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SharePoint Workspace 2010|Outlook-Mails in SharePoint per Drag&Drop


SharePoint Workspace 2010

SharePoint Online

SharePoint Server

 

Outlook-Mails in SharePoint per Drag&Drop archivieren – ganz ohne Zusatztools , so heißt der Blogbeitrag von Wolfgang Miedl. Die Vor- und Nachteile sind schnell aufgezählt:

Vorteile Nachteile
direkte Integration In Outlook Funktioniert nur im Webpart “Diskussionen”
Drag & Drop  
automatische Konvertierung, damit Anzeige in SharePoint im Browser Ein in SharePoint “verschobenes” Mail kann nicht mehr zurück konvertiert werden.
ich kann direkt im SharePoint auf die konvertierte Nachricht “antworten”  
Direkte Synchronisation mit Outlook (in beide Richtungen)  

 

Es wäre wünschenswert, dass das auch in einer Dokumentenbibliothek funktioniert. Was aber nur mit Zusatztools zu bewerkstelligen ist. Es sei denn…

Nun, in der Firma haben Sie ja nicht nur Outlook auf Ihrem Rechner, sondern auch Word, Excel, PowerPoint, also eine Suite im Einsatz. Im Volumenlizenzprogramm gibt es derzeit zwei Office 2010 – Suiten , die beiden Versionen

  • Microsoft Office Standard 2010
  • Microsoft Office Professional Plus 2010
    und wenn Sie glücklicher Besitzer der Suite Microsoft Office Professional Plus 2010  sind, dann haben Sie gewonnen:
    1. Mit dem Programm SharePoint Workspace 2010 nehmen Sie Ihre auf SharePoint Server 2010 befindliche Dokumentenbibliotheken offline mit. Sie haben damit Zugriff auf diese Dokumente, auch in einer Internet freien Zone.

2. SharePoint Workspace 2010 kann noch ein bisschen mehr. Das können Sie hier nachlesen.

3. Mit Outlook 2010 und  SharePoint Workspace 2010  können Sie auch Mails per Drag&Drop in eine SharePoint Dokumentenbibliothek verschieben. Im Online-Modus geht das mit dem Browser und dem Windows-Explorer,  für die Offline-Methode benötigen Sie SharePoint Workspace 2010

Und Punkt 3 ist bei vielen einfach wünschenswert. Nicht nur die relevanten Dokumente an einem Platz, sondern auch die dazugehörenden Mails.

Vorgehensweise:

Online-Szenario:

Navigieren Sie auf Ihrem SharePoint Server in die Dokumentenbibliothek und Klicken dort auf Bibliothek. Bibliothek auf dem SharePoint Server 2010
Klicken Sie auf Mit Explorer öffnen SharePoint Server 2010: mit Explorer öffnen
Jetzt haben Sie die Möglichkeit, im Filesystem  Dokumente erstellen, löschen, per Drag und Drop Dokumente auf Ihren Arbeitsplatz auf den SharePoint zu kopieren oder verschieben… SharePoint Server Dokumentenbibliothek  Explorer-Ansicht
und wenn Sie Outlook geöffnet haben, dann können Sie auch Mails mit Drag&Drop in eine Dokumentenbibliothek verschieben. Diese Mails werden nicht*) konvertiert ! Drag&Drop von Mails in SharePoint 2010 Bibliothek

*)Vorsicht: Die Nachricht, besser gesagt der Betreff muss mit den Richtlinien des Datei-Systems übereinstimmen, sonst funktioniert das Ganze nicht: also keine #, +,… Zeichen !

Offline-Szenario:

Hierzu benötigen wir SharePoint Workspace 2010. Zuerst muss die relevante Bibliothek mit den Dokumenten synchronisiert werden. In einem Beitrag zu Office 365 habe ich dies beschreiben.

Öffnen der Dokumenten Bibliothek in SharePoint Workspace 2010 SharePoint Workspace 2010: Dokumentenbibliothek
wie im Online-Szenario beschrieben, können jetzt Dateien kopiert und auch E-Mails per Drag&Drop in den Arbeitsbereich verschoben werden. Wenn Sie wieder “online” sind, werden diese Daten dann automatisch zu Ihrer SharePoint Server Bibliothek synchronisiert!
Die Synchronisierung erfolgt über das Office Upload Center.
Office Upload Center

Vor und Nachteile dieser Methode

Vorteile Nachteile
E-Mails können in einer Dokumentenbibliothek abgelegt werden  
Mails werden nicht konvertiert keine Ansicht im Browser. Es wird ein Mail-Client zum Lesen der Nachricht benötigt.
Mails können auch Offline einer Dokumentenbibliothek hinzugefügt werden Keine Fehlermeldung bei nicht Datei-konformen Mails

 

Fazit: Drag & Drop von E-Mails in eine SharePoint Dokumentenbibliothek geht nicht ? Doch. mit einem kleinen Umweg .

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  1. Fritz
    20. November 2011 um 09:42 | #1

    Toller Beitrag. Super erklärt.
    Eine Frage dazu – derzeit speichere ich meine Mails per Makro an versch. Speicherorte auf der HDD. Gerne würde ich es analog der obigen Beschreibung auf Sharepoint machen. Ich schaffe es aber nicht Offline den Speicherort “Sharepoint Workspace” anzusprechen.
    Wo liegen diese Files physisch auf der Platte? Ich konnte da leider nichts finden.
    Haben Sie da einen Tipp?

    LG und einen lieben Gruß
    Fritz

  1. 23. September 2011 um 08:27 | #1
  2. 4. August 2012 um 11:50 | #2

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