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Arbeitsordner | Sichere Synchronisation in der Private Cloud

22. August 2014 Hinterlasse einen Kommentar

Arbeitsordner, Work Folders

Seit Jahren benutze ich mehrere Geräte und es war nicht immer einfach, die richtige Methode des Abgleichs zu finden. Aus der Folder-Redirection, über SkyDrive, OneDrive und OneDrive for Business und Arbeitsordner. Wichtig für mich war, dass ich für bestimmte Geräte eine sichere und einfache Synchronisation über mehrere Geräte hinweg bekomme. Keine Zusammenarbeit. Einfach bestimmte Business-Dokumente synchronisieren.

Arbeitsordner für die sichere Synchronisation über mehrere Geräte hinweg

Auf Channel 9 sprechen Tommy Patterson und Young Kwon über diese Technologie und zeigen, wie die IT von Microsoft dass für Ihre Mitarbeiter umgesetzt hat. (22 Minuten)

Tommy Patterson, Young Kwon

weitere Informationen zum Arbeitsordner auf meinem Blog finden Sie hier

OneDrive for Business | Zugriff und Synchronisation [Update]

21. Juli 2014 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft Office 365, Microsoft

Danke für das Feedback…”Es würde doch auch ohne gehen”. Ohne Teamsite. Und Ohne Mehrkosten.

Geschrieben habe ich hier: Und hier die geänderte Berchnung:

Office 365 Small Business
2 Benutzer
4,10 € je Benutzer/ Monat 8,20 € je Monat
Speicher 100 GB – 11 GB = 89 GB 89 GB * 0,16 € je Monat 14,24 € je Monat
Summe Jahr   269,28 €
98,40 €

Das ist natürlich richtig. Und, natürlich geht das. Ich kann einem anderen Benutzer mein OneDrive for Business (MySite) ganz oder teileweise freigeben, und diese Daten dann lokal synchronisieren.
Bei 2 – 5 Benutzern mag das gehen. Ich muss im Windows Explorer dann schon wissen, wohin ich eine Datei speichere. Und mindestens ein Benutzer opfert seinen von Microsoft ja recht opulenten Speicher. Wenn mehrere Benutzer Ordner freigeben, wird das schnell unübersichtlich.

Damit bleiben wir beim reinen File-Sharing, mit den Möglichkeiten der gleichzeitigen Bearbeitung eines Office-Dokumentes, Offline Historie …

Bei einer Teamseite können wir aber vom SharePoint profitieren.

SharePoint kann nämlich mehr, als nur Dokumenten-Bibliotheken: In einer Team-Website  kann man folgendes aktivieren:

  • Dokumentenbibliothek
  • Benutzerdefinierte Liste
  • Aufgaben
  • Websitepostfach
  • Formularbibliothek
  • Wiki-Seitenbibliothek
  • Bildbibliothek
  • Links
  • Ankündigungen
  • Kontakte
  • Kalender
  • Diskussionsrunde
  • Aufgaben
  • Problemverfolgung
  • Benutzerdefinierte Liste
  • externe Liste
  • Umfrage
  • Objektbibliothek
  • Datenverbindungsbibliothek
  • Berichtsbibliothek

SharePoint Apps

 

Und das ist es, was eigentlich SharePoint ausmacht. Die Mehrheit der Benutzer sehen nur den Austausch auf Datei-Ebene. Was bisher auf File-Ebene auf onPremise-Servern liegt, wird einfach 1:1 in Cloud geschoben.

Kollaboration ist aber mehr als nur der Datei-Austausch. Ich rede hier nicht von Workflows, sondern von so einfachen Dingen wie Aufgaben, gemeinsamer Kalender,….

Und hier wird weiterhin ein Abgleich mit E-Mail oder Telefon durchgeführt.

Natürlich muss ich ich mit den (neuen) Möglichkeiten beschäftigen, aber das macht gerade SharePoint aus. Bleiben Sie also nicht stehen beim reinen Daten-Austausch mit der Cloud. Beschäftigen Sie sich mit SharePoint. Fangen Sie bei der Team-Site an. Ach ja, das ganze kann man leicht ausprobieren. Microsoft bietet Testversionen an.

OneDrive for Business | what does the user may synchronize


OneDrive for Business, Microsoft

I received his week several E-Mails about questions to OneDrive for Business. They thanked about the blog posts, but have several more questions

  • What does a user may synchronize with OneDrive for Business?
  • May we use OneDrive for Business only with SharePoint Online (Office 365)?
  • Are there any Microsoft Server involved for the sync process?

Therefore I decide to make some examples with pictures:
You will see here :

  • 2 users,…
    • User A with 4 devices
    • User B with 4 devices
  • 3 SharePoint Team Sites,…
    • Team site I with a document library, Access granted for User A,B und C
    • Team site II with a document library, Access granted for User B und C
    • Team site III with a Azure RMS restricted document library, Access granted for User, A, B, C
  • 3 OneDrive for Business, the personal Business Store for each user
    • for User A
    • for User B
    • for User C
      You will see there 4 different devices. It is not possible to do a local Sync on all of the different devices. You have to look of the limitations on the different devices. This time, it is not possible to sync locally on a MAC device. But Microsoft has announced, that there will be a an app for MAC till end of the year. Also you may not be able to store documents on your Windows Phone. There is an app in the store, but to work with documents, you must be Online, means you must have access to your SharePoint Server 2013 on prem or SharePoint Online. There are many more restrictions and limitations with other devices, often you may work only, if you are online

    But, is it really necessary for each type of user, to have your data out of SharePoint local on each device?
    There are tow examples: Sales Field Service, who have no internet or students, which will work offline, because they have no internet at all.

    SharePoint and local Synchronisation

 

The first look is User A. He has access on Team site I and III and his personal OneDrive for Business. He has no access on Team site II. the documents on Team site III are restricted through Microsoft Azure RMS and these documents will not be synchronized with OneDrive for Business.

Access to a team site and sync with OneDrive for Business

 

User B has access rights to team sites I,II and III and his personal OneDrive for Business.

Access to a team site and sync with OneDrive for Business

 

it is equal, use SharePoint Online (Office 365)…
Access to a team site and sync with OneDrive for Business

 

or use SharePoint Server 2013 (on premise)
Access to a team site and sync with OneDrive for Business

You do not need any additional server, to use OneDrive for Business, but you must have Access to your SharePoint Server, not only inside the company, but also from outside. OK, you are right, Azure RMS secured document libraries on a SharePoint Server 2013 on prem need a connection to the cloud.

Conclusion:

OneDrive for Business | was kann der Benutzer lokal synchronisieren ?

6. Juni 2014 4 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Diese Woche hatte ich gleich mehrere E-Mails im Postfach, die sich zwar für die Blog-Posts bedankt haben, aber denen noch immer der Überblick fehlt.

  • Was kann der Benutzer wo und wie synchronisieren?
  • Ist das nur mit  mit SharePoint Online (Office 365) möglich?
  • Werden die Daten über einen Server von Microsoft geleitet?

Deshalb habe ich hier ein paar Abbildungen mit allen Erklärungen:
Die Abbildung zeigen

  • 2 Benutzer,…
    • Benutzer A mit 4 Geräten
    • Benutzer B mit 4 Geräten
  • 3 SharePoint Team Sites,…
    • Teamsite I mit einer Dokumentenbibliothek, Zugriff für Benutzer A,B und C
    • Teamsite II mit einer Dokumentenbibliothek, Zugriff für Benutzer B und C
    • Teamsite III mit einer durch Azure RMS geschützten Dokumentenbibliothek
      Zugriff für Benutzer A, B, C
  • 3 OneDrive for Business, den persönlichen Business Speicher
    • Für Benutzer A
    • Für Benutzer B
    • Für Benutzer C

    Grundsätzlich sind hier 4 verschiedene Geräte angezeigt. Für nicht alle Geräte kann eine lokale Synchronisation durchgeführt werden. Hier müssen also die einzelnen Geräte und ihre Limitierungen betrachtet werden. So gibt es derzeit noch keinen OneDrive for Business Client für MAC. Der soll aber noch dieses Jahr von Microsoft veröffentlicht werden. Auch bei einem Windows Phone können die Daten nur in einer APP angezeigt und die darin enthaltenen Dokumente auch bearbeitet werden, dafür ist aber ein Zugriff zum Internet und auf den SharePoint Server on premise bzw. auf SharePoint Online notwendig. Diese Einschränkungen lassen sich beliebig aufzählen, bei manchen ist nur ein Online Zugriff möglich.

Generell muss man sich fragen, für welchen Benutzertyp es wirklich notwendig ist, dass dieser seine Daten lokal synchronisieren muss. Als Beispiel hier: Vertriebsmitarbeiter im Außendienst oder Studenten, die von überall, auch ohne Internet (offline) mit Dokumenten arbeiten müssen.

    SharePoint und lokale Synchronisation

 

Betrachten wir als erstes den Benutzer A: Die Zugriffsrechte Im SharePoint erlauben den Benutzer A den Zugriff auf die Teamsites I und III und auf sein persönliches OneDrive for Business. Auf die Teamsite II hat dieser keinen Zugriff.  Auf die Teamsite III hat der Benutzer A zwar Zugriff, aber da diese Bibliothek mit Azure RMS verschlüsselt ist, kann keine lokale Synchronisation erfolgen.

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

 

Der Benutzer B hat Zugriff zu den Teamsites I,II und III und auf seinen persönliche Businessbereich OneDrive for Business.

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

 

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um SharePoint Online (Office 365)…

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

 

oder um SharePoint Server 2013 on premise handelt.

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

OneDrive for Business benötigt bei der Synchronisation keinen zusätzlichen Server, es muss nur gewährleistet sein, dass der Benutzer nicht nur im Unternehmen selbst, sondern auch von unterwegs auf den SharePoint Server 2013 (on premise) zugreifen kann. Beim letzten Beispiel, SharePoint 2013 on premise kann es sich natürlich nicht um eine Azure RMS verschlüsselte Dokumentenbibliothek handeln, weil Microsoft Azure ja eine Verbindung zur Cloud benötigt. Dass wollte ich hier nur am Rande erwähnen.

Zusammenfassung:

  • Zugriffsrechte auf Dokumentenbibliotheken muss gewährleistet sein
  • Die lokale Synchronisation muss erlaubt sein
  • Das Gerät muss eine lokale Synchronisation unterstützen
  • Nicht jeder Benutzer benötigt die lokale Synchronisation
  • Benutzer mit Roaming Profiles haben keine Möglichkeit, Daten lokal zu synchronisieren.
  • Bei SharePoint 2013 on Premise muss der Zugriff durch die Firewall ermöglicht werden.
    Links:

OneDrive for Business | Limitations


OneDrive for Business, Microsoft

OneDrive for Business has several limitations. For example, in the filename. Or with the prefix “_” in the filename.  Bill Baer, Senior Product Marketing Manager by Microsoft, has published on TechNet an article about several problems with filenames. Most of them has her origin on SharePoint Server. But not at all:

Problem description
Location on SD card if you have a SD card on your device, you cannot use this card to take this as a location for OneDrive for Business data.
Roaming Profiles For OneDrive for Business it is not possible to use it with roaming profiles.
network drives You cannot use OneDrive for business on a network drive. Therefore, and this is a great custom wish, you cannot give OneDrive for business with a fixed drive letter.
You will find several instructions on the internet, how to do that. Sometimes they will work, Sometimes not. Or not anymore.
That’s a a question about many parameters, like OS and so on.

With these restrictions it is not possible, f.e to use it on a campus with several fixed machines, to use OneDrive for Business with local synced data. If you have such an environment, you should disable OneDrive for Business with OAT before deployment, or If you have still deployed, restrict the usage with GPO (group policies).

But this will always work: Use the web-Browser to connect to your SharePoint Server 2013 (on prem) or SharePoint Online (Office 365). Then you may able to work with Office Online on your documents. And you may do Co-Authoring. And that not only with you personal data in OneDrive for business, fka Mysite. Also on all documents in team sites, where you may have access. If you may not able to work with Office Online on a specified document, you may download this document to your device. But not a complete local synchronization of all documents at all.

Admins should enable access to these documents from “outside”, then users may access these data on her own devices, and here they may synchronize all data on these devices for offline usage. And that not only with windows devices…

European SharePoint Conference | My Session about … OneDrive


Im speaking at ESPC 2014 in bacelona

Less than one week, then I will have my session about

Latest News about OneDrive for business

there are so many new things I have to tell. My session will cover:

  • language and logos
  • the history
  • Groove, SharePoint Workspace 2010, SkyDrive and SkyDrive Pro
  • the new name OneDrive and OneDrive fro Business
  • the difference between Private and Business
  • different versions of OneDrive for Business
  • the announcement of 1 TB Storage in the cloud
  • connecting to Office 365, SharePoint Online and SharePoint Server  2013
  • the new Standalone OneDrive for Business with Office Online
  • architecture
  • the underlying database, which collect all  together
  • different clients and apps
  • limitations of OneDrive and  OneDrive for Business
  • OneDrive for business does not change your business data?
    Interesting?
    The you are invited to join my IT Pro session on Wednesday 7th, 11:45am, W10

See you in Barcelona…

OneDrive for Business | 1 TB storage for each user. And then?

28. April 2014 3 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Hey, you will have to buy new devices. Because Microsoft has increased the storage for OneDrive for Business from 25 GB to 1 TB. For each User.

Is that the response from Microsoft on the competitors such as Dropbox, Google Drive and co?

The main focus of OneDrive for Business is the storage of business documents in the cloud and synchronization to local devices, so that at any time, even without Internet, these documents can be edited. So far so good. And soon, we will then have 40 times of storage volume. These are the benefits of the cloud and Office 365. o company can such a memory expansion so easy even implement overnight (no extra charge). So Sounds good. Is it too.

And will confront us but with other problems:

There is currently no way to folders or files to exclude from synchronization. And the least mobile devices bring a SSD or HDD with free 1TB of storage space with it. Moreover, even the 2 GB File Limit in SharePoint, or rather in the underlying SQL Server exists.

But the times are now little things that will solve Microsoft in the near future. Maybe with the online / offline variant of the consumer product of OneDrive. And for images with the smart-Files technology. May be implemented from the Consumer product OneDrive.

But the statement is: The memory of OneDrive for Business is increased from 25 GB to 1 TB. This applies to all Office 365 plans for which OneDrive for Business includes:

And, Microsoft has promised that organizations should be helped to migrate your data to OneDrive for Business.

by the way: The storage increase will start in July

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