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Archive for the ‘Office365’ Category

app launcher in Office 365 und anderen Diensten

23. Oktober 2014 Hinterlasse einen Kommentar

Office 365, Microsoft

Microsoft hat den app launcher ja schon angekündigt, zuerst für Office 365 und später dann auch für Dienste wie

  • Outlook.com
  • Kontakte
  • Kalender
  • OneDrive (die Consumer Version)
  • Word Online
  • Excel Online
  • PowerPoint Online
  • OneNote Online

app launcher in Outlock com, OneDrive, ...

 

für die Office 365 Pakete sieht das ganze je nach Plan dann so aus:

  • Outlook web app
  • Kalender
  • Personen
  • Yammer
  • OneDrive for Business
  • Websites
  • Aufgaben
  • Delve
  • Word Online
  • Excel Online
  • PowerPoint Online
  • OneNote Online

app launcher in Office 365

der Unterschied (außer den unterschiedlichen Programmen):

hinter “Meine Apps können (je nach Einstellung durch den Administrator) weitere Apps hinzugefügt werden können.

Das interessante daran, ist die Reihenfolge der Ankündigung:

16.10.2014 Office 365
22.10.2014 Outlook, OneDrive, …

und alle die ein Microsoft Konto haben und sich z.B. bei OneDrive oder Outlook.com anmelden sehen bereit die Änderungen. Bei Office 365 dauert es noch ein bisschen, aber wer einmal damit gearbeitet hat, der denkt sich:

Warum ist Microsoft da nicht früher darauf gekommen?

OneDrive for Business | Office 365 Saturday Europe

20. Oktober 2014 1 Kommentar

Office 365 SharePoint Saturday  Europe

zum 2.Mal in Folge freue ich mich, beim Online Event Office 365 Saturday Europe am 15.November mit einem Beitrag

OneDrive (for Business) Disaster

dabei zu sein.

Wegen des MVP Summit wurde der Termin vom 08.11.2014 auf den 15.11.2014 verschoben. Und hier kann man sich zu diesem Online Event anmelden.

OneDrive for business | Client network Bandwidth calculator

17. Oktober 2014 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

How much internet bandwidth do I need to synchronize my documents with OneDrive for Business and Office 365?

To give you the right answer, that’s no so easy, there not only one factor:

  • working day, where all employees work.
  • number of documents, each user will generate each day.
  • number of existing documents, each user will edit each day.
  • average size of a document
  • Average desktop and mobile Sync clients
  • The best method for determining bandwidth requirements when deploying OneDrive for Business is to measure the bandwidth used during a small rollout. The best way to ensure that measurement will be useful is to include a group of people that are representative of your organization and measure from initial deployment/sync through at least a week of edits/additions/removals.

To plan the bandwidth usage to work with Office 365 look here.

And since  10/15/14 there is an Excel based calculator to download direct form Microsoft Download Center.

Most difficulties for admins are, to get the correct answers from users to input the collected data. The calculator has two different user profiles.OneDrive for Business: Calculator input sheet

 OneDRice for Business: Calculator- Input data part 2

OneDrive for Business: Bandwidth results in the Bandwidth Calculator

OneDrive for Business | Client Netzwerk Bandbreiten Kalkulator

17. Oktober 2014 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

Wie viel Bandbreite werde ich beim Synchronisieren meiner Dokumente mittels OneDrive for Business  und Office 365 benötigen?

Diese Frage ist nicht so einfach zu beantworten, denn hier spielen mehrere Faktoren eine Rolle:

  • Länge des Arbeitstages, in der in meiner Firma gearbeitet wird
  • Anzahl der Dokumente , die jeden Tag neu generiert werden.
  • Anzahl der Dokumente die jeden Tag bearbeitet werden.
  • Durchschnittsgröße der Dokumente.
  • Anzahl der Geräte

Der beste Weg ist es, eine typische, kleine Test-Gruppe während des Rollouts zu begleiten und die verbrauchte Bandbreite zu messen. Für die Planung der Internetbandbreitennutzung für Office 365 gibt es hier von Microsoft weitere Informationen.

Und seit dem 15.10.2014 hat Microsoft jetzt auch für OneDrive for Business ein auf Excel  basierender Kalkulator zum Download zur Verfügung gestellt

Die Schwierigkeit wird für den Administrator sein, die für die Berechnung notwendige Zahlen zu ermitteln, um diese dann in den Kalkulator zu übertragen

Der Kalkulator arbeitet dabei mit zwei verschiedenen Benutzerprofilen.

OneDrive for Business: Eingabe der Grunddaten

 OneDrive for Business: Anzahl der Geräte zur Kalkulation

OneDrive for Business: Ergebniss der Kalkulation

OneDrive for Business | modern App – Löschen (Bug)

10. Oktober 2014 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

Roman Korecky @Rokory aus Wien hat einen Bug in der modern App OneDrive for Business entdeckt. Gemeint ist die App aus dem Windows Store.

OneDrive for Business: Löschen einer Datei Benutzt man diese App , die direkt mit SharePoint Online verbunden ist, werden die Daten angezeigt. Soweit so gut. Löscht man jetzt über die modern App eine Datei dann wird diese in SharePoint gelöscht. So weit so gut.

Normalerweise werden gelöschte Dokumente auf dem SharePoint 90 Tage im Server-Papierkorb aufbewahrt.

Und hier ist der Fehler:

eine über die OneDrive for Business App gelöschte Datei wird zwar gelöscht, aber nicht in den Papierkorb gelegt, und ist damit unwiederbringlich verloren.

Hat man die Datei jedoch über die Windows Standard App synchronisiert, liegt also eine “Kopie” auf dem lokalen Gerät vor, dann passiert bei einer Löschung folgendes:

  1. Die Datei wird in den Papierkorb des Gerätes verschoben
  2. Bei der nächsten Synchronisierung mit SharePoint Online wird diese dort gelöscht.
  3. Mit der Löschung wird die Datei in den SharePoint Papierkorb verschoben.

Somit habe ich die mehrere Möglichkeiten, diese Datei wieder her zu stellen.

  • aus dem Papierkorb des Gerätes
  • aus dem Papierkorb von SharePoint Online

Jede gelöschte Datei bleibt 90 Tage im Papierkorb von SharePoint Online.


      Stellt sich die Frage, warum man die Modern App OneDrive for Business überhaupt benutzt:
        Wenn ich mich mit dem SharePoint Online verbinden möchte, um mit Dateien zu arbeiten,aber nicht den Web-Browser benutzen will.
        Wenn ich die SharePoint Daten nicht mit meinem Gerät synchronisiert habe, und nicht mit dem Browser arbeiten möchte.
        Wenn ich ein Surface RT (alle Versionen mit RT als Betriebssystem) habe, denn dort kann ich Dateien aus dem SharePoint Online nicht lokal benutzen, und ich nicht mit dem Browser arbeiten möchte.
        Zusammenfassung:
        Wenn ich mit der Modern App eine Datei lösche, ist sie gelöscht, und kann nicht widerhergestellt werden

Office 365 | Outlook-Anlagen versenden via OneDrive (for Business)

9. Oktober 2014 Hinterlasse einen Kommentar

Office 365, Microsoft OneDrive for Business, Microsoft OneDrive-Logo-300x94

In meinen Trainings versuche ich schon seit geraumer Zeit den Teilnehmern zu vermitteln, Office Dokumente nicht mehr als Anlage zu versenden. Der bessere Weg wäre doch, diese Dokumente in OneDrive oder OneDrive for Business zu speichern, und nur noch den Link zu versenden. Dann könnten auch mehrere Personen zur gleichen Zeit auf diese Office-Dokumente zugreifen, Änderungen vornehmen…
Das lästige Hin- und Her-Mailen würde entfallen, und das wichtigste. Es gibt nur noch ein einziges Dokument. An zentraler Stelle. OneStorage, sorry OneDrive.

Microsoft hat dazu alle Weichen gestellt, oder wird diese in naher Zukunft stellen. So bekam jeder Benutzer der Consumer-Applikation OneDrive eine Speichererweiterung spendiert. Und die Größe einer Datei , die in OneDrive abgespeichert werden kann, liegt jetzt bei 10 GB

Der Speicher bei OneDrive for Business wurde ja schon seit geraumer Zeit auf 1 TB angehoben. Bei der Größe einer Datei, die in OneDrive for Business abgelegt werden kann, arbeitet Microsoft daran, die 2 GB Beschränkung ebenfalls auf 10 GB zu erhöhen. Dies soll gegen Ende des Jahres 2014 geschehen. Mich würde es aber nicht wundern, wenn dieser Termin in das Frühjahr 2015 verschoben würde, weil Microsoft  mit der professionellen Variante OneDrive for Business noch die eine oder andere Baustelle offen hat, und diese Baustellen zuerst einmal bearbeitet werden müssen. Eine Liste mit den Problemen sprengt jedoch den Rahmen und ist auch nicht Bestandteil dieses Artikels.

Seit längerer Zeit schon gab es die Ankündigung, dem Benutzer beim Versenden von Anlagen einen Schritt entgegen zu kommen. Und genau das hat Microsoft am 08.10.2014 angekündigt. Und alle Office 365 Kunden werden in Kürze davon profitieren können. Denn hier musste nur serverseitiger Code geändert werden und dann in die Office 365 Wolke geimpft werden. Und wie wir wissen, kann das ein paar Tage dauern, also keine Angst, wenn Sie noch nicht darauf zugreifen können. Bis November 2014 soll die Umstellung abgeschlossen sein.

Outlook Web App vor der Umstellung Outlook Web App nach der Umstellung
Outlook Web App vor der Umstellung Outlook Web App nach der Umstellung

Mail in der Office 365 Wolke

Das ganze funktioniert aber nur mit OWA (Outlook Web App) , OWA für iPhone/iPad und OWA für Android.

Mit dem normalen Outlook Client kann das ganze noch nicht durchgeführt werden, weil dafür natürlich ein Update für Outlook erforderlich ist. Microsoft arbeitet aber auch daran.

Folgende Schritte sind notwendig:

Anlage hinzufügen E-Mail schreiben, Empfänger auswählen
Das kann auch eine Distribution-Liste sein, mit der Einschränkung, dass diese Distribution-Liste maximal 100 Benutzer enthalten darf.
Klick auf Einfügen.
Klick auf Anlagen oder OneDrive-Dateien
Anlage: in OneDrive for Business, lokal oder im Netzwerk Nun kommt es darauf an, was ich auswähle. Habe ich bereits eine Datei in OneDrive (for Business) gespeichert?

Eigene Dateien:
Das ist Ihr OneDrive for Business

OneDrive for Buisness: für mich freigegebene Dateien Für mich freigegeben:
Das sind all die Dokumente, die andere Benutzer für mich freigegeben haben.
Anlage vom lokalen Gerät oder dem Netzwerk Computer:
Zugriff auf alles, was Sie auf ihrem lokalen Gerät oder dem kompletten Netzwerk erreichen können.

In OneDRiove for Buisness hochladen? Computer:
Haben Sie die Datei ausgewählt, die Sie als Anlage versenden wollen, gibt es zwei Möglichkeiten:
Diese Datei zu OneDrive (for Business)hochladen (Denken Sie an das noch bestehende Limit von 2 GB).
oder
wie Sie es bisher getan haben: Die Datei als Anlage senden
Link zum Dokument in meiner E-Mail Die Datei, sagen wir besser der Link auf die Datei, ist eingefügt und der Empfänger erhält standardmäßig Bearbeitungsrechte auf das Dokument.

Sie können die Rechte aber mit einem Klick auf … ändern. (z.B.nur Anzeigen)

Anlage versenden an externe Benutzer externe Benutzer:
Ich habe einem externen Benutzer ein Dokument (was bereits in OneDrive for Business lag) gesendet.

Meine Organisation erlaubt jedoch nicht, dass ich externe Benutzer den Zugriff auf dieses Dokument erlauben darf.

Das ist also ein höheres Recht!!

Erlaubt die Administration jedoch einen solchen Zugriff so erhält der externe Benutzer zwei E-Mails:

  • Eine Gast-Email Einladung
  • Die Mail mit dem Link zum Dokument

Zuerst muss auf die Einladungs-Mail geklickt werden und sich mit einem Microsoft-Konto angemeldet werden. Dieser Vorgang ist aber nur einmal für diese Organisation durchzuführen.

SharePoint-Administratoren  werden sich unter Umständen die Haare raufen, weil…

  • User A hat Zugriff auf eine Website XXX
  • User A teilt das Dokument mit User B, welcher kein Zugriff auf die Website XXX hat
  • User C hat keinen Zugriff auf die Website XXX
  • User B versendet an User C eine Mail  mit dem Link dieses Dokumentes
  • Damit hat User C ebenfalls Zugriff auf das Dokument, das original auf der Website XXX liegt


    Und wie sieht das ganze in Outlook.com aus?
image eigentlich genau so.
Nur muss die Datei bereits auf OneDrive (dem persönlichen, die Consumer App) vorhanden sein

Martin Geuss, alias Dr.Windows hat dazu auch etwas geschrieben.

Zusammenfassung

Microsoft spricht von OneDrive. Und in Office 365  Plänen, dort wo SharePoint Online vorhanden ist, sieht man nur OneDrive (meint aber OneDrive for Business). Die OneDrive App für Android in der neusten Version fasst schon mal beides zusammen. 

OneDrive sind die persönlichen Daten, Bilder,… und OneDrive for Business sind die Business Daten.

Noch Fragen?

Über Kommentare und Anregungen freue ich mich immer.

OneDrive for Business | Click to Run (C2R) – Updates

26. September 2014 Hinterlasse einen Kommentar

 

OneDrive for Business, Microsoft

There are so many people, changing to Office 365 and install the Office programs from the cloud locally on their devices with Click-to-Run (C2R) technology. But where’s the difference? To explain that, we have to look into the past

MSI

The first Office packages were installed with floppy disks, followed by CDs and later DVDs. In companies, the IT could adjust the MSI installation packages. Updates are available through Windows Update and companies made the updates available via WSUS.

C2R

Again, there is the opportunity to make adjustments for companies. Otherwise, the installation will be streamed over the Internet. Let the internet speed once outside before, the C2R consumption method just as long. The advantage is that the user can work after a few minutes with Word, Excel or PowerPoint while the installation continues in the background. C2R is now in its second generation.

how it looks now with the updates, so newer versions?
These are automatically installed in the background. However, it should be noted that all other operating system updates continue to be the normal way (Windows Update) obtained and installed. And some C2R updates will not be installed if just the Windows updates have been installed. This dependence must not lose sight of you.

So I have a Windows 8.1 64-bit system in the lab, in which I only installed via C2R OneDrive for Business. There, however, the latest version of Groove.exe (as of 26/09/2014 with version 15.0.4649.1003) was not available. Only after I installed an optional Windows Update, it still took a while, then the only Office program on this device, namely OneDrive for Business was raised to the latest version in the background.

Update options inside Office with C2R

The special feature of lab test above is that no other Office program is installed. Are there any other Office programs installed by C2R, so you can influence on the update behavior. From Word, Excel … FileAccount you reach the product information and there are also hidden the update options.

Since OneDrive for Business … there is no program interface… 

Only OneDrive for Business?
Yes, that is quite possible. You can buy. It’s called OneDrive for Business with Office Online

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