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OneDrive for Business | Zugriff und Synchronisation auf Daten

21. Juli 2014 3 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft Office 365, Microsoft

Oftmals werden die Begriffe von OneDrive und OneDrive for Business durcheinander geworfen. Und eine Leser meines Blogs hat dazu in den Kommentaren ein paar Fragen gestellt, die ich hier zum Anlass nehme, um einen weiteren Blog Post zu schreiben.

Doch hierzu muss ich nochmals auf die Unterschiede eingehen.

OneDrive

Bei OneDrive handelt es sich um ein Consumer-Produkt, welches mit einem Microsoft Konto gekoppelt ist und bei Windows 8.1 im Windows-Explorer mit in das Betriebssystem eingebaut ist. Die Speicher-Optionen habe ich hier beschrieben.

Ich kann den mir in der Cloud zur Verfügung stehenden Speicher lokal synchronisieren.
Ich kann dies auf unterschiedlichen Geräten tun (bei gleichem Microsoft Konto).
Ich kann auswählen, welche Dateien lokal abgelegt werden sollen.
(Teilweise Synchronisation)

Ich kann Dateien /Ordner freigeben.  Diese kann der andere Benutzer aber nicht lokal synchronisieren.

Dem OneDrive Benutzer stehen für Office Dokumente Funktionen wie
Historie (25 Ebenen), Server basierender Papierkorb, gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten mit Office Online zur Verfügung.
Bei den Limitierungen muss man beachten, dass Dateien über 2 GB nicht in der Cloud gespeichert werden können.

Zusammengefasst: OneDrive ist der persönliche Speicher.


OneDrive for Business

Historisch betrachtet, ist OneDrive for Business der Business Speicherplatz in einer SharePoint Umgebung. Früher nannte man diesen Bereich auch MySite. Er dient im Business-Bereich für die Ablage von eigenen Business Dokumenten. Und wenn wir von OneDrive for Business reden, meint Microsoft die Cloud. Also Office 365. und dort genau SharePoint Online. Jeder Benutzer bekommt dabei 1 TB Speicherplatz. Aber OneDrive for Business ist auch ein Synchronisier-Programm mit verschiedenen Geräten. Das Programm hieß früher SkyDrive Pro.

Ich kann diese Business-Dokumente lokal synchronisieren. Dafür gibt es ein zusätzliches Programm und integriert sich dann in den Windows Explorer.
Ich kann dies auf unterschiedlichen Geräten tun. (ich brauche dazu nur mein Anmeldename und Passwort).
Stand heute kann ich jedoch nicht auswählen, was ich synchronisieren will. Entweder alles, oder nichts. Das bringt so diverse Probleme mit sich. Nehmen wir an, ich habe wirklich 1 TB Daten in die Cloud geschoben. Und möchte diese jetzt lokal synchronisieren. Ich habe kein mobiles Gerät, welches über 1 TB Festplattenkapazität verfügt.
Ich kann einzelne Dateien freigeben. Oder Dateien in einen Bereich verschieben, auf die alle anderen Benutzer der Organisation zugreifen können.
Sollen mehrere (ausgewählte) Benutzer auf Dateien zugreifen und diese auch lokal synchronisieren, dann kann ich eine Teamsite erstellen. Ich definiere , wer auf die Teamsite zugreifen darf.
Ich habe natürlich wesentlich mehr Möglichkeiten, als beim Consumer-Produkt OneDrive, nämlich all das was mir ein SharePoint bietet. Historien-Funktion, Server-Papierkorb, gleichzeitiges Bearbeiten, Office Online …und vieles mehr.
Auch hier gibt es Limitierungen. Nicht nur die Dateilänge mit 2 GB, sondern auch die Anzahl der Dokumente, die in den Bibliotheken liegen, sind limitiert. Die Limitierungen kommen aus dem SharePoint und dem darunter liegenden SQL Server.

Zusammengefasst: OneDrive for Business ist eine Synchronisierungstechnologie, und ein Business Arbeitsplatz in SharePoint.


 

Teamsite, OneDrive for Business, Zugriff

und jetzt zu den Fragen:

Kann ich dann endlich den zentralen Datenbestand auf 2 getrennte User synchronisieren? Roaming Profiles haben wir nicht im Einsatz, da ich den eigenen Server 2011 zu Gunsten von Windows Hotmail mit eigener Domain geopfert habe und damit bisher super gefahren bin. Server hab ich auf Arbeit ja genug zu betreuen

Ja. Dazu müssen Sie aber eine Teamsite verwenden. In dieser Teamsite wird dann eine Dokumentenbibliothek gelegt. Und dort liegen dann die Dateien. Und hier wird die Speicher-Berechnung, die der Organisation zur Verfügung steht, differenziert vorgenommen.

Pro Organisation stehen 10 GB plus 500 MB zur Verfügung.
Bei der Frage also: 10 GB + 2x 500 MB = 11 GB

Aber es kann Speicher dazu gekauft werden. Hier muss mit 0,16 € pro GB pro Monat

Der Zugriff auf diese Dokumente kann dann von beiden Benutzern erfolgen, die Daten können dann auch lokal synchronisiert werden (gelbe Linien in der Abbildung).

 

Gibt es einen Client, der auf Win8.1 x64 parallel zum ins System integrierten OneDrive-Client installiert werden kann?

Ja, wer Office 365 lizenziert, bekommt mit den üblichen Office-Programmen das Programm OneDrive for Business mit installiert. Es kann auch separat heruntergeladen werden.

Kann dieser Client unter meinem privaten Nutzerkonto laufen und mit den separaten Zugangsdaten für OneDrive for Business arbeiten?

Auch hier ein Ja. OneDrive benötigt ein Microsoft Konto, OneDrive for Business benötigt Benutzername /Password ihres Office 365 Kontos.

 

Bei 2 Usern aufs Jahr gerechnet würde das 1TB derzeit ca. 60$ kosten – was im Vergleich zur Speicherplatzaufrüstung im privaten OneDrive ja ein Schnäppchen ist. Selbst für die neue Powerfolder-Lizenz (single User, eigener Server, Platz solange die Platten reichen) zahle ich knapp 60$/Jahr.

Falsch, die Rechnung geht hier nicht auf:

Ich gehe mal von einem Datenbestand von 100 GB in der Dokumentenbibliothek aus, das sind die Dateien, die gemeinsam in einer Teamsite verwendet werden, und dann von beiden Benutzer lokal synchronisiert werden können.

Office 365 Small Business
2 Benutzer
4,10 € je Benutzer/Monat 8,20 € je Monat
Speicher 100 GB-11 GB
= 89 GB
89 GB * ,016 € je Monat 14,24 € je Monat
Summe Jahr   269,28 €

Natürlich hat jeder Benutzer auch 1 TB Business Speicher (weiße Linien im der Abbildung), aber sie wollen ja gemeinsam zugreifen (und synchronisieren).

 


Zusammenfassung:

Man kann OneDrive for Business nicht mit OneDrive vergleichen.Beim einen sind es private Daten, beim anderen Business Daten. Natürlich kann man tricksen, aber dann geht das eine oder andere nicht. OneDrive for Business wird oft als die Profiversion von OneDrive bezeichnet. Das ist sie auch, oder sagen wir einmal, das wird sie auch werden. Die Weboberfläche bei OneDrive for Business ist Business orientiert. Das ist dem SharePoint geschuldet. Und natürlich habe ich bei SharePoint noch 1000 andere Möglichkeiten, die den Benutzern von OneDrive verwehrt sind.

[Update]… und hier die Fortsetzung

ShareConf 2014 | Rückblick und Foliensatz


ShareConf 2014

und schon ist sie wieder vorbei. Das 2.Halbjahr des Jahres 2014 hat begonnen, Microsoft startete ins neue Geschäftsjahr und in Düsseldorf fand 3 Tage lang die ShareConf 2014 statt.

7 Workshops über 50 Sessions, jede Menge Networking, gute Stimmung, gutes Essen… so könnte man die ShareConf 2014 beschreiben.

Bis kurz vor 22:00 Uhr wurde über die Cloud und die Entwicklung von SharePoint und Office 365 gesprochen. Das Expert-Panel beantwortete viele Fragen …

ShareConf 2014: Expert Panel

und das Bild täuscht, Der Moderator war nicht müde, sondern formulierte in Gedanken die Fragen, die im Smartphone abgelegt waren…

 

Ich kann mich noch erinnern, dass ich vor Jahren über SharePoint Workspace 2010 im kleinsten Raum sprach und gerade mal ein Dutzend Teilnehmer sich dazu eingefunden haben. Mittlerweile brauche ich schon den größten Raum und mein Thema ging natürlich um OneDrive for Business, heute mal im Vergleich zu Arbeitsordner.

OneDrive for Business versus Arbeitsordner

und hier steht im OneDrive der Foliensatz zur Verfügung…

Man sieht sich im nächsten Jahr?

OneDrive for Business | what does the user may synchronize


OneDrive for Business, Microsoft

I received his week several E-Mails about questions to OneDrive for Business. They thanked about the blog posts, but have several more questions

  • What does a user may synchronize with OneDrive for Business?
  • May we use OneDrive for Business only with SharePoint Online (Office 365)?
  • Are there any Microsoft Server involved for the sync process?

Therefore I decide to make some examples with pictures:
You will see here :

  • 2 users,…
    • User A with 4 devices
    • User B with 4 devices
  • 3 SharePoint Team Sites,…
    • Team site I with a document library, Access granted for User A,B und C
    • Team site II with a document library, Access granted for User B und C
    • Team site III with a Azure RMS restricted document library, Access granted for User, A, B, C
  • 3 OneDrive for Business, the personal Business Store for each user
    • for User A
    • for User B
    • for User C
      You will see there 4 different devices. It is not possible to do a local Sync on all of the different devices. You have to look of the limitations on the different devices. This time, it is not possible to sync locally on a MAC device. But Microsoft has announced, that there will be a an app for MAC till end of the year. Also you may not be able to store documents on your Windows Phone. There is an app in the store, but to work with documents, you must be Online, means you must have access to your SharePoint Server 2013 on prem or SharePoint Online. There are many more restrictions and limitations with other devices, often you may work only, if you are online

    But, is it really necessary for each type of user, to have your data out of SharePoint local on each device?
    There are tow examples: Sales Field Service, who have no internet or students, which will work offline, because they have no internet at all.

    SharePoint and local Synchronisation

 

The first look is User A. He has access on Team site I and III and his personal OneDrive for Business. He has no access on Team site II. the documents on Team site III are restricted through Microsoft Azure RMS and these documents will not be synchronized with OneDrive for Business.

Access to a team site and sync with OneDrive for Business

 

User B has access rights to team sites I,II and III and his personal OneDrive for Business.

Access to a team site and sync with OneDrive for Business

 

it is equal, use SharePoint Online (Office 365)…
Access to a team site and sync with OneDrive for Business

 

or use SharePoint Server 2013 (on premise)
Access to a team site and sync with OneDrive for Business

You do not need any additional server, to use OneDrive for Business, but you must have Access to your SharePoint Server, not only inside the company, but also from outside. OK, you are right, Azure RMS secured document libraries on a SharePoint Server 2013 on prem need a connection to the cloud.

Conclusion:

OneDrive for Business | was kann der Benutzer lokal synchronisieren ?

6. Juni 2014 4 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Diese Woche hatte ich gleich mehrere E-Mails im Postfach, die sich zwar für die Blog-Posts bedankt haben, aber denen noch immer der Überblick fehlt.

  • Was kann der Benutzer wo und wie synchronisieren?
  • Ist das nur mit  mit SharePoint Online (Office 365) möglich?
  • Werden die Daten über einen Server von Microsoft geleitet?

Deshalb habe ich hier ein paar Abbildungen mit allen Erklärungen:
Die Abbildung zeigen

  • 2 Benutzer,…
    • Benutzer A mit 4 Geräten
    • Benutzer B mit 4 Geräten
  • 3 SharePoint Team Sites,…
    • Teamsite I mit einer Dokumentenbibliothek, Zugriff für Benutzer A,B und C
    • Teamsite II mit einer Dokumentenbibliothek, Zugriff für Benutzer B und C
    • Teamsite III mit einer durch Azure RMS geschützten Dokumentenbibliothek
      Zugriff für Benutzer A, B, C
  • 3 OneDrive for Business, den persönlichen Business Speicher
    • Für Benutzer A
    • Für Benutzer B
    • Für Benutzer C

    Grundsätzlich sind hier 4 verschiedene Geräte angezeigt. Für nicht alle Geräte kann eine lokale Synchronisation durchgeführt werden. Hier müssen also die einzelnen Geräte und ihre Limitierungen betrachtet werden. So gibt es derzeit noch keinen OneDrive for Business Client für MAC. Der soll aber noch dieses Jahr von Microsoft veröffentlicht werden. Auch bei einem Windows Phone können die Daten nur in einer APP angezeigt und die darin enthaltenen Dokumente auch bearbeitet werden, dafür ist aber ein Zugriff zum Internet und auf den SharePoint Server on premise bzw. auf SharePoint Online notwendig. Diese Einschränkungen lassen sich beliebig aufzählen, bei manchen ist nur ein Online Zugriff möglich.

Generell muss man sich fragen, für welchen Benutzertyp es wirklich notwendig ist, dass dieser seine Daten lokal synchronisieren muss. Als Beispiel hier: Vertriebsmitarbeiter im Außendienst oder Studenten, die von überall, auch ohne Internet (offline) mit Dokumenten arbeiten müssen.

    SharePoint und lokale Synchronisation

 

Betrachten wir als erstes den Benutzer A: Die Zugriffsrechte Im SharePoint erlauben den Benutzer A den Zugriff auf die Teamsites I und III und auf sein persönliches OneDrive for Business. Auf die Teamsite II hat dieser keinen Zugriff.  Auf die Teamsite III hat der Benutzer A zwar Zugriff, aber da diese Bibliothek mit Azure RMS verschlüsselt ist, kann keine lokale Synchronisation erfolgen.

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

 

Der Benutzer B hat Zugriff zu den Teamsites I,II und III und auf seinen persönliche Businessbereich OneDrive for Business.

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

 

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um SharePoint Online (Office 365)…

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

 

oder um SharePoint Server 2013 on premise handelt.

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

OneDrive for Business benötigt bei der Synchronisation keinen zusätzlichen Server, es muss nur gewährleistet sein, dass der Benutzer nicht nur im Unternehmen selbst, sondern auch von unterwegs auf den SharePoint Server 2013 (on premise) zugreifen kann. Beim letzten Beispiel, SharePoint 2013 on premise kann es sich natürlich nicht um eine Azure RMS verschlüsselte Dokumentenbibliothek handeln, weil Microsoft Azure ja eine Verbindung zur Cloud benötigt. Dass wollte ich hier nur am Rande erwähnen.

Zusammenfassung:

  • Zugriffsrechte auf Dokumentenbibliotheken muss gewährleistet sein
  • Die lokale Synchronisation muss erlaubt sein
  • Das Gerät muss eine lokale Synchronisation unterstützen
  • Nicht jeder Benutzer benötigt die lokale Synchronisation
  • Benutzer mit Roaming Profiles haben keine Möglichkeit, Daten lokal zu synchronisieren.
  • Bei SharePoint 2013 on Premise muss der Zugriff durch die Firewall ermöglicht werden.
    Links:

OneDrive for Business | Limitations


OneDrive for Business, Microsoft

OneDrive for Business has several limitations. For example, in the filename. Or with the prefix “_” in the filename.  Bill Baer, Senior Product Marketing Manager by Microsoft, has published on TechNet an article about several problems with filenames. Most of them has her origin on SharePoint Server. But not at all:

Problem description
Location on SD card if you have a SD card on your device, you cannot use this card to take this as a location for OneDrive for Business data.
Roaming Profiles For OneDrive for Business it is not possible to use it with roaming profiles.
network drives You cannot use OneDrive for business on a network drive. Therefore, and this is a great custom wish, you cannot give OneDrive for business with a fixed drive letter.
You will find several instructions on the internet, how to do that. Sometimes they will work, Sometimes not. Or not anymore.
That’s a a question about many parameters, like OS and so on.

With these restrictions it is not possible, f.e to use it on a campus with several fixed machines, to use OneDrive for Business with local synced data. If you have such an environment, you should disable OneDrive for Business with OAT before deployment, or If you have still deployed, restrict the usage with GPO (group policies).

But this will always work: Use the web-Browser to connect to your SharePoint Server 2013 (on prem) or SharePoint Online (Office 365). Then you may able to work with Office Online on your documents. And you may do Co-Authoring. And that not only with you personal data in OneDrive for business, fka Mysite. Also on all documents in team sites, where you may have access. If you may not able to work with Office Online on a specified document, you may download this document to your device. But not a complete local synchronization of all documents at all.

Admins should enable access to these documents from “outside”, then users may access these data on her own devices, and here they may synchronize all data on these devices for offline usage. And that not only with windows devices…

OneDrive for Business | Einschränkungen


OneDrive for Business, Microsoft

OneDrive for Business hat ein paar Einschränkungen. Zum Beispiel beim Datei-Namen. Oder der maximalen Länge des Dateinamens. Oder dem vorgestellten “_” im Dateinamen. Bill Baer, Senior Product Marketing Manager bei Microsoft, hat dazu auf Technet einen technischen Artikel veröffentlicht.

Diese Einschränkungen haben ihren Ursprung zumeist aus dem SharePoint Server selbst. Ein paar grundlegende Einschränkungen haben aber nichts damit zu tun:

 

Problem Erklärung
Speicherort SD Karte hat man in seinem Geräte eine SD Karte, dann ist es nicht möglich, diese als Speicherort für OneDrive for Business Daten anzugeben.
Roaming Profiles OneDrive for Business kann nicht bei Roaming Profiles eingesetzt werden.
Netzwerklaufwerke OneDrive for Business kann nicht auf ein Netzwerklaufwerk gemapped werden. Damit kann auch eine sehr oft gewünschte Alternative, einen festen Laufwerksbuchstaben zu verwenden, nicht angewendet werden.

Im Internet finden sich viele Anleitungen, dass es doch funktionieren soll. Oder aber nicht (mehr). Und das, abhängig von vielen Parametern wie zum Beispiel dem Betriebssystem.

Diese Einschränkungen machen es unmöglich, z.B. auf einem Campus mit mehreren fest installierten Devices, OneDrive for Business mit offline synchronisierten Dateien zu benützen. Dort sollte auch das Im Office Paket enthaltene Programm OneDrive for Buisness mit Hilfe des Office Anpassungstools (OAT) nicht ausgerollt werden. Und wenn schon ausgerollt, dann kann dies auch mit Gruppenrichtlinien nachträglich unterbunden werden.

Was aber immer geht: Zugriff auf Daten des SharePoint Servers 2013 (on Prem) oder SharePoint Online (Office 365) mit einem Web-Browser. Für Office Dokumente bieten sich dann Office Online an, bei dem dann innerhalb des Web-Browsers Dokumente direkt bearbeitet werden können. Auch gemeinsam. Und das nicht nur mit seinen persönlichen Daten (OneDrive for Business ehemals MySite) sondern auch mit allen Dateien auf Teamsites, auf die der Anwender Zugriff hat. Ist eine Online-Bearbeitung nicht möglich, dann kann diese Datei auch aus dem Web-Browser heraus auf das lokale Gerät herunter geladen werden. Aber eben nicht eine komplette Synchronisation aller Daten auf das lokale Device.

Administratoren sollten aber den Zugriff auf den lokalen SharePoint, auch von “aussen” erlauben, damit Mitarbeiter (Studenten) mit ihren eigenen Geräten Zugriff erhalten und dann auf diesen Geräten eine lokale Synchronisation durchführen können. Und das nicht nur mit Windows Geräten…

Mein Rückblick auf die European SharePoint Conference in Barcelona


image[5]

Einen Tag mit Workshops und dann drei Tage volles Konferenz-Programm mit bekannten Gesichter aus der ganzen Welt. Vier Keynotes, über 1200 Teilnehmer aus allen Ländern Europa’s. Und über 100 Sessions mit einem Thema: SharePoint, SharePoint, SharePoint. Für IT Pro’s und Developer. Für OnPremise und für die Cloud, mit Sponsoren und Dinner. Und die City von Barcelona mit Sonne pur. Während des Tages gab es viele Informationen, am Abend dann landestypisches Essen in den vielen Tapa-Bars, auch ein Spaziergang über die Ramblas durfte nicht fehlen, und manche Teilnehmer waren auch mit Tanzen unterwegs.

SharePoint Diskussion: mit @magrom, @jseghers, @jthake, @adisjugo, @hansBrender @PatrickLamber @CGlessner, @HansBrender
SharePoint und andere MVPs: @magrom @molnaragnes @jseghers @cglessner @HansBrender @HansBrender CataluniaSelfie

Der erste Tag war bestückt mit Workshops und dann folgten drei Tage volles Konferenzprogramm.

Meine Session Meine Session, was für eine Überraschung, hatte den Titel
latest News of OneDrive for Business. 180 Teilnehmer haben den Weg zu dieser Session gefunden, die Groove von der Historie anging und mit Tipps und Tricks endete.

In meiner Präsentation hatte ich über 60 Folien und für die Zukunft werde ich diese trennen müssen und daraus dann zwei Präsentationen bauen. Ich war auch in vielen anderen Sessions, um noch mehr zum Thema SharePoint zu erfahren und nicht nur einmal viel dann der Begriff OneDrive for Business

Ich glaube, das Produkt, ja man kann jetzt ein Abonnement für OneDrive for Business mit Office Online abschließen, kommt im Markt an.

Aber arbeiten die Benutzer überhaupt mit allen Funktionen?
Arbeiten Sie mit anderen Benutzern zusammen?
Wissen diese, dass man ein Dokument gemeinsam bearbeiten kann?

Vielleicht wissen Sie es. Ansonsten müssen sie es lernen. Und das Ganze ist nicht ein Software-Problem, auch die IT-Administratoren sind nur zum geringen Teil eingebunden, aber wenn die Benutzer es ausführen, werden Sie feststellen, dass Geschäftsprozesse geändert werden müssen. Darüber werde ich demnächst auf diesem Blog berichten.

Und hier kann man sehen, auf welcher Veranstaltung ich demnächst mehr dazu erzählen werde.

My recap about European SharePoint Conference at Barcelona

9. Mai 2014 1 Kommentar

image

One day with workshops, then three days conference with well know speakers around the world, 4 Keynotes, around 1200 attendees from all European countries. Over 100 Session, all about one theme: SharePoint, SharePoint, SharePoint. For IT Pro’s and for Developer, For On-Premises and for the cloud, Exhibitions, Sponsors, dinner. And the city of Barcelona with sunshine. During the day, many, many informations, in the evening eating, tappaing, ramblaing and dancing.

sharepoint discussions with Martina Grom,Adis Jugo, Jeremy Thake,  Jethro Seghers and Hans Brender Lobby discussions with Agnes Molnar, Martina Grom, Christian Glessner, Jeremy Seghers
image My Session called, no surprise, the latest News of OneDrive for Business. I have about 180 people in the room and told them the story from the history, beginning with Groove, ending with tips and some tricks

I have had more the 60 slides, and I will split them in the future events and make two sessions out of this stuff. I also was in other session, listening for such and then about SharePoint, more than one time do the speakers have say some words about OneDrive for business.

I think, the product, yes, you may now subscribe to OneDrive for Business with Office Online, will establish in the market..

But do the user work with all the features?
Do they collaborate?
Do they know, that they may able to co-author a document with other users at the same time?

Perhaps they know it, otherwise they have to learn it. And this is not a software problem, also only (little) parts of the IT-Administrator are involved, the user may use it, but, business process has to be changed. Stay tuned and watch this blog to hear more about it.

And check here the next events, where you may hear more about it.

European SharePoint Conference | My Session about … OneDrive


Im speaking at ESPC 2014 in bacelona

Less than one week, then I will have my session about

Latest News about OneDrive for business

there are so many new things I have to tell. My session will cover:

  • language and logos
  • the history
  • Groove, SharePoint Workspace 2010, SkyDrive and SkyDrive Pro
  • the new name OneDrive and OneDrive fro Business
  • the difference between Private and Business
  • different versions of OneDrive for Business
  • the announcement of 1 TB Storage in the cloud
  • connecting to Office 365, SharePoint Online and SharePoint Server  2013
  • the new Standalone OneDrive for Business with Office Online
  • architecture
  • the underlying database, which collect all  together
  • different clients and apps
  • limitations of OneDrive and  OneDrive for Business
  • OneDrive for business does not change your business data?
    Interesting?
    The you are invited to join my IT Pro session on Wednesday 7th, 11:45am, W10

See you in Barcelona…

OneDrive for Business | 1 TB storage for each user. And then?

28. April 2014 3 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Hey, you will have to buy new devices. Because Microsoft has increased the storage for OneDrive for Business from 25 GB to 1 TB. For each User.

Is that the response from Microsoft on the competitors such as Dropbox, Google Drive and co?

The main focus of OneDrive for Business is the storage of business documents in the cloud and synchronization to local devices, so that at any time, even without Internet, these documents can be edited. So far so good. And soon, we will then have 40 times of storage volume. These are the benefits of the cloud and Office 365. o company can such a memory expansion so easy even implement overnight (no extra charge). So Sounds good. Is it too.

And will confront us but with other problems:

There is currently no way to folders or files to exclude from synchronization. And the least mobile devices bring a SSD or HDD with free 1TB of storage space with it. Moreover, even the 2 GB File Limit in SharePoint, or rather in the underlying SQL Server exists.

But the times are now little things that will solve Microsoft in the near future. Maybe with the online / offline variant of the consumer product of OneDrive. And for images with the smart-Files technology. May be implemented from the Consumer product OneDrive.

But the statement is: The memory of OneDrive for Business is increased from 25 GB to 1 TB. This applies to all Office 365 plans for which OneDrive for Business includes:

And, Microsoft has promised that organizations should be helped to migrate your data to OneDrive for Business.

by the way: The storage increase will start in July

OneDrive for Business | 1 TB Speicher für jeden Benutzer

28. April 2014 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Leute, wieder werden neue Geräte auf der Client-Seite notwendig. Denn der OneDrive for Business Speicher wurde heute für jeden Benutzer von 25 GB auf 1 TB erhöht.

Ist das die Antwort von Microsoft auf die Mitbewerber wie Dropbox, Google-Drive und Co?

Das Hauptaugenmerk von OneDrive for Business ist das Speichern von Geschäfts-Dokumenten in der Cloud und der Synchronisation auf lokale Geräte, damit zu jeder Zeit, also auch ohne Internet diese Dokumente bearbeitet werden können. So weit so gut. Und demnächst haben wir dann das 40-fache an Speichervolumen. Das sind die Vorteile der Cloud und Office 365. Kein Unternehmen kann eine solche Speichererweiterung so einfach mal über Nacht (ohne Mehrpreis) implementieren. Klingt also gut. Ist es auch.

Und wird uns dafür mit anderen Problemen konfrontieren:

Es gibt derzeit keine Möglichkeit, Ordner oder Dateien von der Synchronisation auszuschließen. Und die wenigsten mobilen Geräte bringen eine SSD oder Festplatte mit freiem 1 TB Speicherplatz mit sich. Außerdem existiert auch noch das 2 GB Datei-Limit in SharePoint, besser gesagt im darunter liegenden SQL Server.

Aber das sind nun mal Kleinigkeiten, die Microsoft in naher Zukunft lösen wird. Vielleicht mit den Online/Offline Variante des Consumer-Produkts von OneDrive. Und bei Bildern mit der Smart-Files Technologie. Muss ja nur noch vom Consumer-Produkt OneDrive auf das Business-Produkt OneDrive for Business übertragen werden.

Aber die Aussage steht. Der Speicher von OneDrive for Business wird von 25 GB auf 1 TB erhöht. Das gilt für alle Office 365 Pläne, bei denen OneDrive for Business enthalten ist:

    Und, Microsoft hat versprochen, dass Organisationen geholfen werden soll, Ihre Daten nach OneDrive for Business zu migrieren.

so nebenbei: Die Erhöhung des Speichervolumens startet im Juli

OneDrive for Business | Ändert Microsoft Dokumente?

28. April 2014 3 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft OneDrive

Am 17.4.2014 hat Sean Byrne unter myce einen Artikel veröffentlicht, in der er beweist, dass Microsoft Dokumente beim Synchronisieren vom Client in die Cloud (SharePoint Online ) verändert. Den Nachweis hat er zuerst einmal mittels MD5Summer erbracht. Dann versucht er auf Unterschiede einzugehen. Dann stellt er fest, dass beim Consumer-Produkt OneDrive keine Änderungen vollzogen werden. Eine genauere, tiefere Analyse der Dokumente wird nur angerissen. Und er hinterlässt dann die offene Frage, warum macht dies Microsoft ?

Die Antwort ist eigentlich ganz einfach.

Beim Consumer-Produkt OneDrive werden die Daten direkt in einer Datenbank der Cloud gespeichert, bei OneDrive for Business liegt dann ja noch entweder der SharePoint Server 2013 (on premise) oder aber SharePoint Online dazwischen, bevor die Daten im SQL Server abgelegt werden.

Solche Nachrichten machen aber sehr schnell die Runde, ja “negative” Nachrichten verbreiten sich sehr schnell. Und keiner geht der Sache auf den Grund.

Denn das ganze existiert schon bei den Vorgängern-Produkten wie SkyDrive Pro und SharePoint WorkSpace 2010. Und es hat eigentlich mit den Client Produkten überhaupt nichts zu tun. Wie schon oben erwähnt, sind die Client-Produkte nur für den Transport, die Darstellung und einiges mehr verantwortlich. Erst wenn die Daten am Ziel ankommen, werden diese Daten von SharePoint aufgearbeitet.

 Dokument in OneDrive oder OneDrive for Business, FSSHTTP, Herauf und Herabstufen eines Dokumentes

Richtig, SharePoint Server 2013 oder SharePoint Online. Oder SharePoint Server 2010. Das ganze nennt sich nämlich Herauf und Herabstufen von Dokumenteneigenschaften und wird hier in Deutsch oder Englisch beschrieben. Und der Artikel wurde im May 2010 veröffentlicht!!

Wandelt man z.B. ein Office-Dokument, welches im Original und nach der Synchronisierung vorliegt, in ein zip-File um, dann können die Inhalte verglichen werden.

Dabei wird ersichtlich, dass das Dokument umstrukturiert, der ursprüngliche Inhalt jedoch nicht verändert wird!!

Bedeutet:

ja, es werden Dateien durch einen Prozess bearbeitet. Und dieser Prozess lässt sich bei SharePoint Online in der Cloud auch nicht abschalten. In der OnPremise Variante könnte der Administrator bzw. ein Entwickler das tun.


Zusammenfassung:

Wird der Inhalt eines Dokumentes verändert?

Nein, es werden nur begrenzte Metadaten aus dem Inhalt des Dokumentes hinzugefügt, die unter anderem dafür sorgen dass Web-Links im Dokument, wenn geändert, nachgeführt werden. Diese Funktionalität, welche schon seit früheren Versionen von SharePoint in SharePoint implementiert wurde, sorgt auch für den Abgleich des Dokumentes zur Dokumenten-Bibliothek einschließlich OneDrive for Business (MySite).

Gibt es Dokumenten-Typen, für welche dieses Eigenschaften nicht gelten?

Nein, die Eigenschaften sind in allen Dokumenten, welche in einer Dokument-Bibliothek abgelegt werden, also auch in der MySite (OneDrive for Business), enthalten.

Sind bei den Eigenschaften persönlich identifizierbare Informationen enthalten?

Nein, außer den Informationen persönlicher Art, welche bereits Bestandteil des Dokumentes selbst sind, werde keine weiteren Informationen hinzugefügt.

Können durch diese “neuen” Eigenschaften die Dokumente von Microsoft selbst “gescannt” werden?

Nein. Das Kopieren der Eigenschaften eines Dokumentes eines Benutzers in einer Dokumenten-Bibliothek wird durch einen Client-Side Editor durchgeführt. Das Ergebnis ist dann im Dokument selbst enthalten. Bei einem HTML oder ähnlichen Dokument sieht das dann aus, wie wenn Code hinzugefügt worden ist, aber dieser stammt selbst aus den Eigenschaften der Dokumentenbibliothek.

Ist das automatische Herauf- oder Herabstufen von Dokumenten neu?

Nein, Das Konzept war schon in vorherigen Versionen der Dokumentenbibliotheken in SharePoint enthalten.

Kann ich diese Funktion des Herauf- bzw. Herabstufen von Dokumenten ausschalten bzw. deaktivieren?

Ja und Nein. In Office 365 (SharePoint Online) kann dies nicht abgeschaltet bzw. deaktiviert werden. Beim SharePoint Server 2013 (OnPremise) sind Entwickler in der Lage, mit der SPWeb.ParserEnabled Eigenschaft eine Funktion zu implementieren, um die Funktion abzuschalten.

OneDrive for Business | Repair function

9. April 2014 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

"Repair" added to OneDrive for Business

OneDrive for Business, 15.0.4605.1000, Version With the release of the April Product update, build 4605, the OneDrive for Business “Repair” option is now available. Repair will provide the user an option to fix a certain set of client side sync issues thereby increasing user confidence and, enhancing the usability of the OneDrive sync client. This is a first big step in enabling impacted users to get to a good sync state
Repair option in Onedrive for Business, systray context menu The Repair option is available as part of the systray context menu. If you find you are currently in a permanent sync error state, please use Repair.

Things to keep in mind:

1. Repair will stop sync on all your libraries and then re-sync them. How long this takes depends on the number of files and folders you’re syncing.

2. All your files will be archived by default, hence there is a pre-requisite on required disk space.

3. There can be a delay after Repair is complete, for files to appear in your synced folders. This time will vary (take longer), depending on the number of document libraries you have synced.

4. Don’t time a machine-restart while Repair is in progress, as the program currently don’t have support for auto-restart of Repair.

5. Document libraries deleted on the server, will continue to be in error state post Repair.

OneDrive for business | service description


OneDrive for Business, Microsoft

 

Microsoft has published on Technet the service description for OneDrive for business with Office Online, SharePoint Online plan 1 and SharePoint Online plan 2 :

  • Links to plans of Office 365
  • Links to OneDrive for Business plans
  • System requirements on the client side
  • OneDrive for Business limits

and a table with all features for

  • OneDrive for Business with Office Online
  • SharePoint Online Plan 1
  • SharePoint Online Plan 2

OneDrive for Business with Office Online, service description, SharePoint Online Plan 1, SharePoint Online Plan 2

OneDrive for Business | Service Beschreibungen


OneDrive for Business, Microsoft

Microsoft hat die Service-Beschreibungen für OneDrive for Business with Office Online auf Technet zur Verfügung gestellt (in englischer Sprache):

  • Links zu Plänen von Office 365
  • Links zu OneDrive for Business Plänen
  • System-Voraussetzungen  auf der Client-Seite
  • Beschränkungen von OneDrive for Business

und dann eine Tabelle mit allen Eigenschaften für

  • OneDrive for Business with Office Online
  • SharePoint Online Plan 1
  • SharePoint Online Plan 2

OneDrive for Business; Service Beschreibung, SharePoint Online Plan 1, SharePoint Plan 2

OneDrive for Business | Grundlagen, Erklärungen, Links

29. März 2014 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft, One Drive for Business with Office Online

Alles OneDrive? Weil Microsoft die Bedürfnisse der Kunden erkennt, gibt es unter dem Begriff OneDrive immer wieder Erweiterungen, so auch mit OneDrive for Business with Office Online, einem neuen Abonnement, welches ab 1.4.2014 den Kunden zur Verfügung steht.

Für mich also der richtige Zeitpunkt, einen längeren Artikel zu schreiben und der Versuch, Licht ins Dunkel von OneDrive zu bringen…

 

die Reise von SkyDrive Pro zu OneDrive for Business

An dieser Grafik lassen sich die einzelnen Projektstufen von SkyDrive Pro hin zu OneDrive for Business ablesen:

  • SkyDrive Pro wurde gestartet
  • Speicherweiterung auf 25 GB
  • Zukaufbarer weiterer Speicher bis zu 1 TB
  • maximaler Filegröße 2 GB
  • zusätzliche Ansicht im Browser, welche Dokumente mit mir geteilt wurden
  • Automatische Versionierung
  • OneDrive for Business für iOS Plattform
  • mobile Apps für Android und iPhone
  • einfache Kontrolle
  • verbesserte Suchfunktionen

neuer Name und demnächst eine eigene Bestellnummer (SKU) in der Wolke (ab 1.April 2014). Verwirrt. Nun, das alles ist nicht ganz einfach zu begreifen. SkyDrive und SkyDrive Pro, OneDrive und OneDrive for Business. Namen, die man erst einmal erklären muss:

zuerst einmal musste Microsoft den Name ändern.
aus SkyDrive wurde OneDrive aus SkyDrive Pro wurde OneDrive for business

Die Grundlagen habe ich bereits hier beschrieben. Trotzdem hier die Details und Unterschiede:


Private Daten aus der Wolke

OneDrive, private Daten, auf jedem Geräte 

Da wäre zuerst einmal OneDrive. wie wir sehen können, handelt es sich um private Daten. Die einmalige Anmeldung erfolgt mit einem Microsoft Konto. Und sofort stehen Ihnen 7 GB Cloud Speicher zur Verfügung. Und nicht nur das. Es gibt so viele Dinge, die OneDrive von anderen Cloud Speichern unterscheidet.

  • (gleichzeitiges) Bearbeiten von Office Dokumenten im Browser
  • Dokumenten-Historie
  • Teilen von Bildern und Dokumenten
  • komplette Integration in Windows 8.1 und Smart-Files

Egal welches Gerät, wenn ich eine Datei in OneDrive speichere, wird sie nicht nur in die Wolke synchronisiert, sondern auch auf meine anderen Geräte. Und natürlich können Sie Ihre Daten mit anderen externe Benutzer teilen. das Wichtigste aber: Der Speicher ist ein privater Speicher. Ich bin selbst für die Verwaltung und die Daten zuständig. In OneDrive gehören keine geschäftliche Daten, denn diesen Speicher nehmen Sie z.B im Falle eines Wechsels Ihrer Arbeitsstelle mit. Noch einmal. In OneDrive gehören keine geschäftliche Daten. Sie haben den Vertrag mit Microsoft unterschrieben. Und sind auch dafür verantwortlich.

OneDrive for Business, so heißt das Programm, mit dem Office 365 Benutzer Ihre Business-Daten über die Microsoft Wolke auf unterschiedliche Endgeräte synchronisieren.

Dabei können Daten, die jeder Benutzer in seinem eigenen Bereich (ehemals My-Site) mit diversen Endgeräten synchronisiert werden, auch das Teilen von diesen Daten mit Geschäftskollegen ist möglich. Aber auch SharePoint Team-Bereiche erlauben das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, On- und Offline.

Die Grundlage eines OneDrive for Business Einsatzés ist in diesem Fall SharePoint Online, ein Bestandteil bestimmter Office 365 Pläne.

Es geht hier um geschäftliche Daten, die von der IT des Unternehmens verwaltet werden. Im Vordergrund steht das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, nach Richtlinien, die die IT des Unternehmens vorgibt.

 

    geschäftliche Daten aus SharePoint Server 2013 (on Premise)
    OneDrive for Business, geschäftliche  Daten, auf jedem Gerät

Der gleiche Ansatz wie bei den geschäftlichen Daten aus der Wolke wird bei einem Einsatz eines SharePoint Servers 2013 on Premise verwendet. Der SharePoint Server 2013 steht hier in der Firma und die Mitarbeiter greifen mit OneDrive for Business auf diesen zu. Im März 2014 war für kurze Zeit mit der Installation des Service Pack 1 die gleiche Funktionalität wie bei SharePoint Online gegeben. Zumindest was die Zusammenspiel und die Synchronisation mit OneDrive for Business angeht. Die Office 365  Programme werden aber fortlaufend weiterentwickelt. Beim SharePoint Server 2013 müssen wir dann wieder auf das nächste Service Pack warten.

 

Geschäftliche Daten teilweise in der Wolke

OneDrive for Business, geschäftliche  Daten, auf jedem Gerät

Ab dem 1.4.2014 wird es ein weiteres Familienmitglied für OneDrive for Business geben.
Der Name:

OneDrive for Business with Office Online

Dieses Modell ist für all die Firmen interessant, die Ihre geschäftliche Daten on Premise liegen haben und für z.B. Außendienst-Mitarbeiter keinen Zugriff von außen auf diese Geschäftsdaten gestatten. Diese Mitarbeiter erhalten dann einen, durch die IT des Unternehmens verwalteten Bereich in der Cloud, mit dem diese dann diese Dokumente synchronisieren und mit anderen auch diese Dokumente teilen und bearbeiten können.

Microsoft beschreibt OneDrive for Business with Office Online auch als Möglichkeit, auch ohne dahinterliegenden SharePoint, Arbeitsdokumente in der Wolke zu hinterlegen und auf diversen Endgeräten zu synchronisieren, um damit dann Offline damit zu arbeiten. Wichtig, es handelt sich um Arbeitsdokumente, den private Dokumente gehören in OneDrive.

hier eine Auflistung mögliche Szenarien:

1) Kunden mit SharePoint Server 2007 und 2010 on-premise

Damit können Kunden von der Wolke und dem Datenaustausch profitieren, ohne Ihre internen OnPremise Strukturen zu ändern und trotzdem Ihren Außendienst Mitarbeitern Zugriff auf wichtige Arbeitspapiere (On- und Offline) zu gewähren. Gerade mit Offline-Fähigkeit ist hier ein wichtiger Schritt. Im Gegensatz zu den Arbeitsbereichen (implementiert in Windows Server 2012 R2 und Windows 8.1 ). Außerdem ist eine Zusammenarbeit mit anderen im Arbeitsbereich-Konzept nicht vorgesehen und setzt den Einsatz eines Sync-Servers und eines Zertifikats auf der Kundenseite voraus, und es funktioniert nur mit Windows 8.1. Damit kann man die vorhandene SharePoint onPremis vs Office 365 Diskussion entschärfen. Damit erhält der Kunden eine verlängerte Zeitlinie, und kann Produkte wie Box oder Dropbox ersetzen und die Vorteile von OneDrive for Business trotzdem nutzen.

2) Kunden mit Office Proffesional Plus and Software Assurance (SA) und kein SharePoint

OneDrive for Business with Office Online erlaubt den Zugriff auf Office Online und damit das Editieren mit Office Online

3) Kunden mit Office 365 Pro Plus oder P1 Plan

Damit erhalten Kunden die Möglichkeit, ihr bestehendes Abonnement aufzuwerten, ohne sich gleich mit SharePoint online zu beschäftigen. Für viele kleine Unternehmen ist genau das die richtige Lösung. Sie können, wie schon beschrieben, mit mehreren Personen gemeinsam ein Dokument bearbeiten, bzw. sich die Dokumente mit anderen Mitarbeiter teilen und haben sowohl On- als auch Offline Zugriff auf diese Daten. In vielen Firmen wird das schon mit OneDrive gemacht, aber OneDrive bietet nicht die Möglichkeiten, die uns mit OneDrive for Business with Office Online  zur Verfügung stehen und: OneDrive ist für die Benutzung von private Daten vorgesehen. Verlässt in einem kleinen Unternehmen ein Mitarbeiter das Unternehmen, nimmt er sein OneDrive mit, hat also weiterhin Zugriff….

4) Kunden mit SharePoint Server 2013 on Premise

Für alle Kunden, SharePoint Server 2013 im Einsatz haben, und vorhaben, in die Wolke zu migrieren, aber die Vorbereitungen zur Migration erst begonnen haben, oder aber mitten in der Prüfung einer möglichen Migration stecken. Diesen können sich mit der Migration die benötigte Zeit lassen, haben mit der Implementierung vom Service Pack 1 für SharePoint Server 2013 die Möglichkeit, Mitarbeiter die unterwegs sind, schon morgen mit OneDrive for Business with Office Online auszustatten und das unter der Kontrolle der Administration.

OneDrive for Business with Office Online als bei Microsoft bestellbares Abonnement enthält:

  • 25 GB Speicher
  • Enthält Office Online
  • Preis 5$ pro Benutzer und Monat
  • gibt es in den Lizenz-Programmen OV/OVS, EA/EAS, MPSA
  • Promotion: Preisreduzierung von April bis September 2014
    • =Preis 2,50$ pro Benutzer und Monat
    • =Für Office SA  Kunden bzw. Kunden von Office 365 Pro Plus $1,50

    OV=Open Value  OVS=Open Value Subscription
    EA=Enterprise Agreement  EAS=Enterprise Agreement Subscription
    MPSA=Microsoft Products and Services Agreement

    die meisten Microsoft Abkürzungen finden sie ganz schnell hier Education Programm

OneDrive for Business with Office Online wird es nicht im Microsoft Education  Programm geben. OneDrive for Business ist in Office 365 A2 Programm enthalten.

eine separate Beschreibung zu OneDrive for Business with Office Online finden sie hier.


Links für OneDrive for Business

Grundsätzlich kann jeder OneDrive for Business einsetzen, wenn

  • ein Office 2013  Paket auf dem Rechner installiert ist und
  • auf ein SharePoint Server 2013 on Premise zugegriffen werden soll oder
  • auf ein SharePoint Online zugegriffen werden soll
    Sicherheit

ein Wort zur Sicherheit. OneDrive for Business ist Teil von Office 365. Die Data Center, die Microsoft für die Speicherung der Daten benutzt, unterliegen den  höchsten Regularien-Standards wie HIPAA, ISO 27001, EU Model Clause, FISMA. Zusätzlich werden Daten auf dem Transportweg verschlüsselt und Microsoft arbeitet daran, Verschlüsselung auch auf Dateiebene bis zum Ende des Jahres 2014 zur Verfügung zu stellen.


    Zusammenfassung
    OneDrive und OneDrive for Business benutzen das gleiche Protokoll. Die Arbeitsweise ist fast identisch. Sie ermöglicht die Synchronisierung von Daten aus der Wolke auf unterschiedliche Geräte, ermöglicht dann den Zugriff auf diese Daten auch ohne Internet Zugang und ermöglicht das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten. OneDrive for Business wird durch die IT des Unternehmens kontrolliert, Speichergrößen etc. werden von dieser verwaltet.

SharePoint Online | gleichzeitiges Arbeiten mit Office Dokumenten

18. März 2014 4 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

in den alten Tagen von SharePoint Online  (und SharePoint on Premise ohne Installation des Office Web Apps Servers) war es schon ein bisschen kompliziert mit dem gleichzeitigen Arbeiten, So musste man bei einem Word-Dokument das native Word 2013 starten, um gleichzeitig mit mehreren Benutzern an diesem Dokument zu arbeiten. Das hat sich geändert

Es gibt nur noch eine Ausnahme: Excel

Hier die Möglichkeiten, die uns Word und PowerPoint bieten:

Bearbeiten eines Dokuments Benutzer 1 Bearbeiten eines Dokuments Benutzer 2 gemeinsames Bearbeiten
Word Online Word  Online Ja
Word Online Word gestartet vom Web-Browser Ja
Word gestartet vom Web-Browser Word gestartet vom Web-Browser Ja
Dokument geöffnet von OneDrive for Business  (lokale Datei) Word Online Ja
Dokument geöffnet von OneDrive for Business  (lokale Datei) Word gestartet vom Web-Browser Ja
Dokument geöffnet von OneDrive for Business  (lokale Datei) Dokument geöffnet von OneDrive for Business  (lokale Datei) Ja

Excel

Bearbeiten eines Dokuments Benutzer 1 Bearbeiten eines Dokuments Benutzer 1 gemeinsames Bearbeiten
Excel Online Excel Online Ja
jede andere Kombination Excel Online Nein

Derzeit ist ein gleichzeitiges Bearbeiten in Excel nur mit der Variante Excel Online möglich

gemeinsames Bearbeiten mit Word Im Web-Browser sieht man die anderen Benutzer, die gerade an dem Dokument arbeiten.
gemeinsames Bearbeiten mit Word Bei Word-Online sieht man die Eingaben der anderen Benutzer

 

Mit SharePoint Online bleibt es jetzt den Anwendern überlassen, welches Programm (Word Online, natives Word bzw. PowerPoint Online oder natives PowerPoint) man für das gleichzeitige Bearbeiten benutzen möchte. Die schnellsten Ergebnisse erzielt man mit den Online-Varianten. Trotzdem kann es erforderlich sein,  die Bearbeitung mit dem lokal installierten Office Programmen zu arbeiten, weil z.B. bestimmte Funktionalitäten in den Online-Varianten fehlen.

Bei besonders großen Dokumenten und der Benutzung von lokal installierten Programmen kommt die Eigenschaft von OneDrive for Business zum tragen, dass nur geänderte Datenteile wieder in die Wolke synchronisiert werden müssen.

Zusammenfassung:

Microsoft sollte die Lücke bei Excel schließen, dann muss der Anwender nicht mehr nachdenken.

Aber es gibt von mir natürlich eine Wunschliste für zukünftige Versionen:

Das Sperren von bestimmten Bereichen eines Dokumentes, bei dem keiner mehr editieren oder diesen Bereich löschen kann. Beim gleichzeitigen Bearbeiten an einem Dokument kann nicht auf die Datei-Historie zurückgegriffen werden, denn erst der letzte Benutzer erzeugt eine neue Version (wenn eingeschaltet).

Die Implementieren eines Dokumenten Logs, welcher Benutzer hat was getan. Nur so kann festgestellt und nachverfolgt werden, wer z.B. falsche Dokument-Daten erzeugt hat, oder wer bestimmte Bereiche gelöscht hat. (Word ist das einzige Office-Programm, welches diese Funktion unterstützt (Änderungen nachverfolgen))

Zusammenarbeit Link

die englische Version dieses Artikels finden sie hier

SharePoint Online | Co-Authoring with Office documents

17. März 2014 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

in the early days of SharePoint Online (and SharePoint on Premise without the Office Apps Server installed)  you could not co-authoring with all Office documents online. For example, if you have had a word document, then you have had to open and edit it with the native Word 2013, if you want to co-authoring with other users.

Now, you only have to watch Excel

Here are the possibilities with Word and PowerPoint

Edit a document User 1 Edit a document User 2 Co-Authoring
Word Online Word  Online Yes, best user experience
Word Online Word started from Browser Yes
Word started from Bowser Word started from Browser Yes
Document opened from OneDrive for Business  (local file) Word Online Yes
Document opened from OneDrive for Business  (local file) Word started from Browser Yes
Document opened from OneDrive for Business  (local file) Document opened from OneDrive for Business  (local file) Yes

Excel

Edit a document User 1 Edit a document User 2 Co-Authoring
Excel Online Excel Online Yes
any other combination Excel Online NO

This time you may only Co-Authoring with Excel Online !!

co-authoring with word on the right side of your browser, you see your co-authors in Word online
co-authoring with word with Word Online you see the others Co-authors writing

 

With SharePoint Online you may co-authoring and you may decide, which program you will use. You will have the best user experience, if you collaborate with the Online versions. But in some situations you will take the native Office programs, f.e. if a specific function is not available in the Online Version.

Keep in mind with the native Office programs and “big” documents, only the changes (deltas)of the document will synchronized. And this is a big advantage of OneDrive for business.

Conclusion:

Microsoft should close the gap on Excel, then the user may decide, which is the best way to Co-Author with other users.

My wish-list Microsoft my implement in the future versions

  • save parts of my document, nobody may change or delete
    (Only the last user, who ends the document writes a new version, if version history is on)
  • implement a log, which user do what
    (in word you may do that with review an track changes – but only with the native Word)

Co-Authoring Link

OneDrive for Business | in filenames are now allowed almost all chars

17. März 2014 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

If you have installed Office 2013 Service Pack 1  and SP1 for SharePoint Server (on Premise) you will have less problems with not allowed characters in filenames. There are only 2 chars left the users need to know.

invalid chars in filename bevor you install SP1 before Service Pack 1:

the image on the left side shows the characters, which are not allowed in OneDrive and OneDrive for business.

You see, that you have more restrictions in OneDrive for business, f.e. you are not allowed to use a & in the filename

invalid chars in filename after you install SP1 after Service Pack 1:

Now there are only 2 more characters left, you cannot use in filenames: # and %

for the other chars printed in white on the left image, it’s not so easy, to save a document with these not allowed chars in the filename.

The chars /\<>:*”?| are not allowed.

If you use f.e. the “#” in the filename of a word document, than it is interesting, that you see the following error message origin from Microsoft Office Upload Center:

error message Microsoft Office Upload Centerit It is ok, but the solution shows the old invalid chars.
I hope, Microsoft will correct these chars in KB article KB905231

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