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OneDrive for Business: Advanced File encryption (Fort Knox)

3. November 2014 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

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First time you my have seen it at  SharePoint  Conference 2014 in Las Vegas (SPC 2014). There were two sessions about Advanced File Encryption in SharePoint Online. Newer days Microsoft has announced, that you will have these encryption, also called Fort Knox, on each document that you will store at SharePoint Online or OneDrive for Business. Yourself you will have nothing to do, all things are behind the scene.

I will try an explanation with some pictures and text:

advanced encryption Each document will be synchronized with the OneDrive for business technology in fragments to the cloud (SSL). And here you must know, you will have more fragments, if the document gets bigger. The document also will be shredded during transportation, and if you will make any change on the document later, only the deltas will synchronized.
advanced encryption: key generation For each fragment there will be a new key generated..

The picture shows here four keys for four fragments.

advanced encryption: Azure store The fragments with his content will stored  individually in an Azure store (SQL Azure) , here A to D
advanced encryption: Azure store Each fragment will be stored in another store.

in our example: Four fragments, four stores

advanced encryption: Azure store: encrypt each Azure store Each store will be encrypted with a new key and these keys will stored in a really big key store database along with another billion keys from other fragments, other documents from you, other document from your company and other documents from other tenants.
advanced encryption: new key generation The there will be a new key generated.
advanced encryption: encryption of the keys This new key encrypts the originally generated keys for each fragment.
advanced encryption: save the encrpted key in the conmtent database And these Key data were stored in the content database of the SharePoint Online.

Therefore a potential attacker will have some problems:

  • The content data are no more saved to the content database, only encrypted keys.
  • content is stored in millions of Azure stores, but only in fragments, each stored will be blocked with a separate key
  • All keys are stored in a key store database with billions other keys.
advanced encryption: Repeat the process each day. Exchange old keys if a possible attacker has enough time to analyze data…

no chance: All keys in the key store will  exchanged all 24 hours.

and:

The user (and or the admin) never comes in touch with any of these keys or may seen it.

OneDrive for Business | Sicherheit in der Cloud – Vortrag

8. September 2014 Hinterlasse einen Kommentar

SharePoint Days 2014 in Berlin

Sicherheit in der Cloud?

Nachdem diverse Hollywood-Größen ihre Selfies automatisch in der Cloud speicherten, und einige Accounts dann gehackt und die recht freizügigen Bilder dann veröffentlicht wurden, stellt sich die Frage:

Sind meine Business Daten denn überhaupt sicher?

Am 3.12.2014 werde ich um 17:35 Uhr aufzeigen, welche Möglichkeiten der Benutzer mit OneDrive for Business hat:

Im Einzelnen:

  • Wo liegen die Grenzen von OneDrive for Business?
  • Wie kann ich meine Daten verschlüsseln?
  • Wie werden die Daten intern in der Cloud gespeichert?
  • Was bedeutet Fort Knox

Erfahren Sie in einer Stunde alles, damit es Ihnen nicht wie den Hollywood-Größen ergeht.

Man sieht sich auf den SharePoint Days 2014 in Berlin

 

[Update 18.09.2014]

Heike Ritter, Technical Evangelist Microsoft.. Channel 9  ab der 10.Minute

Danke an Heike Ritter, Microsoft Evangelist. Hier die Kurzform

OneDrive | file length 2GB, 4 GB, 8 GB or unlimited?

4. September 2014 2 Kommentare

OneDrive

Sometime Microsoft announced  new things about products weeks and month ahead. Since marketing plays a great role, to show the competitors, what will happen in the near future. So also with the consumer product OneDrive.

Omar Shahin, Microsoft Manager announced on 23 June 2014 on the Microsoft OneDrive blog that the available memory is increased in the cloud. I have written about that here.

Now, however, Microsoft holds back information. Because in the near future Microsoft will drop the 2 GB file size limitation in OneDrive. Also I have written about it here. And had the good fortune to experience this lifting this limit already. What is not clear, where are the new limits?

Therefore I have generated several files in form of virtual disks with exact, but different size and tries to synchronize these files:

OneDrive: new file lenght limit: 10 GB

while file sizes> = 10 GB with an error message at the start of the synchronization were displayed, I could synchronize a file with 9 GB in my OneDrive.
This means that the new restriction is a single file with 10 GB. Now you do not have to try it with your files, because the official statement from Microsoft is still pending.

And…

However, there are a few limitations:
The files can only be synchronized in Windows Explorer. Tested: Windows 7 SP1 with the OneDrive program and Windows 8.1 (OneDrive native in Windows 8.1 included)

And…

Before you get started: If you have multiple devices in use and want synchronize files using OneDrive, you should look at your capacity of each device exactly. I have as a Surface RT (1st generation) and on this device I have little space on it. That’s why I created a folder for the large files, and this is set to "Only Available online".

But…

OneDrive: over 250 million users

Since more than 250 million users work with OneDrive, these data are in various Microsoft data centers on different servers. And they must all be brought on the server side to the new state. This can already take a considerable time to complete. And that will be the reason why Microsoft has not made any statement about this change.

OneDrive for Business

And on the Internet, many users ask, what things look like with OneDrive for Business?

There was an official Microsoft statement at SPC24 (SharePoint Conference 2014 in Las Vegas): The 2 GB limit will raise at the end of year 2014 to 10 GB

Conclusion:

Again, the consumer program OneDrive is one step ahead, but that will change in the near future, both Microsoft developer teams (OneDrive and OneDrive for Business) work together under common leadership. But about that I will write another blog post.

OneDrive | Dateigröße 2 GB , 4 GB, 8 GB oder unbeschränkt?

4. September 2014 1 Kommentar

OneDrive

Manchmal werden Bekanntmachungen durch Microsoft Wochen und Monate im Voraus bekannt gegeben. Da spielt das Marketing eine große Rolle. Um den Mitbewerbern zu zeigen, wie in naher Zukunft Microsoft mit dem einen oder anderen Thema umgeht. So auch bei OneDrive.

So wurde am 23.Juni 2014 durch Microsoft Manager Ohmar Shahin auf dem Microsoft Blog angekündigt, dass der zur Verfügung stehende Speicher in der Cloud angehoben wird. Ich habe darüber hier geschrieben.

Jetzt aber hält sich Microsoft zurück. Denn in naher Zukunft wird wird die 2 GB Dateigrößen-Beschränkung fallen. Auch darüber habe ich hier geschrieben. Und das Glück gehabt, dies Aufhebung dieser Grenze schon zu erleben. Was nicht klar ist, wo setzt die Beschränkung ein?

Dazu habe ich dann mehrere Dateien in Form von virtuelle Festplatten mit exakter, aber unterschiedlicher Größe erzeugt und versucht, diese zu synchronisieren:

OneDrive: Beschränkung bei Dateien größer 10 GB

während Dateigrößen >= 10 GB mit einer Fehlermeldung beim Beginn der Synchronisierung angezeigt wurden,konnte ich eine Datei mit 9 GB in mein OneDrive synchronisieren.

Das bedeutet, das die neue Beschränkung einer einzelnen Datei bei 10 GB liegt. Nun müssen Sie das mit Ihren Dateien nicht ausprobieren, weil das offizielle Statement von Microsoft noch aussteht.

Und….

Es gibt allerdings noch ein paar Einschränkungen:

Die Dateien können nur im Windows-Explorer synchronisiert werden. Getestet wurden: Windows 7 SP1 mit dem OneDrive Programm und Windows 8.1 (Nativ in Windows 8.1 eingebunden)

Und…

Bevor Sie loslegen: Wenn sie mehrere Geräte im Einsatz haben, bei denen Sie Dateien mit Hilfe von OneDrive synchronisieren, sollten Sie sich Ihre Kapazitäten der jeweiligen Geräte genau anschauen. Ich habe z.B. ein Surface RT (1. Generation)  im Einsatz, bei diesem Gerät habe ich wenig Speicherplatz.  Deshalb habe ich einen Ordner für die großen Dateien angelegt, und diesen auf “Nur Online verfügbar “ eingestellt.

Aber…

OneDrive: über 250 Millionen Benutzer

Da über 250 Millionen Benutzer mit OneDrive arbeiten, liegen diese Daten in diversen Microsoft Datencentern auf diversen Servern. Und diese müssen alle auf der Server-Seite auf den neuen Stand gebracht werden. Das kann dann schon eine geraume Zeit in Anspruch nehmen. Und das wird auch der Grund sein, warum Microsoft noch kein Statement zu dieser Änderung abgegeben hat.

OneDrive for Business

Und im Internet fragen viele Benutzer, wie es denn mit OneDrive for Business aussieht?

Hier gibt es seit der SPC14 (Share Point Konferenz 2014 in Las Vegas) ein offizielles Statement seitens Microsoft: Die 2 GB Limitierung wird bis Jahresende 2014 auf 10 GB angehoben.

Fazit:

Das Consumer Programm OneDrive ist der Profi-Variante wieder einmal ein Stück voraus, aber das wird sich in naher Zukunft ändern, arbeiten doch beide Teams miteinander unter gemeinsamer Führung. Aber darüber werde ich in einem anderen Blog Post schreiben

[Update]
Blog Post: 10 GB – jetzt ist es offiziell

OneDrive | more then 2GB – Limit no longer exist

1. September 2014 2 Kommentare

OneDrive

Now it’s time. Microsoft has abolished the 2 GB file-length limit in the consumer product OneDrive.. The old limit was 2 GB. You may look here for the OneDrive limitations. I have done an example: a 4,3 GB HD-video (mp4), which I copied into my OneDrive folder.

Start of the synchronisation After copy a 4,3 GB mp4 Video into my OneDrive folder
synchronisation shortly bevor the old limit (2GB) reaching the old limit(2 GB )
200 GB over the old limit 2GB syncing more than  2 GB…
synchronisation of 4,3 GB into my OneDrive completed Ready: 4,3 GB Video auf OneDrive

more than 2 GB File stored in OneDrive

 

a 4.3 GB mp4 Video stored in OneDrive

The restrictions are lifted but only in Windows Explorer, the modern apps have not been updated and also in the web browser the old restrictions.
Currently, the 4.3 GB video could not be played in the browser.

What is missing?

The official announcement by Microsoft, and the new limit, if there is one

[Update]: as my MVP colleague Martin Geuss has indicated there is the old 2GB limit with him yet. This means that these changes take place in several stages. And are supplied on the cloud servers to more than 250,000 customers OneDrive with these changes, it can take quite a few days …

Links:

Microsoft OneDrive Blog
TheNextWeb 
Reddit
Dr.Windows
Neowin
The Windows Phone Hub
OneDrive News around the Globe

Arbeitsordner | Sichere Synchronisation in der Private Cloud

22. August 2014 Hinterlasse einen Kommentar

Arbeitsordner, Work Folders

Seit Jahren benutze ich mehrere Geräte und es war nicht immer einfach, die richtige Methode des Abgleichs zu finden. Aus der Folder-Redirection, über SkyDrive, OneDrive und OneDrive for Business und Arbeitsordner. Wichtig für mich war, dass ich für bestimmte Geräte eine sichere und einfache Synchronisation über mehrere Geräte hinweg bekomme. Keine Zusammenarbeit. Einfach bestimmte Business-Dokumente synchronisieren.

Arbeitsordner für die sichere Synchronisation über mehrere Geräte hinweg

Auf Channel 9 sprechen Tommy Patterson und Young Kwon über diese Technologie und zeigen, wie die IT von Microsoft dass für Ihre Mitarbeiter umgesetzt hat. (22 Minuten)

Tommy Patterson, Young Kwon

weitere Informationen zum Arbeitsordner auf meinem Blog finden Sie hier

OneDrive for Business | Zugriff und Synchronisation [Update]

21. Juli 2014 2 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft Office 365, Microsoft

Danke für das Feedback…”Es würde doch auch ohne gehen”. Ohne Teamsite. Und Ohne Mehrkosten.

Geschrieben habe ich hier: Und hier die geänderte Berchnung:

Office 365 Small Business
2 Benutzer
4,10 € je Benutzer/ Monat 8,20 € je Monat
Speicher 100 GB – 11 GB = 89 GB 89 GB * 0,16 € je Monat 14,24 € je Monat
Summe Jahr   269,28 €
98,40 €

Das ist natürlich richtig. Und, natürlich geht das. Ich kann einem anderen Benutzer mein OneDrive for Business (MySite) ganz oder teileweise freigeben, und diese Daten dann lokal synchronisieren.
Bei 2 – 5 Benutzern mag das gehen. Ich muss im Windows Explorer dann schon wissen, wohin ich eine Datei speichere. Und mindestens ein Benutzer opfert seinen von Microsoft ja recht opulenten Speicher. Wenn mehrere Benutzer Ordner freigeben, wird das schnell unübersichtlich.

Damit bleiben wir beim reinen File-Sharing, mit den Möglichkeiten der gleichzeitigen Bearbeitung eines Office-Dokumentes, Offline Historie …

Bei einer Teamseite können wir aber vom SharePoint profitieren.

SharePoint kann nämlich mehr, als nur Dokumenten-Bibliotheken: In einer Team-Website  kann man folgendes aktivieren:

  • Dokumentenbibliothek
  • Benutzerdefinierte Liste
  • Aufgaben
  • Websitepostfach
  • Formularbibliothek
  • Wiki-Seitenbibliothek
  • Bildbibliothek
  • Links
  • Ankündigungen
  • Kontakte
  • Kalender
  • Diskussionsrunde
  • Aufgaben
  • Problemverfolgung
  • Benutzerdefinierte Liste
  • externe Liste
  • Umfrage
  • Objektbibliothek
  • Datenverbindungsbibliothek
  • Berichtsbibliothek

SharePoint Apps

 

Und das ist es, was eigentlich SharePoint ausmacht. Die Mehrheit der Benutzer sehen nur den Austausch auf Datei-Ebene. Was bisher auf File-Ebene auf onPremise-Servern liegt, wird einfach 1:1 in Cloud geschoben.

Kollaboration ist aber mehr als nur der Datei-Austausch. Ich rede hier nicht von Workflows, sondern von so einfachen Dingen wie Aufgaben, gemeinsamer Kalender,….

Und hier wird weiterhin ein Abgleich mit E-Mail oder Telefon durchgeführt.

Natürlich muss ich ich mit den (neuen) Möglichkeiten beschäftigen, aber das macht gerade SharePoint aus. Bleiben Sie also nicht stehen beim reinen Daten-Austausch mit der Cloud. Beschäftigen Sie sich mit SharePoint. Fangen Sie bei der Team-Site an. Ach ja, das ganze kann man leicht ausprobieren. Microsoft bietet Testversionen an.

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