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Archiv für die Kategorie ‘Office365’

I’m speaking at the European SharePoint Conference 2014


The European SharePoint Conference is less than three weeks away and I’m delighted to be part of such an exceptional line up. The conference will take place in Barcelona, Spain from the 5-8th May 2014 and is Europe’s largest SharePoint event bringing you great sessions and the latest innovations from Vegas.

Browse through the superb conference program including 110 sessions, keynotes, and tutorials, including topics covering the latest news from SPC14 including what’s new with SharePoint 2013 SP1 – Office Graph/Oslo – new Office 365 REST APIs – Access Apps – Cloud Business Apps.

I will be conducting a session on “Latest News from OneDrive for Business” aimed at IT Professionals.

“Latest News from OneDrive for Business”

"An Overview about OneDrive for business and the little brother OneDrive, the restriction of files and folders of SharePoint Online and SharePoint on premise, learn about conflicts and how to resolve them, mass import with a powershell script, tips and tricks with OneDrive for business..”

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OneDrive for Business | Repair function

9. April 2014 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

"Repair" added to OneDrive for Business

OneDrive for Business, 15.0.4605.1000, Version With the release of the April Product update, build 4605, the OneDrive for Business “Repair” option is now available. Repair will provide the user an option to fix a certain set of client side sync issues thereby increasing user confidence and, enhancing the usability of the OneDrive sync client. This is a first big step in enabling impacted users to get to a good sync state
Repair option in Onedrive for Business, systray context menu The Repair option is available as part of the systray context menu. If you find you are currently in a permanent sync error state, please use Repair.

Things to keep in mind:

1. Repair will stop sync on all your libraries and then re-sync them. How long this takes depends on the number of files and folders you’re syncing.

2. All your files will be archived by default, hence there is a pre-requisite on required disk space.

3. There can be a delay after Repair is complete, for files to appear in your synced folders. This time will vary (take longer), depending on the number of document libraries you have synced.

4. Don’t time a machine-restart while Repair is in progress, as the program currently don’t have support for auto-restart of Repair.

5. Document libraries deleted on the server, will continue to be in error state post Repair.

OneDrive for business | service description


OneDrive for Business, Microsoft

 

Microsoft has published on Technet the service description for OneDrive for business with Office Online, SharePoint Online plan 1 and SharePoint Online plan 2 :

  • Links to plans of Office 365
  • Links to OneDrive for Business plans
  • System requirements on the client side
  • OneDrive for Business limits

and a table with all features for

  • OneDrive for Business with Office Online
  • SharePoint Online Plan 1
  • SharePoint Online Plan 2

OneDrive for Business with Office Online, service description, SharePoint Online Plan 1, SharePoint Online Plan 2

OneDrive for Business | Service Beschreibungen


OneDrive for Business, Microsoft

Microsoft hat die Service-Beschreibungen für OneDrive for Business with Office Online auf Technet zur Verfügung gestellt (in englischer Sprache):

  • Links zu Plänen von Office 365
  • Links zu OneDrive for Business Plänen
  • System-Voraussetzungen  auf der Client-Seite
  • Beschränkungen von OneDrive for Business

und dann eine Tabelle mit allen Eigenschaften für

  • OneDrive for Business with Office Online
  • SharePoint Online Plan 1
  • SharePoint Online Plan 2

OneDrive for Business; Service Beschreibung, SharePoint Online Plan 1, SharePoint Plan 2

Windows 8.1 Update | renaming: SkyDrive to OneDrive


OneDrive SkyDrive

if expected, Microsoft has made changes in Windows 8.1 Update ( April 2014) in OS, but also has renamed SkyDrive to OneDrive.

 

Windows 8.1 Update: Explorer and the remaned SkyDrive

First changes you see in the Windows Explorer… 

 

Windows 8.1 Update: OneDrive and synchronisation Stop OneDrive Synchronisation to the Cloud is stopped

in the context menu you are now allowed to interrupt the synchronization with OneDrive  to the cloud. Later on you may continue…

Windows 8.1 Update: Renamed modern App OneDrive

Also the modern app is renamed to OneDrive

 

if your OneDrive synchronisation is stopped, you will be remembered

If you have made your synchronization Off and start your modern app, you will be remembered…

 

 

OneDrive modern App: Options: new switch

in the option section within you OneDrive modern app there is a new switch to interrupt the synchronization or you may continue…

Windows 8.1 Update | aus SkyDrive wird OneDrive


OneDrive SkyDrive

wie schon vermutet, hat Microsoft im Windows 8.1 Update (April 2014) Änderungen am Betriebssystem vollzogen, und die betreffen auch SkyDrive. Denn jetzt wurden konsequent die Namensänderungen vollzogen.

nach Windows 8.1. Update: OneDrive

Im Windows Explorer wurde der Name geändert: Aus SkyDrive wird jetzt auch unter Windows 8.1 OneDrive

OneDrive: Synchronisierung anhalten OneDrive: Synchronisierungs-Status

Im Kontext-Menü gibt es jetzt (endlich) die Möglichkeit, die Synchronisierung von OneDrive Dateien mit der Wolke zu unterbrechen bzw. fortzusetzen.

mit Windows 8.1 Update: Namensänderung an Modern App OneDrive

auch die “modern App” wurde auf den Namen OneDrive umgestellt.

 

Windows 8.1 Update: Hinweis, Synchronisierung abgeschaltet

Hat man die Synchronisierung ausgeschaltet und startet erneut die Modern App, wird man gleich darauf hingewiesen…

 

Ausschalten der Synchronisierung in der Modern App OneDrive

Die Optionen innerhalb der Modern App enthalten jetzt zusätzlich einen Punkt, um auch hier die Synchronisierung anhalten und fortsetzen zu können

OneDrive for Business with Office Online

1. April 2014 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft, One Drive for Business with Office Online

am 1.4.2014 ist es soweit. Dann besteht die Möglichkeit, OneDrive for Business with Office Online als Abonnement zu bestellen. Eine Übersicht zu OneDrive und OneDrive for Business habe ich hier und und auch hier schon beschreiben. Die Frage ist jedoch, für welche Zielgruppe ist OneDrive for Business with Office Online und welche Unterschiede sind z.B zu SharePoint Online.

was bekommt der Benutzer für sein Geld:

  • 25 GB Speicherplatz
  • Offline- Snyc Fähigkeiten auf jedes Gerät
  • Möglichkeit, auf Dateien direkt im Windows-Explorer zu zugreifen
  • Zugriff die Daten von überall über einen Webbrowser
  • Zugriff auf Daten über das Windows Programm OneDrive for Business
  • Zugriff auf Datenüber Apps von Windows 8,iOS und demnächst Android
  • Zugriff auf Daten via Windows Phone, iPhone, Android Handy
  • einfacher Zusammenarbeiten mit Benutzern innerhalb und außerhalb einer Organisation
  • einfache Bedienoberfläche
  • gemeinsames, zeitgleiches Bearbeiten von Office-Dateien (Office-Online u. Desktop-App)
  • Unterstützung von BYOD (Bring Your Own Device)
  • Die Synch.-Engine kann sich mit SharePoint 2013 und/oder SharePoint Online verbinden.
  • Intelligentes Upload/Download von Office Dokumenten (nur Änderungen)
  • Für externe Benutzer, mit denen eine Datei freigegeben wurde, ist ein MS-Konto nötig.
  • kann optional mit dem Active Directory oder anderen Verzeichnisse integriert werden.

 

fangen wir mit den technischen Unterschieden an:

  Fähigkeiten

OneDrive for Business with Office Online

SharePoint Online
Plan 1

SharePoint Online Plan 2

File  Sync/Share Personal
Dokument Speicher

25 GB

25 GB

25 GB

  Sharing
(intern und extern)

ü

ü

ü

  Offline Sync

ü

ü

ü

  Office Online (Web Apps)

ü

Ansicht *) Ansicht *)
Zusammenarbeit Team-Sites      
  Social (Newsfeed, Communiy Sites etc.)  

ü

ü

  Intranet Portals  

ü

ü

Enterprise Content Management Content Management      
  Records Management  

ü

ü

  eDiscovery und Compliance    

ü

Search Standard Search      
  Enterprise Search    

ü

Apps Apps Katalog /
Marktplatz
 

Business Intelligence & Lösungen Access Services      
  Workflow  

ü

ü

  Form based Apps
(InfoPath)
   

ü

  Business Connectivity Services    

ü

  Visio Servives    

ü

  Excel Services, PowerPivot, PowerView    

ü

*) Kunden, die Office Standard und Office Professional Plus mit Software Assurance erhalten die Rechte, bei Office Online Dokumente auch zu editieren.

Trial Version?

Ja, es wird eine Trial-Version für OneDrive for Business with Office Online geben, und diese kann dann in eine Bezahl-Variante umgewandelt werden, ohne dass darin gespeicherte Daten verloren gehen.

[Update] hier geht es zu den OneDrive for Business Portal (US)

Was ist Office Online?

Unter Office Online versteht man die Möglichkeit, im Browser Word, Excel und PowerPoint Dokumente nicht nur anzusehen sondern direkt zu bearbeiten. Das kann man alleine aber auch gleichzeitig mit anderen Mitarbeitern tun.

 

…und für welche Kunden ist OneDrive for Business with Office Online geeignet?

1) Kunden mit SharePoint Server 2007 und 2010 on-premise

Damit können Kunden von der Wolke und dem Datenaustausch profitieren, ohne Ihre internen OnPremise Strukturen zu ändern und trotzdem Ihren Außendienst Mitarbeitern Zugriff auf wichtige Arbeitspapiere (On- und Offline) zu gewähren. Gerade mit Offline-Fähigkeit ist hier ein wichtiger Schritt. Im Gegensatz zu den Arbeitsbereichen (implementiert in Windows Server 2012 R2 und Windows 8.1 ). Außerdem ist eine Zusammenarbeit mit anderen im Arbeitsbereich-Konzept nicht vorgesehen und setzt den Einsatz eines Sync-Servers und eines Zertifikats auf der Kundenseite voraus, und es funktioniert nur mit Windows 8.1. Damit kann man die vorhandene SharePoint onPremis vs Office 365 Diskussion entschärfen. Damit erhält der Kunden eine verlängerte Zeitlinie, und kann Produkte wie Box oder Dropbox ersetzen und die Vorteile von OneDrive for Business trotzdem nutzen.

2) Kunden mit Office Proffesional Plus and Software Assurance (SA) und kein SharePoint

OneDrive for Business with Office Online erlaubt den Zugriff auf Office Online und damit das Editieren mit Office Online

3) Kunden mit Office 365 Pro Plus oder P1 Plan

Damit erhalten Kunden die Möglichkeit, ihr bestehendes Abonnement aufzuwerten, ohne sich gleich mit SharePoint online zu beschäftigen. Für viele kleine Unternehmen ist genau das die richtige Lösung. Sie können, wie schon beschrieben, mit mehreren Personen gemeinsam ein Dokument bearbeiten, bzw. sich die Dokumente mit anderen Mitarbeiter teilen und haben sowohl On- als auch Offline Zugriff auf diese Daten. In vielen Firmen wird das schon mit OneDrive gemacht, aber OneDrive bietet nicht die Möglichkeiten, die uns mit OneDrive for Business with Office Online  zur Verfügung stehen und: OneDrive ist für die Benutzung von private Daten vorgesehen. Verlässt in einem kleinen Unternehmen ein Mitarbeiter das Unternehmen, nimmt er sein OneDrive mit, hat also weiterhin Zugriff….

4) Kunden mit SharePoint Server 2013 on Premise

Für alle Kunden, SharePoint Server 2013 im Einsatz haben, und vorhaben, in die Wolke zu migrieren, aber die Vorbereitungen zur Migration erst begonnen haben, oder aber mitten in der Prüfung einer möglichen Migration stecken. Diesen können sich mit der Migration die benötigte Zeit lassen, haben mit der Implementierung vom Service Pack 1 für SharePoint Server 2013 die Möglichkeit, Mitarbeiter die unterwegs sind, schon morgen mit OneDrive for Business with Office Online auszustatten und das unter der Kontrolle der Administration.

 

Verwirrt?

hier geht’s zu einen ausführlichen Artikel über OneDrive und OneDrive for Business mit Grundlagen, Erklärungen und Links

 

Zusammenfassung:

Mit OneDrive for Business with Office Online hat Microsoft eine weitere Lücke geschlossen. Geeignet für Unternehmen, die, aus welchen Gründen auch immer, nicht oder noch nicht  in die Microsoft Wolke wollen oder können. Trotzdem bekommen diese Mitarbeiter die Möglichkeit, untereinander Daten auszutauschen, Dokumente auch Offline anzusehen und zu bearbeiten. Damit wir vielen Gegnern der Wolke der Wind aus den Segeln genommen. Die Mitarbeiter wollen einfach schnell und einfach ihre Reports ausfüllen und auf die neusten Dokumente zugreifen, und sich nicht mit VPN Tunneln und schlechtem oder gar keinem Internet auseinander setzen.

OneDrive for Business | Grundlagen, Erklärungen, Links

29. März 2014 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft, One Drive for Business with Office Online

Alles OneDrive? Weil Microsoft die Bedürfnisse der Kunden erkennt, gibt es unter dem Begriff OneDrive immer wieder Erweiterungen, so auch mit OneDrive for Business with Office Online, einem neuen Abonnement, welches ab 1.4.2014 den Kunden zur Verfügung steht.

Für mich also der richtige Zeitpunkt, einen längeren Artikel zu schreiben und der Versuch, Licht ins Dunkel von OneDrive zu bringen…

 

die Reise von SkyDrive Pro zu OneDrive for Business

An dieser Grafik lassen sich die einzelnen Projektstufen von SkyDrive Pro hin zu OneDrive for Business ablesen:

  • SkyDrive Pro wurde gestartet
  • Speicherweiterung auf 25 GB
  • Zukaufbarer weiterer Speicher bis zu 1 TB
  • maximaler Filegröße 2 GB
  • zusätzliche Ansicht im Browser, welche Dokumente mit mir geteilt wurden
  • Automatische Versionierung
  • OneDrive for Business für iOS Plattform
  • mobile Apps für Android und iPhone
  • einfache Kontrolle
  • verbesserte Suchfunktionen

neuer Name und demnächst eine eigene Bestellnummer (SKU) in der Wolke (ab 1.April 2014). Verwirrt. Nun, das alles ist nicht ganz einfach zu begreifen. SkyDrive und SkyDrive Pro, OneDrive und OneDrive for Business. Namen, die man erst einmal erklären muss:

zuerst einmal musste Microsoft den Name ändern.
aus SkyDrive wurde OneDrive aus SkyDrive Pro wurde OneDrive for business

Die Grundlagen habe ich bereits hier beschrieben. Trotzdem hier die Details und Unterschiede:


Private Daten aus der Wolke

OneDrive, private Daten, auf jedem Geräte 

Da wäre zuerst einmal OneDrive. wie wir sehen können, handelt es sich um private Daten. Die einmalige Anmeldung erfolgt mit einem Microsoft Konto. Und sofort stehen Ihnen 7 GB Cloud Speicher zur Verfügung. Und nicht nur das. Es gibt so viele Dinge, die OneDrive von anderen Cloud Speichern unterscheidet.

  • (gleichzeitiges) Bearbeiten von Office Dokumenten im Browser
  • Dokumenten-Historie
  • Teilen von Bildern und Dokumenten
  • komplette Integration in Windows 8.1 und Smart-Files

Egal welches Gerät, wenn ich eine Datei in OneDrive speichere, wird sie nicht nur in die Wolke synchronisiert, sondern auch auf meine anderen Geräte. Und natürlich können Sie Ihre Daten mit anderen externe Benutzer teilen. das Wichtigste aber: Der Speicher ist ein privater Speicher. Ich bin selbst für die Verwaltung und die Daten zuständig. In OneDrive gehören keine geschäftliche Daten, denn diesen Speicher nehmen Sie z.B im Falle eines Wechsels Ihrer Arbeitsstelle mit. Noch einmal. In OneDrive gehören keine geschäftliche Daten. Sie haben den Vertrag mit Microsoft unterschrieben. Und sind auch dafür verantwortlich.

OneDrive for Business, so heißt das Programm, mit dem Office 365 Benutzer Ihre Business-Daten über die Microsoft Wolke auf unterschiedliche Endgeräte synchronisieren.

Dabei können Daten, die jeder Benutzer in seinem eigenen Bereich (ehemals My-Site) mit diversen Endgeräten synchronisiert werden, auch das Teilen von diesen Daten mit Geschäftskollegen ist möglich. Aber auch SharePoint Team-Bereiche erlauben das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, On- und Offline.

Die Grundlage eines OneDrive for Business Einsatzés ist in diesem Fall SharePoint Online, ein Bestandteil bestimmter Office 365 Pläne.

Es geht hier um geschäftliche Daten, die von der IT des Unternehmens verwaltet werden. Im Vordergrund steht das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, nach Richtlinien, die die IT des Unternehmens vorgibt.

 

    geschäftliche Daten aus SharePoint Server 2013 (on Premise)
    OneDrive for Business, geschäftliche  Daten, auf jedem Gerät

Der gleiche Ansatz wie bei den geschäftlichen Daten aus der Wolke wird bei einem Einsatz eines SharePoint Servers 2013 on Premise verwendet. Der SharePoint Server 2013 steht hier in der Firma und die Mitarbeiter greifen mit OneDrive for Business auf diesen zu. Im März 2014 war für kurze Zeit mit der Installation des Service Pack 1 die gleiche Funktionalität wie bei SharePoint Online gegeben. Zumindest was die Zusammenspiel und die Synchronisation mit OneDrive for Business angeht. Die Office 365  Programme werden aber fortlaufend weiterentwickelt. Beim SharePoint Server 2013 müssen wir dann wieder auf das nächste Service Pack warten.

 

Geschäftliche Daten teilweise in der Wolke

OneDrive for Business, geschäftliche  Daten, auf jedem Gerät

Ab dem 1.4.2014 wird es ein weiteres Familienmitglied für OneDrive for Business geben.
Der Name:

OneDrive for Business with Office Online

Dieses Modell ist für all die Firmen interessant, die Ihre geschäftliche Daten on Premise liegen haben und für z.B. Außendienst-Mitarbeiter keinen Zugriff von außen auf diese Geschäftsdaten gestatten. Diese Mitarbeiter erhalten dann einen, durch die IT des Unternehmens verwalteten Bereich in der Cloud, mit dem diese dann diese Dokumente synchronisieren und mit anderen auch diese Dokumente teilen und bearbeiten können.

Microsoft beschreibt OneDrive for Business with Office Online auch als Möglichkeit, auch ohne dahinterliegenden SharePoint, Arbeitsdokumente in der Wolke zu hinterlegen und auf diversen Endgeräten zu synchronisieren, um damit dann Offline damit zu arbeiten. Wichtig, es handelt sich um Arbeitsdokumente, den private Dokumente gehören in OneDrive.

hier eine Auflistung mögliche Szenarien:

1) Kunden mit SharePoint Server 2007 und 2010 on-premise

Damit können Kunden von der Wolke und dem Datenaustausch profitieren, ohne Ihre internen OnPremise Strukturen zu ändern und trotzdem Ihren Außendienst Mitarbeitern Zugriff auf wichtige Arbeitspapiere (On- und Offline) zu gewähren. Gerade mit Offline-Fähigkeit ist hier ein wichtiger Schritt. Im Gegensatz zu den Arbeitsbereichen (implementiert in Windows Server 2012 R2 und Windows 8.1 ). Außerdem ist eine Zusammenarbeit mit anderen im Arbeitsbereich-Konzept nicht vorgesehen und setzt den Einsatz eines Sync-Servers und eines Zertifikats auf der Kundenseite voraus, und es funktioniert nur mit Windows 8.1. Damit kann man die vorhandene SharePoint onPremis vs Office 365 Diskussion entschärfen. Damit erhält der Kunden eine verlängerte Zeitlinie, und kann Produkte wie Box oder Dropbox ersetzen und die Vorteile von OneDrive for Business trotzdem nutzen.

2) Kunden mit Office Proffesional Plus and Software Assurance (SA) und kein SharePoint

OneDrive for Business with Office Online erlaubt den Zugriff auf Office Online und damit das Editieren mit Office Online

3) Kunden mit Office 365 Pro Plus oder P1 Plan

Damit erhalten Kunden die Möglichkeit, ihr bestehendes Abonnement aufzuwerten, ohne sich gleich mit SharePoint online zu beschäftigen. Für viele kleine Unternehmen ist genau das die richtige Lösung. Sie können, wie schon beschrieben, mit mehreren Personen gemeinsam ein Dokument bearbeiten, bzw. sich die Dokumente mit anderen Mitarbeiter teilen und haben sowohl On- als auch Offline Zugriff auf diese Daten. In vielen Firmen wird das schon mit OneDrive gemacht, aber OneDrive bietet nicht die Möglichkeiten, die uns mit OneDrive for Business with Office Online  zur Verfügung stehen und: OneDrive ist für die Benutzung von private Daten vorgesehen. Verlässt in einem kleinen Unternehmen ein Mitarbeiter das Unternehmen, nimmt er sein OneDrive mit, hat also weiterhin Zugriff….

4) Kunden mit SharePoint Server 2013 on Premise

Für alle Kunden, SharePoint Server 2013 im Einsatz haben, und vorhaben, in die Wolke zu migrieren, aber die Vorbereitungen zur Migration erst begonnen haben, oder aber mitten in der Prüfung einer möglichen Migration stecken. Diesen können sich mit der Migration die benötigte Zeit lassen, haben mit der Implementierung vom Service Pack 1 für SharePoint Server 2013 die Möglichkeit, Mitarbeiter die unterwegs sind, schon morgen mit OneDrive for Business with Office Online auszustatten und das unter der Kontrolle der Administration.

OneDrive for Business with Office Online als bei Microsoft bestellbares Abonnement enthält:

  • 25 GB Speicher
  • Enthält Office Online
  • Preis 5$ pro Benutzer und Monat
  • gibt es in den Lizenz-Programmen OV/OVS, EA/EAS, MPSA
  • Promotion: Preisreduzierung von April bis September 2014
    • =Preis 2,50$ pro Benutzer und Monat
    • =Für Office SA  Kunden bzw. Kunden von Office 365 Pro Plus $1,50

    OV=Open Value  OVS=Open Value Subscription
    EA=Enterprise Agreement  EAS=Enterprise Agreement Subscription
    MPSA=Microsoft Products and Services Agreement

    die meisten Microsoft Abkürzungen finden sie ganz schnell hier Education Programm

OneDrive for Business with Office Online wird es nicht im Microsoft Education  Programm geben. OneDrive for Business ist in Office 365 A2 Programm enthalten.

eine separate Beschreibung zu OneDrive for Business with Office Online finden sie hier.


Links für OneDrive for Business

Grundsätzlich kann jeder OneDrive for Business einsetzen, wenn

  • ein Office 2013  Paket auf dem Rechner installiert ist und
  • auf ein SharePoint Server 2013 on Premise zugegriffen werden soll oder
  • auf ein SharePoint Online zugegriffen werden soll
    Sicherheit

ein Wort zur Sicherheit. OneDrive for Business ist Teil von Office 365. Die Data Center, die Microsoft für die Speicherung der Daten benutzt, unterliegen den  höchsten Regularien-Standards wie HIPAA, ISO 27001, EU Model Clause, FISMA. Zusätzlich werden Daten auf dem Transportweg verschlüsselt und Microsoft arbeitet daran, Verschlüsselung auch auf Dateiebene bis zum Ende des Jahres 2014 zur Verfügung zu stellen.


    Zusammenfassung
    OneDrive und OneDrive for Business benutzen das gleiche Protokoll. Die Arbeitsweise ist fast identisch. Sie ermöglicht die Synchronisierung von Daten aus der Wolke auf unterschiedliche Geräte, ermöglicht dann den Zugriff auf diese Daten auch ohne Internet Zugang und ermöglicht das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten. OneDrive for Business wird durch die IT des Unternehmens kontrolliert, Speichergrößen etc. werden von dieser verwaltet.

Office for iPad | Training courses

SharePoint Online | gleichzeitiges Arbeiten mit Office Dokumenten

18. März 2014 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

in den alten Tagen von SharePoint Online  (und SharePoint on Premise ohne Installation des Office Web Apps Servers) war es schon ein bisschen kompliziert mit dem gleichzeitigen Arbeiten, So musste man bei einem Word-Dokument das native Word 2013 starten, um gleichzeitig mit mehreren Benutzern an diesem Dokument zu arbeiten. Das hat sich geändert

Es gibt nur noch eine Ausnahme: Excel

Hier die Möglichkeiten, die uns Word und PowerPoint bieten:

Bearbeiten eines Dokuments Benutzer 1 Bearbeiten eines Dokuments Benutzer 2 gemeinsames Bearbeiten
Word Online Word  Online Ja
Word Online Word gestartet vom Web-Browser Ja
Word gestartet vom Web-Browser Word gestartet vom Web-Browser Ja
Dokument geöffnet von OneDrive for Business  (lokale Datei) Word Online Ja
Dokument geöffnet von OneDrive for Business  (lokale Datei) Word gestartet vom Web-Browser Ja
Dokument geöffnet von OneDrive for Business  (lokale Datei) Dokument geöffnet von OneDrive for Business  (lokale Datei) Ja

Excel

Bearbeiten eines Dokuments Benutzer 1 Bearbeiten eines Dokuments Benutzer 1 gemeinsames Bearbeiten
Excel Online Excel Online Ja
jede andere Kombination Excel Online Nein

Derzeit ist ein gleichzeitiges Bearbeiten in Excel nur mit der Variante Excel Online möglich

gemeinsames Bearbeiten mit Word Im Web-Browser sieht man die anderen Benutzer, die gerade an dem Dokument arbeiten.
gemeinsames Bearbeiten mit Word Bei Word-Online sieht man die Eingaben der anderen Benutzer

 

Mit SharePoint Online bleibt es jetzt den Anwendern überlassen, welches Programm (Word Online, natives Word bzw. PowerPoint Online oder natives PowerPoint) man für das gleichzeitige Bearbeiten benutzen möchte. Die schnellsten Ergebnisse erzielt man mit den Online-Varianten. Trotzdem kann es erforderlich sein,  die Bearbeitung mit dem lokal installierten Office Programmen zu arbeiten, weil z.B. bestimmte Funktionalitäten in den Online-Varianten fehlen.

Bei besonders großen Dokumenten und der Benutzung von lokal installierten Programmen kommt die Eigenschaft von OneDrive for Business zum tragen, dass nur geänderte Datenteile wieder in die Wolke synchronisiert werden müssen.

Zusammenfassung:

Microsoft sollte die Lücke bei Excel schließen, dann muss der Anwender nicht mehr nachdenken.

Aber es gibt von mir natürlich eine Wunschliste für zukünftige Versionen:

Das Sperren von bestimmten Bereichen eines Dokumentes, bei dem keiner mehr editieren oder diesen Bereich löschen kann. Beim gleichzeitigen Bearbeiten an einem Dokument kann nicht auf die Datei-Historie zurückgegriffen werden, denn erst der letzte Benutzer erzeugt eine neue Version (wenn eingeschaltet).

Die Implementieren eines Dokumenten Logs, welcher Benutzer hat was getan. Nur so kann festgestellt und nachverfolgt werden, wer z.B. falsche Dokument-Daten erzeugt hat, oder wer bestimmte Bereiche gelöscht hat. (Word ist das einzige Office-Programm, welches diese Funktion unterstützt (Änderungen nachverfolgen))

Zusammenarbeit Link

die englische Version dieses Artikels finden sie hier

SharePoint Online | Co-Authoring with Office documents

17. März 2014 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

in the early days of SharePoint Online (and SharePoint on Premise without the Office Apps Server installed)  you could not co-authoring with all Office documents online. For example, if you have had a word document, then you have had to open and edit it with the native Word 2013, if you want to co-authoring with other users.

Now, you only have to watch Excel

Here are the possibilities with Word and PowerPoint

Edit a document User 1 Edit a document User 2 Co-Authoring
Word Online Word  Online Yes, best user experience
Word Online Word started from Browser Yes
Word started from Bowser Word started from Browser Yes
Document opened from OneDrive for Business  (local file) Word Online Yes
Document opened from OneDrive for Business  (local file) Word started from Browser Yes
Document opened from OneDrive for Business  (local file) Document opened from OneDrive for Business  (local file) Yes

Excel

Edit a document User 1 Edit a document User 2 Co-Authoring
Excel Online Excel Online Yes
any other combination Excel Online NO

This time you may only Co-Authoring with Excel Online !!

co-authoring with word on the right side of your browser, you see your co-authors in Word online
co-authoring with word with Word Online you see the others Co-authors writing

 

With SharePoint Online you may co-authoring and you may decide, which program you will use. You will have the best user experience, if you collaborate with the Online versions. But in some situations you will take the native Office programs, f.e. if a specific function is not available in the Online Version.

Keep in mind with the native Office programs and “big” documents, only the changes (deltas)of the document will synchronized. And this is a big advantage of OneDrive for business.

Conclusion:

Microsoft should close the gap on Excel, then the user may decide, which is the best way to Co-Author with other users.

My wish-list Microsoft my implement in the future versions

  • save parts of my document, nobody may change or delete
    (Only the last user, who ends the document writes a new version, if version history is on)
  • implement a log, which user do what
    (in word you may do that with review an track changes – but only with the native Word)

Co-Authoring Link

OneDrive for Business | in filenames are now allowed almost all chars


OneDrive for Business, Microsoft

If you have installed Office 2013 Service Pack 1  and SP1 for SharePoint Server (on Premise) you will have less problems with not allowed characters in filenames. There are only 2 chars left the users need to know.

invalid chars in filename bevor you install SP1 before Service Pack 1:

the image on the left side shows the characters, which are not allowed in OneDrive and OneDrive for business.

You see, that you have more restrictions in OneDrive for business, f.e. you are not allowed to use a & in the filename

invalid chars in filename after you install SP1 after Service Pack 1:

Now there are only 2 more characters left, you cannot use in filenames: # and %

for the other chars printed in white on the left image, it’s not so easy, to save a document with these not allowed chars in the filename.

The chars /\<>:*”?| are not allowed.

If you use f.e. the “#” in the filename of a word document, than it is interesting, that you see the following error message origin from Microsoft Office Upload Center:

error message Microsoft Office Upload Centerit It is ok, but the solution shows the old invalid chars.
I hope, Microsoft will correct these chars in KB article KB905231

Office 365 | neue Subskription: Office 365 Personal

14. März 2014 1 Kommentar

Die Palette der Office365 Pläne werden im Privat-Bereich um ein neues Modell ergänzt

  • Office 365 Home Premium
  • Office 365 University
  • Office Online
  • Office 365 Personal

Was ist drin im neuen Paket Office 365 Personal?

Soweit bisher bekannt, entspricht der Inhalt dem Office 365 Home Premium Paket mit einer Einschränkung

  • Benutzbar auf 1 PC oder MAC und einem Tablet PC
    Die Informationen stammen vom Office Blog, dort ist der Preis auch mit $69.99 im Jahr bzw. $6.99 pro Monat beziffert.
    Und so nebenbei wir Microsoft ein Produkt umbenennen. So wird aus Office 365 Home Premium das “Premium” entfallen, das Produkt also Office 365 Home heißen.
    Noch nicht bekannt ist, wann das ganze bestellbar ist.

OneDrive for Business | Dateinamen jetzt fast alle Zeichen erlaubt


OneDrive for Business, Microsoft

Mit dem Office 2013 Service Pack 1 und der SP1 für SharePoint Server sind auch lästige Probleme wie unzulässige Zeichen im Dateinamen entfallen. Fast , denn nicht alle Zeichen dürfen im Dateinamen verwendet werden.

unzulässige Zeichen im Dateinamen, vor SP1 vor Service Pack 1:
Die linke Abbildung zeigt die Zeichen, die sowohl in OneDrive als auch in OneDrive for Business nicht verwendet werden dürfen.

Auffällig war hier, dass die Benutzer bei Geschäfts-Dokumente (OneDrive for Business) Zeichen wie “&” im Dateinamen nicht verwendet werden durften

unzulässige Zeichen im Dateinamen, nach Installation SP1 nach Service Pack 1:

Eigentlich bleiben nur noch 2 zusätzliche Zeichen übrig, die im Dateinamen nicht mehr verwendet werden dürfen:
# und %

Die restlichen in weißer Farbe angezeigten Zeichen sind auch sehr schwierig  beim Speichern einzugeben.

Die Zeichen /\<>:*”?| sind weiterhin unzulässig

Interessant ist, dass folgende Fehlermeldung im Microsoft Office Upload Center erscheint:

Fehlermeldung OneDrive for Business

Ich bin gespannt, wann diese Änderungen in einem Support-Artikel wie KB905231 auftauchen

OneDrive for Business | Touch enabled version


OneDrive for Business, Microsoft

Während sich über 10000 Besucher in Las Vegas auf der SharePoint Conference 2014 tummeln und an sich in 4 Tagen mit den neuesten Informationen rund um SharePoint versorgen, wird im Hintergrund bei Microsoft fleißig gearbeitet.

So wurden in Office 365 für OneDrive for Business und Geräte mit einem Touch Device eine Browser basierende Variante ausgerollt, bzw. wird ausgerollt werden

Der Vergleich:

OneDrive, MySite, SharePoint Online,

und die gleiche Ansicht auf einem Touch-Gerät

Touch enabled, OneDrive for Business

wer lieber auf die alte Ansicht umschalten möchte, der berührt die 3 Punkte rechts unten…

Touch enabled, OneDrive for Business

Dokumente werden dann auch standardmäßig auch mit den Office-Online Versionen(Word Online, Excel Online, PowerPoint Online oder OneNote Online) geöffnet und können dort bearbeitet werden.

Dabei ist der Zugriff nicht auf die “my-Site” beschränkt.

  • eigene Dateien
  • Zuletzt verwendet
  • Für mich freigegeben
  • Gefolgt
    natürlich kann auch auf andere auf dem SharePoint liegende Websites zugegriffen werden.

Touch enabled, OneDrive for Business

 

das können Websites, denen ich folge oder heraufgestufte Websites sein. Dann wird aber wieder in die Standard-Ansicht umgeschaltet.

Selbstverständlich ist dieser Zugriff, wie oben beschrieben nur möglich, wenn ich Zugriff zur Cloud habe, soll heißen, wenn ich Internet-Verbindung besteht.

SharePoint Saturyday Belgium | All about OneDrive for Business


SharePoint Saturday Belgium

I’m proud to speak on 26th of April at  SharePoint Saturday Belgium. They will have a lot of international speakers because of the best food, best beer, best chocolate, … but also an event very well organized by BIWUG (Belgian Information Worker User Group) representing an every growing community. Every year it’s an awesome event, and again this year fully sold out in just under 2 days.

I will speak about All about OneDrive for Business and OneDrive

OneDrive vs OneDrive for Business | Unterschied – Grundlagen

25. Februar 2014 3 Kommentare

OneDrive OneDrive for Business, Microsoft

Ich habe mir mal die Suchbegriffe angesehen, die die Benutzer zu meinem Blog führten, bzw. die im Blog eingegeben wurden. Und festgestellt, dass viele noch mit den Grundbegriffen von OneDrive (vorher SkyDrive) und OneDrive for Business (vorher SkyDrive Pro) nicht klarkommen. Eigentlich kein Wunder, bei diesen leicht zu verwechselnden Namen, die natürlich nicht den wesentlichen Unterschied erklären.

 

OneDrive (SkyDrive)

OneDrive, Grundlagen, SkyDrive

Bei OneDrive handelt es sich um einen privaten Speicher, der direkt in der Cloud bei Microsoft liegt, also in einem der vielen Data-Center von Microsoft. Sobald sich ein Benutzer mit einem Microsoft Konto registriert hat, bekommt er 7GB Festplattenplatz in der Cloud reserviert. Die obige Abbildung zeigt einen Benutzer mit  verschiedenen Geräten. Für die unterschiedlichen Geräte gibt es OneDrive-Apps oder OneDrive Programme, abhängig vom Betriebssystem und dem Gerät selbst. Hier eine Übersicht. Und hier kommt der Clou:  Speichere ich mit einem Gerät ein Bild, ein Dokument, egal was, in den SkyDrive OneDrive-Ordner, wird diese Datei dann in die Cloud selbst und auch auf meine anderen Geräte synchronisiert. Ich kann diese Datei mit anderen Benutzern (externer Benutzer auf dem Bild) teilen, bei Office-Dokumenten diese sogar mit mehreren externen Benutzern bearbeiten (sogar gleichzeitig , wenn Ich Word-Online, Excel-Online, PowerPoint Online oder OneNote Online verwende), ich habe bei Office Dokumenten eine Datei-Historie , ….

Die Grundlage dafür bildet mein OneDrive, der Ort, an dem alle meine Daten liegen. Weitergehende Blog Posts zu OneDrive früher SkyDrive finden sie hier


OneDrive for Business ( SkyDrive Pro)

OneDRive for Business, Grundlagen, SharePoint Online, SkyDrive Pro

Bei OneDrive for Business (SkyDrive Pro) handelt es sich um eine Variante, bei der weitere Microsoft Produkte im Spiel sind. Die obige Abbildung zeigt uns der Mitte Office 365, welches auch in unterschiedlichen Ausprägungen von Microsoft “gemietet werden kann. Ich habe auch noch ein weiteres Produkt SharePoint mit in das Bild gebracht, weil dieses Produkt nicht in jedem Office 365 Paket enthalten ist.

Der wesentliche Unterschied in der Abbildung sind jedoch die zwei Benutzer A + B in der Abbildung. Ich habe mich hier auf zwei beschränkt, es können natürlich beliebig viele Benutzer sein.

und vereinfacht gesagt: Unter OneDrive for Business versteht man die Möglichkeit, im SharePoint abgelegte Daten auf seine eigenen Geräte zu synchronisieren. Auch hier kann ich mit mehreren Benutzern gemeinsam Dokumente bearbeiten, und dass nicht nur mit Office-Online, sondern auch mit lokal installierten Office-Programmen. Und OneDrive for Business unterstützt natürlich unterschiedliche Geräte.

Ein 7 Minuten Video zeigt die vielen Möglichkeiten und den Unterschied zu OneDrive. Wie eine Zusammenarbeit dann mit OneDrive for Business funktioniert, habe ich in einem 5 Minuten Video einmal dargestellt.

Weitergehende Blog Posts zu OneDrive for Business früher SkyDrive Pro finden sie hier

 

OneDrive for Business (SkyDrive Pro)

SharePoint server 2013, OneDrive for Business

und jetzt kommt die dritte Variante ins Spiel. Oben haben wir gesehen, das OneDrive for Business etwas für Firmen, Organisationen oder Vereine sind. Und manche Firmen möchten oder dürfen nicht in die Cloud. Das mag unterschliche Gründe haben, aber auch hier gibt es Produkt: Der SharePoint Server 2013. Der ist in der Firma installiert. OnPremise. Wir benutzen zwar das Internet, damit wir auf die Daten des Firmen-SharePoints zugreifen können. Also von überall. Aber ansonsten gilt alles, was ich im mittleren Abschnitt geschrieben habe. Es gibt sogar Firmen, die beide Szenarien implementiert haben. Aber das will ich hier nicht näher beschreiben.

Fragen?

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Office Online | Umbenennung der Web Apps

21. Februar 2014 3 Kommentare

Microsoft Office Online, Anmelden

Diese Woche hat Microsoft viele Namens-Änderungen an Produkten vorgenommen.

alter Name neuer Name
SkyDrive OneDrive
SkyDrive Pro OneDrive for business
Office Web Apps Office Online
Word Web App Word Online
Excel Web App Excel Online
PowerPoint Web App PowerPoint Online
OneNote Web App OneNote Online

Die Office Web Apps Office Online Programme sind eine hervorragende Sache, die in bestimmten Situationen ein lokal installiertes Office nicht benötigen.

ein Beispiel:

Urlaub, Hotel… und kein Firmen-Rechner mit dabei. Immer mehr Firmen achten darauf, dass in der Freizeit weder E-Mails gelesen noch sonstige geschäftlichen Dinge erledigt werden sollen. Also hinkt mein Beispiel? Keineswegs. Weil aus dem familiären Umfeld auch während der Urlaubszeit Situationen eintreten können, die z.B. das Ansehen und Bearbeiten eines Word Dokumentes erforderlich machen. Auf dem Hotelrechner ist kein Office installiert. Er erlaubt nur das Surfen im Internet. Und jetzt sind wir mittendrin.

Nach der Anmeldung bei OneDrive (oder  für geschäftliche Dinge OneDrive for Business) stehen alle Office Online Programme zur Verfügung.

Word Online

Excel Online

PowerPoint Online

Die Apps stehen Ihnen im Browser zur Verfügung.

Bleibt die Frage nach dem Umfang der Funktionen der einzelnen Apps. Diese haben natürlich (noch) nicht den vollen Umfang, werden aber fortlaufend weiterentwickelt. Da Microsoft weitere Funktionen nur an einer einzigen Stelle in der Cloud unterbringen muss, werden diese Änderungen sofort für alle Benutzer nutzbar. Kein Ausrollen, kein Service Pack einspielen. kein Patch.

Deshalb nicht wundern, was gestern noch nicht ging, kann heute schon funktionieren. Und Microsoft kommt bei der Beschreibung der Funktionen kaum hinterher. Deshalb nicht wundern, dass bei den nachfolgenden Links noch Web App steht (21.02.014). Ausdiesen Gründen verlinke ich auch nur….

Beschreibung der Funktionen

Word OnlineExcel OnlineOneNote OnlinePowerPoint Online

Brauche ich dafür ein Office 365 Abonnement? Nein

Egal ob Business oder Privat, sie benötigen die Zugangsdaten. Die minimalen Voraussetzungen sind ein Microsoft Konto. Und hier geht’s zur Anmeldung

OneDrive | Die Umstellung hat begonnen

17. Februar 2014 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive SkyDrive

es geht voran. Zumindest was Änderungen in der Cloud angeht. Diese können von Microsoft quasi über Nacht vorgenommen werden. Zentral an einer Stelle. Und sofort für alle Benutzer anwendbar.

zwei Bespiele:

OneDrive , SkyDrive,Link kürzen Beim Teilen eines Links und Klick auf Link kürzen
OneDrive, SkyDrive, Link kürzen wird jetzt ein anderer Short Link verwendet: 1drv.ms

oder

werden mehrere Dateien zum Download angeklickt werden diese wie gewohnt in ein zip-File gepackt. Und hier hat auch schon der Name OneDrive Einzug gehalten.

OneDrive:Beim Packen zu einem Zip-File

European SharePoint Conference 2014 | 5.5.-8.5.2014 in Barcelona

11. Februar 2014 Hinterlasse einen Kommentar

European SharePoint Conference 2014, Barcelona

Zum zweiten Mal spreche ich auf der European SharePoint Conference, die im Jahr 2014 vom 5.5.-8.5.2014 in Barcelona stattfinden wird. Mein Thema ?

Natürlich über SkyDrive Pro OneDrive for business und den kleinen Bruder OneDrive. Ich werde von der Umstellung des Namens und den Änderungen des Offline-Clients sprechen, was sich geändert hat beim Umgang mit Dokumenten, wo noch Probleme mit Dokumenten bestehen und natürlich Tipps und Tricks.

Mein Vortrag für IT-Pro’s findet am  Mittwoch 7.05.2014 um 11:45 Uhr statt.

Wer nicht nach Barcelona kommen kann, der kann hier nachschauen, bei welchen Events ich sonst noch über OneDrive for business spreche.

 

Hans Brender: ich spreche in Barcelona über OneDrive for Business ….
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