebunden. Es gibt im Explorer einen Link, und dort werden alle Ordner und Dateien dann lokal “angezeigt”.

SkyDrive App unter Windows 8.1, Explorer Ansicht, Online

Die Abbildung, wenn der Benutzer  “online” ist.

SkyDrive App unter Windows 8.1, Explorer Ansicht, Offline

und die gleiche Ansicht, wenn keine Internetverbindung existiert.

Klickt der Anwender jetzt auf eine Datei, so reagiert das Betriebssystem augenblicklich:

SkyDrive App unter Windows 8.1, Explorer Ansicht, Hinweis

so ist es möglich, auch nur Teile ihres SkyDrive Speichers offline verfügbar zu machen. Das ist wichtig, denn der Speicher bei Surface RT ist begrenzt.

Eine nette Eigenschaft ist, dass diese Offline-Fähigkeit, wenn alle Elemente Offline verfügbar geschaltet werden, automatisch auch für neue Ordner und deren Inhalt gelten.

SkyDrive App unter Windows 8.1, Offline

Im Explorer ist leider nicht zu sehen, ob ein Ordner nur Online oder aber auch Offline zur Verfügung steht. In der SkyDrive App für Windows 8.1 muss nur in die Detailansicht umgeschaltet werden

Ist nur eine Datei oder Ordner nicht Offline, dann ist jedoch nicht möglich, mit einem Schlag alle Ordner, die Offline zur Verfügung stehen, in den Online zu versetzen. Dies gilt sowohl für die Desktop App, als auch für das Kontext-Menü im Explorer.

Im Charme-Menü gibt es dann noch einen Schalter unter Optionen, hier kann dann doch mit einem Schalter der gesamte SkyDrive Inhalt Offline zur Verfügung gesetzt werden. Wird dieser Schalter später wieder von Offline=Ein auf Online=Aus gesetzt, werden die bereits Offline synchronisierten Elemente nicht automatisch Offline gesetzt. Diese müssen dann wie oben beschrieben per Hand (Alles markieren) und dann per Schalter “nur Online verfügbar machen” umgestellt werden.

Achtung (Bug oder Feature):

Ich habe alle! Ordner einmal Offline geschaltet, und später (nach kompletter Synchronisation)wieder alle auf Online. Obwohl in der SkyDrive App keine einzige Datei mehr als Offline dargestellt wurde, wird ein neuer erstellter Ordner und sein Inhalt sofort wieder als Offline angezeigt und die Elemente auch Offline synchronisiert.

Gespeichert werden diese Daten im Benutzerprofil des Anwenders. Ein Blick auf die Eigenschaften des Systemordners SkyDrive im Explorer zeigt, dass im Online-Modus nur die Abbildungen synchronisiert werden. Beispiel für 2699 Dateien..

Online Modus 6,38 MB
Offline Modus 393 MB

 

SkyDrive App weitere Möglichkeiten

SkyDrive App unter Windows 8.1, weitere Funktionen Die SkyDrive App in Windows 8.1 hat noch mehr Überraschungen bereit. Ein Klick auf “Elemente hinzufügen” …
image ein Klick auf den Pfeil..

die ersten 3 Einträge erlauben es dem Anwender, nicht nur auf SkyDrive, sondern auch auf andere Elemente des Surface RT oder gar auf  Netzwerkelemente Zugriff zu erhalten

je nach Anzahl der installierten Windows Apps werden mir weitere App-Speicherorte angeboten.

Es besteht damit die Möglichkeit, weitere Dateien aus unterschiedlichen Quellen zu SkyDrive hinzugefügt werden.

ein Klick auf das Netzwerk…

SkyDrive App unter Windows 8.1, Daten aus einem Netzwerk auswählen

kann auf ein Shared Netzwerkfolder zugegriffen werden (Rechte vorausgesetzt).

SkyDrive App unter Windows 8.1, Daten aus einem Netzwerk auswählen

und dann ein beliebiger Ordner …

SkyDrive App unter Windows 8.1, Daten aus einem Netzwerk auswählen

und dann bestimmte Dateien ausgewählt werden, die dann auf SkyDrive kopiert(!) werden.

Zusammenfassung

Die komplett in das Betriebssystem Windows 8 integrierte SkyDrive bietet auch für Windows RT (Surface RT) endlich die Möglichkeit, die persönliche Wolke (Cloud) komplett mit einzubeziehen. Der Anwender muss sich jedoch über den Speicherplatz Gedanken machen. Die Realisierung erfolgt nach bekannten Mechanismen

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