SharePoint Workspace , Groove | Alle Informationen – Update 2

Hier finden Sie alle Informationen zu SharePoint Workspace 2010, dem Vorgänger Groove 2007 und auch Groove Server 2010 , sowie Informationen zu SharePoint Server in Zusammenhang mit SharePoint Workspace 2010, über die ich auf meinem Blog berichtet habe.  Des weiteren werden hier alle Artikel über das Nachfolgeprogramm Skydrive Pro aufgelistet.

Dies ist ein weiteres Update, d.h. der letzte Eintrag verweist auf eine Zusammenfassung weiterer Informationen, die ich am 14.2.2011 aufgelistet habe.

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SkyDrive Pro | viele Dateien auf SharePoint – Offline

SkyDrive – SkyDrive Pro – SharePoint Workspace 2010: Grundlagen

Microsoft Office Upload Center | SkyDrive , SkyDrive Pro, SharePoint Workspace 2010

SkyDrive Pro | Office 2010 und Office 2013 Preview – Probleme

SkyDrive Pro | Synchronisation mit SharePoint Server 2010 und 2013

Der Nachfolger von SharePoint Workspace 2010 | SkyDrive Pro

Office Professional Plus 2013 (Preview) und SharePoint Workspace

SharePoint Workspace 2010 versus SkyDrive: Ein Vergleich Part 1 und Part 2

Anpassungen mit dem Office 2010 Resource KIT

SharePoint Workspace 2010 | 60 Minuten Video (Collaboration Days in Luzern

SharePoint Workspace 2010 | Security Update KB 2566445

Dokumente Offline Speichern

Outlook Mails in SharePoint per Drag & Drop mit SharePoint Workspace 2010

SharePoint Workspace 2010 | Hotfix zu KB 2552967

Office 365 und SharePoint Workspace 2010 : Anmeldeinformationen

SharePoint Podcast | Talkrunde mit M.Greth und Chritoph Müller: 40 Minuten PodCast rund um SharePoint

SharePoint workspace 2010 | das deutsche Produkthandbuch

500 – 1800 – 7500 – 10000 : Offline Synchronisation. Was verbirgt sich hinter diesen magischen Zahlen

administrative Vorlagen in Office 2010 (und damit auch SharePoint Workspace 2010)

Ein Interview in deutscher Sprache mit mir zum Thema SharePoint Workspace 2010

Wo werden SharePoint Workspace Arbeitsbereiche gespeichert und wie kann dies geändert werden?

Microsoft Office Protocol Dokumentation. Links zu technischen Einzelheiten der verschiedenen Microsoft Produkte.

Interaktive Hilfe für Office 2003, 2007 und 2010. Es gibt keine interaktive Hilfe zu SharePoint Workspace 2010 für Umsteiger von Groove 2007.

Einschränkungen und Warnungen bei freigegebenen Ordnern.

Service Pack 1 für Office 2010 und SharePoint 2010

Office 365: Dokument Inhalte Offline mitnehmen: SharePoint Workspace 2010

SharePoint Workspace 2010 | Offline Content

SharePoint Workspace 2010 | Vereinfachtes Hochladen von Inhalten

SharePoint Server 2010 | Inhalte Offline zur Verfügung stellen

Administration von SharePoint Server 2010 und SharePoint Workspace 2010

Firewall-Einstellung für SharePoint Workspace 2010

Integration von Communicator und Lync in die Nachrichtenübermittlung.

SharePoint Workspace 2010 | Löschen von Arbeitsbereichen und Ordner

SharePoint Workspace 2010 | E-Mail Einladung. Wie funktioniert das?

SharePoint Workspace 2010 | Wie geht das? Von A – Z

SharePoint Workspace 2010 | Tastenkombinationen , ja, es geht auch ohne Maus.

weitere Liste in meinem Blog mit Informationen zu SharePoint Workspace 2010, Groove 2007, Groove Server 2010…

SkyDrive | SkyDrive Pro | SharePoint workspace 2010 – Upload Center

Genau genommen muss es eigentlich Microsoft Office Upload Center heißen. In der Beschreibung steht: “Uploads von Microsoft Office-Dateien auf Webserver verwalten”. Und was hat das jetzt  mit SkyDrive zu tun?

In verschiedenen Beiträgen habe ich erläutert, was Skydrive und Skydrive Pro ist.

Windows 8: Windows Live mit neuem Namen
SharePoint Workspace 2010 vs SkyDrive
Office 2010 – gemeinsames Arbeiten – Word Web App
SkyDrive Pro – Synchronisation mit SharePoint Server 2010 & 2013

und in einem der nächsten Blogs werde ich das ganze noch einmal visuell aufarbeiten. Egal welches Programm (SkyDrive, SkyDrive Pro oder SharePoint Workspace 2010) wir benutzen, immer wird  beim Upload eines Dokumentes im Hintergrund  Microsoft Office Upload Center benutzt.

Konkret: Wir haben Online Dateien mit unserem PC lokal synchronisiert. Warum, weil wir in Kürze vielleicht in einer Internetfreien Zone reisen und dort trotzdem mit diesen Dokumenten arbeiten wollen. Und während wir”Offline” sind ändern wir ein Dokument und speichern dieses.

	Diese Meldung wird in Word oder Excel angezeigt, hier die englische Meldung eines Word 2013 Preview
	Im BackStage Bereich steht dann folgende Meldung (ich habe für die Simulation die Uploads unterbrochen)
	2 Möglichkeiten stehen uns zu Auswahl: Fortfahren mit den Uploads oder Verwerfen Das wird an dieser Stelle allerdings nicht viel nützen, weil ich ja manuell die Uploads unterbrochen habe.
	Ein Wechsel zum Upload Center zeigt diese Bild
	und im Windows Explorer zeigt das Icon an, das noch nicht alles synchronisiert wurde. Es fehlt der grüne Haken
	Wenn ich für die Simulation auf Resume Uploads klicke,  wird das File in die Cloud zurück synchronisiert.

Das würde auch mit unserem File passieren, das wir in der Internet freien Zone Offline bearbeitet haben. Nach dem Rückkehr der Reise, oder beim nächsten Internet Zugang, wird das Dokument in die Cloud zurück übertragen.

Kunden erzählen mir, dass sie immer wieder Probleme mit Dokumenten haben, die im Cache stecken:

dass der OfflineFileCache Ordner, welcher sich C:\Users\<benutzername>\Appdata\Local\Microsoft\Office\14.0 befindet immer größer wird. Abhilfe tut da nur, wenn ich alles aus diesem Ordner entferne

Schauen wir uns die Einstellungen des Microsoft Office Upload Centers an:

die erste Möglichkeit ist, den Zeitraum zu verringern. Und wenn wenig Platz auf Ihrer Festplatte ist und viele Dokumente zu synchronisieren sind,  dann den Haken setzen. Es geht hier nur um den Cache, nicht um die Dokumente.

Zusammenfassung: Egal ob ich SkyDrive, SkyDrive Pro oder SharePoint workspace benutze, Dokumente, die ich lokal bearbeite werden immer über Microsoft Office Upload Center synchronisiert. Und das auch, wenn es sich Dateien handelt, die gar nichts mit Office zu tun haben.

SharePoint Workspace 2010 | Dokumente Offline speichern

Gestern wurde ich gefragt, wie man denn Dokumente über SharePoint Workspace 2010 auf den SharePoint speichern kann. Wenn man Offline ist.

Szenario:

Ich bearbeite ein Dokument und möchte dieses Dokument auf dem SharePoint Server 2010 in einer Dokumentenbibliothek speichern. Ich habe keine Verbindung zum SharePoint Server. Deshalb muss ich den Weg über SharePoint Workspace 2010 wählen.

Voraussetzung:

Bei diesem Szenario muss der Bereich einer Dokumentenbibliothek auf dem SharePoint Server 2010 (gefüllt mit Dokumenten oder aber auch leer), während wir eine Verbindung zum SharePoint Server haben (Online),  synchronisiert werden. Das habe ich hier in meinem Blog beschrieben.

Ablauf:

 

Wir sind Offline. Das Dokument (Word 2010, Excel 2010, PowerPoint 2010) ist fertig bearbeitet und soll gespeichert werden.
Wir wechseln in den Backstage Bereich des Dokumentes, in dem wir auf Datei klicken. Weil wir Offline sind, können wir nicht über Speichern und Senden den Dokumentenarbeitsbereich auswählen, sondern klicken auf Speichern unter
Der Dialog zum Speichern wird geöffnet. Über den Bibliotheken sehen wir die Favoriten, und darüber finden wird die SharePoint Workspace 2010 Arbeitsbereiche (hier unterhalb von Excel). Klicken Sie auf Arbeitsbereiche.
Nach dem Klick werden im rechten Fenster dann die verschiedenen SharePoint Arbeitsbereiche angezeigt. Wählen Sie gen gewünschten Arbeitsbereich aus und navigieren Sie an die Stelle, wo Sie das Dokument abspeichern möchten.
Das Dokument liegt nun in einem SharePoint Workspace 2010 Arbeitsbereich. Da wir noch Offline sind, erhalten wir eine Hinweis.
Für die Synchronisation der Dokumente ist jetzt das Office Uploads Center zuständig. Wenn Sie wieder Online sind, werden alle Dokumente zum SharePoint Server synchronisiert.
Das Ganze geht natürlich auch mit Word 2010 oder PowerPoint 2010.

Dokumente, die Sie per Mail als Attachment erhalten, können per Drag&Drop in den  Dokumenten-Arbeitsbereich von SharePoint Workspace 2010 gezogen werden. Haben Sie aber bereits das Attachment bearbeitet, dann sollten Sie obigen Weg wählen.

Office 365: Dokument Inhalte Offline mitnehmen: SharePoint Workspace

    

Nicht nur mit SharePoint Server 2010 funktioniert es, nein auch mit SharePoint Online aus Office 365: Dokumente offline zu Verfügung zu stellen.

aber der Reihe nach:

Sie haben in einer Dokumentenbibliothek Ihrer SharePoint Online Seite Dokumente hinzugefügt, die Sie Offline mitnehmen wollen. Offline deshalb, weil es immer noch ein paar Flecken auf unserer Erde gibt, wo es keinen Internet-Zugang gibt.

Auf der Client-Site benötigen wir SharePoint Workspace 2010 (entweder als Einzelpaket oder aber aus der Office 2010 Suite (Office Professional Plus 2010). Wenn Sie den Office 365 Plan E3 oder E4 gewählt haben, steht Ihnen diese Office Suite auch als Download zur Verfügung.

Beschreibung	Abbildung
Sie haben Dokumente in Ihre Dokumentenbibliothek gespeichert. Sie wechseln in diese Bibliothek. Unter Websiteaktionen klicken Sie auf Mit SharePoint Workspace synchronisieren
Im nachfolgenden Dialog besteht noch die Möglichkeit, den “Download” einzuschränken, dazu klicken Sie auf Konfigurieren
Hier werden alle Bibliotheken, Listen etc. aufgezeigt, die synchronisiert werden können.
Es wird auch aufgezeigt, was (derzeit) nicht synchronisiert werden kann.
Klicken Sie z.B. auf freigegebene Dokumente und wählen dann rechts aus, ob sie alle Elemente oder aber nur Kopfzeilen oder aber kein Inhalt heruntergeladen werden soll
Danach startet der Download und die Seite wird mit dem gesamten Inhalt auf Ihren Client synchronisiert. Diesen Vorgang müssen Sie nur einmal durchführen und je nach Internet-Verbindung und Anzahl der Elemente und Größe der Dokumente dauert dies eine Weile. Achtung: Haben Sie mehrere Rechner, müssen Sie dies an jedem SharePoint Workspace Client separat durchführen.
Jetzt sind alle Inhalte synchronisiert
Die Seite wird im Arbeitsbereich von  SharePoint Workspace 2010 angezeigt (hier Teamwebsite)
Mit einem Doppelklick öffnen Sie den Arbeitsbereich
Wenn Sie jetzt Offline eine Datei dieses Arbeitsbereiches bearbeiten und wieder speichern, wird diese Datei lokal gespeichert. Wenn Sie das nächste Mal Online sind erfolgt die Synchronisierung automatisch! und zwar durch das Microsoft Office Upload Center. Dort werden auch Konflikte und Fehler aufgezeigt. Sie erreichen das Microsoft Upload Center z.B. über die Taskleiste
Wenn Sie das Upload Center öffnen, bekommen Sie z.B. Fehler angezeigt. Sie können dort auch noch Einstellungen vornehmen.
Hier die Einstellungen des Microsoft Upload Center

 

SharePoint Workspace 2010 als Nachfolger von Groove hat (fast) alle Möglichkeiten des verschlüsselten Peer2Peer Datenaustausches behalten, erweitert wurde aber die Möglichkeit, Daten aus einem SharePoint Server 2010 (Standard, Enterprise, Foundation und SharePoint Online) Offline zu bearbeiten.

Bedenken Sie aber, dass Sie diese SharePoint 2010 Daten nicht automatisch mit anderen SharePoint Workspace 2010 Benutzern synchronisieren können.

Hier hilft nur der manuelle Weg, diese Inhalte in einen bestehenden (klassischen) Arbeitsbereich 2007 oder Arbeitsbereich 2010 oder aber über freigegebene Ordner  zu kopieren (siehe hier) , mit anderen Benutzern zu synchronisieren und dieselbe Prozedur später auf dem umgekehrten Weg wieder zurück auf den SharePoint Server anzuwenden.

 

Bedenken Sie auch, dass je nach Einstellungen des Dokumentenbereichs ein Aus- oder Einchecken erfolgen muss / kann.

Neue Objekte werden übrigens durch die bekannte grünen Sterne sowohl im Arbeitsbereich als auch bei der Datei angezeigt.