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Archiv für die Kategorie ‘SharePoint Online’

OneDrive for Business | Repair function

9. April 2014 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

"Repair" added to OneDrive for Business

OneDrive for Business, 15.0.4605.1000, Version With the release of the April Product update, build 4605, the OneDrive for Business “Repair” option is now available. Repair will provide the user an option to fix a certain set of client side sync issues thereby increasing user confidence and, enhancing the usability of the OneDrive sync client. This is a first big step in enabling impacted users to get to a good sync state
Repair option in Onedrive for Business, systray context menu The Repair option is available as part of the systray context menu. If you find you are currently in a permanent sync error state, please use Repair.

Things to keep in mind:

1. Repair will stop sync on all your libraries and then re-sync them. How long this takes depends on the number of files and folders you’re syncing.

2. All your files will be archived by default, hence there is a pre-requisite on required disk space.

3. There can be a delay after Repair is complete, for files to appear in your synced folders. This time will vary (take longer), depending on the number of document libraries you have synced.

4. Don’t time a machine-restart while Repair is in progress, as the program currently don’t have support for auto-restart of Repair.

5. Document libraries deleted on the server, will continue to be in error state post Repair.

OneDrive for business | service description


OneDrive for Business, Microsoft

 

Microsoft has published on Technet the service description for OneDrive for business with Office Online, SharePoint Online plan 1 and SharePoint Online plan 2 :

  • Links to plans of Office 365
  • Links to OneDrive for Business plans
  • System requirements on the client side
  • OneDrive for Business limits

and a table with all features for

  • OneDrive for Business with Office Online
  • SharePoint Online Plan 1
  • SharePoint Online Plan 2

OneDrive for Business with Office Online, service description, SharePoint Online Plan 1, SharePoint Online Plan 2

OneDrive for Business | Service Beschreibungen


OneDrive for Business, Microsoft

Microsoft hat die Service-Beschreibungen für OneDrive for Business with Office Online auf Technet zur Verfügung gestellt (in englischer Sprache):

  • Links zu Plänen von Office 365
  • Links zu OneDrive for Business Plänen
  • System-Voraussetzungen  auf der Client-Seite
  • Beschränkungen von OneDrive for Business

und dann eine Tabelle mit allen Eigenschaften für

  • OneDrive for Business with Office Online
  • SharePoint Online Plan 1
  • SharePoint Online Plan 2

OneDrive for Business; Service Beschreibung, SharePoint Online Plan 1, SharePoint Plan 2

OneDrive for Business | Grundlagen, Erklärungen, Links

29. März 2014 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft, One Drive for Business with Office Online

Alles OneDrive? Weil Microsoft die Bedürfnisse der Kunden erkennt, gibt es unter dem Begriff OneDrive immer wieder Erweiterungen, so auch mit OneDrive for Business with Office Online, einem neuen Abonnement, welches ab 1.4.2014 den Kunden zur Verfügung steht.

Für mich also der richtige Zeitpunkt, einen längeren Artikel zu schreiben und der Versuch, Licht ins Dunkel von OneDrive zu bringen…

 

die Reise von SkyDrive Pro zu OneDrive for Business

An dieser Grafik lassen sich die einzelnen Projektstufen von SkyDrive Pro hin zu OneDrive for Business ablesen:

  • SkyDrive Pro wurde gestartet
  • Speicherweiterung auf 25 GB
  • Zukaufbarer weiterer Speicher bis zu 1 TB
  • maximaler Filegröße 2 GB
  • zusätzliche Ansicht im Browser, welche Dokumente mit mir geteilt wurden
  • Automatische Versionierung
  • OneDrive for Business für iOS Plattform
  • mobile Apps für Android und iPhone
  • einfache Kontrolle
  • verbesserte Suchfunktionen

neuer Name und demnächst eine eigene Bestellnummer (SKU) in der Wolke (ab 1.April 2014). Verwirrt. Nun, das alles ist nicht ganz einfach zu begreifen. SkyDrive und SkyDrive Pro, OneDrive und OneDrive for Business. Namen, die man erst einmal erklären muss:

zuerst einmal musste Microsoft den Name ändern.
aus SkyDrive wurde OneDrive aus SkyDrive Pro wurde OneDrive for business

Die Grundlagen habe ich bereits hier beschrieben. Trotzdem hier die Details und Unterschiede:


Private Daten aus der Wolke

OneDrive, private Daten, auf jedem Geräte 

Da wäre zuerst einmal OneDrive. wie wir sehen können, handelt es sich um private Daten. Die einmalige Anmeldung erfolgt mit einem Microsoft Konto. Und sofort stehen Ihnen 7 GB Cloud Speicher zur Verfügung. Und nicht nur das. Es gibt so viele Dinge, die OneDrive von anderen Cloud Speichern unterscheidet.

  • (gleichzeitiges) Bearbeiten von Office Dokumenten im Browser
  • Dokumenten-Historie
  • Teilen von Bildern und Dokumenten
  • komplette Integration in Windows 8.1 und Smart-Files

Egal welches Gerät, wenn ich eine Datei in OneDrive speichere, wird sie nicht nur in die Wolke synchronisiert, sondern auch auf meine anderen Geräte. Und natürlich können Sie Ihre Daten mit anderen externe Benutzer teilen. das Wichtigste aber: Der Speicher ist ein privater Speicher. Ich bin selbst für die Verwaltung und die Daten zuständig. In OneDrive gehören keine geschäftliche Daten, denn diesen Speicher nehmen Sie z.B im Falle eines Wechsels Ihrer Arbeitsstelle mit. Noch einmal. In OneDrive gehören keine geschäftliche Daten. Sie haben den Vertrag mit Microsoft unterschrieben. Und sind auch dafür verantwortlich.

OneDrive for Business, so heißt das Programm, mit dem Office 365 Benutzer Ihre Business-Daten über die Microsoft Wolke auf unterschiedliche Endgeräte synchronisieren.

Dabei können Daten, die jeder Benutzer in seinem eigenen Bereich (ehemals My-Site) mit diversen Endgeräten synchronisiert werden, auch das Teilen von diesen Daten mit Geschäftskollegen ist möglich. Aber auch SharePoint Team-Bereiche erlauben das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, On- und Offline.

Die Grundlage eines OneDrive for Business Einsatzés ist in diesem Fall SharePoint Online, ein Bestandteil bestimmter Office 365 Pläne.

Es geht hier um geschäftliche Daten, die von der IT des Unternehmens verwaltet werden. Im Vordergrund steht das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, nach Richtlinien, die die IT des Unternehmens vorgibt.

 

    geschäftliche Daten aus SharePoint Server 2013 (on Premise)
    OneDrive for Business, geschäftliche  Daten, auf jedem Gerät

Der gleiche Ansatz wie bei den geschäftlichen Daten aus der Wolke wird bei einem Einsatz eines SharePoint Servers 2013 on Premise verwendet. Der SharePoint Server 2013 steht hier in der Firma und die Mitarbeiter greifen mit OneDrive for Business auf diesen zu. Im März 2014 war für kurze Zeit mit der Installation des Service Pack 1 die gleiche Funktionalität wie bei SharePoint Online gegeben. Zumindest was die Zusammenspiel und die Synchronisation mit OneDrive for Business angeht. Die Office 365  Programme werden aber fortlaufend weiterentwickelt. Beim SharePoint Server 2013 müssen wir dann wieder auf das nächste Service Pack warten.

 

Geschäftliche Daten teilweise in der Wolke

OneDrive for Business, geschäftliche  Daten, auf jedem Gerät

Ab dem 1.4.2014 wird es ein weiteres Familienmitglied für OneDrive for Business geben.
Der Name:

OneDrive for Business with Office Online

Dieses Modell ist für all die Firmen interessant, die Ihre geschäftliche Daten on Premise liegen haben und für z.B. Außendienst-Mitarbeiter keinen Zugriff von außen auf diese Geschäftsdaten gestatten. Diese Mitarbeiter erhalten dann einen, durch die IT des Unternehmens verwalteten Bereich in der Cloud, mit dem diese dann diese Dokumente synchronisieren und mit anderen auch diese Dokumente teilen und bearbeiten können.

Microsoft beschreibt OneDrive for Business with Office Online auch als Möglichkeit, auch ohne dahinterliegenden SharePoint, Arbeitsdokumente in der Wolke zu hinterlegen und auf diversen Endgeräten zu synchronisieren, um damit dann Offline damit zu arbeiten. Wichtig, es handelt sich um Arbeitsdokumente, den private Dokumente gehören in OneDrive.

hier eine Auflistung mögliche Szenarien:

1) Kunden mit SharePoint Server 2007 und 2010 on-premise

Damit können Kunden von der Wolke und dem Datenaustausch profitieren, ohne Ihre internen OnPremise Strukturen zu ändern und trotzdem Ihren Außendienst Mitarbeitern Zugriff auf wichtige Arbeitspapiere (On- und Offline) zu gewähren. Gerade mit Offline-Fähigkeit ist hier ein wichtiger Schritt. Im Gegensatz zu den Arbeitsbereichen (implementiert in Windows Server 2012 R2 und Windows 8.1 ). Außerdem ist eine Zusammenarbeit mit anderen im Arbeitsbereich-Konzept nicht vorgesehen und setzt den Einsatz eines Sync-Servers und eines Zertifikats auf der Kundenseite voraus, und es funktioniert nur mit Windows 8.1. Damit kann man die vorhandene SharePoint onPremis vs Office 365 Diskussion entschärfen. Damit erhält der Kunden eine verlängerte Zeitlinie, und kann Produkte wie Box oder Dropbox ersetzen und die Vorteile von OneDrive for Business trotzdem nutzen.

2) Kunden mit Office Proffesional Plus and Software Assurance (SA) und kein SharePoint

OneDrive for Business with Office Online erlaubt den Zugriff auf Office Online und damit das Editieren mit Office Online

3) Kunden mit Office 365 Pro Plus oder P1 Plan

Damit erhalten Kunden die Möglichkeit, ihr bestehendes Abonnement aufzuwerten, ohne sich gleich mit SharePoint online zu beschäftigen. Für viele kleine Unternehmen ist genau das die richtige Lösung. Sie können, wie schon beschrieben, mit mehreren Personen gemeinsam ein Dokument bearbeiten, bzw. sich die Dokumente mit anderen Mitarbeiter teilen und haben sowohl On- als auch Offline Zugriff auf diese Daten. In vielen Firmen wird das schon mit OneDrive gemacht, aber OneDrive bietet nicht die Möglichkeiten, die uns mit OneDrive for Business with Office Online  zur Verfügung stehen und: OneDrive ist für die Benutzung von private Daten vorgesehen. Verlässt in einem kleinen Unternehmen ein Mitarbeiter das Unternehmen, nimmt er sein OneDrive mit, hat also weiterhin Zugriff….

4) Kunden mit SharePoint Server 2013 on Premise

Für alle Kunden, SharePoint Server 2013 im Einsatz haben, und vorhaben, in die Wolke zu migrieren, aber die Vorbereitungen zur Migration erst begonnen haben, oder aber mitten in der Prüfung einer möglichen Migration stecken. Diesen können sich mit der Migration die benötigte Zeit lassen, haben mit der Implementierung vom Service Pack 1 für SharePoint Server 2013 die Möglichkeit, Mitarbeiter die unterwegs sind, schon morgen mit OneDrive for Business with Office Online auszustatten und das unter der Kontrolle der Administration.

OneDrive for Business with Office Online als bei Microsoft bestellbares Abonnement enthält:

  • 25 GB Speicher
  • Enthält Office Online
  • Preis 5$ pro Benutzer und Monat
  • gibt es in den Lizenz-Programmen OV/OVS, EA/EAS, MPSA
  • Promotion: Preisreduzierung von April bis September 2014
    • =Preis 2,50$ pro Benutzer und Monat
    • =Für Office SA  Kunden bzw. Kunden von Office 365 Pro Plus $1,50

    OV=Open Value  OVS=Open Value Subscription
    EA=Enterprise Agreement  EAS=Enterprise Agreement Subscription
    MPSA=Microsoft Products and Services Agreement

    die meisten Microsoft Abkürzungen finden sie ganz schnell hier Education Programm

OneDrive for Business with Office Online wird es nicht im Microsoft Education  Programm geben. OneDrive for Business ist in Office 365 A2 Programm enthalten.

eine separate Beschreibung zu OneDrive for Business with Office Online finden sie hier.


Links für OneDrive for Business

Grundsätzlich kann jeder OneDrive for Business einsetzen, wenn

  • ein Office 2013  Paket auf dem Rechner installiert ist und
  • auf ein SharePoint Server 2013 on Premise zugegriffen werden soll oder
  • auf ein SharePoint Online zugegriffen werden soll
    Sicherheit

ein Wort zur Sicherheit. OneDrive for Business ist Teil von Office 365. Die Data Center, die Microsoft für die Speicherung der Daten benutzt, unterliegen den  höchsten Regularien-Standards wie HIPAA, ISO 27001, EU Model Clause, FISMA. Zusätzlich werden Daten auf dem Transportweg verschlüsselt und Microsoft arbeitet daran, Verschlüsselung auch auf Dateiebene bis zum Ende des Jahres 2014 zur Verfügung zu stellen.


    Zusammenfassung
    OneDrive und OneDrive for Business benutzen das gleiche Protokoll. Die Arbeitsweise ist fast identisch. Sie ermöglicht die Synchronisierung von Daten aus der Wolke auf unterschiedliche Geräte, ermöglicht dann den Zugriff auf diese Daten auch ohne Internet Zugang und ermöglicht das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten. OneDrive for Business wird durch die IT des Unternehmens kontrolliert, Speichergrößen etc. werden von dieser verwaltet.

SharePoint Online | gleichzeitiges Arbeiten mit Office Dokumenten

18. März 2014 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

in den alten Tagen von SharePoint Online  (und SharePoint on Premise ohne Installation des Office Web Apps Servers) war es schon ein bisschen kompliziert mit dem gleichzeitigen Arbeiten, So musste man bei einem Word-Dokument das native Word 2013 starten, um gleichzeitig mit mehreren Benutzern an diesem Dokument zu arbeiten. Das hat sich geändert

Es gibt nur noch eine Ausnahme: Excel

Hier die Möglichkeiten, die uns Word und PowerPoint bieten:

Bearbeiten eines Dokuments Benutzer 1 Bearbeiten eines Dokuments Benutzer 2 gemeinsames Bearbeiten
Word Online Word  Online Ja
Word Online Word gestartet vom Web-Browser Ja
Word gestartet vom Web-Browser Word gestartet vom Web-Browser Ja
Dokument geöffnet von OneDrive for Business  (lokale Datei) Word Online Ja
Dokument geöffnet von OneDrive for Business  (lokale Datei) Word gestartet vom Web-Browser Ja
Dokument geöffnet von OneDrive for Business  (lokale Datei) Dokument geöffnet von OneDrive for Business  (lokale Datei) Ja

Excel

Bearbeiten eines Dokuments Benutzer 1 Bearbeiten eines Dokuments Benutzer 1 gemeinsames Bearbeiten
Excel Online Excel Online Ja
jede andere Kombination Excel Online Nein

Derzeit ist ein gleichzeitiges Bearbeiten in Excel nur mit der Variante Excel Online möglich

gemeinsames Bearbeiten mit Word Im Web-Browser sieht man die anderen Benutzer, die gerade an dem Dokument arbeiten.
gemeinsames Bearbeiten mit Word Bei Word-Online sieht man die Eingaben der anderen Benutzer

 

Mit SharePoint Online bleibt es jetzt den Anwendern überlassen, welches Programm (Word Online, natives Word bzw. PowerPoint Online oder natives PowerPoint) man für das gleichzeitige Bearbeiten benutzen möchte. Die schnellsten Ergebnisse erzielt man mit den Online-Varianten. Trotzdem kann es erforderlich sein,  die Bearbeitung mit dem lokal installierten Office Programmen zu arbeiten, weil z.B. bestimmte Funktionalitäten in den Online-Varianten fehlen.

Bei besonders großen Dokumenten und der Benutzung von lokal installierten Programmen kommt die Eigenschaft von OneDrive for Business zum tragen, dass nur geänderte Datenteile wieder in die Wolke synchronisiert werden müssen.

Zusammenfassung:

Microsoft sollte die Lücke bei Excel schließen, dann muss der Anwender nicht mehr nachdenken.

Aber es gibt von mir natürlich eine Wunschliste für zukünftige Versionen:

Das Sperren von bestimmten Bereichen eines Dokumentes, bei dem keiner mehr editieren oder diesen Bereich löschen kann. Beim gleichzeitigen Bearbeiten an einem Dokument kann nicht auf die Datei-Historie zurückgegriffen werden, denn erst der letzte Benutzer erzeugt eine neue Version (wenn eingeschaltet).

Die Implementieren eines Dokumenten Logs, welcher Benutzer hat was getan. Nur so kann festgestellt und nachverfolgt werden, wer z.B. falsche Dokument-Daten erzeugt hat, oder wer bestimmte Bereiche gelöscht hat. (Word ist das einzige Office-Programm, welches diese Funktion unterstützt (Änderungen nachverfolgen))

Zusammenarbeit Link

die englische Version dieses Artikels finden sie hier

SharePoint Online | Co-Authoring with Office documents

17. März 2014 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

in the early days of SharePoint Online (and SharePoint on Premise without the Office Apps Server installed)  you could not co-authoring with all Office documents online. For example, if you have had a word document, then you have had to open and edit it with the native Word 2013, if you want to co-authoring with other users.

Now, you only have to watch Excel

Here are the possibilities with Word and PowerPoint

Edit a document User 1 Edit a document User 2 Co-Authoring
Word Online Word  Online Yes, best user experience
Word Online Word started from Browser Yes
Word started from Bowser Word started from Browser Yes
Document opened from OneDrive for Business  (local file) Word Online Yes
Document opened from OneDrive for Business  (local file) Word started from Browser Yes
Document opened from OneDrive for Business  (local file) Document opened from OneDrive for Business  (local file) Yes

Excel

Edit a document User 1 Edit a document User 2 Co-Authoring
Excel Online Excel Online Yes
any other combination Excel Online NO

This time you may only Co-Authoring with Excel Online !!

co-authoring with word on the right side of your browser, you see your co-authors in Word online
co-authoring with word with Word Online you see the others Co-authors writing

 

With SharePoint Online you may co-authoring and you may decide, which program you will use. You will have the best user experience, if you collaborate with the Online versions. But in some situations you will take the native Office programs, f.e. if a specific function is not available in the Online Version.

Keep in mind with the native Office programs and “big” documents, only the changes (deltas)of the document will synchronized. And this is a big advantage of OneDrive for business.

Conclusion:

Microsoft should close the gap on Excel, then the user may decide, which is the best way to Co-Author with other users.

My wish-list Microsoft my implement in the future versions

  • save parts of my document, nobody may change or delete
    (Only the last user, who ends the document writes a new version, if version history is on)
  • implement a log, which user do what
    (in word you may do that with review an track changes – but only with the native Word)

Co-Authoring Link

OneDrive for Business | in filenames are now allowed almost all chars


OneDrive for Business, Microsoft

If you have installed Office 2013 Service Pack 1  and SP1 for SharePoint Server (on Premise) you will have less problems with not allowed characters in filenames. There are only 2 chars left the users need to know.

invalid chars in filename bevor you install SP1 before Service Pack 1:

the image on the left side shows the characters, which are not allowed in OneDrive and OneDrive for business.

You see, that you have more restrictions in OneDrive for business, f.e. you are not allowed to use a & in the filename

invalid chars in filename after you install SP1 after Service Pack 1:

Now there are only 2 more characters left, you cannot use in filenames: # and %

for the other chars printed in white on the left image, it’s not so easy, to save a document with these not allowed chars in the filename.

The chars /\<>:*”?| are not allowed.

If you use f.e. the “#” in the filename of a word document, than it is interesting, that you see the following error message origin from Microsoft Office Upload Center:

error message Microsoft Office Upload Centerit It is ok, but the solution shows the old invalid chars.
I hope, Microsoft will correct these chars in KB article KB905231

OneDrive vs OneDrive for Business | Unterschied – Grundlagen

25. Februar 2014 3 Kommentare

OneDrive OneDrive for Business, Microsoft

Ich habe mir mal die Suchbegriffe angesehen, die die Benutzer zu meinem Blog führten, bzw. die im Blog eingegeben wurden. Und festgestellt, dass viele noch mit den Grundbegriffen von OneDrive (vorher SkyDrive) und OneDrive for Business (vorher SkyDrive Pro) nicht klarkommen. Eigentlich kein Wunder, bei diesen leicht zu verwechselnden Namen, die natürlich nicht den wesentlichen Unterschied erklären.

 

OneDrive (SkyDrive)

OneDrive, Grundlagen, SkyDrive

Bei OneDrive handelt es sich um einen privaten Speicher, der direkt in der Cloud bei Microsoft liegt, also in einem der vielen Data-Center von Microsoft. Sobald sich ein Benutzer mit einem Microsoft Konto registriert hat, bekommt er 7GB Festplattenplatz in der Cloud reserviert. Die obige Abbildung zeigt einen Benutzer mit  verschiedenen Geräten. Für die unterschiedlichen Geräte gibt es OneDrive-Apps oder OneDrive Programme, abhängig vom Betriebssystem und dem Gerät selbst. Hier eine Übersicht. Und hier kommt der Clou:  Speichere ich mit einem Gerät ein Bild, ein Dokument, egal was, in den SkyDrive OneDrive-Ordner, wird diese Datei dann in die Cloud selbst und auch auf meine anderen Geräte synchronisiert. Ich kann diese Datei mit anderen Benutzern (externer Benutzer auf dem Bild) teilen, bei Office-Dokumenten diese sogar mit mehreren externen Benutzern bearbeiten (sogar gleichzeitig , wenn Ich Word-Online, Excel-Online, PowerPoint Online oder OneNote Online verwende), ich habe bei Office Dokumenten eine Datei-Historie , ….

Die Grundlage dafür bildet mein OneDrive, der Ort, an dem alle meine Daten liegen. Weitergehende Blog Posts zu OneDrive früher SkyDrive finden sie hier


OneDrive for Business ( SkyDrive Pro)

OneDRive for Business, Grundlagen, SharePoint Online, SkyDrive Pro

Bei OneDrive for Business (SkyDrive Pro) handelt es sich um eine Variante, bei der weitere Microsoft Produkte im Spiel sind. Die obige Abbildung zeigt uns der Mitte Office 365, welches auch in unterschiedlichen Ausprägungen von Microsoft “gemietet werden kann. Ich habe auch noch ein weiteres Produkt SharePoint mit in das Bild gebracht, weil dieses Produkt nicht in jedem Office 365 Paket enthalten ist.

Der wesentliche Unterschied in der Abbildung sind jedoch die zwei Benutzer A + B in der Abbildung. Ich habe mich hier auf zwei beschränkt, es können natürlich beliebig viele Benutzer sein.

und vereinfacht gesagt: Unter OneDrive for Business versteht man die Möglichkeit, im SharePoint abgelegte Daten auf seine eigenen Geräte zu synchronisieren. Auch hier kann ich mit mehreren Benutzern gemeinsam Dokumente bearbeiten, und dass nicht nur mit Office-Online, sondern auch mit lokal installierten Office-Programmen. Und OneDrive for Business unterstützt natürlich unterschiedliche Geräte.

Ein 7 Minuten Video zeigt die vielen Möglichkeiten und den Unterschied zu OneDrive. Wie eine Zusammenarbeit dann mit OneDrive for Business funktioniert, habe ich in einem 5 Minuten Video einmal dargestellt.

Weitergehende Blog Posts zu OneDrive for Business früher SkyDrive Pro finden sie hier

 

OneDrive for Business (SkyDrive Pro)

SharePoint server 2013, OneDrive for Business

und jetzt kommt die dritte Variante ins Spiel. Oben haben wir gesehen, das OneDrive for Business etwas für Firmen, Organisationen oder Vereine sind. Und manche Firmen möchten oder dürfen nicht in die Cloud. Das mag unterschliche Gründe haben, aber auch hier gibt es Produkt: Der SharePoint Server 2013. Der ist in der Firma installiert. OnPremise. Wir benutzen zwar das Internet, damit wir auf die Daten des Firmen-SharePoints zugreifen können. Also von überall. Aber ansonsten gilt alles, was ich im mittleren Abschnitt geschrieben habe. Es gibt sogar Firmen, die beide Szenarien implementiert haben. Aber das will ich hier nicht näher beschreiben.

Fragen?

Dann nutzen Sie die Möglichkeit, hier einen Kommentar abzugeben. Oder schreiben Sie mir eine Mail. Unter About finden Sie meine E-Mail Adresse.  Oder abbonieren Sie meine tägliche Zeitung. Alles, was weltweit zu OneDrive und OneDrive for Business geschrieben wird. Oder besuchen Sie mich auf einen der Events, die ich hier aufgelistet habe, ….

OneDrive for Business | Übertragung und Speichern

24. Februar 2014 1 Kommentar

OneDrive SkyDrive
OneDrive for Business, Microsoft SkyDrivePro

SkyDrive Pro

Die erste Hälfte dieses Blog Posts betrifft sowohl OneDrive (SkyDrive) als auch OneDrive for Business (SkyDrive Pro), in der zweiten Hälfte geht es dann um SharePoint Server 2013 bzw. SharePoint Online.

Part 1 : Übertragung

Immer wieder findet man Meinungen im Internet, das SkyDrive bzw. SkyDrive Pro beim Synchronisieren zu lange braucht. Und viele hoffen, dass sich das mit der Namensänderung ändert. Dem ist derzeit aber nicht so.

Warum ?

Die Synchronisierung hat sich nicht geändert. Schon zu Zeiten von SharePoint Workspace  2010 wurde das Protokoll (MS-FSSHTTP), auch Cobalt Protokoll genannt, verwendet, welches auch für SkyDrive / SkyDrive Pro und heute für OneDrive / OneDrive Pro verwendet wird.

Das habe ich an verschiedenen Stellen beschrieben:

Wenn wir das Protokoll genauer anschauen, dann wird beim Erst-Synchronisieren von Ihrem Gerät die Datei in mehrere kleine Häppchen unterteilt, die dann einzeln übertragen werden und am Ziel wieder zusammengesetzt zu werden. Das macht durchaus Sinn, weil wir ja nicht immer eine Verbindung haben, das Notebook einfach zuklappen, usw. Wenn wir uns die “Häppchen” genauer anschauen, dann wird hier anhand der Metadaten unterschieden, wie groß diese Häppchen sind. Bei einem Bild ist das egal, aber bei Dateien deren Herkunft Word, Excel, PowerPoint und OneNote sind, eben nicht. Doch dieser Vorteil lässt sich erst beim späteren Überarbeiten eines Dokumentes sehen. Denn dann kommt der Vorteil dieses Protokolls zum tragen.

Nehmen wir an, sie haben eine 30 MB große PowerPoint Präsentation erstellt.

Speichern in Ondrive, Speichern in OneDrive for Business Sie speichern direkt auf Ihrem OneDrive oder

OneDrive for Business
a) SharePoint Server 2013 on Premise
b) SharePoint Online (Office 365)

Später wollen Sie noch Änderungen an Ihrer Präsentation vornehmen. Sie öffnen die Datei mit PowerPoint von OneDrive bzw. OneDrive for Business auf ihrer Festplatte.

Sie ändern z.B. die Symbole einer Aufzählungsliste

Dann speichern Sie erneut. Und jetzt kommt der Vorteil des Protokolls zum Tragen. Es wird nämlich nur noch der Absatz der geänderten Aufzählungsliste übertragen. Und nicht mehr die ganzen 30 MB.

Zusammenarbeit (Colloboration)

Das Protokoll nimmt auch beim gleichzeitigen Bearbeiten eines Dokumentes diese Änderungen vor, egal welcher Kollege mit Ihnen das Dokument bearbeitet. Ein ausgeklügelter Mechanismus sorgt mittels der Metadaten des Dokumentes dafür, dass sie immer auf dem aktuellen Stand sind, und nicht jedes Mal das komplette Dokument übertragen wird.

Zusammenfassung

Erstsynchronisierung eines Bildes Geschwindigkeits-Nachteil
Erstsynchronisierung  eines Office Dokumentes Geschwindigkeits-Nachteil
Bearbeiten und anschließendes Speichern (Bild) Geschwindigkeits-Nachteil
Bearbeiten und anschließendes Speichern (Office)
(Word, Excel, PowerPoint, OneNote
Vorteil, nur Delta-Synchronisierung
gemeinsames, gleichzeitiges Bearbeiten eines Office-Dokumentes Vorteil, nur Delta-Synchronisierung

wohlgemerkt, es geht hier nur um das Protokoll und die damit verbunden Geschwindigkeitseinbußen. Alle Vorteile, wie Smartfiles bei Windows 8.1 oder den serverbasierenden Papierkorb, oder Offline /Online Einstellungen und die Synchronisierung auf alle Geräte wie Smartphones werden hier nicht berücksichtigt.

Das ganze nennt man auch Shredded Transfer, es findet durch das Protokoll eine sichere Übertragung mit Komprimierung statt. (Quelle)


Part 2: Shredded Storage

Ich gehe davon aus, das wir beim Speichern der Daten, egal ob wir OneDrive oder OneDrive for Business benutzen, die Daten in einem SQL Server abgelegt werden. Als OneDrive Benutzer habe ich jedoch keinen Zugriff auf das Speichersystem und ich habe bisher keine Informationen gefunden, die diese Annahme bestätigen würde. Es gibt jedoch zwei Gemeinsamkeit bei beiden Programmen, die die Annahme erhärten. Bei beiden Programmen haben wir nämlich ein Limit von 2GB  bei der Dateigröße, und das ist eine Limitierung, die der SQL Server mit sich bringt. Des weiteren gibt es für Office-Dokumente auch bei OneDrive eine History-Funktion.

Während es bei OneDrive nur wenige weitere Limitierungen gibt, sind beim Übertragen auf SharePoint Server 2013 oder SharePoint Online doch erhebliche Einschränkungen. Diese kommen jedoch vom SharePoint selbst und nicht vom Speichersystem.

Und beim Speichersystem von SharePoint müssen wir uns auch mit der Vergangenheit beschäftigen. (Quelle)

SharePoint 2010 BLOB Storage

Als Übertragungs-Technologie wurde Cobalt (siehe oben) verwendet. Und stark vereinfacht wurden die Daten in BLOBs gespeichert. Änderungen an einem Dokument wurden erneut gespeichert.

SharePoint Server 2010: Speichern in BLOB

Beispiele:

  • 1 Dokument von 10 MB Größe und 10 Versionen: Datenbank: 100 MB Speicherbedarf
  • 1 Dokument von 100 MB Größe und 10 Versionen: Datenbank: 1 GB Speicherbedarf

SharePoint 2013 BLOB Storage

Die Übertragungs-Technologie wurde auf Serverseite um Shredded Storage ergänzt. Auch hier stark vereinfacht wird ein Dokument zerstückelt in kleineren BLOBs gespeichert. Für die Verwaltung wird ein BLOB Index benutzt, außerdem werden bestimmte Teile im BLOB Cache vorgehalten, was wiederum die Zugriffsgeschwindigkeit erhöht.

SharePoint Server 2013: Speichern in BLOBs

Außer einer um Faktor 2 schnellere Verarbeitung wird enorm Platz gespart. (Quelle)

Anlegen einer Bibliothek (Versionierung eingeschaltet)

 

SharePoint 2010

SharePoint 2013

Dokumenten-Bibliothek Größe

21 632 KB

26 112 KB

Hinzufügen eines Word Dokumentes ( Bilder und Worte) mit der Größe 4MB

 

SharePoint 2010

SharePoint 2013

Dokumenten-Bibliothek Größe

30 225 KB

34 735 KB

Unterschied

8 623 KB

8.623 KB

Das bringt also noch keinen Unterschied.

Wird das Dokument aber 10x bearbeitet (nur eine zusätzliche Zeile hinzugefügt), dann wird der Vorteil der Shredded Technologie sichtbar

 

SharePoint 2010

SharePoint 2013

Dokumenten-Bibliothek Größe

50 735 KB

34 735 KB

Unterschied

20 480 KB

0 KB

Nicht nur der deutlich reduzierte Speicherverbrauch, auch der wesentlich schnellere Zugriff sind die Merkmale von SharePoint Server 2013.


jeden Tag: Neues zum Thema Collaboration: CollabNews

OneDrive for business : Ausrollen des Standalone Clients

19. Februar 2014 8 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Seit dem 19.02.14 heißt der Client nicht mehr SkyDrive Pro sondern OneDrive for business. Früher war es möglich den eigenständigen Client von SkyDrive Pro herunter zu laden,  um diesen via System Center Configuration Manager (SCCM) an die Clients auszurollen. Dies ist jedoch nicht mehr möglich. Einzelne Installationen lassen sich hier herunterladen und installieren.

Beschrieben habe ich das schon an mehreren Stellen

SkyDrive Pro | Standalone Version  englisch
SkyDrive Pro | Standalone Version deutsch
SkyDrive Pro | neuer Download Link

Mit SCCM funktioniert das ganze aber nicht. Für Unternehmen, die noch mit Office 2010 arbeiten, aber für die Synchronisation zu SharePoint 2013 oder SharePoint Online den Client flächendeckend ausrollen wollen, bleibt hier die Möglichkeit, ein Office 2013 Paket so zu modifizieren, dass nur der SkyDrive Pro (OneDrive for business) Client ausgerollt wird.

Beschrieben ist das hier in deutscher oder englischer Sprache.

European SharePoint Conference 2014 | 5.5.-8.5.2014 in Barcelona

11. Februar 2014 Hinterlasse einen Kommentar

European SharePoint Conference 2014, Barcelona

Zum zweiten Mal spreche ich auf der European SharePoint Conference, die im Jahr 2014 vom 5.5.-8.5.2014 in Barcelona stattfinden wird. Mein Thema ?

Natürlich über SkyDrive Pro OneDrive for business und den kleinen Bruder OneDrive. Ich werde von der Umstellung des Namens und den Änderungen des Offline-Clients sprechen, was sich geändert hat beim Umgang mit Dokumenten, wo noch Probleme mit Dokumenten bestehen und natürlich Tipps und Tricks.

Mein Vortrag für IT-Pro’s findet am  Mittwoch 7.05.2014 um 11:45 Uhr statt.

Wer nicht nach Barcelona kommen kann, der kann hier nachschauen, bei welchen Events ich sonst noch über OneDrive for business spreche.

 

Hans Brender: ich spreche in Barcelona über OneDrive for Business ….

OneDrive vs SkyDrive | Was hat sich geändert?

28. Januar 2014 Hinterlasse einen Kommentar

Microsoft, One Drive SkyDrive, Microsoft SkyDrive

Gestern vermeldet, und dann wurde es über alle Medien verbreitet. Hurra, wir haben einen neuen Cloud-Dienst. Oder ?

Viele lesen sich den Original Blog-Post nicht richtig durch.

Aber dann einen Kommentar abgeben. Von “Warum hat Microsoft das getan?” über “Hoffentlich gibt’s jetzt mehr Gratis-Speicher” oder “Kann ich jetzt endlich 500 GB Speicher kaufen?”

Nun, es muss noch einmal klar gestellt werden:

OneDrive und OneDrive for Business sind keine neuen Cloud-Dienste von Microsoft. Es wurde nur der Name geändert.  Normalerweise ändert man einen eingeführten Namen nicht. Das aber hätte Microsoft (zumindest in Europa) tun müssen. Warum ? Das könnt ihr bei meinem MVP Kollegen Raphael Köllner hier nachlesen. Es geht um das Microsoft Urteil aus Großbritannien, welches er beleuchtet hat. Und weil ein neuer Name nur für Europa keinen Sinn macht, man denke nur an die Integration in Windows 8.1 oder Integration in Office und SharePoint Server,  hat man einen Namen gesucht und gefunden, der weltweit gilt:

Aus SkyDrive wurde OneDrive  und aus SkyDrive Pro wurde OneDrive for Business

Nicht mehr. Und nicht weniger. Keine neue Software, keine neuen Features. Zumindest derzeit. Microsoft muss jetzt nämlich erste einmal den Namen in vielen Produkten ändern.

One Drive OneDrive, Microsoft
  • SkyDrive Desktop App
  • Windows 8
  • Windows 8.1
  • SkyDrive für Windows Phone
  • SkyDrive App für MAC OS
  • SkyDrive für  iPhone und iPad
  • SkyDrive für Android
  • Login Browser
  • SkyDrive Pro – Standalone Version
  • Integration in Office 2013
  • Integration in Office 365
  • Integration in SharePoint Server 2013
  • SkyDrive Pro App für Windows 8.1
  • SkyDrive Pro App für iPhone und iPad
  • Integration in Windows 7
  • Integration in Windows 8.x

Einiges wird bis zur SharePoint Konferenz 2014  in Las Vegas (3.-6.3.2014) umgesetzt werden. Dort will Microsoft auch weitere Details bekannt geben. Und dort will Microsoft auch das nächste Service Pack für Office bekannt geben.

Eine neuer Name wurde bekannt gegeben, die vollständige Umsetzung wird noch geraume Zeit in Anspruch nehmen. Und ich werde weiterhin über SkyDrive OneDrive und OneDrive for Business berichten.

Mr. SkyDrive is dead. Call me Mr. Onedrive

Aus SkyDrive Pro wird OneDrive for Business

27. Januar 2014 1 Kommentar

Aus SkyDrive Pro wir OneDrive foir Business. Durch das Rebranding des Konsumer-Produkts (aus SkyDrive wird OneDrive) wurde auch die “Pro” Version mit neuem Namen platziert.

Was bedeutet das derzeit? Nichts. Zuerst bleibt alles einmal beim alten. Wir reden und bloggen jedoch ab sofort mit den neuen Namen.

Und die Umsetzung?

Nun, Einzelheiten wird Microsoft auf der SharePoint Konferenz 2014 in Las Vegas verkünden.

Hoffnung?

Ich kann jedoch nur hoffen, dass Sie aus dem, sagen wir, nicht ganz glücklichen Link-Namen im SharePoint Server 2013 (SkyDrive)  und die Verwirrung der Benutzer, “ist das jetzt mein persönlicher Speicher?”, gelernt haben.

Und der Name OneDrive for Business als Link bestimmt zu lang ist und …

Warten wir ab, was daraus wird. Bis alle Apps und Programme ihren neuen Namen bekommen, wird es noch eine Weile dauern. Letztendlich mündete das in der Vergangenheit immer auf Groove.exe. Und manche Microsoft Abteilungen hatten es damals gar nicht mitbekommen

SkyDrive Pro ist (noch lange nicht) tot, trotzdem : Es lebe OneDrive for Business

SkyDrive Pro | wie funktioniert SkyDrive Pro (Video)

22. Januar 2014 Hinterlasse einen Kommentar

SkyDrive Pro

Weil ich immer wieder Fragen zu SkyDrive Pro bekomme, habe ich einen Beitrag, den ich für die SharePoint Sendung produziert habe, noch einmal neu aufgelegt.

In dem knapp 6 Minuten Video dreht es sich um SkyDrive Pro – Intranet im Offline-Modus: Dateien und Dokumente aus dem Intranet kann man auch ohne Internetzugang bearbeiten und später wieder mit dem Intranet synchronisieren.

Das Video vermittelt einen auch technischen Überblick über SkyDrive Pro und die Funktionen mit SharePoint 2013 und Office 365.

 

wie funktioniert SkyDrive Pro, nicht nur ein technischer Überblick

SkyDrive Pro | Collaboration Days im April 2014 in Zürich

20. Januar 2014 Hinterlasse einen Kommentar

die Collaboration Days im April in Zürich

Über 40 Vorträge zum Thema Zusammenarbeit erwartet die Teilnehmer auf den Collaboration Days in Zürich, die am 2. und 3. April 2014 stattfinden.

Und es freut mich, auch in diesem Jahr mit einem Vortrag “Neues von der OneDrive for Business Front” dabei zu sein. Microsoft arbeitet derzeit an vielen Änderungen und Verbesserungen an SharePoint. Einige davon betreffen auch SkyDrive Pro OneDrive for Business. Und die werde ich am 2.4.2014 um 16:35 Uhr vorstellen.

 

Warum sollten Sie dieses Event besuchen?

 

Vielleicht sieht man sich dort ?

SkyDrive Pro | Working Offline with your documents

13. Januar 2014 Hinterlasse einen Kommentar

Video , SkyDrivePro , SkyDrive, working offline, documents,

der erste Office 365 Saturday Europe 2013 Event fand am 30.11.2013 statt. 4 parallele Tracks rund um Office 365, und das alles Online.  Alle Vorträge  wurde aufgezeichnet und stehen hier zur Verfügung. Das war ein toller Online Event, lediglich über das Networking sollte man sich Gedanken machen, vielleicht das  nächste mal eine Diskussion live über Yammer

Mein Vortrag / Demo mit dem Thema Working Offline with your documents finden Sie hier .

SkyDrive Pro | Speicherplatz verschieben (ändern) – Synchronisation


SkyDrive Pro

Speicherplatz verschieben ?

Neue Geräte, besonders Tablets haben auf der System-Partition nicht viel Platz. Wenn wir ein Surface RT oder Surface 2 besitzen, also mit dem Betriebssystem RT, dann zuerst einmal die schlechte Nachricht. Hier kann nur die Modern Web App benutzt werden, d.h. ich kann nur Online auf meine SharePoint Bibliotheken zugreifen. Und das wird auch noch ein ganzes Jahr so sein. Microsoft hat derzeit andere Programmier-Prioritäten mit der Synchronisation von SkyDrive Pro

Wenn wir also eine zusätzliche Memory-Karte oder ein USB Stick zur Verfügung haben, warum nicht dieses Laufwerk zum Speichern benutzen. Wer nicht bis zum Schluss weiterlesen möchte: Nein, auf Wechseldatenträge kann nicht gespeichert werden.

Grundsätzlich rät Microsoft davon ab, bei SkyDrive Pro den Speicherort zu verändern.

und:

man muss den Speicherplatz bei der Erstsynchronisierung festlegen, danach besteht keine Möglichkeit mehr der Speicherort zu ändern.

 

SkyDrive Pro : Erst-Synchronisierung

Der Pfeil zeigt, wo wir die Erst-Synchronisierung einer Bibliothek, hier mein persönliche Bibliothek klicken müssen. Das kann natürlich auch eine Team-Bibliothek sein, und es ist auch egal, ob es sich um eine SharePoint Online, also SharePoint unter Office 365 oder um einen SharePoint Server 2013 onPremise handelt.

SkyDrive Pro : Erst-Synchronisierung

Hinweis , und nochmals klicken, um den Prozess anzustoßen.

SkyDrive Pro : Dialog-Fenster mit Auswahl des Speicherplatzes

Nach kurzer Zeit öffnet sich jetzt ein Dialogfester, initiiert durch den Synchronisierungs-Prozess, dies ist ein Dialog von SkyDrive Pro ihres Windows 7, 8 oder 8.1 Gerätes. Zum Testen klicken wir auf ändern…

SkyDrive Pro : Wo sollen die Daten abgelegt werden und wählen ein Wechseldatenträger und klicken anschließend auf OK

SkyDrive Pro : Fehlermeldung

und das ist die Fehlermeldung, die uns nicht verrät, warum es nicht geht, sondern nur dass es nicht geht.

Nochmal:

SkyDrive Pro Synchronisierungen können nicht einem Wechseldatenträger abgelegt werden.

SkyDrive Pro | der Unterschied zu SkyDrive (Video)


SkyDrive vs SkyDrive Pro

Mann kann es nicht oft genug erzählen. SkyDrive ist nicht das Gleiche wie SkyDrive Pro. Oder umgekehrt. Und weil bewegte Bilder nun einmal besser sind…

Andrew Kieft, Partner Technical Consultant aus den Niederlanden, hatte ein bisschen Zeit zwischen den Feiertagen und hat ein nettes Video erstellt: (sprachneutral !!)

 

Was ist der Unterschied zwischen SkyDrive und SkyDrive Pro

 

Danke für das Video, Andrew

Work Folders | Einrichtung Server und Konfiguration

2. Januar 2014 4 Kommentare

Bevor wir zur Einrichtung der Work Folders kommen, hier nochmal zu meinem Case: ich bin mit mehreren Geräten unterwegs…

Windows 7 Desktop, weil ich einige Programme benutze, bei dem es noch keine Freigabe für Windows 8.1 gibt, muss (darf) ich noch Windows 7 benutzen. Noch gibt es keinen Work Folders Client, aber da es sich um eine stationäre Maschine handelt, die sich in der Domäne befindet, kann ich SMB Share benutzen. Hier werden derzeit Dateien mit Offline Folders und einem dahinter liegenden Windows Server 2008 R2 synchronisiert. (3000 Dateien in 564 Ordner: 17 GB)
Installiert sind dort auch SkyDrive (3 Identitäten, ja ich wechsle diese, das geht übrigens auch nicht mehr unter Windows 8.1, habe ich hier und hier beschrieben).
Weiterhin benutze ich SkyDrive Pro zu verschiedenen Organisationen auf Office 365 und zu meinem lokalen SharePoint Server 2013. Und für interne Firmenabläufe gibt es auch noch die klassische Ablage auf einem File-Server, hier benutze ich DFS (Distributed File System). Auf diese Daten muss ich aber nicht zugreifen, wenn ich unterwegs bin

Zusammenfassung:
SkyDrive, SkyDrive Pro, Offline Folders und DFS

Windows 8.1
im Firmen-Netzwerk
Da wäre also Rechner mit Windows 8.1 im Firmen-Netzwerk. (Domain-Joined devices). Ich habe (fast alle) mobile Geräte  auf Windows 8.1 umgestellt. Auch ein paar uralte. Und bei diesen passiert es mir immer öfter, dass ich mich beim Wischen erwische, obwohl diese Maschinen nicht in der Lage sind, darauf zu reagieren…

Auch bei diesen Geräten arbeite ich mit SkyDrive (nur noch ein Konto), SkyDrive Pro, Offline Folders und DFS

Windows 8.1
mit Microsoft Konto
Und da wären noch Geräte, die mit Windows RT arbeiten. Dabei handelt es sich um Surface RT und das Surface 2. Beide Geräte können aber nicht zum Firmennetzwerk hinzugefügt werden (non domain joined) , aber weil ich die wichtigsten Programme von Office auf diesen Maschinen installiert habe, habe ich diese netten Tablets schätzen gelernt. Das Problem mit nur einem SkyDrive Konto habe ich durch 2 angelegte Benutzer gelöst.
SkyDrive Pro: das ist das Dilemma, weil ich nur Online auf die dahinter liegenden Ressourcen zugreifen kann. (Es gibt keinen SkyDrive Pro Client für Windows RT)
Offline Files: sind unter Windows 8.1 RT nicht verfügbar
Mit DFS Laufwerken kann ich arbeiten.

Zusammenfassung

Windows 7 SkyDrive ja, mehrere Accounts
  SkyDrive Pro ja, Offline und Online (Keine IRM*)
  Offline Folders Ja
  DFS Ja
(Verbindung zum Firmennetzwerk notwendig)
Windows 8.1
im Firmen-Netzwerk
SkyDrive Ja, nur ein Account
  SkyDrive Pro Ja, Offline und Online (keine IRM*)
  Offline Folders Ja
  DFS Ja
(Verbindung zum Firmennetzwerk notwendig)
Windows 8.1
mit MS Konto
SkyDrive ja, nur ein Account
  SkyDrive Pro Ja, Offline und Online (keine IRM*)
  Offline Folders Ja
  DFS Ja
(Verbindung zum Firmennetzwerk notwendig)
  Offline Folders Ja
Windows 8.1 RT
mit MS Konto
SkyDrive JA, nur ein Account
  SkyDrive Pro Nein, nur Online (kein IRM*)
  Offline Folders Nein
  DFS Ja
(Verbindung zum Firmennetzwerk notwendig)

* wichtige Dokumente werden bei mir IRM (Information Rights Management) geschützt. Hier ein paar Links zu IRM

Einführung in die Verwendung von IRM für –EMail
Planen der Verwaltung von IRM in Office 2013

Einige Kunden, wo ich Zugriff auf deren SharePoint Server 2013 habe, nutzen dieses Feature, dort gibt es ganze IRM geschützte Bibliotheken. Das SkyDrive Pro Protokoll, welches auf SharePoint Workspace 2010, und das wiederum auf Groove aufsetzt, konnte aber noch nie IRM geschützte Dateien synchronisieren.

Und jetzt kommen die unter Windows Server 2012 R2 enthaltenen Work Folders in Spiel. Microsoft hat ein völlig neues Übertragungsprotokoll entwickelt. Die Übertragung zwischen Client und Server erfolgt verschlüsselt per SSL , Auf dem Client und Server werden die Daten wenn gewünscht, ebenfalls verschlüsselt abgelegt, und es ist möglich, Dokumente bei der Ablage automatisch per IRM zu schützen, wenn im Dokument selbst kritische Informationen abgelegt sind. Hier kommt DLP (Data Loss Prevention) zum Einsatz. Das kennen wir vielleicht schon, wenn wir der Exchange Server 2013 einsetzen (Verhinderung von Datenverlust). Und nicht zuletzt: In SharePoint Server 2013 und SharePoint Online (Office 365) gibt es ja eine Limitierung von 2 GB pro Datei, die allerdings dem darunter liegenden SQL Server zuzuordnen ist. Die Dateigröße bei Work Folders liegt bei 10 GB

und wie würde die obige Tabelle mit Work Folders aussehen

Windows 7 derzeit gibt es noch keinen Work Folders Client für Windows 7, Microsoft arbeitet aber daran
Work Folders mit SMB: ja möglich
Windows 8.1 im Firmennetzwerk JA
Windows 8.1  mit MS Konto JA
Windows 8.1 RT Ja

wenn Work Folders komplett installiert sind, dann geht das ganze auch über das Internet. Damit stand für mich fest: Die Offline Folders sollen in die neue Technologie der Work Folders migriert werden und danach abgeschaltet werden.


Welche Komponenten werden  für die Implementierung benötigt?
Welche Komponenten sind optional ?

Hier ein Schaubild mit allen Komponenten

Single Server Deployment

folgende Schritte sind notwendig (siehe Technet englisch)

  1. SSL Zertifikate
  2. DNS Record einrichten
  3. Work Folders auf File-Server einrichten
  4. SSL Zertifikat binden
  5. Security Gruppen für Work Folders einrichten
  6. User Attribute  delegieren für Work Folders Administratoren
  7. Sync Shares einrichten
  8. E-Mail Adressen für technischen Support einrichten
  9. Einrichten von Automatic Discovery
  10.   Konfiguration von Web Applikation Proxy oder einem anderen Reverse Proxy
  11.   Einrichten einer Gruppenrichtlinie  für Firmen-Geräte

Für Testumgebungen oder für Umgebungen ohne Synchronisation über das Internet sind nur die Schritte 3, 5 und 7 notwendig.

 

Nachfolgende Tabelle zeigt die benötigten Server

Domain Controller  
File Server Windows Server 2012 R2

optional, wenn über das Internet synchronisiert werden soll

  ein Server-Zertifikat
Reverse-Proxy oder eine geeignete Firewall (TMG)
  Optional:
Schema Erweiterung für multiple File Server
Dann muss der Domain-Controller Windows Server 2012 R2 sein
Optional:
ADFS (Active Directory Federation Service (AD FS) Infrastruktur, wenn AD FS Authentifizierung benutzt werden soll

Installation File Server (Sync Server)

Windows Server 2012 R2 Installieren Sie Windows Server 2012 R2
  Hinzufügen zur Domäne
  Updates Installieren (WSUS)
  Optional:
NTFS formatiertes Laufwerk hinzufügen
Installier der Rollen und Features File and Storage Services: Work Folders

PowerShell:
Add-WindowsFeature FS-SyncShareService

  optional: 
Quotas, Klassifizierungen (DLP) benötigen:
File and Storage Services: File Server Ressource Manager

PowerShell:
Add-WindowsFeatures FS-Resource-Manager

Einrichten von Work Folders


Alle meine Server werden immer mit englischem Betriebssystem angelegt, nicht weil ich die deutsche Übersetzung fürchte, sondern weil ich bei auftretenden Problemen und Fehlermeldungen viel mehr englische Ergebnisse beim Suchen mit dem Internet Browser finde.

Vorbereitungen:

1. Anlegen einer Security Gruppe im AD
Dies kann mit verschiedenen Tools erledigt werden

Active Directory User und Computers

Active Directory Users and Computers: Anlegen einer Sicherheitsgruppe

Users: rechte Maustaste
New Group

Active Directory Users and Computers: Anlegen einer Sicherheitsgruppe Es handelt sich um eine Globale Security Gruppe, bei der alle Domänenbenutzer Zugriff erhalten sollen.

Name eintragen und OK
Danach ein Doppelklick auf  die angelegte Gruppe und Klick auf Members  und danach Add

Active Directory Users and Computers: Anlegen einer Sicherheitsgruppe wählen Sie die benötigte Gruppe aus, in meinem Fall Domänen-Benutzer

Danach OK

Active Directory Users and Computers: Anlegen einer Sicherheitsgruppe und noch einmal OK
alternativ:
Active Directory Administrative Center
Active Directory Administrative Center: Anlegen einer Sicherheitsgruppe

Der Aufruf erfolgt wie oben. Rechte Maustaste auf den Server und dann
New und Group

Active Directory Administrative Center: Anlegen einer Sicherheitsgruppe Name eintragen und Security und Global auswählen.

Dann das Feld Description ausfüllen

Dann links in der Leiste auf Members und Add

Auswahl der Gruppe

Active Directory Administrative Center: Anlegen einer Sicherheitsgruppe und OK

 

2. Ordner anlegen im Verzeichnis des File-Servers oder auf separater Festplatte

Ordner anlegen Der File-Server wurde bei mir virtualisiert und ich habe auch eine separate, mit NTFS formatierte Festplatte hinzugefügt. Dort dann einen Ordner Workfolders angelegt. Hintergrund ist, dass ich irgendwann in der Zukunft diese Festplatte auch an einen anderen Server binden könnte.

 

Sync Share einrichten

image Wechseln Sie im Server-Manager des File-Servers zu File and Storage Services und dort zu Work Folders.
Wenn noch keine Synchronisierungen angelegt sind starten Sie den Wizzard durch den angezeigten Link oder rechts oben unter Tasks New Sync Share
Windows Server 2012 R2, New Sync Share Wizzard Start des New Sync Share Wizzard
Snyc Server Wizzard, Requirements Beim ersten Mal müssen wir festlegen, wo wir die Daten auf dem File-Server abspeichern. Mit einem Klick auf Browse…
New Sync Share Wizzard Der File-Server wurde bei mir virtualisiert und ich habe auch eine separate, mit NTFS formatierte Festplatte hinzugefügt. Dort dann einen Ordner Workfolders angelegt. Hintergrund ist, dass ich irgendwann in der Zukunft diese Festplatte auch an einen anderen Server binden könnte.

Diesen Ordner wähle ich aus

New Sync Share Wizzard und weiter… mit Next
New Sync Share Wizzard User alias oder User alias@domain?

Ich wähle hier User alias@domain, weil ich mit verschiedenen Domains arbeite

New Sync Share Wizzard Sync Share Name.

Der Wizzard schlägt hier den Ordnername (workfolders) vor, den ich zu WF ändere

New Sync Share Wizzard Und wer bekommt Zugriff?

Sie werden sich vielleicht gefragt haben, warum der File-Server als Member-Server in die Domäne hinzugefügt wurde?

Die Antwort ist einfach. Weil ich dann auf die hinterlegten Gruppen des ADs zugreifen kann, also auf Sales, Finance oder so.

New Sync Share Wizzard ich habe die in den Vorbereitungen erstellte Security Gruppe hinzugefügt
New Sync Share Wizzard Unter Device Policies können wir festlegen, ob der Ordner auf den Geräten verschlüsselt wird und /oder der Bildschirm automatisch gesperrt wird und ein Passwort verlangt wird, um das Geräte wieder aus dem Sperrmodus heraus zu nehmen.

Eine Eigenschaft der EFS-Verschlüsselung ist es, dass nur damit später die Möglichkeit besteht, auch BYOD Geräte, teileweise ferngesteuert die Daten zu Löschen.

Diese Geräte-Regeln können wir auch später noch ändern.

New Sync Share Wizzard noch einmal die Zusammenfassung lesen…
New Sync Share Wizzard … und dann ist der Work Folder angelegt.

Zu Beginn konnte ich keinen
Work Folder generieren. Ich bekam dann eine Fehlermeldung … die ich hier beschrieben habe.

Für die Feunde der Console: Alle Befehle sind auch per PowerShell verfügbar. z.B.:

New-SyncShare wf -path "E:\Workfolders" -User "HBsoft\Sync Share Users" -RequireEncryption $false -RequirePasswordAutoLock $false -InheritParentFolderPermission

Damit wären wir eigentlich mit der Grundkonfiguration fertig. Im nächsten Blog Post zum Thema Work Folders werden ich über die Quota-Einstellungen und dem SMB Share berichten. Hintergrund dazu ist, dass ich auf dem Surface RT und Surface 2 nicht Speicher ohne Ende zur Verfügung habe (Quota) und ich natürlich auch mit Windows 7 arbeiten möchte (SMB Share)

 

In den nachfolgenden Blog Posts möchte ich etwas tiefer in bestimmte Details gehen.

    1. Work Folders | Überblick
    2. Work Folders | Einrichtung Server und Konfiguration
    3. Work Folders | Quota und SMB
    4. Work Folders | Zertifikate ausrollen
    5. Work Folders | Client Konfiguration

Work Folders | Überblick

29. Dezember 2013 4 Kommentare

Work Folders

wir können nicht in die Cloud. Unsere Richtlinien untersagen uns…

Mögliche Argumente für den Einsatz von SkyDrive Pro und SharePoint Server 2013
(OnPremise) oder Office 365 gibt es viele. Aber das derzeitige Sicherheits-Konzept von SkyDrive Pro und sensible Daten greift weder in der Cloud (Office 365) noch onPremise. Darf ich auf meinen SharePoint Server zugreifen, dann kann ich das von jedem Client aus. Auch von Geräten, die nicht in der Domäne der Firma sind  (BYOD). Microsoft ist zwar dabei, dafür Lösungen zu entwickeln, aber die einfachste Lösung, Dokumente mit IRM- oder DRM-Schutz zu versehen, besteht auf der SharePoint Seite, diese Dokumente (bzw. komplette IRM geschützte Bibliotheken) werden leider (derzeit?) nicht via SkyDrive Pro zum Client synchronisiert.

Ein anderes Problem ist, dass immer mehr Benutzer mehr als ein Gerät ihr eigen nennen. Und bestimmte Daten werden bei Windows 8.0 und 8.1 ja schon synchronisiert. Leider noch nicht alles. Und genau hier setzt das Konzept der Work Folders (Arbeitsordner) an.
Eine Übersicht oder Unterscheidung habe ich ja schon hier beschrieben.

Nein, Work Folders sind nicht geeignet für Team-Arbeit. Und Nein, viele Firmen haben das Collaboration-Konzept von SharePoint und SkyDrive Pro nicht verstanden. Wie schon viele Jahre zuvor werden Daten auf dem File-Server abgelegt. Trotzdem mag es sinnvoll erscheinen, sich mit dem Konzept der Arbeitsordner (Work Folders) auseinander zu setzen. Vor allem im Hinblick auf BYOD (Bring Your Own Device) und IRM (Information Rights Management.

Work Folders

  • Benutzer erhalten Zugriff zu ihren individuellen Daten
  • … die zentral auf einem klassischen File-Server abgelegt werden
  • … von all Ihren unterschiedlichen Geräten
  • … von überall
  • … nach Richtlinien, die in der Firma vorhanden sind
  • … integrierte Schutzmechanismen (Data Loss Prevention)
    Case

Ich möchte hier ein Case vorstellen, welches sich mit verschiedenen Geräten und den verschiedenen Synchronisierungsmöglichkeiten auseinandersetzt:

Im Einsatz sind folgende Clients

Windows 7 aus hier nicht genannten Gründen muss weiterhin mit Windows 7 Clients gearbeitet werden
Windows 8.1 Hier sind mehrere Geräte im Einsatz
a) Domain-joined Geräte
b) NON Domain –Joined Geräte (z.B. Surface RT und Surface 2)

Bisher wurden folgende Synchronisierungstechniken eingesetzt:

Offline Folders automatische Synchronisierung von Dateien über einen
Windows Server 2008

Nachteile:
a) keine Synchronisierung über das Internet
(nur VPN, Direct Access oder andere Remote Access Technologien)
b) keine Synchronisierung für Windows RT (Surface RT, Surface 2)
c) keine Synchronisierung von BYOD Geräte

SkyDrive Pro Synchronisierung zu SharePoint Server 2013
(intern und Extern (Office 365))

Nachteile:
a) keine Synchronisierung von IRM Dokumenten
b) Windows RT: z.B. Surface RT und Surface 2: keine Offline Dateien
c) max. Dateigröße 2 GB

SkyDrive funktioniert auf allen Geräten

Nachteile:
a) ausschließlich  persönliche Daten
b) nicht von der IT zu kontrollieren:
c) max. Dateigröße 2 GB

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, nimmt er alle Daten auf SkyDrive mit.

Eigentlich würde SkyDrive Pro fast alle Voraussetzungen erfüllen, wären da die derzeit gravierenden  Sicherheitsmängel. Mit IRM Schutz versehene Dokumente werden leider (derzeit) nicht synchronisiert (also auch keine SharePoint IRM Bibliotheken. Und auf bestimmten Geräten wie Surface RT oder Surface 2 besteht nur Zugriff, wenn ich eine Internetverbindung habe. Sind Anmeldenamen und Passwort bekannt, lassen sich Daten auch auf BYOD Geräten aus dem SharePoint synchronisieren und die IT des Unternehmens hat darüber keine Kontrolle!

Wer also mehrere Geräte im Einsatz hat und in Gebieten unterwegs ist, wo kein oder nur schlechtes Internet vorhanden ist, der möchte bestimmte Daten Offline immer zur Verfügung haben. Und diese Daten auf jedem Gerät. Im Hinblick auf BYOD, also dem Einsatz von Geräten, die nicht im Firmen-Netzwerk sind oder wo dies schlichtweg nicht möglich ist (Surface RT, Surface 2) stellt sich hier die Frage, ob die mit Windows Server 2012 R2 zur Verfügung gestellte Technik der Work Folders oder deutsch Arbeitsordner Abhilfe schaffen kann.

Work Folders

  • Synchronisierung über das Internet möglich
  • Synchronisierung auch mit Geräten, die sich nicht im Firmennetzwerk befinden (BYOD)
  • Synchronisierung auch auf Geräten wie Surface RT und Surface 2
  • Synchronisierung von IRM Dokumenten
  • Wird von der IT gesteuert
  • Verfügbar für Windows 8.1 und Windows RT 8.1
  • keine Windows 8 Modern App verfügbar
  • max. Dateigröße 10 GB
  • Benutzerfreundliche, bekannte Integration in den Windows Explorer
  • Benutzerfreundliche Auflösung von möglichen Datei-Konflikten
  • auch für große Unternehmen geeignet (Enterprise ready)
  • Teilweises Löschen von Dateien auf allen Geräten via Intune durch die Administration

Der letzte Punkt ist für die IT des Unternehmens besonders interessant. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, so hat die IT die Möglichkeit,auf allen Geräten, auch BYOD Geräte, die sich nicht in der Domäne befinden, also alle Dateien die via Work Folders zur Verfügung wurden,  Remote zu löschen . Private Dateien bleiben erhalten.

Ein kleiner Nachteil ist, dass nur das Betriebssystem Windows 8.1 unterstützt wird. Für stationäre Geräte ist das kein Problem, weil die IT eine SMB Share einrichten kann. Für mobile Geräte, oder Mitarbeiter die damit unterwegs sind, bleibt nur das Update auf Windows 8.1 Für BYOD mit dem sich Unternehmen beschäftigen, sehe ich das Probleme nicht, weil diese Geräte meistens mit Windows 8 bzw. Windows 8.1 ausgestattet sind. Microsoft hat aber verkündet, dass die native Unterstützung von Windows 7 und sogar  iPad  geplant ist.

Es sei nochmal erwähnt. Ein gemeinsames und möglicherweise gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten ist nicht möglich. Es geht darum, bestimmte Dateien und Dokumente eines Benutzers auf verschiedene Rechner vollautomatisch zu synchronisieren

In den nachfolgenden Blog Posts möchte ich etwas tiefer in bestimmte Details gehen.

    1. Work Folders | Überblick
    2. Work Folders | Einrichtung Server und Konfiguration
    3. Work Folders | Quota und SMB
    4. Work Folders | Zertifikate ausrollen
    5. Work Folders | Client Konfiguration
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