SkyDrive Pro | unterschiedliche Bezeichnungen in den Favoriten

Nach erfolgreicher Installation von SkyDrive Pro (durch die Installation von einer Suite von Office 2013 und in Kürze auch mit einer Standalone Version von SkyDrive Pro )und den ersten Synchronisationen sieht das Bild dann im Windows Explorer in etwa so aus:

Dies ist die Darstellung im Windows Explorer und hier die Darstellung im Browser

und hier eine Auflistung der Symbole:

Generell gibt es 2 Symbole:

Die Doppelwolke, die den Programmen SkyDrive und SkyDrive Pro zugeordnet ist und dem SharePoint Symbol.

Grundsätzlich zeigt die SkyDrive Pro Doppelwolke immer auf eine MySite, egal woher diese beheimatet ist (SharePoint Server 2013 on Premise oder Office 365).

Alle anderen Synchronisationen (Teamsites) verbergen sich hinter dem SharePoint-Symbol.
im rechten Fenster können dann Details (Server) durch Klick ausgewählt werden. Das ist etwas verwirrend, vor allem deshalb, weil Sie die Servernamen nicht ändern können und weil der Teamsite Bibliotheksname (je nach Länge des Servernamens, gekürzt wird)

SkyDrive	Synchronisiert mit der SkyDrive Seite. Hat nichts mit SkyDrive Pro zu tun.
SkyDrive Pro oder SkyDrive Pro X	Synchronisation mit einer mySite eines Office 365 Tenants
SkyDrive@Contoso *)	Synchronisation mit einer mySite eines Office 365 Tenants
Sharepoint	Synchronisation mit Teamsites. Hier werden alle Synchronisationen von Teamsites (OnPremise und in der Cloud ) zusammengefasst. Der Name ist zusammengesetzt: Bezeichnung des Servers – Team Seite Name

*) SkyDrive@contoso

Derzeit ist noch nicht überall diese Anzeige implementiert. Bei mir war meine mySite bei Microsoft auch noch mit SkyDrive Pro X angezeigt. Erst nach dem Auflösen (Synchronisation eines Ordners beenden), dem manuellen Löschen des Ordners und dem  erneuten Synchronisieren meiner MySite erschien dieses Symbol. Ich habe versucht, diesen Vorgang auf verschiedene Office 365 Tennants anzuwenden, es aber derzeit nicht herausgefunden, wie der Weg dazu ist.

SkyDrive | Video’s

leider nur in englischer Sprache, aber wirklich gut, kurz und knapp:

 

Issue–Office 365 and SkyDrive

 

Group Scheduling–Office 365 and SkyDrive

 

Work Separately–Office 365 and SkyDrive

SharePoint Server 2013| Offline mit SharePoint Workspace 2010

Wenn im Unternehmen Office 2010 Professional Plus ausgerollt ist, die Version des SharePoint Servers aber bereits 2013 ist (SharePoint Server 2013), dann besteht ein gewisses Problem. Lizenzmäßig hat jeder Benutzer das Recht, die im SharePoint Server 2013 abgelegten Dokumente mit SkyDrive Pro lokal zu synchronisieren und dann lokal zu bearbeiten. (auch Offline) Das Problem ist nur, dass der SkyDrive Pro Client nur in den Office 2013 Suiten enthalten ist. Zumindest bis heute. Bleibt also nur Möglichkeit, das in der Office Suite  Office 2010 Professional Plus enthaltene Programm SharePoint Workspace 2010 zu benutzen

Voraussetzung dazu ist aber, das alle Updates für Office 2010 installiert wurden. Sollte u.a. Beschreibung nicht funktionieren, gibt es auch noch einen Hotfix.

	Starten Sie SharePoint Workspace 2010.
	Starten Sie den Browser und navigieren Sie zu der Dokumentenbibliothek Ihres SharePoint Server 2013 oder Office 365 (in der Version 2013). Kopieren Sie die URL in die Zwischenablage.
	Klicken Sie in SharePoint Workspace 2010 auf neu und wählen Sie SharePoint –Arbeitsbereich.
	Tragen Sie in Speicherort die URL (aus der Zwischenablage) in den Speicherort ein.
	Wer auf mehrere SharePoint Server zugreift wird u.U. gebeten, sich erneut anzumelden.
	Je nach Anzahl der Dokumente, die sich in der ausgewählten Dokumentenbibliothek befinden und Ihrer Internet-Verbindung (bei einem SharePoint Online in der Cloud), kann das etwas dauern…
	Geschafft. Die Dokumente stehen jetzt in SharePoint Workspace 2010 zur Verfügung.
	Nach dem Öffnen des Arbeitsbereiches sehen Sie Ihre Dokumente, auf die Sie jetzt auch Offline zugreifen können.
	Hier ein Bespiel, die ppt wurde per Drag & Drop in den Arbeitsbereich gezogen. Das Feld “modified” ist noch belegt, das bedeutet, das die Datei sich noch in der Phase des “uploads” zum SharePoint Server 2013 befindet.
	Der Upload kann im Microsoft Office Upload Center beobachtet werden.
	Nach erfolgreicher Synchronisation ist das Feld “modified” automatisch ausgefüllt.
	und im SharePoint Server 2013 taucht nach einem Refresh die Datei ebenfalls auf.

Office 365 | Merkmale von Plan P1, P2, M, E1, E3, E4, K | Update

Ganz schön verwirrend kann es sein, die unterschiedlichen Leistungsmerkmale der einzelnen Office 365 Pläne zu vergleichen.

Jetzt hat ein Microsoft-Kollege eine große Matrix zusammengestellt, und alle Leitungsmerkmale aus den Office 365-Dienstbeschreibungen in einer Matrix gegenübergestellt.

Am Ende des Blogbeitrages gibt es auch eine Downloadmöglichkeit, die ganze Matrix als pdf herunter zu laden

ShareConf 2013 in Düsseldorf | Vortrag zu SkyDrive

Am 11.-13 Juni 2013 findet in Düsseldorf die ShareConf 2013 statt.  Zusammen mit 11 weiteren MVP’s und anderen hochkarätigen Sprechern der SharePoint Szene freue ich mich,  dass ich dort zum 3. Mal einen Vortrag zum Besten geben darf. Thema wird dieses Mal sein:

SkyDrive – der kleine Bruder des SharePoint Servers

hier geht’s zur Agenda und zu den Vorträgen

Man sieht sich in Düsseldorf…

Office 365 | SkyDrive in Office 365 Home Premium

Bei Vergleichen von Online-Diensten wie Dropbox, SugarSync , Mega und SkyDrive komme ich mir vor, wie in alten Zeiten, als noch Prozessoren an Taktgeschwindigkeiten verglichen wurden. Schnell, schneller, am schnellsten. Äquivalent bei den Online-Diensten: wenig Speicher, mehr Speicher, noch mehr Speicher: Und alles Umsonst. Dabei werden andere Eigenschaften wie Sicherheit, Verschlüsselung, Eigenschaften der Zusammenarbeit oder Historie der Daten nur am Rand erwähnt, wenn überhaupt. Manchmal habe ich den Eindruck, dass hier der eine Journalist beim anderen abschreibt.

Und was hat das ganze mit Office zu tun?

Nun, seit heute darf ich darüber schreiben. Denn heute hat Microsoft 2 Cloud-Produkte vorgestellt, die der Endkunde jetzt beim Fachhändler erwerben kann:

Dabei handelt sich um Cloud-Produkte im Paket, und diese kann man in 2 Kategorien einteilen.

1. Das Paket für die Familie

2. Das Paket für den Studenten, Lehrer und Professor

Wohlgemerkt, es sind keine „Dauerlizenzen“, sondern es handelt sich um 365-Pakete, die über den Fachhandel gekauft werden können. Diese haben unterschiedliche Abonnement-Laufzeiten und werden nicht automatisch verlängert

Ich stelle hier die einzelnen Versionen vor:

1. Das Cloud-Paket für die Familie:

Erklärungen:

Office Professional Applikationen	Word 2013, Excel 2013, PowerPoint 2013,OneNote 2013, Outlook 2013, Publisher 2013, Access 2013
5 PCs / Macs + mobile Geräte	Der Verwalter der Lizenz kann die oben beschriebenen Applikationen auf 5 PC’S oder Macs installieren
SkyDrive +20 GB	5 Benutzer, jeder bekommt mit der Anmeldung 7 GB SkyDrive. Einmalig, z.B. für Familien Bilder, stehen zusätzliche 20 GB  Speicherplatz zur Verfügung
neue Versionen inbegriffen	Werden innerhalb der Laufzeit des Abonnements neue Versionen von Microsoft zur Verfügung gestellt, so erhält die ganze Familie die neuen Programme
monatlich 60 Skype-Minuten	Skype Gespräche untereinander sind ja kostenlos, Hier stellt Microsoft jeden Monat 60 Minuten Skype-Telefonate ins weltweite Festnetz zur Verfügung
1 Nutzerlizenz	Alles in einer Lizenz abgedeckt
1 Jahresabonnement	Die Laufzeit diese Abonnement beträgt 1 Jahr.
verfügbar als FPP	Im Paket ist der Key für die Verwaltung (Download) enthalten.
UVP	99,00 € für die gesamte Laufzeit. Das sind nur 8,25 € pro Monat

Dies ist das ideale Wolken-Paket für die Familie. Waren früher in der Dauerlizenz Office Home and Student 2010 mit 3 Lizenzen für die Familie ausgestattet, so wird die Familie jetzt im Cloud Paket Office 365 Home Premium um 2 Lizenzen auf insgesamt 5 Lizenzen erhöht. Außerdem ist in dieser Version auch Outlook enthalten.

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2. Das Paket für den Studenten, Lehrer und Professor

Erklärungen:

Office Professional Applikationen	Word 2013, Excel 2013, PowerPoint 2013,OneNote 2013, Outlook 2013, Publisher 2013, Access 2013
2 PCs / Macs + mobile Geräte	Der Verwalter der Lizenz kann die oben beschriebenen Applikationen auf 2 PC’S oder Macs installieren
SkyDrive +20 GB	1 Benutzer bekommt mit der Anmeldung 7 GB SkyDrive. Zusätzlich stehen 20 GB Speicherplatz zur Verfügung
neue Versionen inbegriffen	Werden innerhalb der Laufzeit des Abonnements neue Versionen von Microsoft zur Verfügung gestellt, können diese auf den 2 PCs/Macs installiert werden
monatlich 60 Skype-Minuten	Skype Gespräche untereinander sind ja kostenlos, Hier stellt Microsoft jeden Monat 60 Minuten Skype-Telefonate ins weltweite Festnetz zur Verfügung
1 Nutzerlizenz	Jeder Student, Lehrer (mit Nachweis) benötigt eine Lizenz
4 Jahresabonnement	Die Laufzeit dieser Lizenz beträgt 4 Jahre
verfügbar als FPP	Im Paket ist der Key für die Verwaltung (Download) enthalten.
UVP	79, 00 €  für die gesamte Laufzeit! Das sind umgerechnet weniger als 2 € pro Monat

Hier wird beim Anmelden ein Nachweis gefordert. Waren früher in der Dauerlizenz Office Home and Student 2010 mit 3 Lizenzen für die Familie ausgestattet, so wird die Dauerlizenz Office Home and Student 2013 jetzt nur mit 1 Lizenzen enthalten. Die Dauerlizenz enthält weiterhin kein Outlook, während im Wolken-Paket Office 365 University auch Outlook enthalten ist. Die auch im Preis unglaubliche Version  Office 365 hat eine Laufzeit von 4 Jahren.

Gemeinsames:

Click 2 Run

Unter Click 2 Run versteht Microsoft eine intelligente Streaming-Technologie, wo aus der Cloud heraus auf den PC Office installiert wird. Nach ca. 90 Sekunden kann bereits mit einem Programm gearbeitet werden, während die Installation im Hintergrund fortgesetzt wird.

Heute (29.1.2013) ist auch ein Cloud-Paket Office 365 Small Business Premium für Firmen, das ich separat in einem anderen Blogpost beschreiben werde.

Also, in beiden Paketen ist SkyDrive enthalten. Und ich habe ja schon eine ganze Menge über SkyDrive geschrieben:

Die Übersicht sollten Sie auf alle Fälle lesen. Da wartet für den einen oder Anderen doch eine Überraschung, was SkyDrive so alles bietet

Hier auch zu einer Linkliste über  SkyDrive

SkyDrive Pro | Übersicht – Overview

Es ist etwas mühsam, verlässliche Informationen über SkyDrive Pro zu sammeln und zu beschreiben. Und für alle, die nur SkyDrive und nicht SkyDrive Pro gelesen haben, dürfen gerne weiterlesen, aber hier habe ich Grundlagen zu SkyDrive beschrieben und hier eine komplette Linkliste.

SkyDrive Pro  – SkyDrive Plus – SkyDrive Business, das sind die Namen die im Netz kursieren und für Verwirrung sorgen. Und weil es bei Microsoft nicht einmal ein Logo für SkyDrive Pro gibt, habe ich hier oben auch nur die Cloud-Wolke abgebildet.

Also, es gibt SkyDrive, ich nenne das gern die Consumer Variante, meine persönliche Ablage in der Cloud, um Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, diese auf mehreren Rechnern synchron zu halten, Bilder dort abzulegen und mit anderen zu teilen. Diese sind an mein Microsoft Konto gekoppelt. Es sind meine Daten. Und keine Firmendaten. Wechsle ich die Firma, behalte ich doch meine Daten. Den das Microsoft Konto ist meines. Und das nehme ich mit.

Und dann gibt es SkyDrive Pro. Dieses Programm wird mit dem neuen Office installiert, also mit den Komponenten von Office 2013 oder mit den C2R (Klick to Run) Komponenten von Office 365. Wer nach der Installation dann unter Programme\Microsoft Office\Office 15\ nach SkyDrive Pro such, wird dennoch nicht fündig werden, SkyDrive Pro versteckt sich hinter Groove.exe. Damit wird auch die Historie klar.

Groove –> SharePoint Workspace 2010 –> SkyDrive Pro

Erhalten wir damit die volle Funktionalität von SharePoint Workspace 2010? Die Antwort ist leider ernüchternd: NEIN. Lediglich eine Funktion, die erst bei SharePoint Workspace 2010 implementiert wurde, die Möglichkeit, Dokumente aus SharePoint Dokumentbibliotheken Offline auf einem Rechner zur Verfügung zu stellen, ist (derzeit) in SkyDrive Pro enthalten.

Bereits im Juli 2012 habe ich hier über SkyDrive Pro die Grundlagen aufgezeigt. Etwas technischer und mit Abbildungen versehen ist mein Blogpost Grundlagen.

Was ist SkyDrive Pro?

• SkyDrive Pro ist Ihre Bibliothek für das Unternehmen…
• Sie können SkyDrive Pro als Ihr SkyDrive für das Unternehmen vorstellen.
• Teilen von  Dokumenten mit anderen Personen ihres Unternehmens
• Synchronisieren der  Bibliothek mit Ihrem Computer oder ihren mobilen Geräten…
  Es geht also um SharePoint Bibliotheken. Dabei speilt es keine Rolle, ob es sich um einen On-Premise SharePoint Server in ihrer Organisation oder um eine Online-Variante (Office 365) handelt.

Wichtig: In SharePoint Server 2013 bzw. der Online Varianten in Office 365 sieht man immer nur den Link zu SkyDrive, der immer zu SkyDrive Pro führt.

Die Funktionalität von SkyDrive Pro hat Microsoft eigentlich ausführlich beschrieben:

• Verwalten von Informationen
• Verwalten des Dokumentdatenschutzes
• Verwalten von Dokumentversionen in Ihrer SkyDrive Pro-Bibliothek
• Folgen von Dokumenten, um diese zu beobachten
• Anzeigen von zum Folgen vorgeschlagenen Dokumenten
• Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten
• Hinzufügen eines Bewertungsfeatures zu Ihrer Bibliothek

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Besonderheiten

SkyDrive Pro  im Windows Explorer

Wenn Sie eine SharePoint-Bibliothek auf Ihren Computer synchronisieren, erstellt SkyDrive Pro einen Ordner in Ihrem Windows-Ordner "Benutzer", beispielsweise: c:\Benutzer\Benutzername. Beachten Sie folgende Details: Wenn Sie Ihr SkyDrive synchronisieren, legt SkyDrive Pro es in einem Ordner namens "SkyDrive Pro" oder "SkyDrive @ Firmenname" ab. Wenn Sie eine Bibliothek auf einer anderen Website, beispielsweise einer Teamwebsite, synchronisieren, erstellt SkyDrive Pro einen Ordner unter Verwendung des Bibliotheknamens und legt diesen in "SharePoint-Bibliotheken" ab. Beide Ordner werden automatisch in Ihren Windows-Favoriten aufgeführt.

Ändern des Speicherorts auf Ihrem Computer

genau wie SkyDrive erstellt  auch SkyDrive Pro die Bibliothek unter C:\Benutzer\Benutzername. Wer dies ändern möchte, hier die Anleitung

SkyDrive Pro und viele Dokumente

Hier wird die Vorgehensweise beim Hinzufügen einer großen Anzahl von Dokumenten (mehr als 200 Elemente) beschrieben.

Grenzen (Limits) von SkyDrive Pro

In SharePoint Workspace 2010 gibt es einige Limitierungen, was die Offline Synchronisation betrifft. Und wie sieht es bei SkyDrive Pro aus?

Diese ähneln denen von SkyDrive (SkyDrive Limits), aber es gibt doch Unterschiede:

Download von einer SharePoint Bibliothek	Dateien mit max. Größe 2 GB
Anzahl Zeichen bei Dateinamen	max. 128 Zeichen
Anzahl Zeichen bei Ordnernamen	max. 256 Zeichen
Ordnername/Zeichenname in Kombination	max. 260 Zeichen Wenn die Anzahl überschritten wird, bleibt die Datei im Synchronisationsordner, das Icon wechselt, und es wird angezeigt, dass ein Synchronisationsproblem vorliegt.
ungültige Zeichen	\ /:* ? " < > | # { } % ~ &
Ungültige Datei-Typen	Es können keine OneNote-Dateien oder Dateien mit der Endung tmp, ds_store hochgeladen werden. Zusätzlich können keine Dateien mit dem Namen desktop.ini, Thumbs.db oder ethumbs.de hochgeladen werden.
Anzahl Elemente	max. 20.000 Elemente in der eigenen SkyDrive Pro Bibliothek (einschl. Ordner und Dateien) max. 5000 Elemente in anderen SharePoint Sites / Bibliotheken

Zusammenfassung:

SkyDrive erfährt derzeit mehrfach neue Updates was die Apps für Windows und Mac angeht. SkyDrive Pro wird mit dem neuen Office (Office 2013) ausgeliefert. Wenn auch die Funktionalität ähnlich ist, unterscheiden sie sich an den Limitierungen. Die Anwender werden etwas verunsichert, weil sich die Symbole im Explorer bei SkyDrive Pro je nach SharePoint Servername und Bibliothek unterscheiden. Wer Zugriff auf mehrere SharePoint Bibliotheken bei unterschiedlichen SharePoint Servern hat, kann da schon mal ins Schleudern geraten.

SkyDrive und SkyDrive Pro| Apps

Bei SkyDrive und SkyDrive Pro kann man schon einmal die Übersicht verlieren:

Hier einmal die Übersicht  über alle derzeit von Microsoft zur Verfügung gestellten Apps:

In der Aufstellung fehlt natürlich die nächste Generation von Office (Office 365 bzw. Office 2013), mit der SkyDrive Pro ausgeliefert wird. Wer SkyDrive Pro nach der Office Installation bei den installierten Programmen sucht, muss nach der Groove.exe suchen.

Ganz neu für Windows Phone 7.5 und 8.0  ist die SharePoint App, also SkyDrive Pro für das Smartphone von Microsoft. Damit erhält der Windows Phone Benutzer Zugriff auf Dokumente, Newsfeed… auf SharePoint Server 2013 oder SharePoint Online (Office 365)

und hier gibt es weitere Informationen zu den Apps für SkyDrive und hier zur SharePoint App für Windows Phone

SharePoint Workspace , Groove | Alle Informationen – Update 2

Hier finden Sie alle Informationen zu SharePoint Workspace 2010, dem Vorgänger Groove 2007 und auch Groove Server 2010 , sowie Informationen zu SharePoint Server in Zusammenhang mit SharePoint Workspace 2010, über die ich auf meinem Blog berichtet habe.  Des weiteren werden hier alle Artikel über das Nachfolgeprogramm Skydrive Pro aufgelistet.

Dies ist ein weiteres Update, d.h. der letzte Eintrag verweist auf eine Zusammenfassung weiterer Informationen, die ich am 14.2.2011 aufgelistet habe.

gewünschte Information nicht gefunden?
Dann hinterlassen Sie doch einen Kommentar oder schreiben mir eine E-Mail an Hans.Brender@sqtm.net

SkyDrive Pro | viele Dateien auf SharePoint – Offline

SkyDrive – SkyDrive Pro – SharePoint Workspace 2010: Grundlagen

Microsoft Office Upload Center | SkyDrive , SkyDrive Pro, SharePoint Workspace 2010

SkyDrive Pro | Office 2010 und Office 2013 Preview – Probleme

SkyDrive Pro | Synchronisation mit SharePoint Server 2010 und 2013

Der Nachfolger von SharePoint Workspace 2010 | SkyDrive Pro

Office Professional Plus 2013 (Preview) und SharePoint Workspace

SharePoint Workspace 2010 versus SkyDrive: Ein Vergleich Part 1 und Part 2

Anpassungen mit dem Office 2010 Resource KIT

SharePoint Workspace 2010 | 60 Minuten Video (Collaboration Days in Luzern

SharePoint Workspace 2010 | Security Update KB 2566445

Dokumente Offline Speichern

Outlook Mails in SharePoint per Drag & Drop mit SharePoint Workspace 2010

SharePoint Workspace 2010 | Hotfix zu KB 2552967

Office 365 und SharePoint Workspace 2010 : Anmeldeinformationen

SharePoint Podcast | Talkrunde mit M.Greth und Chritoph Müller: 40 Minuten PodCast rund um SharePoint

SharePoint workspace 2010 | das deutsche Produkthandbuch

500 – 1800 – 7500 – 10000 : Offline Synchronisation. Was verbirgt sich hinter diesen magischen Zahlen

administrative Vorlagen in Office 2010 (und damit auch SharePoint Workspace 2010)

Ein Interview in deutscher Sprache mit mir zum Thema SharePoint Workspace 2010

Wo werden SharePoint Workspace Arbeitsbereiche gespeichert und wie kann dies geändert werden?

Microsoft Office Protocol Dokumentation. Links zu technischen Einzelheiten der verschiedenen Microsoft Produkte.

Interaktive Hilfe für Office 2003, 2007 und 2010. Es gibt keine interaktive Hilfe zu SharePoint Workspace 2010 für Umsteiger von Groove 2007.

Einschränkungen und Warnungen bei freigegebenen Ordnern.

Service Pack 1 für Office 2010 und SharePoint 2010

Office 365: Dokument Inhalte Offline mitnehmen: SharePoint Workspace 2010

SharePoint Workspace 2010 | Offline Content

SharePoint Workspace 2010 | Vereinfachtes Hochladen von Inhalten

SharePoint Server 2010 | Inhalte Offline zur Verfügung stellen

Administration von SharePoint Server 2010 und SharePoint Workspace 2010

Firewall-Einstellung für SharePoint Workspace 2010

Integration von Communicator und Lync in die Nachrichtenübermittlung.

SharePoint Workspace 2010 | Löschen von Arbeitsbereichen und Ordner

SharePoint Workspace 2010 | E-Mail Einladung. Wie funktioniert das?

SharePoint Workspace 2010 | Wie geht das? Von A – Z

SharePoint Workspace 2010 | Tastenkombinationen , ja, es geht auch ohne Maus.

weitere Liste in meinem Blog mit Informationen zu SharePoint Workspace 2010, Groove 2007, Groove Server 2010…

SkyDrive Pro | viele Dateien auf SharePoint – Offline

Beim letzten Live-Meeting kam die Frage auf, ob die Beschränkungen von SharePoint Workspace 2010 mit SkyDrive Pro (max. 10000 Dateien) aufgehoben worden sind. Oder besser gesagt, werden wirklich mehr als 10000 Dokumente synchronisiert? Grundsätzlich stellt sich die Frage? Brauche ich wirklich mehr als 10000 Dokumente Offline ?

Generell hat sich die Struktur des Uploads geändert.

SkyDrive:
Füge ich im Windows Explorer Dateien hinzu  (Grüne Linie), dann werden diese Daten direkt mit der Cloud synchronisiert. Speichere ich aber zum Beispiel aus Word 2013 ein Dokument in SkyDrive (blaue Linie), dann wird das Microsoft Office Upload Center angesprochen.

SkyDrive Pro

Füge ich im Windows Explorer neue Dateien hinzu, werden diese über das Microsoft Office Upload Center (im Hintergrund) zu SharePoint Server 2010 oder SharePoint Server 2013 synchronisiert, (rote Linie) egal um welche Dateien es sich handelt.
Werden im SharePoint Server jedoch Dateien hinzugefügt, so werden diese Dateien auch auf SkyDrive Pro und die damit verbundenen SharePoint Bibliotheken synchronisiert, das Microsoft Office Upload Center ist damit aber nicht involviert; es heißt ja auch Upload Center. Die Access-Datenbank jedoch bekommt diese Änderungen mit. (gestrichelte rote Linie)

Mit SkyDrive Pro hat Microsoft, wie oben schon erwähnt, auch eine Access-Datenbank spendiert:

In dieser Datenbank werden sämtliche Synchronisierungen verwaltet. In der Tabelle Subcache stehen sämtliche Verbindungen zu den von Ihnen benutzten SharePoint Server als auch SkyDrive in der Cloud.

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Ich habe ein paar Versuche unternommen. Natürlich sind die Werte abhängig vom Rechner, dem Internet-Zugang, etc. Erzeugt wurden  110 txt-Dateien (a 26 Byte)

Erklärung:

Es besteht bereits eine SkyDrive Pro-Bibliothek zum jeweiligen SharePoint Server
Unter Kopieren in der nachstehenden Tabelle habe ich im Windows-Explorer den Ordner mit 110 Testdaten per Drag & Drop auf die SkyDrive Bibliothek verschoben.
WebDAV zu SharePoint wurde eingerichtet (Anleitung am Ende des Beitrags).
Endgültige Fertigstellung ist der Zeitpunkt, wenn alle 110 Dateien nicht nur sichtbar sind, sondern mit dem SharePoint Server synchronisiert.

Vorgang	Zeit  und CPU Belastung
Kopieren auf SkyDrive Endgültige Fertigstellung	60 sec, keine CPU Belastung 215 sec, keine CPU Belastung
Kopieren auf SPS 2013 on Premise	300 Sec, 60% CPU Belastung
Kopieren auf SPS 2013 on Premise WebDAV Endgültige Fertigstellung	34 Sec, keine CPU Belastung 320 Sec, 10 % CPU Belastung
Kopieren auf SPS 2010 (Office 365)	die Dateien wurde nicht synchronisiert
Kopieren auf SPS 2010 Office 365 mit WebDAV Endgültige Fertigstellung	90 Sekunden, Keine CPU Belastung 360 Sec, 10-20 % CPU Belastung
Kopieren auf SPS 2013 (Office 365)	420 Sekunden, 50-70% CPU Belastung
Kopieren auf SPS 2013 (Office 365) WebDAV Endgültige Fertigstellung	135 Sekunden, keine CPU Belastung 390 Sekunden, 25% CPU Belastung

Bei allen Synchronisationen, die über das Microsoft Office Uploade Center gingen, fällt die hohe, bis sehr hohe Belastung der CPU auf. Warum ?

Unter Laufwerk:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Office\15.0\OfficeFileCache findet man zum einen die Access-Datenbank Central Table, zum anderen aber auch sämtliche, Dateien, die intern benutzt werden, um die Synchronisation zu einem Webserver zu erbringen.

Da wären zum Einen, für jede Datei, die sich im Synchronisationsfolder befindet, eine Datei mit der Endung fsd. und dazu noch einmal eine Verwaltungsdatei mit der Endung fsf. Das gab’s auch schon früher (2010), dort verwaltete SharePoint Workspace 2010 die Daten. Normalerweise sieht der Anwender diese Dateien ja nicht, aber gesteuert wird das ganze durch die Datenbank, und die Dateien haben auch durch die Datenbank erzeugte GUID-Namen. Wird eine Datei in SharePoint gelöscht, dann dauert es eine geraume Weile, und die Datei wird im Filesystem gelöscht, und in der Datenbank wird der Eintrag entfernt und die 2 damit verbundenen Dateien ebenfalls gelöscht.

Resümee: Jede Datei, die Sie für Offline-Verfügbarkeit synchronisieren, wird derzeit doppelt abgelegt: Beispiel an einer Datei mit der Original-Größe von 14409 KB

Ort	Größe
C:\Users\hb\SharePoint Libraries\HBsoft Team Si – 2.Dok-Li	14409 KB
C:\Users\hb\AppData\Local\Microsoft\Office\15.0\OfficeFileCache	15.360 KB + 1KB FSF Datei

Damit verdoppelt sich der Festplattenplatz für jede synchronisierte Datei. Und dies passiert auch, wenn ein anderer Benutzer auf dem SharePoint Server in der Dokumentenbibliothek weitere Dokumente ablegt.

Habe ich schon erwähnt, dass diese Verdoppelung von synchronisierten Dateien auch schon bei SharePoint Workspace 2010 stattfindet ? Ich bekomme immer wieder Mails und Blogbeiträge, die sich über mangelnden Speicherplatz auf Ihrer Festplatte beklagen. Jetzt wissen Sie den Grund.

Eine endgültige Aussage, ob über 10000 Dokumente aus dem SharePoint synchronisiert (und nicht wie bei SharePoint Workspace 2010 nur die Metadaten [siehe Blog]) kann derzeit noch nicht getroffen werden. SkyDrive Pro kann jedoch einzelne Dokumenten-Bibliotheken synchronisieren. Damit muss ich also überlegen, wie ich meine Dokumenten-Bibliothek anlege.

Leider heißt es oft, wir wollen unsere SharePoint Dokumente genau so ablegen  wie im Filesystem. “Die Anwender sind es so gewöhnt”. Und dann gab es für Benutzer, die Offline-Zugriff erhalten sollten,ein Problem:

 

Mit SkyDrive Pro muss ich nur verschiedene Bibliotheken anlegen:

Zusammenfassung:

Wenn Sie wirklich eine große Anzahl an Dateien vom Filesystem auf Ihren SharePoint Server 2010, SharePoint Server 2013, SharePoint Online, also Office 365 “schieben” wollen, denken Sie über die Limitierungen nach. Und über Ihren lokalen Speicher des/der Rechner, die diese Bibliotheken dann später Offline zur Verfügung haben sollen. Und über die Methode, wie diese Dateien in Ihre Bibliothek auf dem SharePoint geladen werden sollen. Ich bevorzuge WebDAV. Das schont während des Uploads erst einmal die Ressourcen, weil sonst kein weiteres Arbeiten möglich ist.

Eigentlich ist jetzt das Ende dieses Blogbeitrages. Aber ich hatte gerade eben jemanden am Telefon, der nicht wusste, was WebDAV ist, also hier die Kurzerklärung zu Einrichtung von WebDAV zu einem SharePoint Server:

	Start, rechter Mausklick auf Computer, Netzwerklaufwerk verbinden
	im Dialog tragen Sie die URL Ihres SharePoint Servers ein.
	Im Windows Explorer erscheint jetzt eine neue Netzwerkverbindung. Klicken Sie darauf und danach auf Ihre Bibliothek. Jetzt können Sie wie gewohnt ihre Dateien kopieren.

Fragen ? Gerne auch per Mail oder im Blog