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Exchange Online: freigegebenes Postfach verwalten–Powershell

18. August 2014 Hinterlasse einen Kommentar

Office 365, Microsoft

Die Oberfläche von Office 365 bietet dem Administrator einfache Möglichkeiten, an der man aber sehr schnell an die Grenzen gerät. Freigegebene Postfächer entlasten den Administrator aber, weil der Benutzer, der Zugriff auf das freigegebene Postfach erhält, selbst nichts mehr tun muss, damit zum Beispiel das freigegebene Postfach in Outlook erscheint. Dieses Feature nennt sich “Automapping” und ist standardmäßig eingeschaltet.

Leider passt das nicht immer. So landen gesendete E-Mails aus einem Freigegebenen Postfach nicht in diesem Postfach. Und Suchordner können nicht konfiguriert werden.
Nachfolgend wird beschrieben, wie ein freigegebenes Postfach erzeugt wird und wie man als Administrator das später mittels Power-Shell wieder ändern kann.

 

Office 365: freigegebenes Postfach hinzufügen Zuerst wird ein freigegebenes Postfach erzeugt
Office 365: Mitglieder hinzufügen Dann sind die Mitglieder, die Zugriff auf das Postfach haben sollen, hinzuzufügen.
Office 365: Mitglied hinzugefügt Jetzt ist ein Mitglied hinzugefügt worden
Office 365: Benutzer und Gruppen und das neue Postfach (hier EPF) ist dann unter Benutzer  & Gruppen, freigegebene Postfächer aufgelistet.
Outlook 2013: erst ein Benutzer angelegt In Outlook ist bisher nur der Benutzer selbst aufgelistet.
Outlook 2013: automatisches Erscheinen des freigegebenen Postfachs In Outlook taucht dann automatisch das freigegebene Postfach auf. Das kann ein paar Minuten dauern

Outlook 2013: E-Mail: Optionen : von Leider hat diese Automatik mehrere Nachteile. So muss ich, um mit dem freigegebenen Postfach senden zu können, zuerst das Postfach hinzufügen.

E-Mail schreiben, Optionen und “Von” anklicken

Outlook 2013: E-Mail: weitere E-Mail Adresse hinzufügen Dann auf “Weitere E-Mail-Adresse” klicken und im nachfolgenden Dialog die E-Mail Adresse des freigegebenen Postfachs angeben.
Outlook 2013: E-Mail: mit freigegebeben Postfach versenden Jetzt kann ich mit dem freigegebenen Postfach senden, aber die versendete E-Mail landet dann unter Gesendete Objekte des Benutzers.

Je nach Aufgabenbereich möchte man dies aber nicht. Dann besteht die Möglichkeit, mittels eines Eintrages in der Registry Abhilfe zu schaffen.

Und: Diese Umstellung , mit dem freigegebenen Postfach zu versenden, muss ich jedes Mal  manuell ändern.

Outlook 2013: freigegebenes Postfach: Es fehlen... Und nicht zuletzt, im freigegebenen Postfach fehlen die Suchordner, um sich zum Beispiel kategorisierte E-Mails anzeigen zu lassen

Ich möchte aber den Anwender entlasten. Einen Datenbankeintrag (regedit) am Rechner  vermeiden, eigene Suchordner für das freigegebene Postfach erstellen und E-Mails von beiden Postfächern versenden, ohne diese Umstellung immer manuell auszuführen. Ich möchte in das Postfach klicken, und dann auf E-Mail, und dann soll das E-Mail mit der diesem Postfach zugeordneten Adresse versendet werden.

Es geht im wesentlichen Darum “automapping” auszuschalten.

Die Oberfläche von Office 365 kann viele Dinge nicht. Dann muss dann der Administrator in die Exchange-Online ECP wechseln. (als Administrator nach der Anmeldung https://outlook.office365.com/ecp aufrufen), aber das hilft uns hier nicht weiter. Wir müssen hier mit Powershell arbeiten.

Voraussetzungen hierzu sind:

  1. Office 365 Sing-In Assistant
  2. Office 365 Powershell (32 oder 64 Bit)
    Beschrieben ist das alles hier, leider nur in englischer Sprache. Wenn also alles installiert ist, und die Verbindung zu Office 365 steht, …Powershell-Script zum Anmelden bei Office 365

…dann können wir beginnen,  zwei Befehle pro Mitglied eines freigegebenen Postfachs einzugeben.

Beschrieben sind die Befehle in einem Knowledgebase-Artikel

Remove-MailboxPermission -Identity <Mailbox ID1> -User <Mailbox ID2> -AccessRights FullAccess

und

Add-MailboxPermission -Identity <Mailbox ID1> -User <Mailbox ID2>-AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false

wobei Mailbox ID1 = freigegebenes Postfach und Mailbox ID 2= Mitglied bedeutet

Mit Remove … entziehen wir dem Benutzer alle Rechte des freigegebenen Postfaches.Wenn Sie Outlook geöffnet haben, verschwindet das freigegebene Postfach wieder. Auch das kann ein paar Minuten dauern.

Haben Sie mehrere Mitglieder müssen Sie den Befehl für jedes Mitglied ausführen. Danach können wir wieder jedem Mitglied die vollen Rechte geben, aber den Parameter “Automapping” auf “false” setzen. Auch dieser Befehl ist für jedes Mitglied auszuführen. Damit wird das Postfach nicht mehr automatisch hinzugefügt, sondern dies müssen wir jetzt selbst tun.

in Outlook: Datei – Konto hinzufügen

Outlook: Konto hinzufügen Hier werden die Daten des freigegebenes Postfaches eingetragen. Bei den Kennwörtern tragen Sie das Kennwort des Mitglieds ein
Outlook: Konto Daten und Passwort eintragen Und da wir mit dem zweiten Powershell Befehl dem Mitglied alle Rechte gegeben haben, können Sie mit Ihren Rechten  auch auf das Postfach zugreifen und ein zweites Konto hinzufügen.

Hier müssen Sie dann Ihre Daten und Ihr Kennwort eintragen

Outlook: Konto Daten und Passwort eintragen nicht vergessen, den “Haken” zu setzen.
Outlook 2013: Restart Outlook muss neu gestartet werden…
Outlook: Konto Daten und Passwort eintragen Noch ein letztes Mal. Hier tragen Sie Ihren Benutzername (Mitglied)  und Ihr Kennwort ein.
Outlook: Konto Daten und Passwort eintragen und OK.
Outlook 2013: Ihr Konto und das freigegebene Postfach Es ist vollbracht. Auch das freigegebene Postfach hat jetzt Suchordner und wie oben beschrieben, genügt ein Klick in das jeweilige Postfach und es wird immer mit dem ausgewählten Postfach gesendet und natürlich landen die E-Mails in gesendete Objekte des jeweiligen Postfaches.

Office 365: Allgemeines – mal keine Technik


Nun sind es noch ein paar Tage bis zum offiziellen Launch am 28.06.2010. Dann kann es losgehen. Das Verkaufen, Einrichten, Gestalten.

Ich kann mich noch an die vergangenen Tage erinnern, als das Internet noch nicht existent war, ja ist schon ein bisschen länger her, da war man beim Kunden, empfahl ihm einen Server und der typische Kommentar des Kunden: “Aah, ein neues Gerät! Gut, kann ich darauf arbeiten?”

Heute stehen in fast jedem Haushalt und in fast jeder Firma  ein oder mehrere Computer im Einsatz. Das Internet hat Einzug gehalten, je nach Infrastruktur und Möglichkeiten und dort wo es erlaubt ist, sind wir permanent online, nutzen soziale Netzwerke, kaufen und verkaufen unsere Waren und Dienstleistungen.

Aus den riesigen Desktop-Maschinen haben wir uns den mobilen Geräten zugewandt, und mit der Generation Smartphone sind wir permanent erreichbar und greifen auf Informationen zu, egal wo sich diese befinden. Privat und geschäftlich.

Aus den einzelnen Disketten im 8” Format wurden die Kapazitäten immer größer, das Format immer kleiner, auch bei den “mechanischen” Festplatten ging dieser Trend  einher und die neusten Speichermedien haben gar keine mechanischen Teile mehr. Wir waren es gewohnt uns immer wieder in neue Softwarepakete einzuarbeiten, die wir mit neuen Geräten vorinstalliert vorfanden oder die uns die IT-Abteilung installiert hat.

Man war gewohnt, dass jedes Programm so seine Tücken mit sich brachte, Updates mussten immer und immer wieder installiert werden (ist schon erstaunlich, die Werkstatt-Zyklen unserer Autos werden immer länger) und für Software-Berater herrscht Hochkonjunktur. Spätestens alle 3 Jahre sind sie in der Firma aufgetaucht und erzählen dem Endkunden, dass mit der nächsten Generation von Software alles viel schneller und einfacher wird. Ja, ich gehöre auch zu diesen Beratern und kämpfe jeden Tag gegen den menschlichen Widerstand. Kunde: “Ich beherrsche gerade mal 10% der installierten Software, und nun muss ich mich wieder neu einarbeiten?” oder “Wer soll denn all diese Software warten, das kostet uns ein Vermögen”

Und jetzt kommt Office 365. Alles in der Wolke. Ich brauche eigentlich nur noch einen Browser und permanenten Internet Zugang. In den technischen Blogs und Twitter Meldungen werden Restriktionen behandelt, für gut oder schlecht befunden und oft die Frage gestellt, ob dieses Produkt schon fertig (oder sagen wir mal reif) für den Endkundenmarkt ist. Die Einschränkungen, die die Macher dieser Software festgelegt haben, das sind oft Einschränkungen, die Wolkensoftware so mit sich bringt. Es muss standardisiert werden, sonst funktioniert dieses Geschäftsmodell nicht. Selbst das Lizenzmodell konnte weltweit (fast) eindeutig für all die beteiligten Länder ausgegeben werden.

Also raus zu unseren Ärzten, Rechtsanwälten, Vereinen, Kleingewerbetreibende , Mittelstandskunden und großen Firmen. Die Zukunft heißt Cloud und das Programm Office 365. Du bekommst zu einem kleinen Mietpreis all das, was Du Dir bisher nicht leisten konntest. Und Du brauchst Dir über die benötigte Hardware keine Gedanken machen, kein zusätzlicher Wartungsvertrag. Auch die Datensicherung wird gemacht. Alles inbegriffen.

Gut, für die Einstellungen werden wir Berater und Implementierer noch gebraucht. Und da ja das Business sich dauernd ändert, werden wir auch nicht arbeitslos. Änderungen für den Kunden können wir von Überall aus durchführen, wenn wir Internetzugang haben.

Und dann die Frage meines Zahnarztes und später auch genau die Gleiche meines Rechtsanwaltes: “und wo liegen denn dann meine Patienten(Mandanten)-Daten ?”

Das ist in Deutschland noch die Crux: Bestimmte gesetzliche Vorschriften in Deutschland legen fest, dass sich diese Daten …

Und das können wir leider dem Kunden derzeit nicht garantieren. Zugegeben, physikalisch sind Sie wahrscheinlich sicherer untergebracht, aber es geht um die rechtliche Sicherheit. Auch wenn ich meinen Kunden sagen kann, die Daten liegen in der EU, winken einige oben aufgeführte Kunden ab. Nichts für mich. Wir sind gebunden. Wir müssen uns an die rechtlichen Vorschriften halten.

Office 365 bringt uns also den nächsten Schritt, äußerst günstig mit modernster Software zu arbeiten, leider hinken länderspezifische Vorschriften hier noch hinterher. Und das wird auch noch eine Weile so gehen. Ich darf hier als Beispiel die elektronische, qualifizierte Signatur für elektronische Rechnungen aufführen. Ab Mitte diesen Jahres ausgesetzt, keiner weiß derzeit so richtig, wie es weitergeht.

Das schöne an Microsoft Office ist: Wir können dem Kunden wie bisher alles lokal anbieten oder die Wolke nehmen. Selbst eine Mixtur ist möglich. Wichtig für die vielen Berater ist es, die technischen Restriktionen von Office 365 zu kennen, dem Kunden zuzuhören und dann mit dem richtigen Konzept dem Kunden die Entscheidung leicht machen.

Viel wichtiger aber ist, sich mit den neuen Möglichkeiten von Office 2010 vertraut zu machen. SharePoint, Lync und Exchange und die komplette Office Client Welt bieten eine unüberschaubare Anzahl von Möglichkeiten, interne Firmenprozesse eleganter, zeitschonender und effektiver zu gestalten. Unterm Strich sparen wir Zeit für die wichtigen Dinge des Lebens.

Office 365 | Exchange Online: bekannte Probleme der Beta-Version

28. April 2011 1 Kommentar

Office 265

In der Beta-Version von Office 365 finden sich auf den Wiki-Seiten der Community ein paar Probleme und Lösungen:

 

Sie müssen Ihr temporäres Kennwort ändern, bevor Sie mit Outlook auf Ihre Office 365 Beta-E-Mails zugreifen.

Da Ihre erste Verbindung mit Office 365 Beta mit Ihrem temporären Kennwort zu erfolgen hat, das Sie ändern müssen, müssen Sie sich zunächst entweder im Office 365-Portal oder in Microsoft Outlook Web App anmelden, bevor Sie eine Verbindung mit der Desktopversion von Outlook herstellen. Sobald Sie Ihr Kennwort ändern, können Sie dann eine Verbindung mithilfe der Desktopversion von Outlook herstellen. Wenn Ihr Kennwort durch Ihren Administrator in eine neues temporäres Kennwort geändert wurde, müssen Sie sich ebenfalls im Office 365-Portal oder in Microsoft Outlook Web App anmelden, bevor Sie eine Verbindung mit der Desktopversion von Outlook zu Office 365 Beta herstellen.


Kunden der Exchange-Verwaltungskonsole 2010 SP1 benötigen den Microsoft Online Services-Anmeldeassistenten, um eine Verbindung zu Office 365 Beta herzustellen.

Wenn Sie in der Exchange-Verwaltungskonsole eine Exchange-Gesamtstruktur hinzufügen, warnt Sie der Assistent, dass Sie eine Verbindung über den Windows Live ID-Anmelde-Assistenten mit Exchange Online herstellen müssen. Dies ist jedoch falsch: Sie müssen stattdessen den Microsoft Online Services-Anmeldeassistenten verwenden. Wenn Sie bereits Updates mit dem Microsoft Online Services Connector installiert haben, haben Sie den Microsoft Online Services-Anmeldeassistenten bereits installiert und müssen den Windows Live ID-Anmelde-Assistenten nicht installieren

Wenn Sie noch keine Updates mit dem Microsoft Online Services Connector installiert haben, rufen Sie die Office 365 Beta-Startseite auf, und klicken Sie unter Ressourcen auf Downloads. Folgen Sie den Anweisungen, um den Microsoft Online Services-Anmeldeassistenten zu installieren.


Benutzerprofile, die für Outlook 2010 aktualisiert wurden, funktionieren nicht mehr in Outlook 2007.

Aufgrund der Änderungen in Outlook 2010, durch die mehrere Exchange-E-Mail-Konten möglich sind, funktionieren Benutzerprofile, für die ein Upgrade auf Outlook 2010 durchgeführt wurde, nicht, wenn der Benutzer Outlook 2010 entfernt, Office Outlook 2007 erneut installiert und dann versucht, Office Outlook 2007 mit dem gleichen Benutzerprofil zu starten. In diesem Szenario muss das Benutzerprofil entfernt und in Windows über die Systemsteuerung (Option "E-Mail") neu erstellt werden.

Weitere Informationen zu Outlook 2010 sowie zu den im Programm vorgenommenen Änderungen finden Sie in diesem TechNet-Artikel.


Outlook kann beim Hochfahren aus dem Ruhezustand abstürzen.

Wenn Outlook ausgeführt wurde, bevor Sie Ihren Computer in den Ruhezustand versetzt haben, ist Outlook abhängig von Ihrer Netzwerkverbindung möglicherweise über einen Zeitraum von 15 Minuten oder länger nicht in der Lage, eine Verbindung mit Exchange herzustellen, nachdem der Ruhezustand Ihres Computers beendet wurde. Um schneller eine Verbindung mit Exchange herzustellen, starten Sie Outlook neu.


Outlook fordert eine zweimalige Eingabe von Anmeldeinformationen zur Standardauthentifizierung.

Wenn Sie Outlook verwenden, um eine Verbindung mit Ihrem Office 365-E-Mail-Konto herzustellen, verwenden Sie dabei die Standardauthentifizierung. Infolgedessen werden Sie zweimal aufgefordert, Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort einzugeben. Der Grund hierfür liegt darin, dass Outlook eindeutige Anmeldeinformationen für den AutoDiscover-Dienst und andere Anmeldeinformationen für Ihre Postfachverbindung speichert. In Windows können Sie diese Anmeldeinformationen speichern, um nicht erneut danach gefragt zu werden, es sei denn, Ihr Kennwort läuft ab oder wird geändert.


AD FS 2.0-Proxys müssen auf das Internet zugreifen, um Outlook bei Exchange Online anzumelden.

In Office 365 Beta ist das Erstellen eines Outlook-Profils oder das Verbinden von Exchange ActiveSync mit Exchange Online mithilfe Ihrer Unternehmensanmeldeinformationen (über SSO) nicht erfolgreich, der Benutzer wird nicht authentifiziert. Um eine Outlook- oder Exchange Active Sync-Authentifizierung (mithilfe von Unternehmensanmeldeinformationen) mit Exchange Online zu ermöglichen, müssen Sie einen AD FS 2.0-Proxy mit Internetzugang bereitstellen.

Office 365 | E-Mail Konto hinzufügen + Archiv (Outlook vorhanden)

28. April 2011 5 Kommentare

Office 365

Wurden die Verwaltung von Office 365 die Exchange Online Funktionen aktiviert (Benutzer angelegt),  können Sie dort auch die Archiv-Funktion für das Postfach aktivieren.

Selektieren Sie dazu das benötigte Postfach Office 365: Exchange Online: Postfächer
Klicken Sie auf Details Office 365: Exchange Online: Postfach selektieren
im neuen Browserfenster scrollen sie nach unten bis zu Postfach Features und klicken Sie anschließen auf Postfachfeatures Office 365: Exchange Online: Postfachfeatures
Klicken Sie auf Aktivieren Office 365: Exchange Online: Postfachfeatures aktivieren
Übernehmen Sie den Namen und Klicken Sie auf Speichern Office 365: Exchange Online: Postfachfeatures aktivieren und speichern
Klicken Sie nochmals auf Speichern Office 365: Exchange Online : Postfachänderungen speichern
am geänderten Symbol können Sie erkennen, dass dem Benutzer ein Archiv Postfach zugewiesen wurde Office 365: Exchange Online: Symbole mit und ohne Archiv

 

Sie haben bereits Outlook 2010 auf Ihrem PC installiert ?
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Gehen Sie in den Backstage-Bereich von Outlook 2010. Klicken Sie dazu auf Datei Outlook 2010: Backstagebereich
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Klicken Sie auf Fertig stellen Outlook 2010: neues Konto und Serverdaten wurden gefunden
Danach erhalten Sie von Outlook 2010 die Meldung, dass sie Outlook neu starten müssen image
Danach müssen Sie sich (derzeit noch 2x) anmelden Outlook 2010: neues Konto: Anmelden
Hier sehen sie die gesamten Konto-Informationen. Beachten Sie die letzten 2 Einträge. Das Postfach und das dazugehörende Archiv Postfach Outlook 2010: neues Konto und Archiv wurde dem Outlook-Profil hinzugefügt

Sie sehen, wie einfach es ist, ein neues Exchange-Konto (hier ein Exchange-Online Konto aus Office 365 ) ihrem bestehenden Outlook 2010. Bei Outlook 2007 gibt es die Einschränkung, dass Sie nur eine Exchange-Organisation verwalten können. Hier müssen Sie leider mit unterschiedlichen Outlook Profilen arbeiten. Die letzte Abbildung zeigt, dass ich mit 4 verschiedenen Exchange-Organisationen innerhalb eines Outlook 2010 Profils arbeite.

Wenn Sie Probleme beim Herstellen der Verbindung mit Ihrem Office 365 Beta-Postfach von Outlook haben, lesen Sie das Hilfethema über Ihre Outlook-Version:

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